逸夫館過刊資源煥新有術

現以數字化轉型為大背景，深度聚焦高校圖書館過刊資源管理中存在的多重矛盾。通過實證分析與策略創新，構建起“需求導向型”過刊管理體系。以逸夫館的實踐為典型案例，提出四維協同優化路徑，致力于破解高校圖書館過刊管理中“藏用失衡”的難題，提供具有可復制性的解決方案。

期刊作為連續出版物，高校圖書館通常會結合學校學科專業設置，持續訂購相關期刊，以此保障各學科領域文獻資源的完整性與連續性。當年正在訂閱、供讀者即時查閱的期刊被稱為現刊，而過往年份的期刊在完成當年的閱覽使命下架后，便成了過刊。過刊一般會經過裝訂、編目、加工等一系列處理流程，而后存放于專門的過刊閱覽室，供讀者查閱使用。過刊是延續期刊利用價值的一種重要保存形式，高校圖書館若能對過刊進行合理管理和有效利用，將極大地助力學校的教學與科研工作。在網絡技術飛速發展的當下，紙質期刊與電子期刊并存，如何科學管理過刊，已成為高校圖書館亟待深入思考的重要問題。

過刊管理困境的多維解構

供需匹配悖論

在高校圖書館中，期刊訂購工作一般由館內采訪工作人員負責牽頭推進。他們主要依據歷年采購的期刊品類，綜合考量下一年度的采購經費預算以及期刊出版計劃，同時主動與二級學院的相關教師展開溝通協作，共同完成期刊訂購工作。然而，教師群體的學科覆蓋范圍存在一定局限，這直接造成了部分專業期刊出現結構性閑置的現象。例如，在期刊采購過程中，由于未能充分調研新興交叉學科的需求，大量與傳統優勢學科相關但利用率不高的期刊被采購，而諸如“人工智能與醫學影像交叉研究”等新興領域的專業期刊卻嚴重缺失。從經費使用情況來看，這部分閑置期刊占用了約15%的采購經費，不僅造成有限采購經費的不合理消耗，還使讀者對特定期刊的需求難以得到滿足，對讀者的閱讀體驗和圖書館的服務質量產生了雙重負面影響。

空間熵增困境

隨著九江學院資源整合戰略的逐步實施，潯東校區與廬峰校區的分館陸續撤離，原分館的館藏過刊整體搬遷至主校區的逸夫分館（以下簡稱“逸夫館”）過刊閱覽室進行保存，這使得逸夫館的過刊數量呈現大幅增長的態勢。除了歷史性轉移的文獻，逸夫館作為過刊保存中心，每年還需接收來自丹楓館、紫薇館等其他分館移交的過刊合訂本。以2024年為例，逸夫館當年接收的過刊合訂本數量相比上一年度增長了30%。過刊閱覽室的期刊數量持續增加，加劇了典藏與閱覽功能之間的沖突。通過對逸夫館過刊閱覽室的實地考察以及讀者反饋調查發現，約70%的讀者表示在閱覽室查找期刊時，明顯感覺空間擁擠，嚴重影響了讀者的閱讀體驗。

載體替代效應

紙質期刊從出版到在圖書館上架，所需的時間周期較長，存在較為明顯的時間滯后問題。與之形成鮮明對比的是，電子期刊借助網絡和信息技術的優勢，出版形式豐富多樣，出版周期短，能夠迅速滿足讀者在學習和科研過程中對學科領域最新研究動態的需求。通過對多所高校圖書館近十年的引文數據進行分析發現，電子期刊的利用率呈現持續增長態勢，而紙質期刊的利用率則呈下降態勢。這一趨勢在科學、技術、工程、數學領域表現尤為顯著。校內師生對電子資源的使用時長占比極高，“數字優先”的使用偏好已普遍形成。以計算機科學專業為例，師生在開展科研項目時，文獻查閱行為中優先選擇電子期刊數據庫的占絕大多數，僅在需獲取特定歷史文獻時，才會考慮查閱紙質期刊。

存取平衡悖論

據統計，逸夫館過刊閱覽室的館藏過刊數量接近20萬冊，但每年接待的讀者僅約100人次。這些過刊裝訂成冊后，圖書館出于期刊無復本且需要保存資料的考慮，僅提供館內閱覽服務，不允許外借。對逸夫館過刊閱覽室的借閱數據進一步分析可知，在不提供外借服務的情況下，過刊的平均借閱次數僅為0.05次/冊。而在部分嘗試開放過刊外借服務的高校圖書館中，過刊的平均借閱次數達到了0.2次/冊，是逸夫館的4倍，這充分表明當前逸夫館過刊管理模式在資源利用方面存在嚴重不足。

