檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策

1 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

經(jīng)過檔案工作者多年的努力，就全國而言檔案自動化管理技術(shù)從無到有，從點(diǎn)到面迅速發(fā)展，至今已達(dá)到了一定水平。主要表現(xiàn)在：一是開發(fā)研制了一批技術(shù)性強(qiáng)、實(shí)用性好的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)，計算機(jī)管理檔案的應(yīng)用項(xiàng)目由檢索、編目、統(tǒng)計等少數(shù)環(huán)節(jié)發(fā)展到整個檔案管理過程。二是檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化工作。檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案自動化的前提，檔案的現(xiàn)代化管理促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)的前處理工作。三是檔案現(xiàn)代化管理的理論研究邁出了新的步伐，達(dá)到了一定的廣度和深度，并不斷上升到新的臺階。四是培養(yǎng)和造就了一支檔案計算機(jī)應(yīng)用人才隊(duì)伍。檔案管理的現(xiàn)代化，需要既掌握計算機(jī)知識和技能又懂得檔案管理業(yè)務(wù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的人員，使檔案人員的知識結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大變化。

但是，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個新生事物，時間不長，就我市來說，多數(shù)單位尚未使用計算機(jī)管理檔案，有些單位是傳統(tǒng)的手工管理與計算機(jī)管理并存，以手工管理為主，以計算機(jī)管理為輔，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的單位很少。所以在檔案管理現(xiàn)代化的過程中還存在許多困難和問題，主要有以下幾個方面：

1．1 認(rèn)識不到位。有人認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化就是多買先進(jìn)設(shè)備，有了錢，買了計算機(jī)、縮微機(jī)、光盤之類，就現(xiàn)代化了。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我市各級檔案館有的計算機(jī)閑置沒用，有的則只用來打字，用于檔案管理的則很少。當(dāng)然這里面有備件不足，技術(shù)不配套，基礎(chǔ)工作沒跟上等種種原因，但起碼說明引進(jìn)設(shè)備不等于現(xiàn)代化。還有人認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化，不是簡單的事，我們這里是要錢沒錢，要人才沒人才，要設(shè)備沒設(shè)備，現(xiàn)代化的事先往后放放，先看住我們這個攤子再說，至于什么時候現(xiàn)代化，那是下一代人的事。這些人不懂得，現(xiàn)代化是一個扎扎實(shí)實(shí)、循序漸進(jìn)的過程，即使是到了有錢、有設(shè)備的那一天，也需要靠扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，要先把檔案科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地整理、編目、鑒定，才可能輸入計算機(jī)檢索，成捆成包的檔案堆放在那里，什么先進(jìn)設(shè)備也不能使它們現(xiàn)代化。

1．2 素質(zhì)不合格。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須有一支高層次、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。這支隊(duì)伍應(yīng)有兩方面的專業(yè)人才：計算機(jī)技術(shù)人才以及既掌握計算機(jī)技術(shù)、又熟悉編目工作的通才。目前，我市檔案部門這兩方面的人才都很缺乏，筆者認(rèn)為，檔案人員不懂計算機(jī)技術(shù)并不要緊，要緊的是多數(shù)檔案人員既不懂計算機(jī)技術(shù)，也不愿學(xué)習(xí)有關(guān)知識。有的說工作忙沒時間學(xué)，有的則害怕承擔(dān)風(fēng)險，而不敢大膽操作，致使檔案人員素質(zhì)落后于檔案管理現(xiàn)代化的要求。

1.3 準(zhǔn)備不充分。有些檔案工作者也天天在喊檔案管理現(xiàn)代化，盼望實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是不愿為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件，有的不知道檔案數(shù)據(jù)的前處理丁作是檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”向題，不知道電子計算機(jī)沒有高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)輸入，再先進(jìn)的機(jī)器、完善的程序都是沒有用的，有的想等有了計算機(jī)設(shè)備再去準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需知檔案數(shù)據(jù)的前處理工作——著錄標(biāo)引主要是用手工完成的，其任務(wù)是相當(dāng)艱巨的，需要一定時間才能完成的，絕不是像吹氣球一樣，可以一蹴而就的。

1．4 發(fā)展不平衡。就我市來看，金融、電信、公、檢、法系統(tǒng)和一些大企業(yè)已實(shí)現(xiàn)檔案原文計算機(jī)存儲與檢索。還有些單位的檔案計算機(jī)管理以目錄管理為主，而作為憑證、查考的檔案文件，往往需要查閱原文。當(dāng)然還有多數(shù)單位包括縣級綜合檔案館還沒有計算機(jī)設(shè)備或計算機(jī)設(shè)備閑置，仍然是手工管理。

1．5 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前開發(fā)的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，由于各單位使用的機(jī)型不一，軟件各異，雖然大多數(shù)系統(tǒng)的功能相近，但通用性差，彼此不兼容，數(shù)據(jù)難以交換，難以共享，缺乏全國性統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)。

