上海市檔案科研成果綜合評估分析

上海市檔案局對檔案科研工作十分重視，多年來投入大量的財力、人力，組織廣大檔案工作者開展了大量的課題研究，檔案工作者也為此付出了艱辛的勞動。但從總體上看，科研成果應用情況還不夠理想，沒能使科研成果發揮應有的作用。為全面了解上海市檔案科研成果的分布、內容、特征及其應用情況，并對項目管理工作提出建議，筆者從不同角度對檔案科研成果進行了評估分析。

1、項目分布評估

據對1992—2004年在上海市科委、國家檔案局、上海市檔案局立項的檔案科研項目(已通過鑒定者)的不完全統計，年度分布特征、立項單位分布特征、獲獎分布特征如下：

1．1項目分布年度特征

目1992年在上海市科委、國家檔案局與市檔案局立項并通過評審的項目共119項，其中檔案實體管理項目37項，檔案信息化管理項目(包括文檔一體化管理、計算機輔助檔案管理、電子文件、檔案信息管理系統等)58項，檔案保護技術18項，其他項目6項。1996年是項目立項內容發生轉變的轉折點，檔案信息化管理項目明顯增多，檔案實體管理項目有所減少，立項的重心由紙質檔案實體管理轉向檔案信息化管理。

從立項單位分布看，在119個項目中，市檔案局、館有40個，占33．6％；區縣檔案局、館有31個，企事業單位有28個，分別占26．1％、23．5％。自1996年以來上海市檔案系統在市科委立項的項目有11項，其中市檔案局有9項，1997年以來在國家檔案局立項的15個項目中，市檔案局、館有10項；市檔案局、館構成了上海市檔案科研項目研究的主體。在區縣檔案局中浦東新區檔案局立項項目不但數量較多，而且層次較高，市科委項目、國家檔案局項目共有3項，這在其他區縣檔案局、館中是絕無僅有的。在企事業單位中科研工作較活躍的是上海寶鋼(3項)、上海石化(2項)、滬東造船廠(2項)等，高校檔案館的立項集中在華東理工、二醫大、上海交大等高校檔案館。高等院校檔案學專業中上海大學文學院檔案系立項項目多集中在檔案管理理論領域，南京政治學院上海分院多集中在保護技術、檔案信息化管理領域；高等院校檔案學專業除獨立立項之外，還以參與者身份參加了十幾個項目的研究，但從總體上看，上海高校檔案學專業參與上海市檔案科研工作的力度不夠，效果也不夠明顯。

在101個項目中截至552004年、2005年鑒定的18個項目尚未評獎，獲上海市檔案局與國家檔案局的獎項重復計算中有90個項目獲各類獎項110項次，在101個項目中，獲上海市檔案科技成果獎的項目有84項，占項目數的83．2％；獲國家檔案局科技成果獎的項目有26項，占項目數的25．7％，有近1／4的項目獲得了國家檔案局的獎勵。統計中發現一個明顯的現象是項目獲獎的數量較多，但不足之處是獲高級別的獎項不多，例如獲國家檔案局一等獎者僅一項。在獲市檔案局特等獎與一等獎的26個項目中僅有25．9％獲國家檔案局一、二等獎。

在各獲獎項目承擔單位中，市檔案局、館占有主導地位，共獲獎38項次，占總獎項的34．5％，且獲獎層次較高，其中獲國家檔案局獎項11項次，占該級別獎項的42．3％；獲市檔案局特等獎、一等獎12次，占該級別獎項的44．4％。

2、成果內容評估

2．1 內容特征評估

綜觀1992—2004年的科研項目，研究內容具有以下特征：

2．1．1 時代性：上海市檔案科研項目研究內容時代性強是個明顯的特征，項目立項大都能圍繞上海市檔案工作現實的需要展開。從成果內容看基本上是圍繞三個研究方向展開的，一是計算機技術的廣泛應用引發的電子文件管理與檔案信息化管理；二是我國政治經濟體制改革形勢下檔案工作面臨的新問題；三是檔案保護技術。從立項項目的名稱可以看出時代變化對上海檔案工作的影響。

2．1．2 廣泛性：上海市檔案科研的內容十分廣泛，按理論研究類型劃分有檔案學基礎理論(檔案價值、檔案工作規律、檔案法規體系、檔案工作標準等)研究、檔案應用理論(建檔模式、檔案編研、檔案數據庫建設等)研究、檔案應用技術(保護技術與信息技術應用等)研究。按項目涉及領域劃分，檔案實體管理領域涉及市、區級檔案館館藏建設、開發區、商業、物業、金融、鄉鎮，國有與民營企業、醫療衛生、公安、工商等20多個領域的檔案管理；檔案信息化管理領域涉及文檔一體化管理、電子文件歸檔、機讀目錄建設及圖紙、音像、學籍等多類型檔案信息管理系統建設；檔案保護技術領域涉及檔案紙張與字跡耐久性、生物防治、庫房建筑、溫濕度控制、庫房保護規范、條形碼與水印技術應用等。按檔案運動過程劃分，項目研究內容涉及檔案的收集、整理、鑒定、保管、著錄、編研、利用等工作。

