檔案業務指導的“弱化”與“濫化”

摘要：本文認為目前檔案業務指導工作出現了“弱化”與“濫化”兩種傾向。“弱化”表現在對電子文件/檔案的歸檔管理方面，主要是檔案行政管理部門系統內的指導不力和檔案業務指導工作的產任自流：“濫化”的主要表現在新領域建檔和新的檔案工作方面。

關鍵詞：業務指導 弱化濫化

長期以來，檔案業務指導工作難做一直閑擾著基層檔案部門的業務指導人員。而隨著時代的發展和信息技術的廣泛應用，檔案業務指導工作的田境并未能改善，新的問題又不斷出現。筆者認為檔案業務指導工作出現了“弱化”與“濫化”的傾向，這應當引起我們的重視，否則將可能影響檔案事業的健康發展。

1 檔案業務指導工作的“弱化”

隨著信息技術、計算機在各個領域里的廣泛應用和各行各業電子文件檔案大量的產生，這給檔案工作現代化和檔案事業的發展帶來了機遇和挑戰。而對檔案業務指導工作來說帶來更多的是挑戰，面臨的是全新的課題。只有迎接挑戰，適應時代發展的要求，不斷創新，才能使檔案工作更上一層樓。然而，遺憾的是檔案業務指導工作沒能積極迎接挑戰，而顯得沉默，有些千作甚至在“弱化”。這與檔案理論界的熱心關注形成了強烈的反差，翻開檔案雜志，有關電子文件檔案、檔案信息化建設、數字檔案館的文章比比皆是，而鮮有探討面對大量產生的電子文件檔案、面對檔案信息化建設，檔案業務指導該做些什么?該如何做?業務指導丁作似乎成了遠離數字時代的“世外桃源”。檔案業務指導工作明顯地在“弱化”，

1．1 檔案行政管理系統內的指導不力。上級檔案行政管理部門有指導下級檔案行政管理部門的職責，檔案信息化建設是一項系統7：程，應當統籌部署。應該說國家檔案局出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，做廠些：工作：然而，做得并不夠。《電子公文歸檔管理暫行辦法》規范的是“由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據”，要求的是由“副省級以卜檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理丁作進行監督和指導”。而對其他機關形成的電子文件是否歸檔?如何歸檔?至今沒有意見。對地方檔案行政管理部門如何開展電子文件歸檔沒有任何指導和具體安排。面對各單位產生的大量的電子文件，如果檔案行政管理部門不去指導，要求他們歸檔保存，那么這些檔案信息將有可能永遠消失。而且，即便是各單位保存有同樣的紙質檔案，那么這些檔案進館后，檔案館仍需要再花大量的資金和人力重新數字化，這不能不說是一種浪費。上級檔案行政管理部門對下級檔案行政管理部門的指導，按以往的做法，要開展一項新工作，都要先發文件，說明要求，重要的下作還要培訓學習，然后再開展卜作：但是，對于指導開展電子文件歸檔管理，這樣技術含量高、復雜難度大的新工作，一沒有發文件要求做和如何做，二沒有培訓，三沒有印發有關的業務標準。對于下級檔案行政管理部門，特別是基層檔案行政管理部門來說，沒有上級檔案行政管理部門的業務指導，根本無法開展對電予文件檔案管理的業務指導千作。造成基層檔案行政管理部門檔案業務指導職責的缺失，

1.2 檔案業務指導工作放任自流。雖然基層的信息化建設發展并不平衡，但是越來越多的單位走上了辦公自動化的道路，電子文件在迅速增長。就是那些沒有實現辦公自動化的單位，也在產生或由自己的計算機打印的或由文印部門打印的電子文件。對于后者來說是不是電子文件，留給檔案理論界去探討，但至少可以說是電子版的文件。如果承認后者是電子文件的話，那么可以說，不管是發達地區，還是不發達地區，不管是國家、省級機關單位，還是市(地)、縣級機關單位，產生的文件基本上都是電子文件。也就是說不管檔案部門承認不承認，已經實實在在地面對著一個電子文件檔案的時代。然而，盡管面對著這樣一個電子文件檔案的時代，檔案行政管理部門，尤其是基層檔案行政管理部門對此的業務指導基本上是處于放任自流的狀態。這種狀態不僅在欠發達地區或市(地)、縣以下基層存在，就是在發達地區也同樣存在，一些地方的單位雖然實現了辦公自動化，但其電子文件并未進行歸檔管理，有的雖已經實現了在線歸檔，但其對在線歸檔前所產生的電子文件歸檔管理的業務指導幾乎是空白。雖然，一些省、市、縣級檔案行政管理部門也對電子文件歸檔發了文件，并且進行了培訓，但對電子文件如何具體歸檔管理卻顯得乏力。如果不抓緊對這些電子文件檔案進行指導，這些電子文件檔案將會自生自滅，將會給檔案事業的發展帶來危害。對于檔案業務指導放任自流的現象，究其原因，可能有以下幾點：一是由于國家檔案行政管理部門指導的力度不夠，缺乏必要的目標、要求、措施，任務和相關的業務標準；二是一些基層檔案行政管理部門，雖然已經認識到了指導電子文件歸檔的重要性，但是由于其歸檔的技術要求高、難度大、標準多，技術發展也快，而且國家檔案局有許多標準并未出臺，出臺的一些標準還不成熟，怕先行一步，不僅工作量大，而且可能由于技術的發展或標準的變動而返工重來。就采取等待觀望的態度，等技術、標準相對成熟了再做；三是一些檔案業務指導人員自身素質不高，根本沒有能力指導基層單位電子文件的歸檔工作。電子文件的歸檔管理工作是建立在信息技術和計算機技術上的，它要求要了解網絡知識、計算機知識，要知道電子文件的特點、產生的技術環境以及歸檔管理的各項標準要求，這對檔案業務指導人員提出了更高的要求，“而我們的一些業務指導人員，不能夠隨著時代的發展與時俱進，去學習和掌握新的檔案整理技術，始終抱著已有的知識不放，成了現代‘文盲’，也就根本談不卜利用新技術去指導檔案工作。業務指導人員自身對檔案整理新技術一無所知，對基層檔案整理新技術的應用也就沒有發言權，只能放任自流，任其發展。”

