重大公路建設項目檔案的編制和管理

摘 要：重大公路建設項目檔案是重大公路工程建設項目的歷史記錄，是工程設計、建設、管理的基礎和依據，具有重大科技、經濟價值。文章根據重大公路建設項目的特點，對重大公路建設項目檔案的特點、構成和編制等進行了研究和分析，對檔案的規范管理具有借鑒意義。

關鍵詞：重大公路建設項目 檔案 編制 管理

重大公路工程項目是國家或地區在不同歷史時期確定的對國民經濟和社會發展有重大影響的骨干項目，一般具有投資主體復雜、工程規模巨大、建設周期漫長、管理標準嚴格等特點。工程項目檔案管理是項目管理工作的重要組成部分，項目檔案的完整準確與否、檔案管理水平的高低，不僅關系到工程項目能否正常開展，而且對日后的生產運營、工程維護和改擴建起著舉足輕重的作用。因此，針對重大公路工程建設項目的特點，開展工程項目檔案管理研究，對高標準、高質量地完成重大工程項目的建設，以及對項目建成后的運行、發展，都具有十分重要的意義。

1、重大公路工程建設項目檔案及其特點

重大公路工程建設項目檔案是指重大公路工程建設項目在立項、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的以紙質、膠片、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是工程建設活動的真實記錄。它的形成、積累、整理和歸檔，貫穿于建設項目從立項到工程竣工驗收交付使用的整個過程。總的來看，重大公路工程建設項目檔案具有以下特點：

1．1 內容的綜合性。重大公路工程建設項目檔案內容具有綜合性。工程項目從立項到建成，需要經過國家各級管理部門的嚴格審批審查，國內外眾多行業單位的參建管理，不同專業技術的融合匯總。因此，項目運作過程中所形成的檔案種類復雜、載體多樣、來源廣泛，綜合性強。

1．2 形成的長期性。重大公路工程項目的建設是一個長期的過程，建設周期可能會延續幾年甚至幾十年，因而，較之其他種類的檔案，重大公路工程建設項目檔案無論是收集、積累，還是驗收歸檔，都具有顯著的長期性特點。

1．3 管理的統一性。重大公路工程建設項目盡管工程規模巨大，參建單位眾多，但是公路工程建設作為一個整體的概念與意象完整的系統工程，必須貫徹統一規劃、統一協調、統一管理的思想，工程項目檔案的管理必須按照國家檔案部門的有關規定，貫徹“集中統一”的工作制度。

2、項目檔案的構成和歸檔責任劃分

2．1 項目檔案的構成

2．1．1 業主管理檔案。它是項目法人從項目開始建設到項目竣工，整個過程中產生的合同、協議、招投標管理檔案，計劃統計、預算投資檔案，征地拆遷檔案，環保、資產管理檔案。

2．1．2論證研究檔案。它是承擔重大建設項目論證、研究的組織機構，在國家或項目法人委托下，對項目建設進行調研評估形成的調研、論證、可行性研究檔案。

2．1．3 調控決策檔案。它包括對項目立項、設計、開工、概算、投資、竣工驗收的批準文件。

2．1．4 勘測設計檔案。它主要包括水文、氣象、地震、地質檔案，初步設計檔案，技術設計檔案，施工圖設計檔案。

2．1．5 施工建設檔案。它主要是各級建設承包單位在項目實施過程中，根據項目建設法人的合同委托，進行職能活動所形成的物資設備采購檔案，土建施工檔案。

2．1．6建設監理檔案。它是建設監理單位在項目法人委托下，對項目的設計、施工進行監督和管理所形成的綜合管理檔案、組織協調檔案、質量控制檔案、進度控制檔案、造價控制檔案、驗收評價檔案。

2．2 歸檔責任的劃分

根據國家有關合同管理的法律和制度要求，一般情況下，建設單位與其他參建單位簽訂的項目設計、施工及監理合同，對建設項目文件的歸檔責任都由專門的條款予以明確的劃分。建設單位負責收集、整理項目準備階段形成的前期文件以及設備、工藝文件；施工單位負責所承包項目全部施工文件的收集、整理；建設單位授權的項目監理單位對項目建設中文件收集、歸檔的真實準確和齊全完整情況負有監督審核的責任，并負責監理檔案的編制。

3、竣工文件、圖紙的編制

建設項目所形成的全部文件、圖紙在歸檔前應根據國家有關規定，按照檔案管理的要求進行管理與編制，其編制原則：遵循建設工程文件、圖紙的自然形成規律，保持文件、圖紙的成套性和有機聯系，使組成的案卷既能準確、系統地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

