煤炭企業電子文件檔案保護的問題及對策

1、問題

近些年來，電子計算機技術在煤炭企業已經得到廣泛應用，成為日常工作中不可缺少的工具，由此而生成的電子文件逐步成為企業檔案的主要部分之一，電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性使其檔案保護出現許多新的問題：

1．1 載體壽命相對較短。電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，其保質期一般僅為10年左右。

1．2 受保存環境條件的影響大。一是溫濕度影響。保存電子文件的理想溫度為17℃-20℃，相對濕度為40％±5％。溫濕度過高或過低，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料發生彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。二是灰塵影響。灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。三是外來磁場和機械震動影響。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。四是光線和有害氣體影響。有害氣體和光線，特別是紫外線，對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基、帶基、老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基、帶基、老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

1．3 受技術革新的影響大。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時(含技術革新和因生產廠家破產、改變產品生產而找不到配套產品)，則載體上的信息就無法讀出。

1．4 信息保護上的困難。電子文件的信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其他程序的傳染。

2、對策

針對電子文件檔案保護技術上存在的問題，結合大多數煤炭企業的特殊情況，對電子文件檔案的保護應采取以下對策：

2．1 轉變觀念，提高對電子文件檔案保護重要性的認識。面對越來越多的電子文件，檔案工作者不能消極等待，必須盡快從思想上轉變觀念，充分認識到新時期電子文件檔案在檔案工作中的重要性，加強電子文件檔案的保護。

2．2 從制度入手，嚴把電子文件歸檔與電子檔案管理的各個環節。鑒于大多數煤炭生產和施工企業作業現場分散、地點偏僻、自然環境惡劣、人員素質參差不齊等特點，對電子文件歸檔與電子檔案管理首先要從制度人手，結合本單位實際，制定出便于本單位操作的、實用的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及相關制度，從源頭抓起，加強對每個環節的管理，確保電子文件的歸檔質量。

2．3 加大對保護電子文件檔案設施的投入。很多煤炭企業特別是施工企業由于受環境的限制，在檔案管理的硬件投人上普遍欠賬較多，投入不夠，檔案存放條件比較簡陋，特別是在檔案形成的初期，企業還沒形成規模時，企業一般都是在地處偏遠的鄉村，往往受辦公條件和現場環境的制約，電子文件的載體材料質量一般都不高。要改變這種行業特征對電子文件檔案管理的不利影響，首先是單位要加大對檔案工作的硬件投入，包括檔案載體材料、檔案裝具、檔案庫房和館舍的投入，防止灰塵、外磁場的影響，避免檔案在各環節受到強烈的機械震動等等，在硬件上給予保障。

2．4 定期對電子文件檔案的載體材料和讀取方式進行更新。檔案部門在把好電子文件歸檔的基礎上，還要定期或適時地做好電子檔案載體材料和讀取方式更新的工作，保證電子文件檔案的有效利用和長期保存。

(作者單位：永城煤電集團有限責任公司)