大檔案熱的冷思考

1 有關“大檔案”、“‘大檔案’觀”的論述

有關“大檔案”、“大檔案”觀的設想，眾多學者已有過不少的淪述，其基本精神實質大同小異，筆者在此擇其典型觀點而述之；何謂“大檔案”?所謂“大檔案”，指的是一個城市、一個地區的全部對國家和社會有保存價值的檔案。其相對的概念“小檔案”，是指綜合檔案館保存的檔案及按傳統觀念應進館保存的檔案。所謂“‘大檔案’觀念”，指的是以一個城市、一個地區的全部對國家和社會有保存價值的檔案為基點來考慮檔案館建設的觀念。也就是說，在考慮檔案館建設的時候，不能僅僅考慮現有檔案館檔案及按傳統觀念應進館檔案保存的需要，而要考慮將一個城市、一個地區的全部或大部分應永久及長期保存的檔案集中到一個地方保存的需要。這對市(縣)級城市和地區而言，在考慮檔案館建設的時候，除了應考慮現有檔案館檔案及按傳統觀念應進館檔案的保存外，還應考慮將各個部門所屬的需要永久及長期保存的檔案，特別是將那些檔案數量比較多、與公眾關系比較密切的部門的需要永久及長期保存的檔案，如房管、土管等部門的檔案集中到一個地方保存。而對一個設區的(地級)城市而言，在考慮檔案館建設的時候，除了應將上述檔案集中外，還應考慮將市(地)、區(縣)兩級檔案館及城建檔案館的檔案也集中到同一個地方保存。

2 “大檔案”提出的時代背景

“大檔案”的提出是有其特定的時代背景的。那就是我國的檔案利用從上世紀80年代的編史修志高潮過去以后，接下來一直處在不盡如人意的狀態之中，用“門前冷落車馬稀”來形容其境況并不算過分。而與其形成鮮明對照的是，同屬信息行業的圖書情報等其他信息部門的利用工作卻開展得如火如荼，社會知名度在不斷提高，面對此情此景，檔案部門不能不看在眼里，急在心里。于是各位同仁力尋戰略大突圍。于是“大檔案”、“‘大檔案’思想”在學者們的筆下應運而生。

3 “大檔案”的現實思考

3．1 “欠檔案”的實質

從有關“大檔案”的論述中，我們不難看出，所謂“大檔案”就是要將檔案做大、將檔案館做大。檔案館的收集對象不能僅僅局限于以往的機關文書檔案的小圈子，而應該面向全社會，擴大其收集范圍，從而使檔案館形成一個門類比較齊全，館藏比較豐富的檔案集聚地。而且，這里的檔案館不是一個泛指的概念，而是特指綜合檔案館。

3．2 “大檔案”的現實價值

3．2．1 體現了檔案人積極進取的心態。“大檔案”體現了檔案人嶄新的精神風貌，那就是不甘人后、急起直追、開拓進取、與時俱進的時代精神。而不再是以往那種只知在自己的小天地里整日埋頭苦干，不問外界變化的閉關自守，看攤守業的消極被動的工作局面了。

3．2．2 有利于豐富和優化館藏。由于長期以來的偏見，綜合檔案館從其內容看，反映黨政機關工作、政治運動等的檔案所占比重過大；從館藏檔案門類看，文書檔案占絕對統治地位；從館藏檔案的價值看，價值含量低的檔案多，真正值得長久保存的檔案少。從而使得館藏檔案結構單一、門類不全。一方面，不能很全面地、客觀地反映出本地區的政治、經濟、科技、文化、民風、民俗等各方面的全貌；另一方面，又很難反映地方特色。然而，“大檔案”的提出、“‘大檔案’觀”的形成，則有可能使這種狀況大為改觀。因為“大檔案”突破了原有檔案的范圍，它強調的是“一個城市、一個地區的全部對國家和社會有保存價值的檔案”。這其中的“全部”二字正是體現了所要收集的檔案的完整齊全。如果能夠長期堅持，可以預見檔案館的館藏將會越來越豐富。

3．2．3 有利于增強檔案工作者的積極主動性。既然，“‘大檔案’指的是一個城市、一個地區的全部對國家和社會有保存價值的檔案。”因此檔案館要想讓館藏“大檔案”化，就必須一改過去那種“坐、等、靠”的工作局面，走出家門、融人社會，主動去尋找“大檔案”。否則，館藏檔案是不會自動“大檔案”化的。

3．2．4 有利于利用工作的開展。俗話說，“巧婦難為無米之炊”，要想把檔案利用服務工作做好，檔案館必須首先擁有豐富的館藏檔案資料，否則，檔案利用必將淪為空談。而“大檔案”強調的正是將一個地區的全部對國家和社會有保存價值的檔案都收歸檔案館，它必將極大地豐富館藏，將為檔案利用服務丁作打下堅實的物質基礎。

3．3 “大檔案”需注意的問題

3．3．1 謹防“泛檔案”現象的出現。“大檔案”反映了檔案人對歷史的一種高度的責任感和使命感，其目的之一就是讓檔案館盡可能地將社會工作、生產、生活中所形成的所有有價值的檔案收集齊全：這本來是好的，但要謹防“泛檔案”現象的出現，因為如果把握不好，檔案人員的戀檔情結就有可能被異化，在檔案人員眼中，世上一切皆檔案，而不知有其他，這樣就有可能讓真正的檔案淹沒在“大檔案”之中，從而導致本末倒置。

