公立醫院人事檔案管理問題與優化路徑探析

中圖分類號：G271；R197.3 文獻標識碼：A

在公立醫院管理體系內，人事檔案扮演著至關重要的角色，它涵蓋了員工的錄用、考核、職稱晉升以及干部任免等關鍵流程，對醫院的日常管理及人力資源的開發利用有著重要作用。然而，目前公立醫院的人事檔案管理存在一些問題，制約了醫院人力資源的開發利用和整體管理水平。本文以北京大學第一醫院為例，通過剖析目前醫院人事檔案管理的現狀及存在的問題，提出現階段醫院人事檔案管理工作的改進意見與建議，積極探索一條緊跟醫院發展潮流的人事檔案管理道路。

一、公立醫院人事檔案管理現狀

1.醫院人事檔案的構成情況

截至2025年3月，醫院在庫檔案共計8327本。管理方式為院內自存與人事代理相結合。按人員類別分類，在編人員檔案6745本，合同制人員臨時檔案1582本。按職工性質分類，在職4608本，滯留317本，離退及死亡2440本，無頭512本。按存放地點分類，5544本存放在醫院的院內檔案室，2783本存放在北京大學醫學部的人才交流中心。

2.醫院人事檔案管理的主要工作

目前，醫院人事檔案管理的工作包括以下四類：人事檔案審查、人事檔案接收、保管、調轉以及檔案材料收集、歸檔和人事檔案查借閱。

（1）人事檔案審查工作

嚴格執行“凡進必審，凡提必審”原則，在職工入職、提拔和職稱晉升等關鍵環節對人事檔案展開全面核查。審查重點包括“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡；學歷、工作經歷；干部身份）等核心信息的真實性和一致性。2024年，醫院完成新人職人員檔案審查97人次，干部提拔檔案專項審核23人次，央保、職稱晉升等涉及查檔的人事信息核定工作3000余人次。在審查中發現的材料缺失問題，檔案管理人員需指導相關人員補辦或出具說明材料，確保檔案的完整性和準確性。

（2）人事檔案接收、保管與調轉

這項工作涉及三類人員：新入職職工檔案的接收、本院職工檔案的日常保管以及離職職工檔案的調轉。2024年，醫院共接收新職工檔案97份，建立合同制職工臨時檔案319份，辦理離職人員檔案轉出61份。在檔案調轉過程中，嚴格執行機要通信或專人送取制度，確保檔案傳遞的安全性和可追溯性。

（3）檔案材料收集與歸檔

這是人事檔案管理的日常性和基礎性工作，要求及時收集職工在院工作期間形成的各類重要材料。主要歸檔材料包括聘用合同、年度考核表、繼續教育證明、職稱聘任文件、干部任免通知、工資變動表、黨團材料以及獎懲決定等十余類。據統計，2024年醫院新增歸檔材料8000余份，涉及5000余人次，這些材料不僅記錄了職工個人職業發展軌跡，還為醫院人才評價提供了客觀依據。

（4）人事檔案查借閱

作為人事檔案價值實現的重要環節，查借閱服務面向院內各部門和外部機構提供多種形式的檔案利用。2024年，醫院共辦理檔案查借閱業務138件次，其中用途包括職稱評定、繼承公證和撰寫職工生平經歷等。檔案管理人員在提供查借閱服務的同時，還負責出具各類人事證明，如工齡證明、職稱證明和政審材料等，這些證明在社會保險、子女教育和法律訴訟等方面發揮著重要作用。

二、公立醫院人事檔案管理的問題

1.人事檔案存放地點分散，存儲環境有限

醫院人事檔案的物理存放面臨空間分散和條件有限的困境。目前，檔案主要分散在兩個地點： 40% 的檔案存放在北京大學醫學部的人才交流中心， 60% 的檔案存放在院內的檔案庫房，距行政辦公室有一定距離。這種分散存儲模式導致了諸多管理難題：兩個存放點相距約15公里，檔案管理人員在日常工作中需要頻繁往返，極大地降低了工作效率。據測算，僅2024年因檔案調取產生的額外交通時間就超過500小時，相當于兩個多月的工作日，給日常人事檔案的材料歸檔、查借閱等管理工作帶來了極大不便。此外，人事檔案庫房較為密閉狹小、存放空間有限，長期沒有專人駐守看管，存在一定安全隱患。內部缺少檔案管理相關的硬件設施，如防盜門、溫濕度監測儀、高配置掃描儀以及電腦，這些硬件條件的限制，使得檔案保管的安全性、完整性和可利用性面臨挑戰。

