職業院校檔案管理中電子檔案管理運用分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

職業院校肩負著培養技術型人才的重要責任，檔案管理工作的質量會直接影響學校整體的教育教學水平與學生發展。職業院校需要順應時代發展潮流，重視并有效應用電子檔案管理，充分發揮其實效性，使檔案收集、存儲、檢索和利用等環節均具備更高的智能化水平，有效助推學校的發展。

一、電子檔案管理的價值分析

電子檔案管理主要是指利用多種數字化的技術與方法實現對檔案的收集、整合、存儲及利用，其主要價值包括：

其一，電子檔案可以大幅提升檔案檢索的便捷性與效率。依托分類瀏覽及關鍵詞檢索等多種形式，可以更快速、精準地存儲與備份檔案，為檔案信息的安全提供了更多保證，大幅降低了檔案損壞與丟失等問題發生的概率。

其二，有助于提高檔案資源的共享與利用效率。利用互聯網與各種智能化平臺，能夠在不同的機構與地域之間實施高效、快捷的資源共享，使檔案資源的利用率大幅提升，顯著促進了職業院校檔案管理水平的提升。

其三，為檔案的長期保存提供保障，使檔案具有不可被篡改的特征。依托數字化存儲，能夠防止由于環境因素影響與時間延長引發的檔案損壞與老化等問題，保證檔案在長期存儲的基礎上依舊能實現有效讀取，并具備較高的完整性。還可引入現代化的數據加密及簽名等技術，使電子檔案開展更高效、安全的傳輸與存儲，并為檔案的完整性與可用性提供更多保障，從源頭消除惡意篡改等問題的發生概率，使檔案信息更為可信、安全。

二、職業院校電子檔案管理應用措施

在職業院校檔案工作快速進步發展的同時，檔案管理不斷趨于電子化發展，需要達到的要求也發生了明顯變化。以往在管理紙質檔案時使用的方法難以滿足現代化的檔案管理要求，電子檔案管理這一新形式得以產生，該方式具備顯著的智能化、現代化特點，與傳統方式相比其操作的便捷性與可靠性也更高，在現階段的職業院校中被廣泛應用。

1.電子檔案認知清晰化

對電子檔案擁有明確且充足的認知，是職業院校提高檔案管理整體水平的重要前提。學校需要重視組織多元化的電子檔案管理相關知識與技能的學習與培訓，幫助檔案人員積累充足知識、掌握多種技能，便于更高效地開展各項工作。同時，還需加強宣傳與推廣，確保校內全體教師與學生都能更清晰地認識電子檔案，并逐步養成應用習慣。隨著電子檔案管理在職業院校中的應用愈發廣泛，為更好地保證檔案管理的實效性與整體水平，加強對電子檔案的普及與宣傳十分關鍵。在這一過程中，職業院校應積極探尋多種可靠的途徑與方法，幫助檔案管理及相關人員增強對電子檔案的認識與重視。

舉例說明，可以圍繞電子檔案管理，定期組織專題講座與學術交流活動，邀請專業水平較高或者具備實踐經驗的人員普及專業知識、分享經驗與高效技巧等。依托這些組織活動，檔案人員不但能接觸到更多新的知識與技術，還能夠從其他地方獲取價值較高的實踐經驗，學會從更多角度思考問題，完善與提升自身工作。另外，學生依托公告、官網等渠道定期展示一些相關案例與技術、資料等，使校內的教師與學生可以更充分地了解電子檔案，并提高重視。學校可以將電子檔案管理與日常教學管理相結合，引導學生在學習的同時，從更多方面接觸與認識電子檔案，便于提升學生整體的認知水平。還應建立相應的考核體系，將學習的具體內容融入考核中，調動人員的積極性。

依托這些方法，不但能使檔案人員在日常工作中更科學、高效地應用各種先進技術與系統，提升檔案管理的綜合質量，還可以提高檔案管理人員的工作能力。在現代化背景下，職業院校還應與檔案管理軟件開發商建立良好的合作關系，緊跟信息時代技術發展的腳步，及時了解與積極掌握各種新興軟件的特征與操作方法。學校與開發商開展有效合作，可以及時獲取軟件的最新動態，更全面地了解軟件功能，為檔案管理人員提供充足、豐富的資源與多方面支持。當然，也可以嘗試結合自身需求，尋找與開發更適宜的軟件與系統，使檔案管理的真實效果大幅提升。

