淺談“簡報”價值的久遠性

編者按：“簡報”的保存價值不能一概而論。既不能像文中所述某些單位的作法；“歸檔后十五年”即全部銷毀，也不能如作者所主張的一樣，“永久保存”。具體講：

確定“簡報”的保存價值，要講“三性”、“一為主”。即：“簡報”內容的重要性，與本單位主要職能的關聯性，與已存檔案的包容性和“以我為主”。

本級黨的代表大會(代表會議)，人民代表大會(代表會議)，政治協商會議，工會、共青團、婦女聯合會代表會議所形成的會議簡報，應與會議文件一并歸檔，由會議主辦單位永久保存。

本機關召開的工作會議和重要的專業會議所形成的會議簡報應與會議文件一并歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存。

本機關編印的情況反映、工作簡報等各類簡報性文件的定稿和印本應收集歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存；其中本機關主要領導人的重要手稿和經主要領導人修改過的原稿、清樣要永久保存。

上級機關召開的會議以會議“簡報”形式印發的本機關文件或本機關負責人在該會議上的發言，應收集歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存。

上級機關以“簡報”形式印發的該機關或其負責人針對本地區、本機關的指示、批復、批示、通報、講話等，或印發該機關對本地區、本機關的調查、檢查工作所形成的文件材料，或轉載本機關的文件和信息，與此類簡報有關的地區和單位應收集歸檔，并視其被其他歸檔文件所包容的程度，確定其保存價值。不被包容或包容度很小的，永久保存；已被包容或包容度大的，短期保存。

“簡報”是單位或某個專項工作情況的簡要報道。“簡報”是個統稱，像“情況交流”、“互通情報”、“X X動態”、“內部參考”、“X X工作”、“X X信息”等，都屬于“簡報”的類別。“簡報”在現實生活中不僅起著聯系上下、溝通左右的作用，而且能弘揚正氣、鞭撻丑惡、化解矛盾、鼓舞士氣。

但“簡報”作為一般的文書材料歸檔之后，檔案部門劃定其保管期限為短期，換句話說，歸檔之后十五年，“簡報”將一批批、一茬茬地面臨著被付之一炬的厄運。然而，許許多多的經驗和教訓表明，“簡報”作為檔案，它的價值不是隨著時間的流逝而遞減，而是隨著年代的更替而遞增，它像美酒一樣，年代愈久，愈能顯現出其魅力所在。

1、從“簡報”所反映年代和時代歷史特征的客觀性來看，應當永久保存

“簡報”的內容或反映本地區、本部門、本單位工作情況、問題；或反映某項工作、某項任務的進展；或反映重要會議的進行情況；或反映單位職工的精神面貌、思想動態等等。從一個單位一年或一個時期的“簡報”，可以清楚地看出該單位在一年中或一個時期大致的工作活動情況。一個年代有一個年代的特征，一個時代有一個時代的特征，單位作為社會中的一個細胞，單位的歷史就是時代的縮影。時代的特點和特征影響著單位的發展進程，單位的歷史從客觀上反映了時代的特征。作為反映單位大事、要事、典型活動的“簡報”或直接或間接地記錄了單位的發展歷史。“簡報”就是一個單位的發展史，同樣也是社會的發展史。例如，上世紀五十年代的“簡報”反映了建設新中國的高漲熱情；六十年代、七十年代的“簡報”留下深深的“文革”烙印；八十年代的“簡報”吹響了改革開放的號角；九十年代的“簡報”奏出了深化改革、擴大開放的強音；新的世紀，“簡報”形式多樣化了，但其中一個鮮明的時代主題便是全面加快建設小康社會的步伐。

2、從“簡報”在提供利用方面所發揮的巨大作用來看，應當永久保存

一般的檔案都具備兩方面的作用，一是憑證作用，二是參考作用。“簡報”的憑證作用或許并不明顯，但它的參考作用卻是十分顯著的。上世紀90年代中期，河南省水利系統掀起了編史修志的熱潮，某大型水管單位在編史修志過程中，一是直接引用了大量“簡報”的內容，二是以“簡報”為線索，找到了很多健在的老領導、老專家，又通過他們的工作筆記和記憶搜集到了許多寶貴的史料，為該單位史志的順利編修起到了巨大的作用。可以說，沒有“簡報”，要完成該單位史志的編修，將是十分困難的事情。

3、從“簡報”內容的重要性來看，應當永久保存

“簡報”反映的內容一般來說都是一個單位的大事、要事、特事或典型事情，這些事情或活動構成了一個單位的主干，其重要程度若不夠級別一般是上不了“簡報”的。尤其是從現在“簡報”反映的內容來看，要比“簡報”剛剛在機關興起時豐富得多，深刻得多。“簡報”內容突出的一般都是黨委、政府的中心工作；突出的是一個單位的熱點、難點、疑點和焦點；突出的是帶有政策性和方向性的問題。“簡報”所反映的內容有些還是決策系統構成的必要條件，是聯系決策者與決策對象的紐帶，是溝通決策系統與內外部環境的橋梁。因此，從“簡報”內容的重要性來看應當永久保存。

(作者單位：信陽市鲇魚山水庫管理局)