2.人事檔案數字化程度低，信息孤島現象嚴重

現代化的醫院管理需要借助信息科技手段，將傳統的紙質人事檔案數字化，以此來提升人力資源管理的效能。盡管醫院已引入了EHR電子人力資源管理系統，但人事檔案數字化進程仍然緩慢。目前，系統僅錄人了職工的基本信息、學歷學位和職稱晉升等結構化數據，約占檔案信息總量的 30% 。大量的考核材料、獎懲記錄及干部任免文件等非結構化信息仍以紙質形式存在，無法實現電子化檢索和利用。數字化滯后導致兩個突出問題：一是檔案利用效率低下。每次職稱評審或干部選拔時，工作人員需要手工翻閱大量紙質檔案，平均每次專項審核耗時約3～5個工作日。二是信息更新不及時，系統數據與實際狀況常有出入。

信息孤島現象尤為突出。醫院現有的人事系統、科研管理系統、教學管理系統以及財務系統等各自獨立運行，缺乏有效的數據交互機制。以醫師職稱晉升為例，在評審時需要從人事系統調取基本信息，從科研系統獲取論文數據，從教學系統提取帶教情況，再從檔案庫調閱歷年考核材料，整個過程煩瑣低效。這種碎片化的信息管理模式不僅增加了管理成本，還影響了決策的科學性和及時性。

數據質量問題也不容忽視。由于主要依賴人工錄入，錯漏現象時有發生。特別是系統中職工的學習經歷、工作經歷和工齡等信息。這些問題在關鍵時刻可能引發嚴重后果，如在某次干部選拔中就曾因系統信息不準確導致資格審查失誤，造成了不良影響。

3.檔案管理人員專業化水平低

檔案管理人員的專業知識薄弱。醫院從事檔案管理的大多數工作人員并非畢業于對口專業，在正式上崗前也并沒有接受過院內正規的檔案管理工作培訓，對于檔案管理缺乏系統的理論基礎，檔案專業人才儲備欠缺。據統計，目前院內接受過檔案管理和圖書情報專業教育的員工不足10人，難以在院內形成有效的專業化人才梯隊，缺少專職從事檔案管理的工作人員。由于人力緊缺，大部分檔案管理人員并非專職從事此項工作，往往是身兼數職，使得檔案管理人員較少有時間系統化地學習檔案管理相關的知識。這種“兼職化”狀態導致兩個后果，一是難以深入鉆研業務，管理工作停留在簡單的資料收發層面。二是人員流動性大，近5年檔案崗位平均任職時間僅2～3年，難以形成持續的專業積累。

專業發展通道不暢也是制約因素。醫院缺乏針對檔案管理人員的專門職稱普升路徑，只能走通用管理崗位晉升渠道，而評審標準往往更看重綜合管理能力而非檔案專業水平。在績效激勵方面，檔案管理工作因其“后臺支持”的性質，在考核評價中處于弱勢地位，影響了工作的積極性和職業認同感。

4.院內缺乏檔案相關制度政策的指引

經調查，目前多家兄弟醫院已陸續制定了《綜合檔案管理制度》《關于人事檔案管理的有關規定》《檔案管理暫行條例》等院內規范性政策文件。而我院目前沒有針對人事檔案的相關規范性制度政策，給醫院的人事檔案管理工作帶來了不便。制度缺失導致在管理實踐中出現諸多問題：一是工作標準不統一。檔案收集范圍、整理方法和保管要求等依賴個人經驗，不同管理人員做法各異。二是流程不規范。檔案查借閱、轉遞等關鍵環節缺乏明確的審批程序和記錄要求，存在管理漏洞。三是責任不清晰。當出現檔案材料缺失或信息錯誤時，難以追溯具體責任環節和責任人。制度缺失也影響了醫院職工對檔案工作的認知和配合度。由于不了解檔案的重要性及管理要求，職工在填寫《干部履歷表》等材料時隨意性較大，職能部門在形成應歸檔文件時移交不及時，嚴重影響了檔案的完整性和時效性。

