學校后勤管理中的系統觀

摘 要：學校后勤管理工作是學校教育工作的重要組成部分，是教學工作順利開展的重要保證。如何以一個科學的理論來指導實際管理工作中出現的種種問題已成為擺在后勤管理人員面前的一道難題。本文通過引入系統化管理的理念，探討在新時期學校后勤管理工作應遵循的管理原則。

關鍵詞：系統觀 后勤管理 管理機制

1.后勤管理工作的重要地位

“兵馬未動，糧草先行”這句話經常用來形容后勤在軍隊作戰中的重要地位，學校也是如此。高校后勤管理著全校師生的“食、住、行、水、電、暖”等各個方面，工作涉及十幾個部門，是學校正常運行的最基本物質條件。它事關學校一線教學的正常運轉，關系到學生、教師、家屬及校區居民的學習、生活、工作的正常秩序能否得到保障。合理高效的后勤保障體系能夠增強辦學活力，保障學校的健康發展。學校后勤管理工作是學校教育工作的重要組成部分，是教學工作順利開展的重要保證。鄧小平同志曾經指出：“后勤工作的任務，就是為科研工作、教育工作服務，要為科研工作者和教育工作者創造條件，使他們能夠專心致志地從事科研、教育工作。”也就是為學校實現辦學目標提供堅實的后勤支持，為教學、科研、師生的生活服務，用自己的良好服務意識、服務態度、服務水平教育和影響學生，通過科學的管理，不斷壯大和發展自己，進一步增強自身的能力，為學校提供更強大的保障。

2、系統管理的基本原則

后勤管理是一種綜合性的系統活動，管理對象諸要素既相互獨立又相互聯系，它由一系列相關的活動組成的有機整體，具有系統的特征。所以在學校后勤管理工作中應遵循系統的觀點和方法，以系統論作為管理的指導思想。統一指揮原則、分權與授權原則、等級原則、分工協作原則、整體效應原則、信息反饋原則是系統管理中應遵循的六個基本原則。學校后勤管理就是一個合理配置各方面資源以達到學校制定的各項目標的過程，這種追求資源最優配置的過程正體現了系統最優化的思想實質。

2．1統一指揮原則

任何系統都就有層次性，它要求明確劃分管理的層次。各管理層次都要明確自己相應的職責與權力。系統的有效運行是有規律的，雜亂無章的多頭領導必然導致權責不明、指令重復而相互矛盾。因此，在實現組織既定目標的過程中，必須強調統一指揮的原則，以形成組織行為的整體效益。在學校的后勤管理工作中，管理者為實現目標而采取的一系列步驟和措施，包括計劃、組織、實施、監督、協調、反饋等。每項工作的進行，計劃、組織、實施過程都應該同一調度，協調安排。作為高校后勤工作的主要任務就是為教學、為科研人員和師生的生活服務，學校后勤的一切工作都要圍繞這一宗旨來統一進行，針對本學校及后勤工作的特點，從學校教學、利于科研和師生員工的需要考慮問題，不局限于對管理對象各要素進行孤立的分析，應居高臨下，胸懷大局，明確后勤管理與整個學校管理的關系。另外還要堅持社會效益和經濟效益相統一的原則。以優質周到的服務去促進教學和科研的進展，充分調動師生員工學習和工作的積極性，從根本上保證辦學效益的提高。這樣不僅便于上下協調、分工配合，防范和制止各種違規行為，而且能夠保證后勤服務優質高效，沿著正確的軌道運行。

2．2分權與授權原則

管理是一種綜合的系統活動，管理目標的實現需要管理系統中各個子系統的協同工作。在學校后勤管理工作中就要求管理者必須改變集權管理的傳統觀念，對其下屬部門進行適度的分權和授權。這不僅有利于后勤管理系統內部的信息溝通，而且也有利于創造職工參與管理的機會。各高校應從實際出發構建適合自己情況的管理體制，實行兩權分離、事企分開，建立行政管理和經營管理相對分開的管理體制。另外，各職能部門還可以根據本部門的特點制定管理制度，使后勤管理更加嚴密，更加規范，使服務工作事事有章可循，人人按制度辦事。減少工作失誤，從根本上杜絕互相推誘、辦事扯皮的現象，將各項服務承諾付諸實踐。

2．3等級原則

按照等級原則，組織內的職權和責任應該按照明確而連續不斷的系統，從最高管理層一直貫穿到組織的最低層，即做到責權分明，分級管理。任何系統都有層次性，后勤系統也有財務、總務、圖書、院部等部門。在規模較大的學校只依靠后勤人員是難以落實所有的后勤管理工作的，必須分級管理。然后后勤系統根據學校的總體目標，將整個工作計劃按時間分配，制定出整套工作程序，再將這個程序劃分到職能子系統，由各職能組長將任務分配到人，做到人人心中有計劃，人人手中有任務，人人明確自己的職責和義務。此外，還要加強監督，強調監控管理，即對服務項目的監督、協調、控制、評估與考核工作。用制度、用量化的標準進行，保證監督工作切實到位。可以實行后勤部門、政府主管部門、師生三級監督，建立行之有效的考核機制和權責對等機制，獎優罰劣，充分調動后勤職工的工作積極性。

