商業性文檔管理公司及其要檔案信息資源實體布局中的位置

摘要：本文通過對進駐中國的外資商業性文檔管理公司的性質、服務、對象、業務內容、管理模式及管理特點的考察，認為商業性文檔管理公司是國內一種新型的檔案機構，應將其納入國家檔案信息資源實體布局中加以研究，促使其健康發展。

關鍵詞：文檔管理 商業機構 檔案信息資源 實體布局

隨著我國經濟、政治體制改革的深化，市場經濟逐步建立，企業組織從單一形態向多元化轉變，非國有制企業不斷涌現，隨之產生了大量的非國有檔案。這些企業在走向市場的過程中要求以最小的資本投入獲得最高效的檔案信息管理，而新建檔案室受到諸如資金、人才、效益等諸多因素的影響，并不被很多中小企業所采納。此外，在現代社會中，人們越來越注重個人隱私，一些人也希望具有信譽度的第二方來保管個人重要文件。在這種市場需求的召喚下，以民辦和進駐中國的外資文件管理公司為代表的商業性文檔公司開始在我國巾現。本文將通過對進人中國市場的外資商業性文檔公司的基本狀況進行分析，說明商業性文檔管理公司是主要從事非國有檔案管理的新型檔案中介機構，應當將其納人我國檔案信息資源實體布局，通過檔案界的相應研究，促使它在中國這塊土壤中健康成長。

1 外資商業性文檔管理公司的基本狀況

2000年，由美國專業文檔保管公司——Griarantee(信安達)公司與上海市檔案館所屬的上海創造實業公司合作建立的上海信安達檔案文件管理有限公司在上海成立，并于2002年正式營業。美國Crown(嘉柏)有限公司屬下的文檔管理公司以香港為基地，近年來開始致力于在中國大陸的業務拓展，陸續在深圳、上：海、廈門、北京、廣州及成都等地投資建設分公司，開展文檔管理業務。

1．1 性質

商業性文檔公司自籌經費，通過向工商企業提供檔案管理有償服務，如檔案保管、銷毀、數據備份及數字化等，來追求一定的市場份額和利潤，以實現自身的利益最大化。它們具有獨立的法人資格，是一種營利性機構和經濟實體，可以界定為企業型檔案中介機構。

檔案中介機構是一種新型的檔案組織形態，最早出現于1993年的浙江，隨后逐漸擴大到其他省市。經過幾年的發展，檔案中介機構日益呈現出多樣化的趨勢。根據性質的不同，檔案中介機構可以分為三類：行政或事業性質的，如隸屬于檔案局、館的檔案事務所，具有較濃的官辦色彩；另一類具有社團的性質，如前不久成立的深圳市檔案行業協會，是溝通政府與行業之間的橋梁，具有行業性和非營利性的特點；還有一類則具有企業的性質，如本文討論的商業性文檔管理公司，它們具有營利性的特征：后兩者都是檔案中介機構的新形式。

商業性文檔公司一方面要接受檔案行政管理部門的監管，另一‘方面，與檔案館、室構成拾遺補缺的關系，彌補檔案館室藏的不足和社會化服務的缺陷。同時，作為企業它需要在工商管理部門登記備案，并接受日常管理。商業性文檔管理公司不完全等同于國外的商業性文件中心，因為文件中心主要保管處于半現行期的文件，非現行文件將轉交給檔案館，而保存在文檔公司的非國有檔案大多數并不屬于檔案館的移交范圍，它們可能會一直保存在這里直至文件生命周期終結。因此商業性文檔公司兼具商業性文件中心與商業性檔案館的雙重身份。