5.院內職工的檔案意識薄弱

醫院職工普遍存在檔案歸檔和檔案利用意識薄弱的情況。在入職環節不能及時將檔案中缺失的材料補齊或作出說明，在工作期間不能主動將入黨、外派工作、學歷提升和專業資格考試等經歷中獲得的歸檔材料及時補充，造成職工人事檔案信息的不完整。在離職環節不能及時將自己的人事檔案轉出，進而造成人事檔案的長期滯留。在填報《干部履歷表》《教職工登記表》時內容不完整、能省則省，使得檔案材料無法充分發揮其在公證、政審等環節應有的作用。另外，職能處室的相關管理人員，未能及時將外借的檔案歸還，未能及時地將工作中產生的大批量重要文件，如干部任免表、年度考核表、職稱聘任表以及人事合同等轉遞交接至人事檔案管理者，造成檔案材料的遺漏或缺失。此外，檔案管理工作因其“低風險、低收益”的特點，在日常的精細化管理與流程優化等環節易被忽視，檔案管理工作者處于較為被動的局面，“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”是現階段檔案管理工作者的真實寫照。

三、公立醫院人事檔案管理的優化路徑

1.加強頂層設計，完善人事檔案管理的規章制度

上層管理者應充分研讀《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等各項檔案制度，并結合我院實際情況，擬訂一項涵蓋檔案管理全過程的標準化規程。該體系應涵蓋檔案的審查、接收、整理、交接、查借閱以及調轉等環節，以實現檔案管理的程序化與規范化，進而提升檔案管理的效能。

（1）檔案審查與接收。明確對于擬錄用人員的檔案審查標準與接收條件。特別是針對人員存在檔案材料缺失的情況，需設置缺失檔案材料的補齊截止時間、轉檔時點。

（2）檔案整理。明確干部人事檔案的歸檔內容與范圍，對于個人履歷、學歷學位、專業技術職務、干部任免、黨團、考核、政審、獎懲、出國及會議等歸檔材料設定標準化格式與模板，確保檔案材料信息的完整。

（3）檔案材料交接。明確檔案歸檔材料在交接轉遞過程中的流程，確保工作留痕。

（4）檔案查閱與借閱。明確規定人事檔案查閱與借閱的基本條件、申請程序、歸還期限以及閱檔過程中的注意事項，并建立線上化的OA審批流程。

（5）檔案調離與轉出。明確規定檔案調離與轉出的基本條件、申請程序，并設置轉檔的時間節點，避免離職人員檔案滯留情況的發生。

2.加強檔案專業化人才的培養與梯隊建設

（1）建立檔案管理專業人才的培養及后備體系?？赏ㄟ^高校校園招聘、交由人才市場執行人才甄選等策略，以吸納更多具備專業知識的人力資源，確保檔案專業人才庫的充實。

（2）開展多樣化培訓，提高檔案管理人員的業務能力及綜合素養。公立醫院應定期舉辦檔案專業知識講座，并邀請領域的權威專家為醫院的檔案管理工作者展開知識傳授與答疑解惑。公立醫院應加強與高校、博物館等優質檔案館之間的聯絡，帶領檔案管理人員、醫院職工定期參觀交流。

（3）完善職稱晉升渠道與績效激勵，鼓勵醫院管理工作者考取檔案相關證書、在職攻讀學位。吸引更多人才愿意學習，并從事檔案工作。

（4）檔案管理崗位可實行定期輪崗制度，使更多的管理者在實踐中掌握檔案管理技能，了解并意識到檔案的重要性，熟悉檔案相關制度，進而增強檔案管理專業化的人才儲備。

3.優化檔案管理的硬件資源配備

結合《機關檔案管理規定》《國家衛生健康委人才交流中心檔案庫房管理規定》等制度，醫院應積極開展檔案庫房的規劃和建設，不斷優化檔案管理的硬件資源配備。

（1）配置適宜的安全保存檔案、符合國家有關規定的專門庫房。不應設置在地下或頂層，不得毗鄰水房、衛生間、食堂（廚房）、變配電室以及車庫等可能危及檔案安全的用房。

（2）檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限的需要，使用面積按（檔案存量 ⁺ 年增長量 x 存放年限）×60m2/ 萬卷（或10萬件）測算。

（3）庫房內需做到“八防”（防火、防水、防光、防蟲、防鼠、防盜、防潮和防塵）。應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架及底圖柜等檔案裝具。配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水警報設備，配備消防系統，安裝全封閉的防盜門窗等防護設施設備。

