淺談機(jī)關(guān)檔案室的編研工作

1 強(qiáng)化檔案資料的收集，不斷豐富室藏檔案

有限的室藏資源、單一的檔案內(nèi)容，即使巧婦亦難為無(wú)米之飲。室藏檔案是我們開(kāi)展編研工作的依托。目前，機(jī)關(guān)檔案室普遍存在著重文書(shū)檔案輕聲像、光盤(pán)、實(shí)物載體的檔案的偏向。

有限的室藏資源、單一的檔案內(nèi)容，即使巧婦亦難為無(wú)米之炊。室藏檔案是我們開(kāi)展編研工作的依托。目前，機(jī)關(guān)檔案室普遍存在著重文書(shū)檔案輕科技、專(zhuān)門(mén)檔案，重紙質(zhì)載體的檔案輕聲像、光盤(pán)、實(shí)物載體的檔案的偏向。這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)直接導(dǎo)致許多具有部門(mén)特色、專(zhuān)業(yè)特色很有利用價(jià)值的檔案資源分散于機(jī)關(guān)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)或個(gè)人手中，久而久之，將帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。室藏的貧乏造成機(jī)關(guān)檔案室編研工作先天的給養(yǎng)不足。因此，機(jī)關(guān)檔案工作人員要徹底轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立“大檔案”的思想，采取積極有效的措施，把體現(xiàn)本單位各項(xiàng)職能活動(dòng)的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料完整收集歸檔。檔案室除收集本單位產(chǎn)生的檔案外，還應(yīng)注意收集與檔案密切相關(guān)的有關(guān)資料，尤其是同行業(yè)的資料，以彌補(bǔ)檔案資源之不足。

2 找準(zhǔn)選題，提高編研材料的有效性

目前，有不少單位檔案室的編研材料之所以質(zhì)量不高，實(shí)用性差，其主要原因就是選題不到位。編研選題要關(guān)注機(jī)關(guān)工作的動(dòng)向，緊緊圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行。檔案編研人員要改變實(shí)際工作中那種“遵從慣例，按部就班”、“憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，閉門(mén)造車(chē)”，“坐門(mén)等客，被動(dòng)編寫(xiě)”的做法，要走出辦公室，主動(dòng)出擊。只有了解和掌握機(jī)關(guān)工作中心和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，才能對(duì)當(dāng)年編研工作的開(kāi)展做到心中有數(shù)，才能確保編研選題在大的方向上與機(jī)關(guān)工作保持一致，不偏離利用需求。這就要求檔案人員要經(jīng)常與單位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系、咨詢，適時(shí)參加有關(guān)會(huì)議，閱讀分析單位工作規(guī)劃、工作安排，深入科室、與業(yè)務(wù)人員保持經(jīng)常性的交流、溝通，從而及時(shí)掌握單位中心工作和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。了解單位對(duì)檔案資料的需求、趨向，以此確定編研選題，保證編研材料有的放矢，及時(shí)有效地滿足單位實(shí)際工作的需要。此外，機(jī)關(guān)檔案室還可通過(guò)在借閱中開(kāi)展專(zhuān)題利用登汜、發(fā)放利用意見(jiàn)表、分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和分析預(yù)測(cè)機(jī)關(guān)工作的利用需求，確定合適的選題。

3 編研工作要突出檔案室的特色

由于機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是統(tǒng)一管理本單位檔案和主要為本單位工作服務(wù)的，其服務(wù)對(duì)象具有一定的專(zhuān)指性，這也決定了其編研工作具有自己的特色，這就是要做到“小而精”，及時(shí)快捷。

“小而精”，是指檔案室編研作品的內(nèi)容要盡量濃縮，短小精悍。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)利用編研材料的目的在于查考、借鑒、“對(duì)癥下藥”。因此，他們迫切需要經(jīng)過(guò)濃縮、提煉的系統(tǒng)性、專(zhuān)題性檔案信息，以便根據(jù)以往的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、做法甚至教訓(xùn)，迅速作出決策，指導(dǎo)工作，解決問(wèn)題。那種“眉毛胡子一把抓”，不分主題，內(nèi)容冗長(zhǎng)的編研作品顯然不能適應(yīng)機(jī)關(guān)工作的需要，即使送上門(mén)去，也可能被束之高閣。

及時(shí)、快捷，是指把握好編研作品的時(shí)效性。時(shí)效性是不斷運(yùn)行的機(jī)關(guān)工作對(duì)檔案編研的必然要求。在工作實(shí)踐中，我們深刻體會(huì)到，某一編研成果質(zhì)量再好，倘若錯(cuò)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作需要的時(shí)機(jī)，則時(shí)過(guò)境遷，其使用價(jià)值大打折扣甚至完全喪失。正是，”當(dāng)其時(shí)，一文千金；違其時(shí)，一文不值”。

機(jī)關(guān)檔案室要盡量克服編研工作的滯后性，就必須掌握機(jī)關(guān)工作變化的情況，抓住稍縱即逝的編研時(shí)機(jī)，在確保編研作品質(zhì)量的前提下，突出一個(gè)“快”字，將編研成果及時(shí)提供利用。即使是每年按常規(guī)編輯的現(xiàn)行文件匯編，基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記等編研材料也要根據(jù)機(jī)關(guān)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，適時(shí)提供，從而充分提高編研作品的使用價(jià)值。

(作者單位：平頂山市疾病預(yù)防控制中心)