論高校檔案管理創新

［摘要］隨著社會主義市場經濟的發展，高校與企業的聯系和合作進一步增強，高校畢業生就業空間拓寬，高校師生的擇業機會增多，人才流動的速度提升了。面對這種新形勢，高校檔案管理必須適應高校教育體制改革的要求，創新機制，實現檔案管理的網絡化、數字化，提高社會化服務水平，使高校的人才技術資源得到充分有效的利用。

［關鍵詞］高校檔案管理創新

高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分。當今世界已經進入了一個以創造和分配信息為基礎的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。隨著社會主義市場經濟的發展，高校檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段，面臨著許多新情況新問題，必然要求我們與時俱進，積極創新高校檔案管理，把傳統的、封閉的、靜態的檔案信息，開發成現代的、開放的、動態的信息資源，更好地服務于社會。

一、適應高等教育改革的新形勢，積極創新檔案管理的科學體系

在社會主義市場經濟條件下，《高等教育法》的實施要求高校面向市場自主辦學，走多元化投資主體的路子。與此相適應，高等教育必須逐步建立起自主經營、效益至上、目標管理、自我發展、公平競爭、特色取勝的運行機制，這就給高校檔案管理帶來了許多新問題。首先是高校的擴招，學生數量的急劇膨脹給檔案管理造成了巨大的壓力。比如，僅１９９９年全國高校就擴招了４８萬人，２００３年江西省高校在校學生人數也達到了３５萬人，比１９９８年增加了兩倍，高校檔案管理任務十分繁重；其次，取消計劃分配以后，畢業生走向市場擇業，就業的不確定性增大，人員流動速度加快。有的還參加考研、出國、留學、在職函授等形式多樣的繼續教育。這些新情況使高校學生檔案管理面臨許多新問題；再次，高校投資主體的多元化，地方民辦高校的迅速發展，導致高校畢業生的專業、學歷、層次不一樣。隨著時代的推移，人才培養方式也呈現多種面孔，讓人目不暇接，如統招、自費、委培、成教、掛職代培、函授、雙學歷進修、技術培訓等，使學生檔案管理的內容變得十分復雜；第四，由于學生自主權的釋放，加上單親子女增多和學生婚戀的限制取消，學生在校的經歷變得復雜化，有的出現了原來不允許的婚戀關系，有的還出現參賭，吸毒等違法亂紀現象，給學生檔案管理帶來了新的課題；第五是社會許多行業從勞動密集型轉向資本技術密集型，要求高校主動向社會展示高校人才培養和科研方面的大量信息，這也要求高校創新檔案管理。一方面，人才是第一戰略資源，先進的檔案管理要有利于人才脫穎而出；另一方面，高校的科研成果要盡快轉化為生產力，使技術優勢轉變為經濟優勢，也需要科研檔案的跟蹤服務。高校檔案信息服務社會化必須極早提上議事日程。因此，積極創新高校檔案管理，盡快建立完善檔案管理的科學體系，才能適應高等教育改革新形勢的迫切要求。

建立檔案管理的科學體系，應當參照《干部檔案工作條例》和《歸檔文件整理規則》，從學生和用人單位、社會各層面的實際情況出發，不斷完善檔案內容的指標體系。歸檔材料應以“件”為單位分類排列，進行編號、編目、裝合、立卷。比如學生檔案除固有的自傳、履歷表、考察、學歷、體檢、獎懲材料及黨團組織材料外還應補充：⑴婚戀情況；⑵性格特征和個人特長，創造發明情況；⑶校外表現及主要社交圈；⑷學費貸款返還情況；⑸就業崗位跟蹤等內容，以便對學生的綜合素質作出客觀公正的評價，供用人單位選擇，進而有針對性地進行繼續再教育。

二、適應社會主義市場經濟的發展，建立高校檔案管理的延伸鏈條

隨著經濟全球化趨勢和知識經濟的發展，加快開發人力技術資源是社會經濟發展的迫切需要。人事檔案是合理用人、選人的基礎，技術項目檔案更是具有商品的一般屬性和經濟性。檔案的力量雖然是潛在的，但其作用又無處不在。由于學生自主擇業（包括教師外流），就業的流向區域不盡相同；用人單位的雙向選擇，導致學生就業崗位的不穩定性；為數眾多的民營企業缺乏規范的檔案管理，高校檔案管理面臨著許多新問題。隨著人才市場的開放，人才的物質利益欲望得到極大提升。一些地方和單位無法用有效的方法留住人才便卡住檔案不放；一些單位因急需人才，又對檔案不屑一顧，這就擾亂了檔案的正常有序管理，降低了檔案的使用效益，甚至可能引發一些意外的問題。