1.2 客戶

文檔公司的客戶目前以非國有制企業為主，特別是外資企業。由于商業性文檔公司起源于美國，很多大型的國際性企業總部就是文檔公司的客戶，因此駐華的分公司也就更容易接受這種檔案管理模式。這些非國有制企業的檔案不屬于檔案館的接收范圍，受各種因素制約也不宜建立檔案室，而檔案的憑證和參考價值又使他們不能對其產生的檔案放任自流，文檔公司正好滿足了他們的需求。此外，也有極少數國有企業和個人是文檔公司的客戶。

文檔公司目前的客戶群結構單一是由于它根植于國外，其采用的文檔管理模式與國內的有很大不同，作為一種新生事物，如何與國內檔案管理狀況相協調和適應需要一個過程，國內的各類機構對新型檔案管理模式的接受也同樣需要時間。

商業性文檔公司的企業性質決定了它與客戶之間具有提供服務與消費的關系，這種關系通過客戶購買文檔公司的服務而發生。由于文檔公司對非國有制檔案的保存是托管、代管，并不發生所有權的變更，因此文檔公司嚴格的向客戶負責，承諾對所保存的文檔信息高度保密，檔案僅向客戶及客戶授權的人員提供利用。

1.3 業務

文檔公司的業務以文檔保管、檢索遞送、銷毀為主，同時數字化服務如軟件的第三方保存也很受歡迎。在文檔管理公司，所有的文檔以箱為保管單位，公司不涉及箱內文件的整理，而是由客戶將文檔放人箱內封存，這充分保證了文檔信息的安全。檢索則采用先進的條形碼管理系統，快速簡捷。如信安達公司和嘉柏公司都使用目前世界上公認的最先進和最新型的文檔管理軟件——O'Neil RS-SQL^TM條形碼系統。文檔箱在庫房中隨機放置，通過條形碼系統不僅能夠快速確定被查找文檔箱的確切位置，而且能夠對所有文檔箱及相關文檔資料的存取和運送過程、保管中心的操作過程進行全程跟蹤，可以隨時了解到什么時候存取、在什么地方以及每個檔案文件箱或文件資料的存放年限。保管則采用倉儲式。這類公司一般不提供現場的直接閱覽利用，而是應客戶要求將所需文檔送達客戶手中使用，完畢后再運回倉庫。銷毀服務，如上海信安達公司提供整箱粉碎銷毀服務，充分保證了被銷毀檔案的安全。隨著電子技術的發展，各行各業對計算機系統的依賴性越來越強，系統的癱瘓意味著工作的停頓，軟件的異地第三方保存可以快速恢復破壞的電腦系統，有效降低損失，因此這也是文檔公司的重要業務。

顯然，文檔公司的管理模式與國內傳統的模式有著較大的差別。它們基本上屬于粗線條管理，特別是大庫房、倉儲式保管在紙質文檔保存環境的溫濕度控制方面不夠嚴格，對于需要長期保存的檔案有不利的影響。

1．4 管理特點

首先，文檔公司以服務為根本宗旨。作為企業，基本特征之一就是向消費者提供產品，通過消費者購買該產品來實現企業追求經濟利益的目標。文檔公司提供的產品就是文檔服務，因此它們都把競爭重點放在服務上，在服務中樹形象，在服務中求發展。文檔公司往往通過優化服務和提供個性化、差異性的服務來確立自己在市場中的獨特位置，吸引客戶，如有的文檔公司使用先進的技術設備重點從事高質量的數字化業務，而有的則利用庫房和技術優勢主要提供不同載體文檔的日常保管服務。

其次，文檔公司通常都比較注重技術裝備的投入，因為它們是優化服務的必要保證。如信安達和嘉柏公司都投資使用了先進的O’Nell RS-SQL^TM條形碼系統，嘉柏公司還新近引入了RMi(RecordsManagement invoicinZ)系統，它基于互聯網，向客戶提供實時在線的檔案進出庫記錄和付費情況查詢。”此外，數字化設備、快捷的運輸工具以及防盜和防火裝置等等也是文檔公司必備的設施。

