貝塔斯曼三網合流

三分天下的業(yè)務格局如今成了貝塔斯曼的攔路虎，他們必須合并支撐這三大業(yè)務的信息系統(tǒng)，以期能在2005年預定期內形成統(tǒng)一的大貝塔斯曼數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)在看來，這項不小的工程進展得還不錯

掛著“貝塔斯曼書友會”招牌的小書店可謂生逢吉時。去年年底才開始在北京落戶，今年1月，貝塔斯曼全新企業(yè)應用平臺項目（以下簡稱NEAP）正式上線，新的連鎖書店分銷系統(tǒng)很輕易的就能與原有的網上商店及書友會業(yè)務系統(tǒng)合而為一。在同一套后臺支持系統(tǒng)中運作，小書店的運營成功納入貝塔斯曼原有的分銷體系中，成本旋即下降了不少，運營效率也高多了。

這套能夠將其在華三塊業(yè)務整合到一起的系統(tǒng)，已經讓貝塔斯曼盼了很久：一個統(tǒng)一的大貝塔斯曼數(shù)據(jù)庫，將使這個媒體巨頭在分銷渠道的勢力變得更加強大。

尋找合理模式

從1996年進入中國，貝塔斯曼一直在不斷拓展新業(yè)務。1997年書友會在上海正式成立，2000年網上商店（BOL貝塔斯曼在線）上線，2003年連鎖書店（二十一世紀圖書連鎖）成立，另外還伴隨著隨時的業(yè)務調整更新。

由于3套業(yè)務相對獨立，再加上貝塔斯曼分散管理的企業(yè)文化，使3套業(yè)務的采購和倉儲管理都在不同系統(tǒng)中運營。在這過程中，管理人員們發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)主機等的維護成本很高，更重要的是有些相同的企業(yè)業(yè)務卻要在不同系統(tǒng)中運營，成本高居不下。而且，貝塔斯曼在中國還處于發(fā)展期，不像其在歐洲已經形成穩(wěn)定的模式，還不斷會有新業(yè)務增長，如果保持用原來這樣分踞一隅的系統(tǒng)，將給今后的發(fā)展帶來很大局限性。

另外，從技術角度講，企業(yè)發(fā)展之初對系統(tǒng)模式的認識并不成熟，對信息流、物流和資金流方面的統(tǒng)一考慮得不多，財務、物流、采購系統(tǒng)間信息脫節(jié)嚴重，透明度和可靠性都不好。這一切，都給貝塔斯曼的工作人員帶來了許多額外的工作。

于是，2002年底，集團管理層在做2003年業(yè)務發(fā)展規(guī)劃時，決定建立統(tǒng)一的新系統(tǒng)。緊接著，由采購、營運、財務、IT等部門經理組成的項目管理委員會成立了，開始對各種方案進行評估。

最先考慮的肯定是貝塔斯曼在歐洲其他國家運營時采用的模式。

但是，貝塔斯曼在歐洲的系統(tǒng)顯然兩極分化。有些公司的大型主機在70年代就開始使用，業(yè)務已經做了幾十年，非常穩(wěn)定，系統(tǒng)對要求升級或優(yōu)化的需求并不強烈。而且業(yè)務人員相對年紀大，習慣了原來的操作界面，很難改變。

而另外一些國家的書友會或俱樂部，與中國一樣，也想上新系統(tǒng)。英國、德國和荷蘭的公司在6年前開始籌備用SAP的軟件系統(tǒng)來完成這項工程。這已經算是業(yè)界最好的ERP產品，在供應鏈管理預測、倉儲管理、預存管理、采購模塊方面都做的不錯。

但是一般的ERP產品為汽車、金融、零售等行業(yè)行為提供的解決方案，并不適用于貝塔斯曼。在業(yè)務種類上，貝塔斯曼既有電子商務，又有零售，還有郵購。業(yè)務種類多，交易量大，數(shù)據(jù)表多，SAP的標準ERP產品顯然并不能滿足這種個性化需求。

