教學檔案在高校評估中的問題及對策

教學檔案既是高校檔案基礎，又是高校檔案的主體和核心，它是衡量學校教學質量的基礎和依據。教學檔案的完整與否，將直接影響到教育評估的結果。

從目前有些學校教學檔案的管理情況看，仍存在不少問題：一是教學檔案材料不齊全。教學檔案產生于教學、教輔單位，校、系領導只重視教學中心工作，對于在實施教學工作中形成的檔案材料缺乏足夠的認識，制度不健全，校、系(部)沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業知識培訓，對教學檔案歸檔內容不夠了解，以至于相當一部分教學材料散存于部門、個人手中或者沒有及時收集整理，從而導致教學檔案材料不齊全、不完整。如：有的學校在準備備查資料時，找不到完整教學改革會議材料、有關的專題材料及教學大綱、優秀教案、自編教材、教學科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點課程建設有請示報告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復或具體實施過程中形成的材料等等，為了迎接評估，雖然按照要求進行了補充，但在人力、物力、時間上造成很大浪費，對日常的教學工作也帶來一定的影響。二是教學檔案材料整理不規范。教學檔案的收集與整理帶有隨意性，盡管有的學校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，整理沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”的收集與整理，而不重視奉處(室)、系(部)自己產生的教學材料的收集；有的有正文，無發文底稿或簽批單，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規范等。

針對以上問題，應在教學檔案管理上采取以下對策：

1 加大教學檔案宣傳力度，強化檔案意識。做好教學檔案工作，領導重視是關鍵，學校領導要切實把教學檔案工作作為學校大事來抓，納入黨委議事日程，經常檢查指導檔案工作，并以教學檔案在教育評估中的作用為例教育和統一全校教職工的思想，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤認識，提高人們對教學檔案重要性的認識，學校檔案部門也應利用黑板報、櫥窗、校報、校園網、廣播等多種形式，加強對檔案工作的宣傳，讓學校更多的部門領導和系(部)、處(室)的人員了解檔案、重視檔案、支持檔案工作，充分調動全校師生員工積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，形成人人關心支持檔案工作的良好氛圍。

2 建立健全教學檔案管理制度。教學檔案是教學管理的重要組成部分，要嚴格執行《高等學校檔案實體分類》等規范性文件的規定，使教學檔案全面實行“三納入、四同步”，即納入教學計劃、規劃；納入教學管理制度；納入各級人員崗位責任制，在布置教學任務、檢查、總結、驗收教學工作、教學質量等各項工作的同時與檢查、總結、驗收檔案工作同步。進一步明確校、系(部)各類人員的任務和職責，落實教學檔案管理的人員和所需經費、設備等問題，教學單位要強化教學檔案管理意識，主動接受學校檔案業務部門的指導，把教學檔案管理和建設工作落實到平時的教學管理工作之中，保證教學檔案建設和管理的質量。

3 加強教學檔案管理隊伍建設，做好服務利用工作。教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞，針對學校、系(部)教學檔案管理人員兼職多，人員不穩定、業務生疏的現狀，一是采取請進來、送出去等多種形式和渠道，加強對校、系(部)兼職檔案人員的專業培訓，提高教學檔案管理水平；二是增強檔案人員為教學服務的意識，注重學習檔案管理基礎理論和有關政策條例，學習計算機知識，掌握相關的現代化管理的理論、技術和方法，做好教學檔案管理工作，提高工作質量；三是檔案人員要更新觀念，變被動為主動，加強教學檔案的編研工作，對教學檔案進行系統加工整理，如：學校管理制度匯編，教師論文及科研成果匯編等，提高檔案信息資源的開發能力；四是重視計算機信息技術在教學檔案中的運用，建立完善的檔案信息庫，在校園網建立檔案主頁，利用微機網絡技術來貯存、檢索和傳遞教學檔案信息，形成一個能使檔案信息資源共享的網絡體系，提高教學檔案的利用效率；五是廣開進人渠道，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次較高、具有現代科學技術知識和技能的教學檔案專業人才，建立一支高素質、復合型檔案人才隊伍，引進競爭激勵機制，營造良好的用人、育人、留人環境。

(作者單位：河北政法職業學院)