淺議會計(jì)電算化內(nèi)部控制

加強(qiáng)內(nèi)部會計(jì)控制制度建設(shè)是當(dāng)前財(cái)會工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。完善而有效的內(nèi)部控制，對加強(qiáng)單位經(jīng)營管理、保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)安全、保證單位會計(jì)信息真實(shí)、完整等具有積極推動和促進(jìn)作用。為促進(jìn)單位內(nèi)部會計(jì)控制制度建設(shè)，加強(qiáng)單位會計(jì)監(jiān)督，強(qiáng)化內(nèi)部自我約束機(jī)制，提高會計(jì)信息質(zhì)量，新的《會計(jì)法》明確提出“各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度”。隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)工作中的應(yīng)用，在會計(jì)電算化系統(tǒng)中存在著許多潛在的內(nèi)部控制問題。因此，在會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，需要在原有手工會計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)上重新加以補(bǔ)充和調(diào)整。

一、會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制內(nèi)容

內(nèi)部控制分為管理控制和會計(jì)控制。會計(jì)控制的主要目標(biāo)是保護(hù)單位資產(chǎn)的安全性和會計(jì)記錄及其他信息的可靠性。這既是手工會計(jì)又是電算會計(jì)的內(nèi)部控制的目標(biāo)。根據(jù)此目標(biāo)，電算化環(huán)境下的會計(jì)控制內(nèi)容可有以下幾個方面：

（一）資產(chǎn)的安全性

會計(jì)控制是為保護(hù)單位資產(chǎn)的安全，防止由單位業(yè)務(wù)的執(zhí)行和記錄而引起資產(chǎn)的損失所采取的措施。這里的損失是由于沒有健全的會計(jì)控制而產(chǎn)生的失誤或違章而造成的。資產(chǎn)安全性的會計(jì)控制包括資產(chǎn)控制和業(yè)務(wù)控制。

（二）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性

要確保由電算化系統(tǒng)所提供的各種會計(jì)信息是準(zhǔn)確和完整的，必須采取如下控制：（1）會計(jì)軟件正式啟用前的評審和批準(zhǔn)控制；（2）會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出控制；（3）會計(jì)數(shù)據(jù)的存取控制；（4）電算化會計(jì)檔案（包括磁盤數(shù)據(jù)文件、會計(jì)軟件及其他有關(guān)資料）保護(hù)等控制。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性

計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和機(jī)房管理的安全措施，會計(jì)電算化系統(tǒng)有關(guān)人員的職能分工措施和會計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞安全措施，是確保會計(jì)電算化系統(tǒng)安全的基本前提。計(jì)算機(jī)的安全性也涉及到系統(tǒng)軟件以及會計(jì)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。

二、目前會計(jì)電算化應(yīng)用中存在的主要問題

(一)在實(shí)踐中我們感到，控制操作人員的職能有時(shí)過于集中，不利于單位內(nèi)部管理

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計(jì)系統(tǒng)中，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但實(shí)行會計(jì)電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會計(jì)人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了錯誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）需重點(diǎn)解決會計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險(xiǎn)

在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在紙質(zhì)上，增、刪、修改了的會計(jì)憑證或會計(jì)賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。實(shí)行了電算化會計(jì)后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說明和賬簿等大多要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀和查詢。也就是說，數(shù)據(jù)的載體不同了，信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上，而有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來，只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后通過技術(shù)處理不留下任何痕跡的可能性也在增大。同時(shí)電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。所以會計(jì)電算化對會計(jì)檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計(jì)核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)存儲的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計(jì)資料。

三、會計(jì)電算化內(nèi)部控制應(yīng)把握的幾個要點(diǎn)

（一）強(qiáng)化日常管理中的控制

日常管理控制是會計(jì)電算化內(nèi)部控制最具體、最細(xì)致、最富于實(shí)質(zhì)性的控制，它包括：（1）嚴(yán)格規(guī)范操作程序，使操作控制制度化；（2）建立稽核控制制度，強(qiáng)化人員職能控制；（3）建立嚴(yán)格的機(jī)房管理制度；（4）建立數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件控制；（5）做好系統(tǒng)的安全控制；（6）做好系統(tǒng)的維護(hù)控制等。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督

內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排，對內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的檢查、監(jiān)督、評價(jià)，都是通過內(nèi)部審計(jì)來完成的。在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，因而其要求也更高、更嚴(yán)格。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)做好以下方面的工作：（1）對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確，檢查是否有違規(guī)現(xiàn)象；（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，發(fā)現(xiàn)有誤即時(shí)查處更正；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，防止漏洞的產(chǎn)生；（5）檢查和監(jiān)督已建立的會計(jì)內(nèi)部制度的執(zhí)行情況，遇有疏漏及時(shí)彌補(bǔ)健全，以確保會計(jì)檔案的安全與完整。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

會計(jì)電算化和會計(jì)基礎(chǔ)工作是相輔相成的，只有在會計(jì)基礎(chǔ)工作扎實(shí)的前提下，才能推進(jìn)電算化，否則會造成嚴(yán)重后果。電算化工作反過來又促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作，可使企業(yè)管理上一個新的臺階。

（四）加強(qiáng)電算化會計(jì)類人才建設(shè)

內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的是否合理、嚴(yán)密，關(guān)鍵還要看執(zhí)行的有效性。因此，企業(yè)必須挑選、培養(yǎng)知識面廣的人才，搞財(cái)會的要懂計(jì)算機(jī)，搞計(jì)算機(jī)的要懂財(cái)會業(yè)務(wù)，使他們充實(shí)到企業(yè)部門和內(nèi)部單位中，推動會計(jì)電算化的健康發(fā)展，使內(nèi)部控制制度落實(shí)到實(shí)處，做到行之有效，進(jìn)一步提高企業(yè)的管理水平。