第三，文檔公司的管理具有契約性的特點。從信息經濟學的角度看，客戶與文檔公司之間是委托——代理關系。在專業知識、技能等方面的信息分布不對稱的情況下，客戶將自己丁作中產生的文檔的保管、銷毀及數字化等業務委托給文檔公司負責。這種委托一代理關系的建立以雙方簽訂合約為標志。作為兩個平等而獨立的個體，客戶在購買文檔公司的服務時會與文檔公司就收費、服務項目、安全要求、違約處理等等內容簽訂契約，使各自的權利和義務明晰化。

最后，文檔公司的管理更具效益性。文檔公司是一種社會化的服務機構，它擁有批量的專業管理人員，配備專門的設施，運用先進的技術，實施專業化的管理，因此文檔公司通常具有規模化和集約化的優勢，更易于保證文檔管理的質量，比各個企業獨立設置“小而全”的檔案室更有效益。

總之，商業性文檔公司無論是從管理對象還是從服務項目上考察，都具備檔案機構的性質，同時它的營利性又使它不同于公立的傳統檔案部門。作為主要保存非國有檔案的重要機構，它的存在可以實現非國有檔案的有效管理，保障國家檔案信息資源的完整，因此是對公立檔案機構的有益補充。

2 檔案信息資源實體布局

2.1 檔案信息資源實體布局的含義

檔案信息資源布局是檔案信息資源理論的重要組成部分，分為實體布局與信息布局兩部分。近年來，信息技術的快速發展為檔案信息資源的合理流動創造了條件，信息布局日益受到人們的關注和重視，但檔案的實體布局作為一種傳統的布局方式并不會消失，它必然在相當長的一段時期內與信息布局并存。因此，在新的技術條件下，我們不應放棄也不能忽視對實體布局的研究。

“檔案實體布局是指對檔案原件在空間的存儲和分布的協調與控制，”，也就是檔案組織機構的布局，即傳統意義上的檔案館(室)網建設。通常認為一個完整的檔案實體網絡系統應當包括各類檔案館、機關和企事業單位檔案室。它具有層次性、相對穩定性、變動性，系統性等特點。雖然現代信息技術的發展使信息可以脫離載體而傳播、流動，但檔案的根本屬性使我們不能忽視檔案原件的存在，研究實體布局對有效維護檔案原件的完整和安全具有重要意義。

在我國，檔案實體布局的出現最旱可以追溯到1992年國家檔案局頒布的《全國檔案館設置原則和布局方案》，經過多年的建設與發展，目前已經形成了橫向以檔案館、室為代表，縱向以國家級、省級、市級和縣級檔案館為表現的檔案實體布局網絡。然而，這樣的實體布局并不應該是一成不變的，檔案實體布局既具有相對穩定性，又具有變動性的特點，它總要與社會發展的大環境相適應。近年來，隨著時代的發展和計會的變化，檔案工作口益走向社會化，檔案機構形態多元化，特別是文檔公司的出現，使現有的檔案實體布局已經與檔案機構的實際存在狀況不相適應，因此檔案實體布局的適時調整是必要的。