創新管理策略的四維架構

需求感知系統的構建

通過資源使用熱力圖分析，進行需求采集。資源使用熱力圖分析為采購決策提供了直觀的數據支撐。通過對圖書館期刊資源的借閱頻次、區域分布等數據進行可視化處理，生成資源使用熱力圖。從資源使用熱力圖中能夠一目了然地看出哪些期刊備受青睞，哪些領域的期刊需求更為旺盛。這使得學校在采購時能夠有的放矢，優先保障熱門期刊和重點區域的資源供給。未來，學校將繼續依托先進的技術和科學的管理模式，不斷完善期刊采購工作，為師生營造更加優質的學術資源環境。

空間布局優化方法的應用

在學術領域，自然科學與技術發展日新月異，文獻更新換代極為迅速，其半衰期較短；而社會科學和人文科學領域的發展則相對平緩。不同學科期刊的時效性存在顯著差異，通常而言，期刊出版后的1—5年屬于最佳時效期。為有效應對這一挑戰，圖書館積極開展過刊剔舊工作。圖書館依據文獻老化定律，充分考量各學科的發展特性和期刊的實際借閱情況，制定出科學合理的剔舊規則。對于符合剔舊標準的過刊，將其存放至二線書庫或密集書庫妥善保存。通過這種科學規劃館藏布局的方式，成功解決了過刊數量持續增長與書架空間有限之間的矛盾。

在過刊閱覽室的管理方面，此前常用的分類排架法是先依據分類號對期刊進行分類，然后按照書次號與卷期號的順序排列期刊，并且在同種期刊的尾部預留一定空架，以便后續卷期期刊上架。然而，受學科的動態發展、購置經費的波動等因素影響，期刊時常出現停刊、一刊多版、更名、改版等復雜情況。同時，圖書館每年都會有新訂和停訂期刊的現象，這些都對原有的排架布局造成了強烈沖擊，極大地影響了書架空間的合理利用，導致工作人員需要頻繁進行倒架和理架操作。這不僅耗費了大量的時間和人力成本，還造成了資源浪費。

為實現書架空間的最大化利用，自2022年起，圖書館對館內過刊采用年代分類排架方式進行密集上架。具體做法是，先按照年代對過刊進行分類，再依照分類號結合書次號的順序依次排序上架。通過對高校過刊閱覽室采用新排架方式前后的數據進行對比可以清晰發現，采用年代分類排架方式后，書架空間利用率提高了30%，倒架和理架的工作量減少了50%。這一舉措有效提升了過刊閱覽室的管理效率，為圖書館的高效運營和讀者的便捷借閱提供了有力保障。

推行“三階服務模型”

1.流通層：通識類開放借閱

專門開辟過刊流通架，并在文獻資源管理系統中設定“過刊流通架”作為新的館藏地。將具有學習性和休閑娛樂性的通識類過刊放置在“過刊流通架”上，引導讀者借閱。對通識類過刊開放借閱后的借閱數據統計顯示，過刊借閱量比實施前增長了200%，讀者對圖書館服務的滿意度提升了15個百分點。流通刊仍按照原分類排架方式排列，每種期刊尾端預留一定的書架空間，方便來年同種過刊上架。

2.服務層：專業文獻學科館員制

在過刊管理體系中，專業文獻學科館員制占據著極為重要的地位。專業文獻學科館員應具備多方面能力，不僅要擁有扎實的圖書館學、情報學專業知識，熟悉過刊資源的分類、編目、存儲等流程，還應具備相關學科專業背景，并在該學科領域有一定的研究經歷或學習經驗，以便理解學科發展脈絡與過刊資源的內在聯系。專業文獻學科館員憑借專業化、極具針對性的優質服務，可以深度挖掘過刊資源蘊含的巨大價值。在學術研究方面，專業文獻學科館員可以為科研人員提供精準的文獻支持，助力他們開展前沿探索；在教學方面，可以協助教師獲取豐富的教學素材，將過刊中的經典案例、研究成果融入教學過程，使教學內容更具深度與廣度，從而為學術研究與教學工作提供堅實有力的支撐。

