關(guān)于加強電力企業(yè)聲像檔案管理的構(gòu)想

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在電力企業(yè)的工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。但就目前的管理狀況而言，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。為此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作勢在必行。筆者就解決這些問題談幾點想法：

1、解決聲像檔案收集、管理難問題，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認識問題

要通過有效工作爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。要讓領(lǐng)導(dǎo)認識到電力聲像檔案能形象、真實地記錄電力企業(yè)發(fā)展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義，進而本著對歷史負責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長遠利益的高度看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。

2、列入單位文件材料歸檔制度并嚴(yán)格執(zhí)行

檔案部門要對日常工作中可能形成較多聲像文件材料的科室，重點進行檢查、督促，杜絕重要聲像文件材料失管現(xiàn)象的發(fā)生；要開展經(jīng)常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識；要與各科室保持經(jīng)常性溝通，及時掌握企業(yè)信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使電力員工對聲像檔案工作予以配合支持。

3、深入了解情況，采取靈活多樣的方式對聲像檔案進行收集整理

檔案管理員要經(jīng)常深入科室了解情況，及時對有價值的聲像文件材料加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像文件材料歸檔，以防日久被人遺忘。在人手允許的情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔(dān)電力部門重要活動的攝錄像工作，這是聲像檔案積累的最佳方法，其作用是：真正掌握電力工程建設(shè)的第一手材料，并對工程的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；再者有利于檔案管理工作中“四同步”的實施。假如檔案管理人員對本單位開展的各種重要活動過程、目的能夠掌握第一手材料，能夠分辨哪些材料是重要的，應(yīng)該歸檔的，做到心中有數(shù)，及時催繳，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

4、努力創(chuàng)造條件，力求妥善保管好聲像檔案

一是要按聲像檔案管理規(guī)定進行分門別類的組卷、編目、歸檔；恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放；有條件的，可將錄像帶、錄音磁帶轉(zhuǎn)錄為光盤，這既可減少檔案室占地面積，又可使錄音帶和錄像帶得到再利用，節(jié)約成本。二是嚴(yán)格控制庫房溫濕度，將聲像檔案存放在遠離光線、磁場的地方，同時要采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

5、積極做好檔案的利用工作，建立完善的登記制度

要加強聲像檔案信息資源的開發(fā)利用，建立借閱登記和利用效果登記制度，以確保聲像檔案的有效利用。這樣，既可為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，也可為電力企業(yè)對內(nèi)、對外宣傳提供服務(wù)，進一步增強領(lǐng)導(dǎo)和員工對聲像檔案管理工作的理解和支持。

(作者單位：禹州電業(yè)局，許昌市檔案局)