2．2 檔案信息資源實體布局的構建

“國家檔案信息資源的構建已經不是傳統意義的單一國有檔案，而是不僅包括國家所有的檔案，同時也應該包括非國家所有的檔案，國有、非國有檔案信息資源共同承擔國家與民族歷史文化傳承、延續的任務。”由此我們可以將國家檔案信息資源的實體布局結構分為公立檔案機構與私立檔案機構兩類。公立檔案機構由國家投資設立，如綜合性檔案館、各類專業性檔案館、國有企事業單位的檔案機構，它們主要負責管理國有檔案，具有開放性、公益性的特點，往往以行政性的管理手段為主。其所保存的國有檔案是社會共有財產，通常是無償保管，并要求向社會公開提供利用。私立檔案機構是自籌經費設立的，自負盈虧，自求發展，如本文討論的商業性文檔公司以及一些大型非國有企業的檔案部門。它們往往運用市場化的管理手段，具有封閉性的特點，所保存的檔案通常屬于非國有檔案，僅向服務對象負責，不對社會公開提供利用。此外，文檔公司還具有營利性的特征，要向客戶收取全額的服務費用。當然，在目前檔案管理體制不斷變革和完善的過程中，這種劃分并不是絕對的，如檔案局、館創辦的檔案中介機構絕大部分還沒有完全擺脫公立檔案機構的色彩，但卻并不排斥為非國有制企業服務，如美國國際集團(AIC)的全資附屬公司——美國友邦保險有限公司(AIA)的檔案于2004年人駐上海市檔案館屬下的檔案寄存中心：”然而，筆者認為這種現象是暫時的，隨著政府機構改革和檔案管理體制的調整，官辦的檔案中介機構必將逐步與檔案局、館脫鉤，實現官辦改民營，最終進入私立檔案機構的范疇。

2.3 商業性文檔公司與公立檔案機構之間的關系

商業性文檔公司在進入國家檔案信息資源實體布局之后可以與國有的檔案館，室形成一種動力機制，二者互補互動。

首先，商業性文檔公司與檔案館、室之間可以形成一種良性的競爭與帶動關系。從前文來看，商業性文檔公司的管理模式和管理理念與檔案館、室有較大的差異。商業性文檔公司追求節約、高效、簡捷、優質，它視服務為公司的生命，實行粗線條管理，這些全新的觀念必然對傳統的檔案館、室工作造成一定的沖擊。特別是當前處于檔案管理體制的轉型期，檔案工作面臨著前所未有的機遇與挑戰，文檔公司以客戶為中心、以服務為生命的理念會有力地帶動檔案館、室傳統觀念的變革，而這種轉變有著客觀上的必然性。因為商業性文檔公司以管理非國有檔案為主，但也不排斥國有檔案。為什么某些國有企業不再設立檔案室而將檔案保存在商業性文檔公司?這說明在一定程度上商業性文檔公司與國有檔案館、室之間存在著競爭，在競爭中雙方必然要取長補短，特別是會促進國有檔案機構某些觀念的轉變。

其次，商業性文檔公司還可以與國有檔案館、室形成一種業務協作關系。商業性文檔公司除了基本的紙質文檔的保管、檢索、銷毀等業務之外，很多公司還開展了數字化服務，包括前文提及的軟件第二方保存，還包括掃描及介質轉換、數據保管業務等。其中“掃描及介質轉換是指將紙質文件轉化為電子形式，同時復制成光盤或將掃描文件安全發送到客戶的在線目錄下。”舊前檔案館、室信息化工作的一項重要內容就是要將館、室藏的大量紙質檔案轉化為電子文檔。然而由于檔案館、室受到設備、人員等諸多因素的制約，數字化工作的速度普遍比較緩慢，嚴重影響了檔案信息的上網和下一步數字檔案館的建設。檔案館、室可以與商業性文檔公司合作，將檔案的數字化工作外包給專業性的文檔公司，有效利用文檔公司的相關優勢，實現社會資源的合理配置，加快本館、室檔案信息化：工作的步伐。

商業性文檔管理公司在國外“歷經半個多世紀的發展，已經形成具有相當規模的較為成熟的行業，尤其是近年來發展勢頭更為迅猛。”從發展的角度來看，商業性文檔公司以其超前的管理理念和優化的管理模式會逐漸成為我國未來企業，特別是中小型非國有制企業檔案機構的發展方向。及時將其納入國家檔案信息資源實體布局中加以研究和探討，對它的健康成長是有裨益的。筆者結合前文的論述認為，我國檔案信息資源實體布局應該以檔案室為基礎，檔案館為主體，官辦檔案中介組織和檔案行業協會為輔助，商業性文檔公司為補充，四位一體，共同維護國家檔案信息資源的完整。