關于加強電力企業聲像檔案管理的構想

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在電力企業的工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。但就目前的管理狀況而言，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。為此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作勢在必行。筆者就解決這些問題談幾點想法：

1、解決聲像檔案收集、管理難問題，首先要解決領導認識問題

要通過有效工作爭取領導的重視與支持。要讓領導認識到電力聲像檔案能形象、真實地記錄電力企業發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義，進而本著對歷史負責的態度，站在全局利益和長遠利益的高度看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。

2、列入單位文件材料歸檔制度并嚴格執行

檔案部門要對日常工作中可能形成較多聲像文件材料的科室，重點進行檢查、督促，杜絕重要聲像文件材料失管現象的發生；要開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識；要與各科室保持經常性溝通，及時掌握企業信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使電力員工對聲像檔案工作予以配合支持。

3、深入了解情況，采取靈活多樣的方式對聲像檔案進行收集整理

檔案管理員要經常深入科室了解情況，及時對有價值的聲像文件材料加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像文件材料歸檔，以防日久被人遺忘。在人手允許的情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔電力部門重要活動的攝錄像工作，這是聲像檔案積累的最佳方法，其作用是：真正掌握電力工程建設的第一手材料，并對工程的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；再者有利于檔案管理工作中“四同步”的實施。假如檔案管理人員對本單位開展的各種重要活動過程、目的能夠掌握第一手材料，能夠分辨哪些材料是重要的，應該歸檔的，做到心中有數，及時催繳，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。

4、努力創造條件，力求妥善保管好聲像檔案

一是要按聲像檔案管理規定進行分門別類的組卷、編目、歸檔；恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放；有條件的，可將錄像帶、錄音磁帶轉錄為光盤，這既可減少檔案室占地面積，又可使錄音帶和錄像帶得到再利用，節約成本。二是嚴格控制庫房溫濕度，將聲像檔案存放在遠離光線、磁場的地方，同時要采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

5、積極做好檔案的利用工作，建立完善的登記制度

要加強聲像檔案信息資源的開發利用，建立借閱登記和利用效果登記制度，以確保聲像檔案的有效利用。這樣，既可為企業領導決策提供信息，也可為電力企業對內、對外宣傳提供服務，進一步增強領導和員工對聲像檔案管理工作的理解和支持。

(作者單位：禹州電業局，許昌市檔案局)