如何進(jìn)行工作分析

劉威軍

齊心公司是一家從事電氣產(chǎn)品開發(fā)和服務(wù)的高科技企業(yè)，公司成立四年多以來，業(yè)務(wù)一直在高速增長，人員的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，目前員工人數(shù)已經(jīng)達(dá)到了近200人。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，管理的層次也比過去增加了，公司開始發(fā)現(xiàn)管理越來越吃力。很多總經(jīng)理辦公會安排下去的工作，總是不能夠如期按要求完成，而且在追究責(zé)任時也很困難，要么是不了了之，要么就是相關(guān)部門各打五十大板。員工也頗有微詞，抱怨職責(zé)權(quán)限不明確，有利的事情大家搶著做，辛苦的事情人人往后躲，自己的業(yè)績總是不能得到公司的客觀評價，在激勵方面也不能公平體現(xiàn)。因此公司中高層專門召開了一次會議，希望拿出解決方案改變目前的狀況。經(jīng)過討論大家一致認(rèn)為問題出在業(yè)務(wù)流程不順暢、組織結(jié)構(gòu)不合理、部門和崗位職責(zé)不清晰等幾個方面。對此，人力資源部經(jīng)理提出了解決辦法——優(yōu)化流程、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，并著手進(jìn)行工作分析，完善人力資源管理系統(tǒng)。那么，工作分析是什么？應(yīng)該如何來做呢？

工作分析:HR的基本內(nèi)容

工作分析（Job Analysis）是人力資源開發(fā)與管理最基礎(chǔ)的內(nèi)容，又稱職務(wù)分析，它是指對各種工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、流程、相互關(guān)系以及任職工作人員的知識、技能、素質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查和研究分析，以科學(xué)系統(tǒng)的描述并做出規(guī)范化記錄的過程，它的結(jié)果是產(chǎn)生職務(wù)說明書。

工作分析是人力資源管理中一項非常重要的常規(guī)性工作，是整個人力資源管理系統(tǒng)的“基石”。工作分析的質(zhì)量和效果決定了人力資源體系的完善和各個功能模塊的實現(xiàn)。

工作分析用科學(xué)的、量化的手段，為選人、用人、育人、留人等各項人事決策提供了可靠的依據(jù)和堅實的基礎(chǔ)；通過對工作對人員能力、個性等條件要求的分析，可以更好地實現(xiàn)人盡其才，工作分析的結(jié)果可以使人員的使用在“合適的時候把合適的人放在合適的崗位上。”；通過對工作職責(zé)、工作流程的分析，使“才能盡其職”，避免人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率；通過對工作環(huán)境、工作設(shè)備的分析，使人與機(jī)器相互配合，更好協(xié)調(diào)，更好地完成預(yù)定的目標(biāo)；通過工作分析了解員工與崗位各方面的信息，能科學(xué)的評價員工的業(yè)績，為有效地激勵員工提供了可靠的依據(jù)。

工作分析的內(nèi)容包含三個部分：對工作內(nèi)容及崗位需求的分析、對崗位、部門和組織結(jié)構(gòu)的分析。

工作分析的要點在于持續(xù)

工作分析是人力資源管理過程中一項重要的基礎(chǔ)性活動，在搜集有關(guān)工作的各方面信息的過程中，同時也為管理工作提供大量的信息。因此，選擇何時導(dǎo)入工作分析活動，對結(jié)果有著很重要的影響。

由于工作分析是一項持續(xù)的、需要不斷補(bǔ)充的長期性工作，因此，當(dāng)企業(yè)內(nèi)部發(fā)生調(diào)整和變化時，例如企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整、工作流程重組、新技術(shù)新工藝導(dǎo)入、新的管理模式導(dǎo)入、建立新的組織模型、建立新的部門、增加新的工作崗位、崗位新增工作內(nèi)容、組織規(guī)模發(fā)生變化、人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化以及需要進(jìn)行崗位評價，就需要根據(jù)變化情況在原有的工作分析結(jié)果上進(jìn)行調(diào)整，并根據(jù)變化大小決定是否需要重新分析。

工作分析的實施要解決好兩方面的問題：一是工作分析的操作程序，二是這些操作程序與人力資源管理及開發(fā)的關(guān)系。這兩方面的問題貫穿于工作分析的各方面工作中。工作分析的實施包容了六方面工作，每一方面的工作都有其應(yīng)當(dāng)注意解決的問題，下圖詳細(xì)反映了上述幾方面工作的關(guān)系。

