探究現代企業檔案的利用服務工作

黃勇

摘要 隨著大數據時代的到來，整個世界已經步入被信息化浪潮席卷的時代。推動整個人類向前發展的生產力的形式也發生了劇烈的變革。在浪潮的席卷下，企業檔案的企業檔案逐漸在企業的發展中占據前所未有的重要地位。然而，由于一些客觀原因的存在，企業檔案的信息服務利用的現狀并不十分盡如人意。本文作者從企業檔案的信息服務利用的現狀入手，從幾個層面對于企業信息服務利用加以分析與思考，并從一定的角度闡述了一些自己的觀點，希望能對各位同仁的研究有所幫助。

關鍵詞 企業檔案 信息服務 計算機浪潮

二十一世紀，無處不在的，就是信息。計算機科學技術的飛速發展給整個人類社會帶來日新月異的變革，這一點在計算機領域內表現得更為突出，隨著信息技術的不斷變革和計算機技術的廣泛應用，使得整個社會無處不在地滲透著先進的信息技術，這給各行各業的發展帶來了無數寶貴的機會，同時也使得企業信息服務的有效價值成為當代社會的新生事物，漸漸浮出水面。

企業檔案的信息服務利用已經從一個名不見經傳的角色變得十分炙手可熱，成為社會生活非常重要的一部分，甚至被做為一個專業領域成為專家和學者深入鉆研的對象。隨著我國整個市場經濟實體的競爭變得更加激烈，每一個企業都在摸索能夠使得自身制度不斷發展的最佳途徑。然而，由于一些客觀原因的真實存在，我國當前的企業檔案信息服務無法滿足企業對檔案信息的需求，同時，各個企業檔案的信息服務利用效率和水平仍有很大的提升空間。因此，如何使得企業檔案信息服務盡快滿足企業信息的需求，真正發揮檔案信息的作用和價值，更好地發揮企業檔案信息服務利用的作用成為我們當前面臨的一個急需解決的問題。

一、企業檔案的信息服務利用的實現方式

主要包括以下幾種方式：出借與閱覽、網上可查、咨詢與服務、傳統媒體刊發與新媒體推送等。其中，閱覽與出借是指企業制定一定的規章制度將有關的企業檔案信息材料借給企業檔案信息的需求者或者企業檔案信息工作者。通過網絡搜索是指消費者或者合作者登錄企業網站查詢自己需要的信息，這是企業檔案信息服務利用的常用方式。媒體刊發，是指將企業檔案信息的管理部門通過媒體將企業檔案信息向社會、企業等用戶公布公示，以滿足用戶需要的方式。

二、當前我國企業檔案信息服務利用存在的問題

重要信息被泄密，這個是企業檔案信息服務利用的過程中必須直面的問題。由于企業檔案利用包括多種方式，因此，部分企業的機密信息會存在不同程度的泄密。

眾所周知，企業檔案信息服務包含了很多方面，它包括企業固定資產的信息、企業科研成果的信息、企業運營方面的信息、人事資料，同時也包括企業的重要機密文件，由于企業的服務信息在網上可以實時查詢到，因此，企業的機密信息會被泄密。一旦這些屬于企業的秘密信息發生泄露，等于將企業的一切資料昭告天下，企業將沒有商業秘密可言，那么將會對于企業今后的生存和發展和產生毀滅性的影響，幾十年的經營成果可能毀于一旦。

然而，隨著信息化浪潮的席卷，黑客技術和各種病毒也在無時無刻不在威脅著企業的信息安全。企業的檔案信息成為他們攻擊的最終對象，很多涉密文件不斷被病毒攻擊或者損毀，由于企業網絡技術人員無法與最新的技術保持實時接軌，因此，這些惡意的攻擊會給企業帶來巨大的危機。

三、探究現代企業檔案的利用服務工作

基于上述問題的存在，筆者認為，探究現代企業檔案的利用服務工作，可以從以下幾個層面入手：

（一）打造安全的信息技術環境

這個建議是基于技術層面的。現代企業檔案的利用服務工作要在切實加強企業信息安全利用的額基礎上努力開拓創新。當前，信息技術的迅猛發展帶來計算機領域的深度變革，企業的管理層應該對此給予必要的重視，督促企業的信息技術人員不斷提升個人的業務素質和業務水平，對于平臺產生的安全問題可以做逆向思維，努力打造一個安全的網絡技術環境。

（二）企業檔案的利用服務應該更對稱

這個建議是基于管理層面的，只有管理曾引起絕對的重視，才能杜絕這樣的問題產生，從企業內部來看，企業檔案信息管理服務部門應該注重信息的實時更新，保證溝通渠道的通暢。努力盡量減少員工與企業信息的不對稱；從外部看，企業檔案信息服務在服務利用中，應當更多的征詢消費者的意見，關注他們的需求，使得企業的檔案信息服務盡量向消費者靠近，不要“假大空”

四、結語

當今社會，信息可以決定企業的成敗。為了企業能夠更好的運營以及在市場競爭中獲得不敗的地位，，企業檔案的信息服務利用應該努力探索自己的發展道路，摸索出更多適合企業發展的方式和方法。endprint