中小企業ＣＡＤ電子文件管理中應把握的幾個關鍵環節

摘要：中小企業規模較小、產品種類較少、機構設置簡單、人員流動性較大，在CAD電子文件管理中，完全按照相關GB執行存在困難，短時間難以做到，但只要把握好幾個關鍵環節，同樣可以獲得事關功倍的效果。

關鍵詞：CAD 電子文件 電子文件管理

在越來越多的中小企業中，CAD(計算機輔助設計或計算機輔助制圖)應用已經相當普遍。但由于中小企業規模較小、產品種類較少、管理層次少、組織機構設置簡單、人員流動性較大，在CAD電子文件管理中，完全按照《CAD文件管理》(GWT17825．1~10-1999)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GWT17678．1／-1999)、《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》(CB／17679—1999)等相關GB執行，在短時間內難以做到。然而，只要把握住以下的幾個關鍵環節，就基本可以實現對CAD電子文件的有序管理。

1 擬定本企業有規律的命名方案

在實施CAD電子文件管理中，為CAD電子文件命名是第一個基礎性環節。要對企業CAD電子文件實施有效管理，首先要擬定本企業CAD電子文件的命名方案。完整的命名方案應當包括CAD電子文件目錄、子目錄和文件的命名規則。

在CAD電子文件管理中，“文件名”和文件“題名”是兩個不同的概念。文件名只是文件的代號，可以反映文件的內容，也可以不反映文件的內容。而文件“題名”，則必須反映文件的內容。所以，如果不對文件名的命名加以規范的話，設計或制圖人員可能隨機地給文件起名，非常容易導致文件名混亂、重復。即使是設計或制圖人員本人，時間一長，也不一定能記得住有關項目所有CAD文件的名稱，查找利用起來也十分不方便。有時還會因此造成文件的誤操作。所以，為便于CAD文件的管理和檢索，需要事先制定一個完整的命名方案?

為了本企業的產品、工程項目編碼與紙質文件編碼相一致，可以借鑒產品、工程項目編碼與紙質文件編碼管理的方法來制定文件命名的規則。可以單獨采用混合號碼制和單純號碼制對產品、工程項目或文件加以編碼，也可以同時采用混合號碼制和單純號碼制對產品、工程項目或文件加以編碼。只要編碼合理、準確、唯一、對應(與紙質文件)、有規律可循，方便檢索就行。

比如：對定型批量生產的產品可以使用混合號碼制。即“產品名+型號”。GGD-2000，表示低壓配電拒2000型，或者說是2000型低壓配電柜；對多變更新快的產品也可使用這種方法，即“年度+型號”；對按年度實施的項目可以使用單純號碼制。即“年度號+項目序號+圖號”。“20060305．dwg”，表示2006年第三個工程項即(或產品)的第五張圖；對客戶相對穩定、項目往往跨年度進行的要使用混合號碼制。一般習慣編碼是“年度+批號”，考慮到同一客戶的文件應保存在一處，可將編碼改變為“客戶名+年度+批號”。這樣同一客戶的相關設計文件，無論是否跨年度都會被保存在一起，十分方便查詢與利用。

2 規定本企業有序的文件編號

為了更加科學，有序地管理本企業的CAD文件，應當對每一份文件進行編號，文件編號不僅體現了各份文件之間的區別，同時也反映了文件之間的有機聯系。有關文件編號的總體原則、基本要求、編號方法分類，在《CAD文件管珊 (CB／T17825.3—1999)中有明確詳細的闡述，本文只對編號的方法做一介紹。

CAD文件編號方法包括分類編號法、隸屬編號法兩類共三種。

分類編號法是指按CAD文件的分類編號，按對象(產品、零部件、工程項目)、功能、形狀等的相似性，采用十進位分類法進行編號。其代號的基本部分由分類號和特征號兩部分組成，中間以圓點或短橫線分開，圓點在下方，短橫線在中間。必要時，可以在首部加識別號，在尾部加尾注號。十進位分類編號法是將需要編號的CAD文件等按其特征、結構或用途分為十級(0—9)，每級分十類(o—9)，并根據需要按級、類、型、種、項五位數字組成特征號。

隸屬編號法是指按產品項目或工程項目的隸屬關系編號，隸屬編號分全隸屬編號和部分隸屬編號兩種形式。

全隸屬編號，其代號由產品代號或工程代號和隸屬號組成，中間可用圓點或短橫線隔開，必要時可加尾注號。產品或工程代號一般由拉丁字母和數字組成。隸屬號由數字組成，其級數與位數應按產品結構或工程項目的復雜程度而定。產品或工程項目改進和設計文件種類用字母組成的尾注號表示。如改進尾注號或設計文件尾注號同時出現時，兩者所用字母應當區別，改進尾注號在前，設計尾注號在后，并在兩者之間空一字間隔(或加一短橫線)。