要做到準(zhǔn)確描述工作內(nèi)容，客觀提出從事工作的要求，必須采取適用有效的方法。工作分析方法多種多樣，常用的方法有訪談法、問卷調(diào)查法、觀察法、體驗工作法等。

訪談法是工作分析人員就某項工作與從事該項工作的個人或者小組或其上級主管，或過去的在崗人員就工作內(nèi)容和要求進(jìn)行交流與討論，由對方敘述所做的工作內(nèi)容以及如何完成。工作分析人員用標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行記錄。一般來講這種方法通常用于工作分析人員不能實際參與觀察的工作。用這種方法既可以獲得工作的體力方面的要求，也可以獲得腦力以及其它不易觀察到的信息。

問卷調(diào)查列出一組任務(wù)或工作行為，要求雇員就其是否執(zhí)行了這些任務(wù)或者行為做出肯定回答，然后調(diào)查人員根據(jù)這些任務(wù)或行為出現(xiàn)的頻率，對完成工作的重要性，執(zhí)行的難易程度以及整個工作的關(guān)系，確定它們的權(quán)重。最后求出的分?jǐn)?shù)可作為評價實際工作內(nèi)容和要求的基礎(chǔ)。此種方法在工作分析中使用最為廣泛。問卷調(diào)查法的費(fèi)用低、速度快，可以在大范圍內(nèi)對所有雇員進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果可用計算機(jī)處理。不足之處在于此方法對問卷的設(shè)計要求較高，問卷設(shè)計者必須具備一定的經(jīng)驗和技巧，否則無法達(dá)到預(yù)期的效果。

此外，觀察法和工作體驗法是工作分析的另外兩種重要方法。

觀察法是工作分析人員對工作活動和行為進(jìn)行觀察并對結(jié)果進(jìn)行記錄。它又分為直接觀察、工作方式分析和典型事例法三種，主要取決于觀察者，被觀察者和觀察方式的不同。

工作體驗法就是人力資源管理人員親自體驗工作，熟悉和掌握工作要求的第一手資料。

根據(jù)各種工作不同的性質(zhì)和特點，結(jié)合以上工具的適用范圍和優(yōu)缺點，選擇適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行組合運(yùn)用就可以取得事半功倍的效果。

應(yīng)該注意的問題

在應(yīng)用工作分析法進(jìn)行人力資源管理時，需要注意幾個方面的問題。首先，做好計劃和準(zhǔn)備工作是工作分析成功的保證。計劃和準(zhǔn)備工作包括物質(zhì)和思想兩個方面。一方面，工作分析人員應(yīng)當(dāng)事先制定詳細(xì)的計劃確定工作分析的目的和適用范圍，選擇被分析的工作以及適用的工具等；另一方面，工作分析的實施，需要公司中高層的統(tǒng)一思想認(rèn)識，并給予堅決支持，需要給予基層員工必要的培訓(xùn)和溝通。只有公司各層面人員的積極參與和配合，工作分析才能取得成功。

其次，工作分析重在過程參與。分析的過程一方面是企業(yè)目標(biāo)與職責(zé)分解的過程，另一方面也是員工對公司目標(biāo)與任務(wù)的理解過程。員工的參與在加深員工對目標(biāo)與職責(zé)了解的同時，也使工作分析的結(jié)果更有實際的指導(dǎo)意義。工作分析的過程本身也是對業(yè)務(wù)流程、職責(zé)劃分、權(quán)責(zé)匹配優(yōu)化的過程，各個部門和崗位員工的對工作分析過程的深入?yún)⑴c，使得結(jié)果更加合理更容易被接受，使得組織能夠取得更高的工作效率。

第三，把握好工作分析的基本原則。工作分析是提煉而不是列舉，它是從大量紛繁蕪雜的信息中對工作內(nèi)容進(jìn)行分類、綜合和抽象；工作分析是對崗位的分析而不是對現(xiàn)有任職者的分析；工作分析是對事實進(jìn)行分析而不是進(jìn)行主觀的推斷。

第四，工作分析是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，不是結(jié)果。通過工作分析獲得的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息，最終為職務(wù)說明書的形成提供了依據(jù)。使得工作分析成為人力資源管理體系各項職能的基礎(chǔ)和出發(fā)點。員工以職務(wù)說明書為行動指南，而管理人員必須使用職務(wù)說明書來進(jìn)行管理。由于企業(yè)的目標(biāo)與環(huán)境在不斷發(fā)展變化，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是動態(tài)的、發(fā)展的，因此崗位說明書必須有一個動態(tài)的完善機(jī)制，需要依靠工作分析不斷地提供各種信息和數(shù)據(jù)。