2.建立并完善電子檔案管理機制

想要更顯著地提高電子檔案管理的效率及科學性，學校應從檔案的收集、整合、存儲及調取等方面展開細致考量，設置完善且高效的管理機制，對收集的對象、時間等制定明確的標準，便于檔案的收集更為精準、完善。同時，也要針對整合檔案的流程展開標準化規范的制定，保證檔案的內容合理且完整。在檔案的存儲方面，要建設安全、穩定的存儲環境，積極引入現代化的存儲技術，有助于保證電子檔案的應用效果以及在長期使用過程中的穩定性與可靠性。針對檔案的調取需要創建完善且嚴謹的權限管理機制，確保未經授權的人員無法接觸檔案，可以有效避免檔案信息被泄露、損毀等問題。

另外，在設立機制的過程中還應圍繞檔案的備份及恢復展開細致考量。為避免電子檔案由于病毒、故障等因素影響出現毀損、丟失等問題，職業院校需要定期備份電子檔案，并將其存儲于可靠、安全的區域。科學地創建恢復機制也十分關鍵，如果電子檔案涉及故障或者其他問題，能夠立即或者在短時間內恢復，避免造成更多損失，保證檔案管理的持續性。在管理機制優化及完善期間，職業院校還需關注和相關法律規定的有效銜接。電子檔案管理關乎信息與隱私安全的保護，必須嚴格按照法律法規實施各環節的操作，確保各項檔案管理工作均符合法律標準，具備高度的規范性。

學校可以邀請相關領域的專業人員到校內舉辦講座或者專業培訓，幫助檔案管理人員學習更多法律規定，提升其整體的風險防范能力及法律意識。想要顯著加強電子檔案管理的實效性，制定完善的監督與評估機制，為電子檔案管理工作各環節保駕護航至關重要。依托此機制對具體的管理工作開展定期查驗與評估，及時了解各種缺陷及不足，便于更及時、有針對性地采取多元策略加以優化和解決。保證監督、評估的有效性以及電子檔案管理的科學性與嚴謹性，提高職業院校檔案管理的整體水平。

3.提升檔案人員的綜合素質

除了制定管理機制以外，還要積極促進檔案管理人員綜合素質的提升。職業院校應結合檔案管理人員的實際狀況，組織多元化的業務知識與專業能力培訓，培訓的內容應覆蓋電子檔案的維護、管控與信息安全等諸多方面，保證其可以有效掌握多種專業技能與知識。另外，還要調動人員參與培訓的積極性，引導其主動了解和掌握多種新方法與技術的特征及應用技巧，提高自身工作能力。

加強檔案人員的責任意識也十分關鍵，需要引導其具備優良的職業道德與責任感，可以按照規定要求開展各項工作，不會由于自身行為使檔案信息安全受到威脅，最大化地保證電子檔案的可用性、完整性以及真實性。提升檔案人員綜合素質也是保證管理機制執行效果的重要基礎，還應建立相應的人員激勵與獎罰機制，保證表現優異的人員可以獲得公平待遇，工作懈怠的人員會受到相應的懲處，有助于提升檔案人員的工作積極性，使其更高效地開展工作，促進職業院校檔案管理工作整體效率的提升。

4.重視并提升歸檔管理質量

開展電子檔案管理工作，保證電子檔案的科學分類與歸檔十分關鍵。歸檔的具體原因在于提升文件調取與查閱的便捷性，使檔案更加規范和完整，從而有助于延長文件的有效保存期限。在實踐中，需要設計嚴謹、科學的歸檔流程，明確歸檔工作流程及規范要求等，保證電子檔案歸檔工作具備更高的規范性與合理性。職業院校應組織檔案人員通過針對性的培訓教育，了解歸檔的流程與需要關注的內容，防止由于操作失誤等導致各種問題發生。

檔案人員需要自發學習與了解各種最新的歸檔方法與規定，便于更高效地開展工作，使歸檔工作更為便捷、智能。歸檔過程中要做好記錄，詳細記錄與標記歸檔的人員、信息與其他各類信息，以便于后續追責工作的順利開展。另外，為保證電子檔案的長期使用效果與穩定性，職業院校可以設計統一的格式要求，保證不同種類、來源的電子檔案可以兼容，避免由于格式不兼容對數據安全造成威脅，阻礙檔案的讀取。還應定期備份檔案，可以選擇離線硬盤或者云空間，能夠避免由于病毒入侵、系統故障等因素引發的數據損壞或者丟失等問題。

5.提高檔案信息的防護水平

電子化的檔案存儲與管理使檔案管理工作更為便捷，但同時也加大了信息安全受到威脅的可能性。面對日益復雜的網絡環境，想要保證信息安全較為困難，影響信息安全的因素較多，包括數據被篡改、黑客攻擊與病毒侵襲等，因而職業院校要積極采取多種科學手段，實現對電子檔案信息安全的有效預防及保護。