2．1．3 學術性：承擔上海市檔案科研項目的人員大多是檔案行政管理者與檔案管理工作者，他們在從事管理、實踐工作的同時對檔案管理中的問題進行了較深刻的理論思考，把經驗提升到了理論層面，提出了不少有創意的內容，例如提出了若干新領域建檔模式、研究了信息技術在檔案信息數據庫建設中的應用等，研究內容具有相當的學術性。相對而言，上海高等院校檔案學專業的教師在科研項目研究中，更注重研究的學術性。

2．2 存在問題分析

為進一步提升上海市檔案科研水平，在看到成績的同時還應注意項目研究中存在的不足：

2．2．1 微觀業務研究多、宏觀管理研究少。檔案科研項目中對業務管理進行研究是必要的。但對宏觀管理的研究卻明顯不足。上海市檔案局是主管全市檔案管理的行政管理部門，在體制轉型、檔案管理環境急劇變革的大背景下，檔案行政管理部門面臨一系列新問題，例如針對上海地區的檔案工作管理體制、檔案事業管理、檔案法制與標準建設、檔案信息化管理策略等，但從項目立項分布看，95％以上的項目都是針對微觀業務管理的。隨著國家政治經濟體制改革的進行，要求檔案行政管理部門由過細的微觀管理轉向宏觀管理，在檔案科研立項上也應適應這一轉變，為檔案行政管理部門實現職能轉變與制定政策提供理論依據。

2．2．2 管理模式研究多，深入研究少。項目研究中特別是檔案管理理論研究中，幾乎形成一種思維定勢，大都是對管理模式研究，例如有物業檔案管理模式、飯店檔案管理模式、鄉鎮檔案管理模式、商業街檔案管理模式、名人檔案管理模式、民營企業檔案管理模式等有十幾種檔案管理模式研究。這一方面反映了當時在這些新領域建檔無“模式”可依，檔案行政管理部門希望能提供一種管理模式，但研究者在研究中一是大都陷入了一種套路，泛泛的管理模式研究多，內容雷同明顯，有針對性研究不夠。例如在資源建設中，各有關領域應該保存哪些文件?檔案保管期限如何劃分?對這些真正在建檔過程中遇到的核心問題卻缺乏深入的研究，往往套用現有的通用性規定一提了之，缺乏針對性。二是反映了研究者思想上還帶有濃郁的計劃經濟特征，總希望用一種固定的模式去指導工作，對檔案管理的多元化、個性化的特點還認識不足。

2．2．3 一般性對策研究多，問題研究少。檔案科研項目研究中存在的一個明顯的問題是缺乏問題意識，往往偏重對策研究，例如信息化管理對策、檔案利用對策、文檔一體化管理對策等，檔案科研中不是不需要對策研究，而是說泛泛地談論對策不解決實際問題，而且有些對策都是不言自明的、低水平重復的說教，名曰對檔案行政管理者決策有參考意義，但實際上作用卻不大。實際上也的確如此，泛泛的研究不可能超過領導的水平，難以給領導提供參考。科學研究應以探討問題為主，問題講清了，對策自然就有了，缺乏問題意識是一個比較突出的問題。例如以檔案信息化管理為例，檔案信息化管理中應研究檔案信息化的障礙究竟在哪里?檔案信息化管理中究竟要用哪些信息技術?這些信息技術中哪些是信息技術部門已經解決了?檔案部門應該研究哪些技術問題?檔案信息化管理的課題占了總課題數的48．7％，其中大多數是研究建立檔案信息管理系統的，但其內容大都是工作經驗總結，真正進行研究的成分并不多。孤立地看每個課題的立項研究都是必要的，但從整體上看就會發現重復多，研究內容缺乏深度。

3、成果應用評估

上海市檔案科研成果對檔案工作的一個明顯作用是對檔案實踐與學術研究的促進作用，由項目研究的時代性與廣泛性使檔案行政管理部門在業務管理上有據可依，能依管理實踐的要求提出相應的管理辦法，如新領域建檔問題、檔案信息化管理問題、檔案保護問題等。上述指出管理模式研究多，對策研究多的問題，只是問題的一個方面，它們畢竟對上海市檔案行政管理部門與業務部門具有一定的參考作用，但同時也應看到檔案科研成果在基層業務部門的實際應用是不夠的。較好的是在本單位或少數幾個單位得以推廣應用，大多數研究成果只停留在成果評審階段，或評審前后發表數篇學術論文，普遍存在“見光死”現象，一旦評審結束成果即失去了壽命，成果生命周期過短。現在的問題不是一味埋怨成果應用低，而是要尋找其中存在的原因。

