看企業(yè)如何開(kāi)會(huì)

如何提高會(huì)議的效率？說(shuō)到底還是制度的問(wèn)題，有了制度約束，才能有效提高效率，節(jié)約時(shí)間。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下生存的企業(yè)，特別是經(jīng)過(guò)競(jìng)爭(zhēng)取得成功的大企業(yè)的會(huì)議制度，值得政府借鑒。對(duì)企業(yè)而言，時(shí)間就是效率，時(shí)間就是企業(yè)的生命。規(guī)模大的公司，都會(huì)有一套完備的會(huì)議制度，非常有效。

會(huì)前。首先要對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類，針對(duì)不同的會(huì)議采用不同方法區(qū)別對(duì)待。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，會(huì)議可以分為報(bào)告型、討論型兩種，前者重在表述、傳達(dá)觀點(diǎn)，后者在于議事，而往往效率不好控制的會(huì)議正是后一類。

會(huì)前做好必要的功課，有專門人員為會(huì)議做充分的準(zhǔn)備工作，會(huì)議班子是所有大企業(yè)必不可少的部門。事先在頭腦中模擬會(huì)議的進(jìn)程，防止形式上的疏漏影響會(huì)議的效果，不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)，不開(kāi)無(wú)目的的會(huì)議，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議就不開(kāi)；不開(kāi)多議題的會(huì)，每次會(huì)議只解決一個(gè)中心議題，重點(diǎn)多了自然也就沒(méi)重點(diǎn)；與議題無(wú)關(guān)的人員不要參加會(huì)議。

有位領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)說(shuō)過(guò)這樣一個(gè)故事，由于一次會(huì)議使自己丟了兩次人。某日他應(yīng)邀趕到會(huì)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)空無(wú)一人，立刻打電話給會(huì)議組織者，問(wèn)地點(diǎn)是否弄錯(cuò)了，后來(lái)得到的答復(fù)卻是會(huì)議的時(shí)間在明天，于是乎悻悻而歸，可第二天到了開(kāi)會(huì)的時(shí)間，會(huì)場(chǎng)又找不到這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)了，原來(lái)這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)將手機(jī)丟在了辦公室，自己在會(huì)議室開(kāi)另外一個(gè)會(huì)，說(shuō)話忘記了時(shí)間。試想，如果會(huì)議組織者讓該領(lǐng)導(dǎo)明確了參會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)并加以強(qiáng)調(diào)，并在組織內(nèi)建立規(guī)范的會(huì)議制度，完全可以避免這種情況發(fā)生。

會(huì)中。會(huì)議不按時(shí)召開(kāi)是拖延會(huì)議時(shí)間、降低會(huì)議效率的一個(gè)重要因素，在會(huì)議召開(kāi)之前，通報(bào)缺席和請(qǐng)假人員，對(duì)于遲到人員需要給予一定的制度約束，例如很多企業(yè)推行的罰站或者罰款制度，遲到者自動(dòng)罰站與遲到時(shí)間相同的時(shí)間，或者自動(dòng)罰款與遲到分鐘數(shù)相同的金額等，這些都會(huì)從制度上約束相關(guān)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。在貫徹這些制度的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)是否按制度辦事是制度能否發(fā)生效力的關(guān)鍵。

有一個(gè)很生動(dòng)的例子，聯(lián)想創(chuàng)業(yè)初期，所有的創(chuàng)業(yè)人員都來(lái)自中科院系統(tǒng)，對(duì)于會(huì)議沒(méi)有足夠重視，柳傳志就帶頭倡導(dǎo)了“罰站一分鐘”制度，無(wú)論是誰(shuí)，只要是聯(lián)想員工，無(wú)論開(kāi)什么會(huì)議只要遲到了，就自動(dòng)罰站一分鐘。一位柳傳志的老師，在聯(lián)想的一次會(huì)議上開(kāi)會(huì)遲到了。根據(jù)聯(lián)想的規(guī)定，柳傳志當(dāng)時(shí)立即說(shuō)：請(qǐng)罰站一分鐘，下班后我到您家賠不是。老師的臉當(dāng)時(shí)就紅了，但他還堅(jiān)持罰站了一分鐘，自從那以后每個(gè)開(kāi)會(huì)遲到的人員都會(huì)自動(dòng)罰站一分鐘。這就是聯(lián)想文化的具體體現(xiàn)之一。

在會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)反復(fù)強(qiáng)調(diào)會(huì)議目的，以統(tǒng)一大家認(rèn)識(shí)，并要求與會(huì)者共同努力以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的，把爭(zhēng)論限于對(duì)實(shí)質(zhì)問(wèn)題的討論上。不做離題討論；不重復(fù)別人已經(jīng)講過(guò)的觀點(diǎn)；對(duì)于構(gòu)思不成熟的創(chuàng)新型觀點(diǎn)，應(yīng)鼓勵(lì)會(huì)后繼續(xù)完善并提交書面建議；不能開(kāi)議而不決的會(huì)議，做到“會(huì)而有議，議而有決”。多次會(huì)議才能解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)明確宣布暫時(shí)休會(huì)，并宣布下次會(huì)議的進(jìn)一步要求，提醒大家早作準(zhǔn)備。

會(huì)議要少而精，為提高效率，站著開(kāi)會(huì)也無(wú)不可。日本科技廳政策研究所會(huì)議室就沒(méi)有椅子，更沒(méi)沙發(fā)，從來(lái)是站著開(kāi)會(huì)，以提高效率，便于交流。

會(huì)后。每次會(huì)議結(jié)束以后，都需要將會(huì)議成果文字化，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后傳達(dá)給相關(guān)人員，統(tǒng)一大家的認(rèn)識(shí)，為以后的會(huì)議奠定更深入討論的基礎(chǔ)。會(huì)議紀(jì)要這種基礎(chǔ)性的工作往往容易被忽視，但其實(shí)很重要，它是會(huì)議成果的表現(xiàn)形式，經(jīng)過(guò)確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要可以作為團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)依據(jù)。

會(huì)議紀(jì)要中最重要的是會(huì)議結(jié)論以及待落實(shí)的行動(dòng)要求。會(huì)議結(jié)論要采用盡量客觀、避免歧義的詞語(yǔ)來(lái)描述會(huì)議的成果，并條理化；對(duì)于待落實(shí)的行動(dòng)要求，要明確表述出“什么人在什么時(shí)間之前以什么方式完成什么事情”，并需要有專人負(fù)責(zé)落實(shí)。

有位縣長(zhǎng)曾抱怨說(shuō)，為了決策是否修一條柏油馬路，僅是組織縣里的多個(gè)部門召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)不下十次，可仍然沒(méi)有結(jié)論。問(wèn)題的關(guān)鍵就在于每次大家坐下來(lái)，都討論的是同一個(gè)問(wèn)題，市政說(shuō)市政的、環(huán)保說(shuō)環(huán)保的、交通說(shuō)交通的、規(guī)劃說(shuō)規(guī)劃的，大家都認(rèn)為自己的觀點(diǎn)表達(dá)完了，似乎對(duì)方也接受了，會(huì)完了也就完了，一切恢復(fù)到開(kāi)會(huì)前，可沒(méi)有落實(shí)到文字上的東西大家都會(huì)按照自己的邏輯去理解、執(zhí)行，因此無(wú)法有效推動(dòng)問(wèn)題的解決。

政府從企業(yè)會(huì)議中到底需要學(xué)什么？“不是管理中會(huì)議太多，而是缺乏對(duì)會(huì)議的管理”，這句管理學(xué)名言真可謂一語(yǔ)中的。