《歸檔文件整理規則》實施后有關問題的探討

《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)及河南省檔案局的“實施細則”(以下簡稱“細則”)已頒布實施五年有余。五年多來，我市市直機關檔案的整理按《規則》、“細則”順利推行，受到了基層檔案人員的普遍歡迎。但個中也發現了一些值得探討的新情況、新問題，這里列舉一二，與同行們一起探討。

1 根據各單位的具體情況，可否將“細則”里的整理方法進行一些變通

“細則”第五章——第六章是基層檔案員最感頭痛的兩大難題。平時他們由于身兼多職及不穩定的原因，根本沒有系統的時間去考慮怎樣分類，怎樣排列等較專業的問題，針對這一現象我們采用的方法是：

1．1 對那些省屬直管部門、市屬大的綜合性機關采用機構分類法。在收發文號中能顯示出職能部門的文件，直接按收發文號分到各部門；以本單位名義發文的文件按收發文簽上主辦部門的機構分到各部門；填入歸檔章的機構項。分類后的排列是在保管期限下按文件形成的時間順序進行排列。

1．2 對那些單位小、職能單一，收發文較少的單位，仍采用問題分類法。依然是傳統的三大類，排列的方法同樣是在保管期限下按文件形成的時間順序進行排列。

1．3 對“細則”中第二十六條的上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，我們做了改動。我們將本級歸檔文件放在最前面，上級來文由上而下按時間順序排列，這樣既方便了利用，也節省了時間，隨著電子文件歸檔的逐步應用，分類整理過程中的粗加工對檢索已不成問題。

2 編目過程中一定要耐心、細致

2．1 “細則”第三十三條中規定，填寫歸檔章項應使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。

筆者認為，歸檔章內設置的全宗號、年度、保管期限、機構(問題)項的填寫，要求用以上規定無可非議。但室編號，如果是對收發文較多的單位來說，執行起來就比較困難，要在上千件或幾千件文件中保持不漏編或錯編件號，需要有特別的耐心和細心。我們曾用兩人做過把關試驗，結果還是失敗了。這樣一旦用耐久材料填寫，將無法更改。為此我們對文件形成量超過千件的單位采用了鉛筆填寫件號的方法。既然盒外面有明顯的起止件號，盒內的歸檔文件目錄已把盒內的歸檔文件固定下來(件號、頁數必須一致)，件號用鉛筆填寫影響不大。如若歸檔章的件號褪色不清楚了，也能從歸檔文件的題名與歸檔文件目錄中對應查對出來。或者在進館后編寫館編件號的時候，再用耐久材料編寫一遍。

2.2 在填寫歸檔章的過程中，我們分兩步進行。第一步將全宗號、年度、保管期限、機構(問題)項耐久性書寫材料填進相應的項里。第二步再填寫室編件號，這樣既能保證室編件號不易錯亂，又能從第二步的編目中再一次檢查漏編、錯編的歸檔文件，使歸檔文件更加完整、齊全。

3 目錄的打印力求更清晰，方便裝盒

在打印目錄的過程中，我們打破了以往在印制好的卷內目錄里套打文件目錄的做法。使用電子表格或字處理軟件直接用A4復印紙按照“細則”第三十五條規定的格式打印。但在題名一項里，將原來的一個條目套打在一行一欄或多行多欄里的題名改為一條目只打印在一個欄里。這樣一來，既減少了因套打目錄不容易對齊，反復調整的麻煩，也使得一條目錄只在一欄里，更加清晰。更主要的是傳統的目錄打印往往是一條目錄分別在多個欄里，且分在上下兩頁的較多，造成裝盒的不便。如果先打印后裝盒，上下條目必須在兩頁分開，勢必會造成有的盒里裝的文件太緊，有的盒里裝的太松。如果先裝盒后打印，將會造成重復裝盒加重檔案人員的負擔，而采用一條目一欄的打印方法，不僅能使歸檔文件目錄更加清晰明了，而且能將歸檔文件很容易地分開裝盒，盒內文件很容易均勻放置，一次完成裝盒工作。

總之，新《規則》及“細則”的實施，總會出現各種各樣的新情況、新問題，對此只要我們大家勤探索、勤交流就一定能夠解決。

(作者單位：開封市檔案局)

策劃組稿：吳雁平