3．1 竣工圖的編制要求

竣工圖的編制是整個工程項目檔案歸檔整理工作的重點和難點，也是影響項目檔案質量高低的重要因素。為了規范工程建設項目竣工圖的編制，2002年國家檔案局頒布了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》。該“規范”對工程建設項目竣工圖的編制給予了全方位的指導。具體來說，竣工圖的編制必須符合以下幾方面的要求：

3．1．1 竣工圖的內容應與施工圖設計、設計變更、施工及質檢記錄相符合，并按單位工程編制詳細說明和目錄。

3．1．2 用作竣工圖的圖紙不得破損，并按要求逐頁加蓋、簽署竣工圖章。

3．1．3 一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖(新圖)上修改；凡結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35％的，應重新繪制竣工圖。

3．1．4 一張更改通知單涉及多圖，且圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附在有關卷冊中，或在卷內備考表中說明原件所在卷號。

3．1．5 必須編制項目總平面圖，并編制竣工圖總說明及各專業的編制說明，以敘述竣工圖編制原則和編制情況。

3．2 竣工文件、圖紙的審核

在竣工文件、圖紙編制完畢后，建設單位應督促有關單位(監理、施工等)對竣工文件圖紙的編制情況進行審查，如發現不準確、遺漏或短缺時，應要求各立卷單位及時修改和補齊，使形成歸檔的竣工檔案完整準確、清晰規范，能真實反映項目竣工驗收時的實際情況。

4、項目檔案管理網絡的建立

重大公路工程建設項目因其投資規模巨大、建設周期長、參與單位多，所形成的檔案數量龐大、種類繁多、軌跡渠道復雜，而且建設項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理等參建單位的密切配合與共同參與，所以為保證重大建設項目檔案的完整、準確和系統，必須建立項目檔案的管理網絡，負責項目檔案工作的統一指揮、統一協調和統一管理。

4．1 檔案管理機構網絡。在項目設立之初，建設單位就要成立專門的檔案管理機構，作為項目檔案工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導監督的總體責任，并具有管理檔案的職能。其他參建單位在施工現場也應設有專門的檔案資料機構或指定專人負責檔案管理。

4．2 檔案管理對象網絡。項目檔案管理的對象就是項目建設過程中形成的各種文件材料。隨著工程建設的進展，施工文件、圖紙逐步轉化為檔案，由各設計單位、施工單位、監理單位的檔案室最終歸集到公路建設單位的檔案部門。

4．3 計算機管理網絡。利用計算機等現代化設備管理信息系統對收文、發文以及檔案的全過程進行管理，提高工作效率和質量，以實現檔案管理與公文管理的無縫銜接。

總之，以檔案管理機構網絡為紐帶、以檔案管理對象網絡為核心、以計算機管理網絡為手段“三位一體”的檔案管理網絡的建立，不僅能實現項目檔案的科學管理和全程監控，而且各參建單位及檔案工作人員利用計算機等現代化設備管理信息系統，對各門類、各載體的檔案實現從公文的電子化到檔案的自動分類、自動立卷、自動標引、自動編目、自動統計、自動標識、全文檢索等功能，以達到工程建設信息的資源共享。

5、項目檔案的管理措施

重大公路工程建設項目檔案是項目管理的基礎和依據，在工程項目的建設和管理中占有重要的位置。項目檔案的收集、歸檔和驗收應列人項目的建設計劃和有關部門及人員的職責范圍，并采取相應的檢查、控制及考核措施。

5．1 堅持檔案工作與工程建設同步。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準備、勘測設計、建設施工和驗收竣工同步進行，對檔案工作進行全過程的控制，避免由于平時不注重文件的積累、收集，導致到交工時突擊整理檔案。

5．2 建立責任保證體系。建設單位項目法人對檔案工作負總責，勘測、設計、施工、監理等參建單位的法定代表人，按各自的職責對所承建項目的檔案分級負責，實行層層負責、目標管理和責任追究制，既確保工程竣工資料的完整、準確、規范，又確保建設工程質量。

5．3 實行竣工檔案監理制。建設單位要嚴格執行國家有關規定實行建設項目全面監理制，以確保工程質量和檔案資料的系統、完整、準確和規范。在建設單位與監理單位簽訂的監理合同協議中，應明確監理工程師對檔案資料審核的職責，實行竣工檔案監理制。