2 檔案業務指導“濫化”。

隨著我國工作的重點轉移，檔案部門提出了“經濟建設延伸到哪里，檔案工作就跟蹤服務到哪里”的服務目標，相繼提出了鄉鎮企業建檔、“三資”企業建檔、“小康村”建檔、村級建檔、建立名人名產名勝檔案、建立農業科技檔案信息三級網絡、民營企業建檔、社區建檔、建立信用檔案等等，當然也提出了電子文件的歸檔管理。但是，與對后者沉默、謹慎的態度相比，前者的大部分上作是異常火熱，下文件、開會議、制規范、出標準、派任務，有的還規定完成的時間和完成任務的百分比。僅筆者手頭的資料看，就有國家檔案局和有關部委出臺的《鄉鎮企業檔案管理辦法》、《外商投資企業檔案管理暫行規定》、《縣、鄉、村農業科技檔案信息工作網絡試行辦法》等，浙江、遼寧、甘肅、扛西、山東等省出臺了《村級檔案管理辦法》，上海、浙扛，山東、廣西、江西、云南、貴州等省出臺了《城市社區檔案管理辦法》，“有的地方行政機構頒布《民營企業檔案管理暫行辦法》、《關在民營企業中開展規范化建檔工作的通知》等。”面對如此多的建檔新領域、新的檔案工作和如此繁重的建檔任務，檔案業務指導人員不堪重負，結果是胡子眉毛一把抓，對每項工作只能蜻蜓點水地泛泛一抓，或者是抓東丟西、抓西丟東，使檔案工作大有“濫化”之勢。如果按照現在的思維模式和工作方法，那么隨著時代的發展，還會出現更多的建檔新領域和新的檔案：工作，而這些工作肯定要由檔案業務指導人員去指導，結果是業務指導的面越來越寬，越來越“濫”。檔案業務指導“濫化”的另一種表現是業務指導模式的“濫”用。將對機關和國有企業檔案工作的管理指導模式“克隆”到其他新領域的建檔中。如從各省出臺的《村級檔案管理辦法》、《城市社區檔案管理辦法》看，從檔案管理模式，文件材料歸檔范圍、保管期限的劃分、分類，完全是機關檔案管理的翻版，《鄉鎮企業檔案管理辦法》、《民營企業檔案管理暫行辦法》中的規定，與國有企業檔案管理的模式相差無幾。對這些領域的建檔和檔案工作的業務指導也就與對機關和國有企業的檔案業務指導一模一樣。其實，對村民委員會和居民委員會來說，按照《中華人民共和國村民委員會組織法》、《中華人民共和國居民委員會組織法》的規定，它們都是群眾性的自治組織，它們所產生的檔案并不屬于國有檔案，這些檔案中的一部分可能屬于非國有的對國家和社會有保存價值的檔案，民營企業產生的檔案就更不屬于國有檔案了，它們當中的一部分也可能屬于非國有的對國家和社會有保存價值的檔案。對這些檔案的管理，應該按照《檔案法》第十六條規定的；“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管”的精神去管理。而套用、沿用或濫用對機關和國有企業檔案管理的模式、指導方法去管理，顯然是不妥當的。有學者就認為：“非國有企業的檔案工作應該由非國有企業根據自身的需要自主地建設和發展為好”。實事求是地講檔案界提出的“經濟建設延伸到哪里，檔案工作就跟蹤服務到哪里”的服務目標和拓展檔案新領域的建檔工作都是非常正確的，應當隨著時代的發展與時俱進。問題在于應該怎樣服務，如何做好新領域的建檔工作。對于不同的情況，應該采取不同的方法和措施，對其檔案管理應采取不同的模式，不應采用統一的模式，更不應濫用對機關和國有企業的模式和方法。如對村級建檔、社區建檔工作，應采取督促的方法，督促其妥善保管好檔案。對民營企業檔案工作，采取宣傳引導的方法，引導其建立檔案工作，并在其自愿的基礎上積極開展咨詢服務，而不是強迫其接受指導。造成檔案業務指導“濫化”的原因，筆者認為可能是檔案工作者對“檔案”、“檔案工作”及“檔案管理”認識的固有模式造成的。似乎一談檔案管理、建檔工作，就是機關和國有企業檔案管理的模式，認為只有這樣才是規范化、真正意義上的檔案管理。顯然這些都是慣性思維的表現。

3 結語

國家機關和國有企業的檔案工作是我國檔案工作的主要基礎，而這些單位產生的電子文件又是未來數字檔案館的基礎，對其指導的“弱化”必將影響檔案事業的健康發展。而檔案業務指導的“濫化”將牽涉到檔案業務指導人員的很大精力，反過來同樣影響前者。檔案業務指導的“弱化”和“濫化”這兩種相對極端的傾向應當引起重視。