淺談機關檔案室的編研工作

1 強化檔案資料的收集，不斷豐富室藏檔案

有限的室藏資源、單一的檔案內容，即使巧婦亦難為無米之飲。室藏檔案是我們開展編研工作的依托。目前，機關檔案室普遍存在著重文書檔案輕聲像、光盤、實物載體的檔案的偏向。

有限的室藏資源、單一的檔案內容，即使巧婦亦難為無米之炊。室藏檔案是我們開展編研工作的依托。目前，機關檔案室普遍存在著重文書檔案輕科技、專門檔案，重紙質載體的檔案輕聲像、光盤、實物載體的檔案的偏向。這種認識上的誤區直接導致許多具有部門特色、專業特色很有利用價值的檔案資源分散于機關各個業務部門或個人手中，久而久之，將帶來無法挽回的損失。室藏的貧乏造成機關檔案室編研工作先天的給養不足。因此，機關檔案工作人員要徹底轉變觀念，樹立“大檔案”的思想，采取積極有效的措施，把體現本單位各項職能活動的各種門類和載體的文件材料完整收集歸檔。檔案室除收集本單位產生的檔案外，還應注意收集與檔案密切相關的有關資料，尤其是同行業的資料，以彌補檔案資源之不足。

2 找準選題，提高編研材料的有效性

目前，有不少單位檔案室的編研材料之所以質量不高，實用性差，其主要原因就是選題不到位。編研選題要關注機關工作的動向，緊緊圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動進行。檔案編研人員要改變實際工作中那種“遵從慣例，按部就班”、“憑老經驗辦事，閉門造車”，“坐門等客，被動編寫”的做法，要走出辦公室，主動出擊。只有了解和掌握機關工作中心和主要業務活動，才能對當年編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與機關工作保持一致，不偏離利用需求。這就要求檔案人員要經常與單位領導聯系、咨詢，適時參加有關會議，閱讀分析單位工作規劃、工作安排，深入科室、與業務人員保持經常性的交流、溝通，從而及時掌握單位中心工作和各項業務工作內容。了解單位對檔案資料的需求、趨向，以此確定編研選題，保證編研材料有的放矢，及時有效地滿足單位實際工作的需要。此外，機關檔案室還可通過在借閱中開展專題利用登汜、發放利用意見表、分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和分析預測機關工作的利用需求，確定合適的選題。

3 編研工作要突出檔案室的特色

由于機關檔案室是機關內部組織機構，是統一管理本單位檔案和主要為本單位工作服務的，其服務對象具有一定的專指性，這也決定了其編研工作具有自己的特色，這就是要做到“小而精”，及時快捷。

“小而精”，是指檔案室編研作品的內容要盡量濃縮，短小精悍。機關領導和業務部門利用編研材料的目的在于查考、借鑒、“對癥下藥”。因此，他們迫切需要經過濃縮、提煉的系統性、專題性檔案信息，以便根據以往的知識、經驗、做法甚至教訓，迅速作出決策，指導工作，解決問題。那種“眉毛胡子一把抓”，不分主題，內容冗長的編研作品顯然不能適應機關工作的需要，即使送上門去，也可能被束之高閣。

及時、快捷，是指把握好編研作品的時效性。時效性是不斷運行的機關工作對檔案編研的必然要求。在工作實踐中，我們深刻體會到，某一編研成果質量再好，倘若錯過領導決策和業務工作需要的時機，則時過境遷，其使用價值大打折扣甚至完全喪失。正是，”當其時，一文千金；違其時，一文不值”。

機關檔案室要盡量克服編研工作的滯后性，就必須掌握機關工作變化的情況，抓住稍縱即逝的編研時機，在確保編研作品質量的前提下，突出一個“快”字，將編研成果及時提供利用。即使是每年按常規編輯的現行文件匯編，基礎數字匯編、大事記等編研材料也要根據機關工作各個環節的要求，適時提供，從而充分提高編研作品的使用價值。

(作者單位：平頂山市疾病預防控制中心)