3．3．2 “大檔案”之檔案必須符合法定檔案之概念。《中華人民共和國檔案法》對檔案之概念是這樣規定的：本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科枝、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，“大檔案”的提出、”大檔案觀念”的形成以及“大檔案”戰略的實施必須在法定的檔案范圍內進行，而不能人為地擴大法定檔案之范圍，否則在檔案的接收征集過程中，就有可能違反各種法律制度，從而適得其反。

3．3．3 “大檔案”的某些設想并不科學。“大檔案”主張“考慮將一個城市、一個地區的全部或大部分應永久及長期保存的檔案集中到一個地方保存。這對市(縣)級城市和地區而言，在考慮檔案館建設的時候，除了應考慮現有檔案館檔案及按傳統觀念應進館檔案的保存外，還應考慮將各個部門所屬的需要永久及長期保存的檔案，特別是將那些檔案數量比較多，與公眾關系比較密切的部門的需要永久及長期保存的檔案，如房管、土管等部門的檔案集中到一個地方保存。而對一個設區的(地級)城市而言，在考慮檔案館建設的時候，除了應將上述檔案集中外，還應考慮將市(地)、區(縣)兩級檔案館及城建檔案館的檔案也集中到同一個地方保存。”這種設想說明“大檔案”觀念意識到了當今綜合性檔案館與專業檔案館在檔案資源上的爭奪性。不可否認，綜合性檔案館與專業檔案館一直都存在著爭奪檔案資源的問題，但如果以為將兩者的檔案集中在一塊就將此問題解決了，這其實是將復雜問題簡單化了。筆者認為，要解決這一問題，首先是要止綜合性檔案館與專業檔案館能夠站在歷史的高度認清自己的功能、職責及使命、明確自己的服務對象、擺正自己的位置、從而理順各自的收集范圍。同時，專業檔案館與綜合性檔案館各自的服務對象與利用目的是不一樣的，將兩者糅合在一起通常會導致二者皆“傷”的尷尬局面。

這里特別要強調的是，筆者并不是說不能將專業檔案館與綜合檔案館的檔案信息整合起來，在館藏數字化程度不斷提高的基礎卜，我們可以利用現代網絡實現與專業檔案館的互聯，逐漸將它們的館藏數字化信息聚集起來。

4 檔案部門如何才能真正將自己做大

4．1 必須將“大檔案”觀念落到實處

“大檔案”是一個美好的設想，但不能只停留在“大檔案”的觀念卜，這樣是不能解決現有問題的。因為，“大檔案”不只是體現在將不同門類、種類的各式各樣的檔案收歸自己的旗下，更重要的是應體現在檔案部門、檔案人員的胸懷寬大、思想遠大、觀念開放上，在于檔案人員能以實際行動走㈩家門，以一種開放的姿態面向社會，急民眾之所急，急檔案之所急。所謂“急民眾之所急”，要求我們時時處處能為民眾著想，意識到如果由于我們工作的怠慢而造成民眾的損失，那就是民眾的罪人；所謂“急檔案之所急”，要求我們時時處處為檔案著想，意識到檔案價值的實現是有時效性的，失去了最佳利用時機，就會變成“明日黃花”，我們就是檔案的罪人。

4.2 必須樹立“親民”、“為民”的理念

檔案部門如果沒有“親民”的理念，就不可能形成“大檔案”之館藏。因為高高在上、不主動去親近民眾，分散于社會上的檔案不會自動跑到檔案館里來：“大檔案”、“‘大檔案’觀”實質歸位于檔案館的基礎丁作層面，豐富館藏這一層面上，但若檔案部門不能放下官架子，改變衙門作風，親近民眾，沒有“為民”的理念，就不可能以一種前所未有的開放姿態主動面向社會、適應社會變化，那么檔案利用上仍只見特權利用橫行、不見權利利用的出現，“大檔案”最終還是死檔案。而且收集得越多危害越大，因為檔案資料到了檔案館就很難重見天日了，從此便失去與民眾見面的機會廠。

4．3 必須有一種以我為主、博采眾長的風范

所謂“以我為主”，就是強調檔案部門必須苦練內功。一方面，不斷更新自己的知識觀念、形成更加科學合理的工作方法、提升自我的服務意識；另一方面，不斷加快促成廣義“大檔案”局面的形成。所謂博采眾長，就是要求檔案部門能夠甘做小學生，虛心向圖書情報等信息部門學習，學習、借鑒他們的成功經驗，然后做到青出于藍而勝于藍。使檔案部門真正成為社會的信息中心和開放窗口，使檔案工作成為全社會關注的熱門話題。

4.4 必須學會巧借東風

所謂巧借東風，就是要求檔案部門一方面能借助外力巧妙的言傳、推介自己，例如，檔案部門可以各種巧妙的方式借助于電臺、報紙、重大活動日、紀念閂來擴大社會影響，爭取做到以最少的代價達到最佳的效果；另一方面，就是要求檔案部門能夠借助外力及時、準確、高品質的將館藏的檔案信息資源合理有效地開發出來，以求檔案價值的最大化實現、以求民眾對檔案的最大化利用。這主要是針對檔案部門有時人手、資金不夠，或者智力有限的條件下，可以利用手頭所掌握的豐富的檔案信息為資本，謀求圖書情報部門、黨史部門以及公司企業參與到檔案信息資源的開發中來。

(作者單位：鄭州航空工業管理學院信息科學系)