2解決問題的對策

從上述情況可以看出，計算機(jī)在檔案領(lǐng)域的運(yùn)用，使檔案管理現(xiàn)代化取得了初步成果。但還面臨著許多問題，需要采取有效措施加以解決。

2．1 提高對檔案管理現(xiàn)代化必要性、重要性的認(rèn)識，在人類進(jìn)入21世紀(jì)的今天，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，作為信息時代基礎(chǔ)技術(shù)的計算機(jī)技術(shù)將改變?nèi)藗兊纳罘绞胶凸ぷ鞣椒āＳ嬎銠C(jī)的作用已不僅僅是一個工具，它應(yīng)是一種工作方式，一種文化(稱為計算機(jī)文化)，是一項(xiàng)社會技術(shù)。在檔案管理現(xiàn)代化工作中，也不能認(rèn)為計算機(jī)只是檔案工作的輔助工具，它應(yīng)當(dāng)是檔案事業(yè)的重要組成部分。有專家指出：當(dāng)今時代“對于個人來說，用不用電腦只不過是興趣愛好問題，而對一個企業(yè)來說，則是成敗的關(guān)健，對一個國家來說，則關(guān)系到國家的興衰”，那么對于檔案界來說，用不用電腦則是關(guān)系到檔案管理現(xiàn)代化的大問題。所以面對新情況，我們必須重新考慮檔案業(yè)務(wù)的傳統(tǒng)做法，改革原有的工作方式，適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化。如果我們不能認(rèn)清形勢，不能轉(zhuǎn)變觀念，而是在信息技術(shù)飛速發(fā)展面前不聞不問，麻木不仁，思想停留在看攤守舊，滿足于檔案不丟不損狀態(tài)，勢必落后于時代，被戴高樂稱為法國“精神之父”的經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓‘莫內(nèi)有句至理名言： “現(xiàn)代化要先化人后化物”。就是說人的觀念的現(xiàn)代化比物質(zhì)條件現(xiàn)代化更為重要，這的確是發(fā)人深省的。

2．2 優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)。檔案人員的素質(zhì)高低，是影響檔案管理現(xiàn)代化的重要原因之一。要解決這一問題，人才開發(fā)是關(guān)鍵。一方面要創(chuàng)造有利條件，引進(jìn)人才、并留住人才。另一方面，要重視和積極開展在職培訓(xùn)工作，使計算機(jī)技術(shù)人員熟悉編目工作，使編目人員掌握計算機(jī)技術(shù)，二者取長補(bǔ)短，建立合理的知識結(jié)構(gòu)，盡快使檔案人員由過去單一的專門型向綜合的通才型轉(zhuǎn)變。事實(shí)證明，凡是精通計算機(jī)操作技術(shù)和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識的檔案人員，都能夠在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中為檔案工作提供更多的幫助和支持，能夠在檔案管理現(xiàn)代化方面掌握主動，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2．3 切實(shí)做好檔案的前處理工作。檔案的前處理工作主要包括檔案的著錄與標(biāo)引，這是對檔案信息本身進(jìn)行深層次的加工，是檔案管理現(xiàn)代化必不可少的先決條件。我們必須看到它的必要性和艱巨性，要統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排，明確工作任務(wù)和工作目標(biāo)，要以“愚公移山”的精神鍥而不舍地去干，且不可推著于或干干停停。要制定可行的前處理工作進(jìn)度計劃，采用目標(biāo)責(zé)任制的方法把任務(wù)分解到人，并隨時檢查和控制各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的進(jìn)度情況。今后要推行文檔一體化，明確前處理工作要在文件產(chǎn)生或文書處理的同時完成，要確定工作標(biāo)準(zhǔn)，制定規(guī)范細(xì)則，在國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的基礎(chǔ)上制定本單位的《檔案著錄細(xì)則》，并根據(jù)新的檔案管理系統(tǒng)的要求設(shè)立著錄與標(biāo)引的項(xiàng)目，確保檔案著錄與標(biāo)引的速度與質(zhì)量。

2．4 總體規(guī)劃，科學(xué)管理，堅持走標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化道路。針對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化中存在的重復(fù)開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案計算機(jī)管理的總體規(guī)劃，制定檔案現(xiàn)代化管理的大政方針，集中技術(shù)力量聯(lián)合攻關(guān)，加強(qiáng)部門間的交流、推廣，避免低水平的重復(fù)勞動。對于國家已有標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)該執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)，暫時沒有國家標(biāo)準(zhǔn)的參照執(zhí)行國際標(biāo)準(zhǔn)。向國際標(biāo)準(zhǔn)靠攏，既可以提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化水平，又是標(biāo)準(zhǔn)國際化發(fā)展的必然趨勢。

(作者單位：洛陽市嵩縣檔案局)