企業信息化項目管理的關鍵

王　玉　郭　杰

中國企業管理信息化的熱潮在市場、企業、軟件供應商、政府、機構的共同努力下，已經逐步發展起來了。因此，我們應當明確，在利用項目管理的方法進行企業信息化項目時，關鍵是要抓住項目管理五個過程組中的核心授權、溝通、確定項目范圍、變更控制與文檔建設問題。

一、企業信息化與項目管理關系

１、企業信息化。這是企業利用現代信息技術獲取競爭優勢的主要手段，是企業經營戰略的重要組成部分。企業信息化不僅包含信息技術基礎設施建設，更包括了業務流程重組、管理觀念更新、企業文化變革等多個環節。因此，企業信息化是一個包含了多個子系統的復雜項目工程。

２、項目管理生命周期。項目管理是一種管理方法體系，是一種獲得公認的管理項目的科學的管理模式。項目管理將各種知識、技能、工具和技術應用于項目之中，以達到項目和利益相關者的要求，通過運用項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理和項目采購管理等九大知識體系對項目的啟動過程、規劃過程、執行過程、控制過程、收尾過程五個項目活動過程進行有機的、系統的管理，項目管理強調在項目的范圍、時間、成本三者間保持平衡。

項目生命周期的劃分有很多不同的劃分方法，這里根據項目生命周期的一般樣板劃分為三個階段：起始階段、中間階段和結束階段。按照ＰＭＩ的定義，項目管理的５個過程組分別為啟動、計劃、執行、控制、收尾，而項目管理九大知識領域的３９個過程就分散在五個過程組中。

３、兩者的關系。企業信息化項目首先是一個項目，那么就應該按項目管理的規律、結合企業信息化建設項目特點，形成一套適合企業信息化建設項目的實施方法。要把企業信息化建設項目建設好、管理好，不能采取重實施不重規劃、重測試不重評審、重結果不重過程，各管一段的模式；既要有一個明確可行立足本單位實際兼顧長遠發展的規劃，也要有一套切實可行的項目管理方法，對項目從立項到驗收的每個階段都要一步一個腳印，踏踏實實按確定的計劃和方案推進，對項目自始至終實施全過程。

信息化建設項目全過程方法，就是將企業信息化項目看作由五個階段組成的一個全過程的工程項目來考慮，即啟動、計劃、執行、控制、收尾。根據項目的總需求、總目標確定每個階段的工作重點，關鍵是抓住企業信息化項目生命周期中各階段的核心問題和主要矛盾，即企業信息化項目管理五個過程組中的核心授權、溝通、確定項目范圍、變更控制與文檔建設問題，自始至終參與項目的全過程，結合質量、進度、費用的控制進行項目管理。

針對信息化項目技術發展變化快、需求變更多、人員變更頻繁、形成紀錄少的特點，發揮重制度、重記錄、重檢查的特點，做到專家管理、需求明確、標準統一、獨立測試、互為約束、公正守法、穩妥推進，從而對項目實施科學的管理，彌補信息化建設項目中尤其是國內軟件項目重開發、輕管理的不足，使企業信息化項目始終處于有效的控制之下。

二、企業信息化項目起始階段中的核心問題———授權與溝通

在企業信息化項目的起始階段，最重要的就是得到項目章程和對項目經理的正式授權，換句話來說就是得到高層領導對項目的正式認可和足夠的重視。如果這一步沒有做好，將會對項目以后的開展造成極為嚴重的影響，甚至導致項目的失敗。大部分項目的失敗，雖然直接原因多種多樣，但很多原因的引起都與此有關。此外，ＰＭＩ把溝通管理和人力資源管理放在比較次要的位置。這在整個項目管理中達到項目的范圍、時間、成本和質量的目標是一個項目的最終目的，但沒有好的溝通和人力資源的管理，達到這樣的目標是不可能的。實現對范圍、時間、成本和質量的有效管理，筆者認為這些都是技術問題，或者說是科學，都是可以定量控制的，而對溝通和人力資源的管理卻是一門藝術，是難以實現定量控制的，這也恰恰是項目管理的核心和魅力所在，也是為什么對項目管理（或者說管理）到底是一門科學還是一門藝術的爭論的原由所在。而ＰＭＢＯＫ也在溝通管理中強調項目經理８０％～９０％的時間用于溝通，所以溝通技能被認為是評定一個項目經理是否成功的重要因素之一，特別是在項目起始階段，有效的溝通就成為項目成敗的關鍵因素之一。良好的溝通技能也是前期項目經理獲得項目授權和高層支持以及相關人員支持的必備技能。

三、企業信息化項目中間階段中的核心問題———確定項目范圍與變更控制

在企業信息化項目的中間階段，也就是項目的計劃和執行階段，如果已做好了項目啟動階段的工作，這一階段的主要問題就是解決好計劃的問題，也就是跟項目團隊一起制定切實可行的項目計劃（包括范圍管理計劃、項目進度計劃、成本計劃、質量計劃以及風險管理計劃和人員工作分配計劃等）。這一階段作為項目經理的主要工作是協調和安排好各部門和各團隊成員的工作，監督項目團隊的工作進程和解決工作中遇到的各種實際問題和突發問題，并制定團隊成員的績效評定計劃，科學的安排各種資源。

在項目執行階段，主要是解決時間進度和成本以及質量的矛盾問題，在時間和成本的約束條件下實現項目的質量目標，這就需要項目經理充分依賴項目團隊的知識技能和充分發揮團隊的主觀能動性來實現項目的最終目標。在這一階段，很多事情就不是項目經理個人能力的問題，與公司的資源、項目團隊的技術水平和經驗能力都有很大的關系，也是風險出現幾率和影響最大的階段，所以在這一階段對風險的管理也要特別重視。由于這一階段出現的變數特別多，因此在執行階段最重要的問題是做好項目的控制，確保項目在按計劃執行，當然這一階段也是計劃修改和變更最多的階段。因此，做好對項目的整體變更控制，就成為這一階段的核心問題。

四、企業信息化項目收尾階段中的核心問題———文檔工作

在企業信息化項目的收尾階段，最重要的就是文檔工作，一定要做好詳盡的文檔記錄，為以后的維護和保修帶來極大的便利，否則將為日后的售后服務工作付出數倍的代價。筆者曾經經歷過一個企業網絡集成的項目，就是因為沒有給用戶提供詳細的文檔，而本身也沒有做好詳細的記錄，結果在幾個月后客戶的網絡出現問題，等到達現場，連工程師都不記得當時是如何配置的；檢查物理線路的連接，由于沒有做好標記，只能一個一個測試，浪費了大量的精力和時間。如果是做好了文檔記錄工作，就不會有這么大的麻煩了。從上面的論述可以知道，在不同的項目階段面臨的問題是不相同的，在做項目管理時，一定要從整個項目的整體管理出發，不能單純的強調某一個方面。

總之，企業信息化建設是一個綜合性的、跨領域的計算機信息系統集成項目。單憑簡單的經驗型的管理模式無法保證企業信息化建設項目的實施的管理需要，進行一個成功的企業信息化項目，必須采用科學的項目管理模式，抓住整個項目管理中的命脈。只有這樣才能提高企業信息化建設項目的成功率，才能加快企業信息化建設進程。