事業單位改制的央企合同管理審計中存在的問題及管理建議

隨著市場經濟的快速發展，企業間的經濟往來日益頻繁，在企業的經濟活動中，合同占據著舉足輕重的地位，它不僅是企業各項經濟往來的關鍵載體，更是企業維護自身權益、防范潛在風險的有力武器。強化合同管理，對提升企業經營管理水平、降低法律風險、保障企業合法權益有著至關重要的作用。本文以科研院所事業單位轉型的央企KG集團，在多年內部審計中發現的合同管理方面存在的問題為導向，以企業業務流程為線條進行梳理、分類、分析，挖掘問題背后的體制性障礙、機制性缺陷和制度性漏洞，將審計發現的問題轉化為完善機制、改進管理、提升效益的成果，提出具有針對性的意見與建議。

一、事業單位改制的央企合同管理審計中存在的問題

（一）合同基礎管理。首先，內控制度體系建設不完善。公司現行內控制度存在短板，難以對各項業務活動形成全面、有效的約束與規范，無法為公司的穩健運營筑牢制度根基。其次，合同印章管理缺乏規范性。公司印章數量繁多，且存在銷售、采購部門直接管理合同印章這一違背不相容職務分離原則的現象。再次，合同法律審核環節不嚴謹。未發現主要條款缺失、違約條款明顯不公平的現象，使得公司在面臨法律訴訟時，可能承擔過高的責任或不必要的損失。最后，合同檔案管理不到位。未嚴格按照規定對檔案進行管理，不利于合同信息的長期保存與有效利用，影響企業業務的正常開展。

（二）合同簽訂。首先，條款要件不完整。合同內容不全面，可能使公司面臨額外成本與損失，甚至可能導致合同無效。其次，審批流程違規。未嚴格按照規定履行審批、論證程序，存在合同未批先簽、事后補簽，超過授權或者未經授權，以及重大合同未進行充分論證的現象。

（三）合同執行。首先，義務履行不足。未嚴格按照合同約定條款履行義務，存在提前支付款項，超時履行義務的行為，給公司造成直接經濟損失。其次，權力落實不力。未按照合同約定落實應享有的權利，如工程項目未實行監理制度，工程延期未進行處罰，導致公司失去效益補償機會。最后，約定執行不嚴。未嚴格執行相關約定，接受賬實不符的資產，將款項支付給非合同主體，導致資產損失。

（四）法律訴訟風險。首先，交易行為缺乏依據。部分交易行為無合同支撐，發生糾紛時在法律層面缺乏有效的依據。其次，合同不當履行引發訴訟。未嚴格履行合同約定，引發法律訴訟，使公司遭受經濟損失，對公司信譽造成負面影響。最后，法律意識薄弱。存在無資質開展工程項目，提供虛假材料參與投標，在無履約能力情況下簽訂合同的現象。

二、合同管理的應對措施和管理建議

（一）優化內控制度，構建適配的合同管理體系

首先，建立健全的內控制度體系。下屬企業以集團公司的《合同管理辦法》為基礎，綜合考量本企業的業務規模、性質以及管理、運營模式，按照合同的性質、類型和金額，分類分級分層設置授權、審批權限，制定貼合企業實際經營狀況的合同管理制度、流程與表單。其次，清晰界定各業務、職能部門在合同管理中的職責，明確責任邊界，建立“有領導分管，有部門歸口，有統一分類，有信息流程”的合同管理體系。最后，與本企業現有的授權審批制度、“三重一大”決策制度、規章制度管理體系、信用管理機制有機結合，形成一套完整、高效的合同管理機制。

（二）制定合同管理策略，持續完善合同管理首先，建立合同范本。全面梳理本單位經營業務類型，按照業務的重要程度和發生頻率，對合同類別進行科學分級，組織法務、經營、財務、生產及科研等部門，依據各部門職責，參考民法典中對各類合同的定義與要件和要求，有針對性地擬定規范的合同范本。其次，全面強制推行既定的合同范本，以此降低合同容錯風險，減少不必要的審核成本。對高頻、常規經營業務，優先做到先行規范，對于重要但非經常性發生的經營業務，制訂詳細的工作計劃，分階段、有步驟地推進合同范本的擬定與使用。最后，將項目管理理念貫穿合同管理的全過程，明確合同管理的范圍，不僅包括簽訂、履行階段，還應向前延伸至商務談判、市場調研，向后延伸至合同關閉及解除。

（三）優化合同審核體系，延伸管理觸角

首先，拉長合同審核鏈條。將合同簽訂前合同主體資質、簽約目的、文本內容、法律條款以及商務談判納入審核范疇，并將其納入規章制度，實現規范化管理。尤其是對于合同標的外義務等特殊內容，開展重點審核，維護公司合法權益。其次，強化法務全程參與。進一步明確法務部門在重要商務談判中的職責，要求法務人員深度參與談判過程，從法律視角為談判策略與條款擬定提供專業支持。再次，嚴格合作方篩選機制。對客戶或供應商進行嚴格篩選，全面考察合作方的資質證照、履約能力、信用狀況等，對于履約能力存疑或信用不佳的主體，避免開展合作，降低損失風險。最后，規范談判決策流程。高度重視商務談判，針對重點合同條款的調整與讓步，組織相關部門進行嚴格商討，重大事項需通過集體決策，確保決策科學、合理，保護公司利益。