部分隸屬編號，其代號由產品或工程代號、隸屬號和識別號組成，其隸屬號由部件序號或專業序號編到哪一級，由企業自行規定。識別號，由流水號或卷、冊號組成，編流水號時，可在首部或尾部以帶“0”或不帶“0”區別零件與部件、見圖6、圖7。

企業具體采用那一種文件編號方法應視企業的實際情況而定，但在為CAD文件編號時，應特別注意保證每一份文件號碼的唯一性，保證存儲在不同介質(紙質、磁帶、磁盤、光盤)上的同一文件編號相同。

3 設定本企業可控制的簽署與輸出方式

CAD文件無論是原始設計稿、定稿、還是更改稿，都須經過設計人員，設計審核人員、工藝審查人員、標準化審查人員、主管人員的簽署之后才能生效。紙質CAD文件可按照有關的規定進行手工簽署。對于CAD電子文件，應采用數字簽名或用光筆及數字化儀進行簽署。但在目前情況下，中小企業由于技術條件差一些，還做不到采用數字簽名或用光筆及數字化儀進行簽署。因此，常用的方法是在每一文件附上一份相應的簽署單。簽署單是CAD文件簽署的憑證，必須與相應的電子文件一起保存。

另外，還有一種簡單易行的方法，就是在內部網絡環境下，設計人員、設計審核人員、工藝審查人員、標準化審查人員、主管人員分別依次在各自的計算機上進行簽署，再將簽署完畢的文件傳給下一環節的人。但文件的輸出與打印由企業最終負責設計和技術的負責人掌控。也就是說，用于CAD出圖的繪圖儀或打印機，只與企業最終負責設計和技術的負責人的計算機相聯接。這樣，沒有按程序進行簽署的CAD文件就無法最終成為圖紙，也就無法進入生產環節。這種方法對設計與技術負責人來說是麻煩一些，但卻可以保障CAD文件的簽署與輸出方式在可控制的范圍內。

4 制定本企業有限制的共享制度

企業采用CAD技術，最大的好處就是易于共享。但是無限制的共享會給CAD電子文件的管理造成不利影響，甚至會對CAD電子文件的完整性、成套性造成危害。設置共享權限是最常見的限制措施。但要防止由于誤操作所造成的對CAD電子文件的更改，還應當對用于存檔和用于共享的CAD電子文件分別保存在不同的服務器中。條件達不到的企業，至少也要將用于存檔和用于共享的CAD電子文件分別保存在不同的邏輯盤下的同名文件夾內，并分別設置限制和共享權限。

5 確定本企業有效的存儲與備份策略

有關CAD電子文件的存儲介質(磁盤、磁帶，光盤等)在管理上的一般要求、分類與編號以及登記、保管與使用，在《CAD文件管理》 (CB／T17825．10—1999)中有詳細的闡述，本文只談存儲格式一點。

在保存CAD電子文件時，選擇適當的存儲格式，一是方便保管，二是方便交流與共享。由于企業裝備的計算機配置不一，檔次不同，就算是只使用一種CAD軟件，也不能保證每一臺計算機都裝同一個版本。由于軟件版本不同，加上軟件的向下兼容性，如果直接采用默認格式存儲，企業內使用較低版本軟件的計算機，就無法打開使用較高版本軟件計算機生成的文件，造成使用與共享障礙。這樣就必須依據本企業同一種CAD軟件的情況，確定最低版本為共享存儲格式。以AutoCAD為例，如果一個企業同時在使用AutoCAD2000—AutoCAD2005多個版本，就應當以AutoCAD2000為共享存儲格式。其方法是，在Auto—CAD2000以上版本的[文件]菜單下，選擇[另存為]命令，在“另存為”對話框的“保存類型”下選擇2000，再單擊[保存]按鈕。

對同時使用多種以CAD軟件的企業來說，就需要選擇一種或幾種CAD軟件都能讀取的格式，作為共享存儲格式。比如，使用標準圖形文件：IGES，DXF，WMF等格式。

上述方法簡單，對中小企業來說是一種有效的存儲與備份策略。

除了上述幾個環節之外，還有一點十分重要。這就是對所有涉及CAD電子文件的人員進行培訓，并在相當長的一段時間內進行強化訓練，直到形成習慣為止。只要這樣做了，中小企業的CAD電子文件管理就能夠做到科學有序。

(作者單位：開封市中原儀表電器成套廠)

策劃組稿：吳雁平