然而，檔案是社會各種人才信息、知識信息的重要載體和貯存形式。檔案雖然不是商品，但檔案信息和檔案部門的管理服務又確實具有一定的價值和使用價值。因此，必須更新觀念，創新體制、機制，采取各種措施建立高校檔案管理的延伸鏈條，充分發揮高校檔案信息在社會主義市場經濟建設中的作用。

首先，國家檔案部門應盡快制訂可操作性的個人檔案管理法規，同時要統一全國檔案機構的隸屬關系，編制序列，確立政府人事檔案管理部門的主體地位，建立各級人事部門人才交流服務中心的權威和相關的檔案管理鏈條；其次要加快對社會民營、外資、合資企業檔案組織實施協調管理，推進檔案信息的規范有序管理。凡是進入民營企業的學生檔案應由當地政府人才交流服務中心統一存檔，并進入人才信息網。再次，高校檔案管理部門要依據有關法規，加強與社會檔案管理組織的協作，使檔案管理方式向間接、服務、動態的方式轉變。間接管理，即檔案管理部門要運用法規、制度、標準、考核等方法對檔案工作進行全面調控；服務管理，指應依據檔案保管單位的需要，制訂措施，為之提供周到的服務；動態管理，指應密切關注社會各領域的發展變化，及時作出應對，如建立電子文件，計算機信息庫和檢索系統等。第四，要建立比較合理、寬松的人才流動機制。要允許人才自主擇業，有關單位既不能卡住檔案，也不能不要檔案，應由相關人才交流服務中心統一交接管理。人才交流服務中心對學校畢業生和企業聘用人員也要經常進行跟蹤考察，不斷更新補充檔案內容，提高檔案的使用價值。總之，要盡快實現檔案信息由粗放型向科學規范管理的轉變；由封閉型向開放型的管理轉變，由靜態型向動態型的管理轉變，為社會主義現代化建設提供全面先進的服務。

三、適應社會化服務的需要，逐步實現高校檔案管理的網絡化、數字化

服務是檔案管理工作永恒的主題。高校檔案信息網絡化，是高校檔案部門為滿足社會各個領域的需求，搞好社會化服務的必然要求。高校數字校園的建設，無疑會帶動檔案部門的信息化建設。建立綜合性多功能的檔案室已是大勢所趨。當前主要是提高高校檔案的管理水平，使檔案信息收集與傳播、軟硬件設施和整體環境都得到改善，以提高社會化服務的水平。計算機互聯網的出現是人類社會的偉大革命，已經并且還將繼續深刻地影響到人類的一切活動。全面推進檔案信息化網絡化數字化建設，有利于實現檔案信息的資源共享。數字檔案的核心是要將傳統檔案館的職能在網絡空間進行復制（或稱虛擬），如同傳統檔案館對檔案實體的管理。為此，檔案人員要培養提高信息處理的能力，充分掌握信息學的有關基礎知識和方法，掌握計算機網絡技術，學會用計算機處理檔案信息，從計算機數據庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網絡進行檔案信息的應用和開發。要以用戶需求為指導，突出改進與用戶相關的檔案信息的立卷、歸檔、編研、鑒定、移交、跟蹤、聯網、銷毀等各個環節，提高檢索能力和工作效率。要適應用戶單位的需求，一是信息形式要全面，載體要包含書面文字的和電子的；內容上要包括全文的、專題的、分類的、目錄的檔案信息；二是實現網上形式與傳統的工作方式并舉；三是服務熱情周到，講求時效；四是編制功能全面、性能優良、分類合理、文檔管理一體化軟件，積極探索與其他文件制作部門和文書處理部門的信息共享途徑。通過對文件檔案的分類，標注主題詞，制定編碼、代號、縮寫等方法實現對文件內容的快速檢索。

數字檔案館是通過建立網絡支持平臺、信息服務平臺、業務管理平臺，實現檔案信息的傳輸網絡化、管理自動化、服務在線化。這就要求檔案管理人員努力提高自身的素質，以適應社會化服務的要求，一是要增強責任感，使檔案信息能夠充分滿足社會信息共享的需求；二是要努力學習掌握計算機網絡技術，提高信息處理能力，學會利用網絡進行檔案信息資源的開發；三是要強化服務意識。檔案利用者是評判檔案信息資料價值的權威，所以必須以用戶需求為主導，加強與用戶、用人單位的聯系協作，加強校企合作，走出去為檔案找用戶，請進來為用戶找檔案，以充分發揮檔案信息資源的功效，保證各方面人才和科研成果得到及時、合理的利用。

責任編輯張榮輝