（四）多維度全面強化合同管理

首先，規范合同審批流程。搭建一套健全、高效的合同審批程序，明確授權機制、審批權限、操作流程以及審批時效，實現審批流程標準化、規范化，嚴格把控合同簽訂的審批程序，確保所有合同簽訂行為合法合規，合同條款法律表意真實有效，杜絕倒簽合同。其次，推進審批系統建設。構建交叉監督機制，為合同審批流程提供實時數據支撐，提升審批效率，降低人為操作風險。再次，嚴格合同履行監管。各業務、財務部門在支付款項、交付資產、履行義務時，必須嚴格按照約定執行。最后，加大對違規操作的懲處力度，將越權審批、未審批擅自簽訂、倒簽合同等違規行為納入績效考核體系，嚴肅問責，確保合同審批制度落地生效。

（五）搭建動態合同臺賬，實施實時跟蹤

首先，設計標準臺賬。制定統一的臺賬模板，全面涵蓋業務類別、進展狀態、合同主體、負責人和經辦人信息、主要條款、收發貨及收付款、變更記錄，以及潛在風險預警等關鍵信息。其次，推動動態更新。合同執行部門及時更新臺賬信息，實現對合同執行全過程的動態監控，歸口管理部門依據公司管理層級，定期匯總臺賬信息，并與財務部門進行數據核對，必要時與客戶或供應商進行信息校驗，確保數據準確。

（六）提升信息化水平，實現信息與資源共享

首先，有序推進信息化建設。充分借助KG 集團現有信息化系統，對合同執行過程實行全過程動態管理，尤其對于已履行完畢或解除的合同，要及時進行關閉處理，避免資源浪費。其次，打通數據端口。打通業務部門、管理部門以及各單位與集團公司之間的數據端口，消除數據孤島，確保經營、財務和業務之間信息傳遞暢通無阻，實現業財融合與業業融合，數據互通共享。最后，建立風險預警機制。借助信息系統，對合同執行過程中的重大不符事項和變更情況進行實時監測和預警，確保相關信息能夠及時反饋，為決策調整提供支持。

（七）增強風險意識，將風險防范關口前移

首先，實行分級審核。對法律審核實行分層、分級管理模式，確保法律審核覆蓋公司所有合同和協議；對法律審核的意見，以及意見的處理和反饋過程進行詳細記錄。其次，配備適合的法務人員。依據自身規模以及經營管理需求，分層分級設置專職法務崗位，并配備具備相應專業能力的人員。再次，完善法律顧問體制。下屬單位應根據實際需求，做到法律顧問應設盡設，并明確其職責，賦予法律顧問對重大風險的“一票否決權”。最后，強化風險意識。組織開展合同簽訂、法律條款解讀以及訴訟應對等方面的培訓活動，加強人才隊伍建設，逐步提升全員風險防范意識加強培訓，使法律風險防范意識成為企業文化的標志。

（八）規范合同印章管理，嚴守用章風險底線

首先，建立合同印章管理制度。參照印章管理制度制定合同印章管理制度，明確合同印章適用范圍、管理流程、崗位職責、授權機制等，確保合同印章使用合規，降低風險。其次，強化印章使用。嚴格把控合同用章風險，確保印章使用在形式、目的、過程和結果上保持一致，嚴禁在空白合同上簽字蓋章，嚴禁通過使用公章繞開合同印章審核流程。

（九）將合同檔案納入公司資產管理體系

首先，建立合同檔案管理制度。參照檔案管理制度建立合同檔案管理制度，明確合同檔案的范圍、崗位職責、管理流程、保管期限等，確保合同檔案妥善有效留存，尤其是在交易糾紛產生時，能夠迅速提供有力的檔案支持，維護公司合法權益，降低經濟損失，并爭取合理賠償。其次，完善過程檔案資料管理。加強合同執行過程中的檔案資料保管，明確過程包括從合同簽訂前的市場調研開始，直至合同規定的權利義務全部履行完畢，以及與合同相關的潛在商機和損失信息傳遞結束的全過程。

（十）建立重大事項報送機制，保障通道暢通

首先，明確重大事項標準。結合公司治理機制、實際規模及業務特性，從定量和定性兩個維度，明確合同執行過程中的重大事項。其次，暢通報送路徑。確定重大事項的報送內容、通道及流程，確保報送流程簡潔高效，保障重大事項能夠及時傳遞至公司領導層，為決策提供有力的支持。

三、結語

合同管理審計對企業筑牢合規經營根基、防范法律風險而言，發揮著不可或缺的作用。KG 集團需高度重視合同管理審計過程中暴露出的問題，采取系統性舉措，持續完善制度體系，提升制度的執行力，強化合同審核、簽訂、執行以及風險防范的全流程管理。此外，通過提升從業人員專業素養，推進信息化建設，推廣標準化流程和表單，充分發揮審計整改“下半篇文章”的作用，進一步增強合同管理審計效能，為KG 集團的穩健發展提供強有力的保障。

作者單位：煤炭工業規劃設計研究院有限公司