（4）按照信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化及電子文件管理需求的基礎設備設施。

（5）檔案工作人員每天下班前要進行安全檢查，切斷電源、關窗和鎖門。節假日前后要認真檢查檔案庫房安全，做好必要的防范措施。

4.加快推進檔案數字化、信息化進程

（1）構建及優化電子檔案管理系統，提高檔案資源的利用率?；谠鷮嵉亻_展紙質檔案基本工作的基礎上，應積極推進構建以電子化的人事檔案為核心，全面涵蓋人事管理各領域的數字檔案系統。在日常操作中，持續收集并整合干部的履歷、教育背景、專業資質、獎懲記錄、薪酬信息以及反映個人成長歷程、動態變化的“德、能、勤、績、廉”等相關資料，確保這些信息以數字化、信息化及圖像化的方式融入系統。實現一次錄入后，系統能夠提供多角度的信息輸出，促進資源復用，生成多樣化的報告，從而有效降低檔案管理者的負擔，提高人事檔案的使用效率，優化服務品質并增強人事管理的效能。

（2）構建協同管理平臺，實現人事檔案信息的互聯互通。一方面，人力資源部門應與信息中心、教育處、科研處以及財務處等職能科室緊密協作、主動規劃，構建線上協同管理平臺，旨在整合各業務系統，消除“信息孤島”，便于管理部門日常數據的調取、查詢，促進人事信息的流暢共享。另一方面，應加快推進該協同管理平臺與醫院電子檔案管理系統的對接?？梢酝ㄟ^設置權限，向每位醫院在職職工開放檔案管理系統的“個人信息錄入模塊”，讓其在職稱、職務、學歷學位以及進修培訓等情況發生變化時，由職工自身錄入并維護，由人力資源處負責人審核。此舉既保證了醫院各職工對人事檔案的知情權，也實現了檔案信息的完整與及時。

（3）強化安全保障措施。在導入電子系統之際，應強化安全策略，保障系統的穩固性、可信度與防護能力，涉及數據密鑰化、網絡安全屏障、周期性數據復本制作、權限分配以及存取管制等手段。此外，還需著重評估網絡攻擊、病毒傳播及黑客不法侵入等潛在威脅，并適時實施預防策略。此舉能有效保障人事檔案信息的安全，預防檔案外泄及其他突發事件。

四、結論與展望

本研究通過對北京大學第一醫院人事檔案管理現狀的剖析，揭示了公立醫院在檔案管理方面面臨的共性挑戰，包括基礎設施不足、數字化滯后、專業人才匱乏、制度缺失和意識薄弱等問題。這些問題的存在，不僅影響了檔案管理本身的效能，還制約了醫院整體人才管理水平的提升。

針對這些問題，本文提出了優化路徑，通過完善制度體系提供規范保障，加強專業人才隊伍建設夯實發展基礎，優化硬件資源配置改善保管條件，推進數字化建設提升管理效率。這些措施相互關聯、彼此支撐，構成公立醫院人事檔案管理的整體解決方案。特別是數字化建設部分，提出了“一體化平臺構建一分階段數字化加工—信息孤島破除一數據安全保障一服務模式創新”的遞進式發展路徑，為公立醫院檔案數字化轉型提供了可操作的實施方案。

需要強調的是人事檔案管理優化不是簡單的技術升級或流程改造，而是涉及理念更新、體系重構的深層次變革。它需要醫院領導層的高度重視和資源投入，需要各部門的協同配合，更需要全體職工的積極參與。只有將檔案管理融入醫院人才發展戰略，才能真正發揮其在醫院現代化建設中的基礎性作用。

展望未來，隨著信息技術的快速發展和醫療改革的深入推進，公立醫院人事檔案管理將呈現三個發展趨勢：

一是管理對象從紙質檔案向數字檔案轉變。二是服務方式從被動響應向主動提供轉變。三是價值實現從行政管理支撐向戰略決策支持轉變。北京大學第一醫院應以此次優化為契機，將人事檔案管理打造成醫院精細化管理的示范領域，為公立醫院高質量發展提供有力支撐。

本研究雖然以北京大學第一醫院為個案，但所揭示的問題和提出的解決方案對同類公立醫院具有普遍參考價值。可進一步探討人工智能、大數據技術在醫院人事檔案深度挖掘中的應用以及檔案管理在醫院文化建設中的獨特作用，為公立醫院管理創新提供更多理論指導和實踐參考。

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作者單位：北京大學第一醫院人力資源處