假設每天2萬份訂單，每個訂單操作5個步驟，每天系統(tǒng)就需要10萬個動作。如果與財務、物流信息流關聯(lián)起來，一天下來有幾十個G的數(shù)據(jù)，一個月能達到1T。事實上貝塔斯曼在歐洲一些國家的訂單每天達到5萬份，數(shù)據(jù)量比預想的大得多。

越來越大的數(shù)據(jù)庫，不僅性能有問題，數(shù)據(jù)備份也很困難。這樣一來，沒有任何ERP供應商能提供真正適合貝塔斯曼的解決方案。SAP的系統(tǒng)在這些國家雖然能勉強使用，卻不是很成功。

溝通比技術更重要

而中國這邊，沒有現(xiàn)成的解決方案，也找不到標準的ERP產品，而管理層又有個原則——不從零開發(fā)。維持現(xiàn)狀雖是最安全的做法，但對業(yè)務發(fā)展不利。最后，貝塔斯曼決定汲取國外經驗教訓，選擇一種商業(yè)軟件來開發(fā)完善。

這個軟件，首先要是國際化產品，以便將來可以為其他國家的貝塔斯曼提供借鑒。還要有足夠靈活度，能在軟件基礎上做客戶化等開發(fā)。最后，委員會找在德國ERP產品市場占有率第二位的NAVISION軟件。

兩年前NAVISION軟件公司被微軟收購，在微軟的ERP產品基礎上根據(jù)客戶情況提供個性化解決方案，其產品在技術延續(xù)性方面自然不用擔心。更重要的是，它在國內有其他項目的實施經驗，能夠結合中國國情。貝塔斯曼德國總部派來專家進行仔細調研，最后決定將其作為統(tǒng)一的IT平臺工具。

實施方在6月份進入管理委員會后，貝塔斯曼首席信息官孟民將NEAP項目正式啟動，經過雙方討論，一個三步走的方案最終成為共識。

為了降低風險，孟民與首席運營官艾彌爾、首席財務官、書友會編輯總監(jiān)、實施伙伴以及德國的同事共同制定了詳細實施規(guī)劃。原有的一些采購輔助、財務等小系統(tǒng)不再使用，只留下兩個系統(tǒng)與新系統(tǒng)并行使用，一個做會員管理，另一個則做物流、分工，日后再逐漸合并。

實施過程中，花費精力最多的是數(shù)據(jù)接口，為了保證數(shù)據(jù)傳輸可靠，實施小組花了一兩個月時間選用中間件，確保最終的設計不會影響業(yè)務，每個數(shù)據(jù)定義、邏輯、上下數(shù)據(jù)源都很清楚。

2003年12月，新老系統(tǒng)開始做并行運行測試，業(yè)務人員同時在2套系統(tǒng)上操作。所有和供應鏈管理相關的業(yè)務都被放到新系統(tǒng)上，而CRM客戶服務、客戶管理還在老系統(tǒng)上運行。

不久，新問題就出現(xiàn)了。

如果按一個月60萬份訂單算，平均每單3本書，就有180萬條訂單行。財務按月結帳，為了計算平均成本，要把銷售訂單和采購訂單合在一起，這樣一來，新系統(tǒng)運行的時間就拉長到二三十個小時。后來通過軟件優(yōu)化，把月結帳改成每星期結帳，時間就縮短了很多。

而在具體開發(fā)實施過程中，許多問題也是不可避免的。貝塔斯曼的業(yè)務有其特殊性，必須進行個性化開發(fā)，但一旦傷筋動骨地改變軟件架構，又有可能給軟件的可靠性帶來問題。因此，實施小組參照業(yè)務人員經驗及老系統(tǒng)經驗，盡可能的參照原來系統(tǒng)的標準功能，通過需求變通來保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

“討論過程也有痛苦絕望，但是我們有共同信念，必須把事情往前做，任何事情都可能。”孟民說。在他看來，要保證項目成功，技術是次要的，在成功因素的比例中只占30％。最重要的是溝通，從業(yè)務角度出發(fā)考慮問題，與業(yè)務人員溝通，進行資源整合，考慮如何更好的利用原有產品的功能。