其一，創建嚴謹、科學的安全防護體系。可以設置殺毒軟件與防火墻等，從源頭抵御來自外界的攻擊與威脅。同時，定期開展漏洞安全檢查與風險評估，便于更快速地發現并修復漏洞，消除早期的安全隱患，保障信息安全。其二，從電子檔案自身角度來看，要通過控制訪問、加密技術等，確保僅限被授權的人員接觸檔案。另外，還應設計電子檔案緊急恢復方案，便于更有效、科學地應對各種災難事故，避免檔案信息大量丟失或者損毀等問題。在開展各項信息安全防護工作的過程中，職業院校也要重視引導檔案人員樹立優良的信息安全防護意識，使其具備良好的安全風險應對能力，增強其警惕性，確保電子檔案的安全。

6.有效開展全生命周期管理

電子檔案全生命周期管理除歸檔管理外，還包括收集流程設計、存儲與檢索機制設置以及利用與銷毀的規范制定等。在設計收集流程的過程中，要保證對各種科研、教學等類型的文件展開科學、統一的數據化操作，使每一項關鍵信息都通過電子化的形式加以呈現。比如，職業院校可以選擇定期開展檔案數字化方案設計，將一年中涉及的各類紙質文檔通過掃描等形式，以電子數據的形式展現出來，并為其設計統一的格式。想要更好地保證數據的可用性與完整性，也可以按照統一標準，精細化地查驗并管控原始文件。在數據收集階段，要重視發揮元數據的實效性，針對各類電子文件逐一設置對應的描述信息，如收集的時間、人員以及主要內容等，有助于提升后期檢索與管理的便捷性與效率。

還可以引入自動化技術，依托自動化工具，包括ERP以及CMS系統等，實現對電子文件的自動收集與分類，從源頭消除人為因素的影響，顯著提高檔案管理的效率。制定存儲機制的主要目的是實現對檔案的長時間存儲，減少數據丟失、損壞等問題，使數據更為安全和完整。在實踐中，可以引入分布式存儲模式，分別在差異節點對檔案數據展開分片存儲，使數據的災情抵御能力與冗余度得到大幅提升。定期開展完整性檢查與數據備份，可以引入增量備份等形式，保證數據在長時間存儲的過程中依舊具備較高的完整性與安全性。在設置檢索機制的過程中，要明確設置該機制的根本目的，即更精準、高效地鎖定檔案位置并實現有效獲取。一般而言，在設置該機制時需要創建先進的元數據體系，為不同的檔案文件添加詳細的描述信息，包含收集的時間、具體類別與重要信息等，并支持多元維度的檢索。

職業院校積極優化檢索機制，可以讓檢索的效率大幅提升，顯著減少實際檢索時間。結合電子檔案管理的特征與需求，制定科學、嚴謹的銷毀規范十分關鍵。參考相關法律規定，在利用電子檔案的過程中要嚴格遵守合規、合法、高效等原則，在檔案存儲時間達到對應標準后，通過專業的流程對其實行規范化銷毀。職業院校檔案管理過程中應科學、精細化地設置檔案利用的各種權限，包括準許本校教職工在通過身份認證后展開目標檔案的訪問。另外，可以建立統計分析模型，實現對檔案的監督，明確其實際使用狀況，便于更好地保證資源配置的科學性與高效性。

對到達期限或者失去作用的檔案，學校要嚴格依照規定銷毀，通過安全的銷毀軟件徹底銷毀，保證數據無法被恢復，能夠有效避免信息被泄露等問題。針對檔案的利用，職業院校要創建科學、高效的權限管理體系，可以引入責任對應機制，嚴格遵循創建者即責任主體的原則，依托角色權限模型，確保僅有經認證授權的身份方能訪問敏感信息。還可以使用元數據管理模式，參考檔案描述信息及對應權限，提升檔案檢索與利用的準確性與效率。

三、結語

隨著職業院校檔案管理的現代化發展，對電子檔案管理的應用勢必會愈發廣泛，充分發揮其應用的實效性，有助于檔案各環節工作更為高效、科學，推動檔案管理的現代化發展。但在實際應用階段依舊需要持續探索與優化，充分發揮電子檔案管理的實效性，提升對電子檔案管理的認知，制定完善且可行性較高的管理機制與體系，組織多元化的人員、知識及技能培訓，保證歸檔工作的綜合質量，有助于職業院校獲得更好的發展。

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作者單位：1.濰坊護理職業學院；2.山東瑞圖智能科技有限公司