電子文件鑒定整理的幾點做法

2004年12月，中原油田公安處順利完成體制改革工作，正式歸屬地方公安建制管理，改稱河南省中原油田公安局。其1999至2005年間產生的電子文件同其他文件材料一并納入了移交歸檔范圍。經初步鑒定，公安處移交的電子文件共有三個大文件夾，即“我的文檔A”、“我的文檔B”和“我的文檔”備份文件夾，這三個文件夾下共分了132個小文件夾，132個文件夾共存放了5175份文件，內容涉及到公安處自1999年至2005年間該單位黨政業務等方方面面的內容。文秘人員為了防止電子文件的丟失，進行了反復慎重的文件備份工作，管理工作比較到位，由此也致使文件保存大量重復，最多的同一份文件在不同文件夾內進行了四次備份，這樣就對電子文件的鑒定整理工作帶來了相當大的麻煩。如何處理呢?我們的具體做法如下：

1 首先將總文件夾進行備份管理，對復制件文件夾進行重命名，利用重命名后的文件夾進行鑒定整理，以防造成不良后果。

2 合并所有文件夾文件，通過合并文件夾內容過濾掉部分文件題名完全相同的重復文件。具體方法是打開“我的文檔A”、“我的文檔B”、“我的文檔”備份所有文件夾，以“我的文檔A”內容為基礎，將其他兩個大文件夾內所有小文件夾的文件復制到“我的文檔A”文件夾內，進行集中管理。通過這一過程，使原來的5175份文件減少到2754份。然后對新生成的“我的文檔A”文件夾兩次進行備份管理。這一方法雖然較快地解決了重復文件過濾問題，但從另一個角度考慮，會不會造成有效文件的丟失，比如同一個題名的三個備份文件，具有三個不同的修改時間，采用這種方法過濾很難識別保存下來的就是那份最終修改稿。

3 在新生成的“我的文檔A”文件夾內分別建立1999年至2005年的各年度文件夾，對所有文件進行年度鑒定。明確文件年度后，將其存放在相應的年度文件夾內。具體方法，打開文件，對所有文件進行重命名。具有發文代字的文件，以發文代字對其進行重新命名。對黑頭文件，如果Word標示下原題名不能反映文件內容的，要打開文件，用文件題名通過復制的方法對其進行重新命名，對內部刊物的命名，同一種刊物必須用統一的題名格式進行命名，如原刊物有統一代字就用原代字命名，不統一的予以規范統一起來。對文件進行時間標注。紅頭文件，其發文代字標示了文件年度，非紅頭文件則通過打開文件查閱，把年度標在Word的文件題名前。將明確年度的各類文件分別存放到各自年度文件夾內。一般文件的成文時間，在點擊桌面上的Word文件標識時會顯示出來，這就是該文件的最后一次修改時間，但是有些情況仍不能反映文件的真實成文時間，比如2004年11月22日成文的一份文件，作者在2005年3月份又瀏覽了一次，并在某處動了一下回車鍵，進行了重新保存，這份文件的日期就變成了2005年3月份，而不是原來的成文時間2004年11月22日。所以遇到這種情況，要以原文件的最后署名日期為準。

4 重復文件的核對。盡管通過復制手段過濾了部分重復文件，由于作者保管文件時對同一份文件使用了不同的題名，還是留下了不少重復的文件，在整理過的文件中，仍有4％的重復文件需要進行重新鑒定。具體方法，當向年度文件夾存放文件時，年度文件夾若已保存該文件，系統會出現“是否覆蓋原文件”的提示框，在此提示框中，會把兩個文件的大小、及修改時間顯示出來，據此判別文件大小、修改時間是否完全一致。如完全一致，就刪除即將要放的同一文件；如果有區別，就要將兩份同一名稱的文件分別打開，在“菜單”工具欄點擊數字統計，如果兩個文件字數相同，就刪除多余的一份；如果字數不同，則進行重新命名，以示區別，然后通過與紙質文件核對確定某一份文件的去留。

5 文件的分類。先按年度建立年度文件夾，即第一步分到年度；再在年度內，建立不同類型的文件夾，進行類型的分類，如紅頭文件、內部刊物、領導講話、工作方案等。

6 文件夾內文件的排列。總文件夾內文件排列按文件時間排列，便于年度文件的分類存放；年度文件夾內文件的排列按類別排列，便于在分類文件夾中按類別存放文件；年度分類文件夾內文件的排列按修改日期排列，便于以后按日期整理文件。具體方法，在桌面“菜單”選中查看按鈕，在下拉“菜單”中選中列表，再在桌面空白處按右鍵，選中下拉“菜單”中的圖標排列——按類型——修改日期排列即可。

以上是我們在鑒定整理公安處電子文件時歸納出的幾點做法，為了今后更好的整理電子文件，我們把這些做法詳細列出，一方面希望自己的做法能對同行有所幫助，另一方面也希望能與檔案界的同行共同探討，找出電子文件鑒定整理的更好方法。

(作者單位：中原油田分公司檔案管理處)