艾彌爾的笑臉

今年1月份正式上線的一期項目，從采購計劃、倉庫管理、財務、庫存管理和發(fā)送管理做起。

實際上，貝塔斯曼旗下的3家公司，財務、物流、客戶服務、IT和采購部門都是合并的，信息共享。在系統(tǒng)整合前，三種不同銷售商業(yè)模式，包括前臺客服、訂單處理、呼叫中心、后臺庫存管理、運輸管理、出貨管理到最后發(fā)送到客戶手中，在很多方面已經做了業(yè)務整合，由同一個運營部門管理。比如一個采購員同時負責采購3家公司的圖書、呼叫中心員工也可以接書友會的電話。員工們不必知道后臺倉庫里的書和包裹從哪里來，一樣包裝出貨。

這樣一來，同一個團隊卻要在不同系統(tǒng)下操作，資源被大量浪費。新系統(tǒng)在對三個系統(tǒng)進行整合后，員工的工作更加規(guī)范化，對財務監(jiān)控和高層管理的幫助也很大。

笑得最開心的是艾彌爾，因為獲益最大的還是他的運營部。

在老系統(tǒng)時代，倉庫人員工作指令全部由主管發(fā)出，而現(xiàn)在每人手中都有無線發(fā)射槍，由系統(tǒng)發(fā)指令，告訴員工現(xiàn)在要做什么工作，在哪一個貨位提多少書到哪一個位置。可能是簡單移動，可能是出貨指令，或是包裝或再處理，全由系統(tǒng)完成。

采購出貨也全部由包裹上條形碼控制，貨物一入庫系統(tǒng)馬上做出反應。在以前的系統(tǒng)中，出貨以前系統(tǒng)報表顯示今天要出3萬個包裹，組長就會根據(jù)訂單用計算器把各個系統(tǒng)出貨加在一起，這種手工工作很可能會漏掉1、2個。現(xiàn)在每個包裹都有掃描確認的過程，最終系統(tǒng)會告訴部門經理今天到底出貨多少，漏下了哪個隨時就會知道。

對于貝塔斯曼最新的業(yè)務二十一世紀圖書連鎖來說，好處就更多了。手工的操作方式被淘汰，通過新系統(tǒng)，管理人員可以輕松的知道客戶情況，各家店的書目數(shù)理情況，店面間隨時相互交貨，給客戶提供許多方便。

做成系統(tǒng)很快，做成業(yè)務卻有難度，步步為營是最好的方法。最初由全手工改成半自動化時，艾彌爾很擔心員工水平，預留了1個半月時間對員工進行電腦培訓，而結果是這個過程只用了2星期。

“系統(tǒng)上線我們有共識，不可能一步到位。在開發(fā)人員做項目規(guī)劃設置時，我對員工說，你們要把可能發(fā)生的問題都涵蓋進去。目前很少有業(yè)務經理來反映上次提的某個要求系統(tǒng)做不到，只是說會慢，有些功能昨天有今天沒有，但這是穩(wěn)定性的問題。”艾彌爾說。

貝塔斯曼打算近期馬上開始實施二期系統(tǒng)，把原來BOL運營平臺和即將建成的北京倉庫運營整合到大系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時更新。現(xiàn)在一期系統(tǒng)每天仍要和BOL的老系統(tǒng)做同步數(shù)據(jù)傳送，庫存數(shù)字聯(lián)動。因為業(yè)務量大，無法實時更新，只能每2，3小時實現(xiàn)一次更新。二期上線后，由預測系統(tǒng)做規(guī)劃也將成為現(xiàn)實。

現(xiàn)在，三種不同商業(yè)模式的前臺，包括客戶系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)還是分開的。比如客戶在網上訂書，在書友會系統(tǒng)卻無法看到，不利于客戶管理。一期、二期做完后，整個系統(tǒng)將被放在一個平臺上，等到未來三期上線后，將形成統(tǒng)一的大貝塔斯曼數(shù)據(jù)庫。這個時間，被預定在2005年。

對于這套貝塔斯曼在中國獨有的應用平臺，孟民很有信心，“我們希望有一天能推廣到歐洲其他公司，這也是我們把項目做得完美的動力之一。”