2．4分工協作原則

分工協作原則即部門化原則，分工協作是人類協作的自然規律，是社會化大生產的內在要求，這是管理的基礎。沒有分工協作就不需要管理，也無所謂管理。因此，學校后勤管理中的各種活動應加以細分并組成專業化的群體，實行部門化。這有利于簡化管理人員的工作，提高工作效率。通過分工協作體現管理系統內部各個子系統之間的有機聯系。在具體的工作中應全面推行崗位責任制，明確職責分工，堅持各負其責，嚴格管理，定期檢查考評，獎勤罰懶，充分調動廣大后勤職工的積極性和創造性，激勵大家認真履行職責，做好本職工作，使各項工作真正落到實處。其次，崗位職責要明確具體，各部門之間既分工明確，又相互支持配合。堅持個體素質與崗位要求相對應的原則。取其所長，各盡其能，充分發揮個體才能。促進人才綜合使用效益的提高。最后要建立健全后勤管理各項規章制度以及各類人員的職責，實行責任追究制度，用制度管理人、約束人，從而提高工作效率。

2．5整體效應原則

系統整體效應即整體大于各部分的總和。就是說，系統的整體功能大干各組成部分的功能之和，也就是1+1>2效應。這一效應說明系統內部各部分之間相互聯系和相互制約的關系，從整體出發協調好要素之間的關系，做到子系統的目標服從于大系統整體的目標。在傳統的后勤管理體制中，不同部門各自為政，缺乏統一規劃。縱觀現今高校后勤的管理工作，這種傳統的管理體制明顯已經落后于時代，以高校校園的信息化為例，大多數部門重視利用計算機技術建立滿足本單位基本工作需求的相對獨立的信息系統，從而忽視了各單位管理系統之間的兼容性和橫向信息共享的能力，其結果就是在學校消費時，不同的地方需要不同的卡，有些學校就連各個校區之間都不能共享消費，“校園一卡通”名不符實。這樣不僅造成各系統間整合困難，而且隨著學校的不斷發展，重新建立或修改軟件也會造成資源浪費。在后勤工作中要實現整體效益，必須著眼于整個系統狀態和過程，系統獲得最佳的整體效能，不需要所有的因素都是最佳的，主要取決于各個因素的協調。要做到：“人盡其才，物盡其用”。

2．6信息反饋原則

按照系統的觀點，任何特定的組織都是一個閉環控制系統。在這個相對封閉的系統中，反饋起著關鍵的作用。反饋就是把經過處理后輸出的信息又回送到輸入端，以影響系統的性能，從而達到控制的目的。沒有管理信息的反饋，就不可能形成有效的管理。這就要求在后勤管理活動中，各個部門的管理者應該及時、準確、有效地收集和分析有關管理活動的信息，把握各項工作的實際成效，及時糾正偏差，不斷提出改進措施。使整個后勤管理系統充滿活力。在實際工作中可以成立后勤服務質量監督小組，以監督為手段，實施對后勤工作連續的、全面的監督，以達到反饋信息，確保質量的目的。另外還可以通過定期召開座談會、后勤部門信箱、接待日等形式，使后勤部門能夠及時發現后勤工作中存在的問題并加以解決，并在此過程中不斷完善后勤管理體系。因為計劃再周密，組織再有力，在具體實施中也會出現新情況新問題，所以必須通過監督機制隨時掌握反饋信息，才能在情況發生變化時，把握全局，協調好各方面的工作。此外，在完成一項工作后，要善于對做過的工作進行回顧，總結經驗教訓，找出差距，作為將來工作的借鑒。這種反饋機制不僅能購增加管理者的經驗，加強執行者的自覺性，而且可以提高管理者對整個管理系統的控制能力。

3、結束語

后勤管理機制的建設是一個十分重要的建設，它對于學校后勤管理工作的集體實施具有強大的導向功能。它作為一個規范體系，規定著管理人員的選擇空間，它能夠把后勤管理導向符合發展需要的軌道，它能夠協調各種利益關系，消解矛盾，整合因利益分化而出現的各種力量。后勤各項管理工作的科學化、規范化、標準化依靠的就是一個科學的管理體制。通過構建科學合理的后勤服務目標體系，明確各個部門和每個員工的職責、權利、義務，形成上下協調、左右銜接的管理體系，做到分工協作、各司其職、利益掛鉤、獎罰分明，充分調動每個人的工作積極性，真正體現服務至上的宗旨。

(作者單位：華北電力大學)

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