3.保存層：構建分布式存儲網絡

為提高期刊利用率，將專業性現刊放置在資料室上架閱覽更為適宜。通過加強圖書館與院系資料室的合作，把專業性較強的期刊存放在資料室，供師生開展教學和科研活動，可以提升這類期刊的利用率，避免圖書館與資料室重復購置期刊。同時，這些期刊經工作人員在新一代圖書館服務平臺編目處理后，校內其他讀者可通過書目檢索系統進行檢索，并根據指引前往資料室查閱。

對于下架的過刊，由圖書館負責編目加工，加工完成后繼續在資料室上架，以充實資料室的文獻資源，并建立“總館—資料室”文獻共享平臺。資料室可根據自身實際情況制定藏書規則，如規定出版2—5年或更長時間的過刊在資料室上架，具體時長依據資料室的書架空間而定。超出藏書時間范圍的過刊下架處理，并送往圖書館過刊閱覽室保存。以理學院資料室的實踐情況為例，實施這一措施后，資料室的文獻資源利用率提高了25%，圖書館每年過刊上架壓力減輕了30%，有效盤活了文獻資源，為師生開展教學科研提供了有力支持。

裝訂工藝革新

傳統圖書館過刊裝訂工作流程較為煩瑣，通常要等當年出版的最后一期期刊結束在架閱覽后，才能開展這一年過刊的裝訂工作。從現刊轉變為可供讀者使用的過刊，需依次經歷下架、裝訂、加工、分編、典藏、上架等一系列程序，整個過程耗時長達半年，周期較長，這直接導致過刊的使用率較低。

對此，取消將過刊裝訂成冊的傳統做法，采用標準化硬紙盒（305mm×220mm×60mm）作為存儲單元，將期刊裝入盒內，并在盒脊保留刊名、索書號、卷期號等相關信息，每一期過刊對應一個財產號的方式上架。這種方式不僅省去了外包裝訂環節，避免了裝訂錯誤無法修正的問題，而且取閱方便快捷。同時，采用邊裝邊編目的操作方式，可使加工周期從186天縮短至23天，有效解決了過刊外包裝訂周期過長的問題。采用新裝訂方式后，過刊從下架到上架的周期縮短了87%，裝訂成本降低了40%，讀者對過刊服務的滿意度提升了20個百分點。

實踐成效與理論啟示

本研究針對高校圖書館過刊管理的難題，多管齊下提出系列創新管理優化策略，取得了顯著成效，為同類高校圖書館提供了具有參考價值的管理范式。

在采訪環節，通過資源使用熱力圖分析，進行需求采集，優化紙質期刊選購流程，顯著提升了期刊種類與讀者需求的契合度，從源頭上增強了期刊資源的可用性，平均期刊采購匹配度從之前的70%左右提升至90%以上。在空間布局調整方面，過刊剔舊與年代分類排架法的實施，有效解決了過刊數量增長與書架空間有限之間的矛盾，提高了空間利用率與管理效率。采用新的空間布局后，書架空間平均利用率提高了25%—35%，管理效率提升了30%—40%。

通識類過刊進入流通環節這一舉措，成功盤活了沉睡的文獻資源，借閱率顯著提高，豐富了讀者的閱讀選擇。通過對借閱數據進行統計發現，通識類過刊借閱率平均增長了150%—200%。創新的盒裝裝訂方式，極大地縮短了過刊從下架到上架的周期，降低了裝訂成本，增強了資源的時效性。在裝訂成本方面，平均每冊過刊裝訂成本降低了30%—50%。

圖書館與資料室創新推行的共建共享模式成效顯著。在這一模式下，現刊及出版2—5年的過刊被整理放置于資料室的書架上。對師生的調研數據顯示，師生獲取文獻的平均時間從原來的15分鐘縮短至5分鐘以內，文獻利用率大幅提升，為學校的教學科研工作提供了強有力的文獻資源支撐。“不求所有，但求所在”的先進管理理念，模糊了圖書館與資料室之間原本相對清晰的界限。在這種模式下，資料室不再被單純視作圖書館的附屬部分，而是轉變為與圖書館相互協作、相輔相成的重要文獻服務場所，二者共同構建起一個有機的文獻資源保障體系。

綜上所述，本研究提出的過刊管理模式，通過對各個關鍵環節的優化，有效提升了過刊資源的整體利用效率，為讀者提供了更優質的服務。期望這一模式能為同類高校圖書館提供借鑒，推動高校圖書館過刊管理工作邁向新臺階，讓過刊資源在高校教學與科研活動中發揮更大的價值。

（作者單位：九江學院圖書館）