從檔案科研成果研究的內容看應該是有推廣價值的，例如《民營企業檔案管理模式研究》、《房產物業檔案管理模式研究》，全市有數萬個民營企業、上千個房產物業單位，但為什么推廣應用不起來呢?按信息傳播的一般規律，我們考慮在信源、信道、信宿上均存在一定的問題：

3．1 成果內容深度不夠。成果推廣應用不好，主要是成果自身研究深度不夠所致，缺乏對問題的實質性深入調查。如前所述項目研究中的管理模式研究、信息化管理對策研究大都泛泛而談，相關單位依據現有檔案管理理論，結合新領域建檔實際或相關單位信息化管理經驗能夠解決工作中的一般性問題，而檔案工作中真正需要解決的核心問題，成果中又不能提供，凸現不出研究成果對檔案實際工作的引領作用。

3．2 成果推廣力度不夠。上海市檔案系統知曉項目成果的人較少，項目研究成果除項目的立項者、研究者、評審者外不為相關人員知曉，相關單位也缺乏了解檔案科研成果信息的渠道，供需之間缺乏有效的溝通。

3．3 相關單位檔案意識不高。檔案工作在一些單位不被重視，相關基層單位改變檔案工作面貌的愿望不迫切，客觀上影響了對研究成果的內在需求。

3．4 成果適用性不強。有的項目立項時具有一定的現實價值，例如區屬企業檔案管理研究，或因項目研究有一個周期，或因形勢變化，研究成果的適用性時過境遷。有的項目研究視野較小，只是對本單位檔案管理實踐的總結，有些項目調查研究面較窄，有的受研究者水平的限制，使項目研究不能揭示檔案管理的規律性，致使缺乏普遍適用性。

4、對項目管理工作的幾點建議

上海市檔案科研項目在管理上應該說是比較規范的，在項目的立項、評審、評獎中均引入了專家評估機制，例如在項目立項與評獎中實行當事人回避制、項目結題前有專家預審制、項目鑒定時有專家評審制等；多數項目鑒定時材料完整，手續齊全。在反思項目研究中存在的問題時，我們認為除繼續堅持行之有效的制度外，還有改進的余地，改革的目標是增強專家的引領作用、提高項目研究水平，進而凸現科研成果的應用效果。

4．1 嚴格項目立項制。項目的質量在立項，在立項評審中專家不能簡單地對申報項目決定是否立項，而是應該：(1)審查立項背景，要求或逐步要求項目立項要有先行成果，有一定的學術積累，一切從頭干起的研究不僅會拉長研究周期，而且難有質量保障，且易增長“人情立項”因素；(2)應對項目研究的內容把關，嚴格審定項目研究的重點與范圍，避免重復立項或低水平立項。有的檔案管理實踐工作者不了解學術動態尚有情可原，但作為檔案學術專家應有較高的學術修養，應有強烈的問題意識，應對相關領域學術動態有所把握。根據檔案部門的實際，專家的作用不僅對申報項目起到篩選作用，還應起到引領作用。

4．2 改革項目評審制。現有項目鑒定制度的積極意義不明顯，一是浪費人力、財力。檔案科研項目經費本來就很少，少則幾千元，多則1～2萬元。一個項目評審費要2000～3000元，若每一課題經費按1萬元計，評審費要花去項目費的20％，真正做項目的人反而沒有足夠的經費搞研究；二是鑒定時專家指出的問題對課題研究起不到亡羊補牢的作用。項目一通過鑒定，項目研究便到此為止；三是面對面地評審有礙準確評審。據不完全統計，119個項目成果評審意見的評價語中有“國際領先”的有4個，“國內首創”的13個，“國內領先”的有23個，“國內先進”的有7個，其中不乏含有一定的水分。建議對市檔案局立項項目的評審由現行的專家會審制改為專家盲審制：由市內與外省市專家在項目驗收前匿名按照計劃任務書對課題研究成果進行盲審，盡量避免“感情”因素，最后由項目審批單位對照計劃任務書與專家盲審意見進行驗收。

4．3 實行項目公布制。凡通過評審的項目一律在上海檔案網站上公布，為減小管理部門的工作量，項目承擔單位在準備評審所需材料時，另附一頁項目文摘，供上網用。一旦通過評審，立刻上網，通過網上公布及時疏通成果傳播渠道，并接受檔案工作者或社會的點評。

4．4 重點項目攻關制。為提升上海檔案科研項目的水平，建議由市檔案局科研中心組織專家在論證的基礎上，每年能提出1～2項重大項目，就檔案學的重大理論與實踐問題組織力量重點攻關，減少立項的隨機性與分散性，爭取在檔案學基礎理論研究、檔案學應用理論或檔案保護技術領域有重大突破。

(作者單位：上海大學文學院)