如何建立學(xué)生檔案

學(xué)生檔案既是學(xué)校檔案和校史的重要組成部分，更是展示學(xué)校工作業(yè)績的一個窗口。因此，建立健全學(xué)生檔案，乃是學(xué)校工作不容忽視的重要環(huán)節(jié)。

學(xué)生檔案包括學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語(或思想品德考核表)、《體育登記表》、《健康卡》、《家庭情況調(diào)查表》、《入團志愿書》、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生設(shè)立(包括學(xué)生個體)的檔案，指《學(xué)籍冊》、《招生報考花名冊》、《錄取名冊》、《學(xué)生名冊》、《畢業(yè)證書發(fā)放登記表》，學(xué)科獲獎情況登記表，增減學(xué)生名冊，紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表等。學(xué)生檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德智體美勞諸方面發(fā)展的情況，那么，怎樣建立學(xué)生檔案呢?

1、建立學(xué)生檔案要有強烈的立檔意識

要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學(xué)生獲獎通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)引入待整理檔案袋小憩。

2、要建立檔案歸類位置

往往檔案材料放的不是地方，使用的時候常常找不到。鑒于這種情況，應(yīng)該根據(jù)本部門的檔案內(nèi)容及來源渠道，進行科學(xué)歸類，列出目錄，準確命名設(shè)立檔案歸類位置，以便對來“料”及時接納，對號入座。如證書會考檔案、錄取名冊、學(xué)生名冊、考籍名冊、畢業(yè)生名冊分類裝入檔案袋保管；正在發(fā)生的會考考籍案卷，宜開辟“分班名冊”、“考試編排”、“考籍變更”、“缺考、補考情況”、“會考考試、考查成績”等欄目，按年級立檔，每個年級案卷可裝一個檔案袋。至于學(xué)籍變動，分“轉(zhuǎn)學(xué)”、“休、復(fù)學(xué)”、“輟學(xué)”、“借讀”和增減生名冊五類安排位置立檔。

3、建立學(xué)生檔案不是單一地按部就班地整理材料、裝訂，就算完事了

在更多的情況下，要自己設(shè)計表格，并列表登記。如，了解學(xué)生獲獎情況，查獲獎通知原件較麻煩，也不便統(tǒng)計，需分別制作學(xué)生學(xué)科獲獎情況登記表并進行登記；又如，高中學(xué)生思想品德考核表每生每學(xué)年一張，三學(xué)年三張．制一張《學(xué)年思想品德考核登記表》，可填寫50個學(xué)生三學(xué)年的考核等第，把150張考核表考核意見濃縮在一張表里。這樣，查閱一目了然。也可用列表法辦理學(xué)籍證明手續(xù)，形式靈活，表達方便簡潔。1996年河南省高中會考始行填涂機讀卡報考形式，這對高一學(xué)生來說難度很大，盡管他們?nèi)耸忠粌浴短钔空f明》，可照本宣科輔導(dǎo)仍然難度大，有的班級不敢讓學(xué)生沾手，干脆由老師代勞。可我們用列表法整理，指導(dǎo)學(xué)生自己填涂，效果很好。只有一個學(xué)生看錯姓氏字碼發(fā)生差錯，其他均正確無誤。采用列表法整理，具有既精要集中、容量大、篇幅小，又簡單明了、井然有序、方便查閱的特點。

4、相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，以便快速查閱

最常用的方法是編號法。如，學(xué)生個人檔案所有項目都以學(xué)號先后順序編排存檔，并將學(xué)號、姓名輸入電腦，打印學(xué)號姓名對照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，可快速找到學(xué)號。又如，學(xué)生總名冊，分別采用音序、序號、學(xué)號等編排法與相關(guān)檔案建立縱橫聯(lián)系．取閱便捷。此外，形勢在不斷發(fā)展變化，不同時期同一檔案內(nèi)容，理解不一樣。諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調(diào)整、報考形式更新。1995年河南省高中文憑畢字號始用會考準考證號，以及學(xué)校管理、工作方式等等一系列情況的變動，時過境遷，不建立“情況變更備忘錄”，一任“落花流水”，要查考時將蕩然無存。

(作者單位：尉氏縣第一高級中學(xué))