開封市檔案登記與備案工作的實踐

2003年，按照《河南省檔案管理條例》和《河南省檔案管理登記與檔案備案辦法》的規定，我市開展了檔案管理登記與備案工作。通過三年的工作實踐，我們對檔案登記與備案工作，有了更進一步的認識，更加堅定了做好這項工作的信念，明確了一下步努力的方向。

1 過程

2002年3月27日河南省第九屆人民代表大會常務委員會第二十七次會議通過了婀南省檔案管理條例》，按省局要求我們組織了學習宣傳貫徹活動。在學習貫徹中我們對絳例》規定的幾項登記與備案工作有了初步認識，認為做好檔案登記與備案工作是履行好《檔案法》賦予我們檔案部門監督指導職能的前提條件。只有認真抓好登記備案工作，對要監督指導的范圍、對象，做到底數清楚，心中有數，才能更好地做好監督指導工作。2002年11月，省局又印發了婀南省檔案管理登記與檔案備案辦法》 (豫檔法[2002]日號)對登記備案工作的任務、職責、操作方式等作了具體規定，為做好檔案登記備案工作提供了工作標準規范，為登記備案工作打下了基礎。

2003年開始，我們將檔案管理登記與備案工作列入議事日程，列入工作計劃。明確由局法規科承擔檔案登記與備案工作。隨后轉發了省局關于檔案登記與備案工作的文件，要求各單位認真做好登記與備案工作。但幾個月過去了，沒有單位來辦理登記與備案手續。我們分析了情況，決定將登記與備案工作交由市行政服務中心檔案局窗口來承擔。

雖然經過了進一步的宣傳、動員、要求，但2004年6月底以前到檔案局窗口辦理登記備案手續的僅有3家。再加上窗口原來承擔的“出賣檔案的審批”等審批事項，未辦理一件。局里出現有沒有必要在行政服務中心設立窗口，做檔案登記備案工作時機是不是成熟等疑問和不理解，在這種思想主導下，不久經與市行政服務中心協商，我局撤掉了在行政服務大廳的窗口，檔案登記備案工作也隨之停止。

2004年下半年，局領導班子進行了調整。新局長上任后，經過認真分析研究，認為在市行政服務大廳設立檔案局窗口很有必要，檔案登記備案工作應繼續認真做好。隨后又與市行政服務中心協商恢復了檔案局窗口，檔案登記與備案工作重新開展。

為進一步做好檔案登記備案工作，在分析研究前一段登記備案工作的情況后，我們采取了幾項措施。

一是在2005年全市檔案工作會議上對檔案登記與備案工作進行再動員，再部署，要求各單位認真做好檔案登記與備案工作。

二是與有關部門聯合抓新成立的單位(項目)的登記備案工作。與市工商局聯系，聯合辦理新設立的工商企業的檔案登記與備案工作；與市民政局聯系，聯合辦理新設立的社團組織的檔案登記與備案工作；與市人事局編辦聯系，聯合辦理機關事業單位新設立的機構和撤并單位的檔案登記與備案工作；與教育局聯系，聯合辦理新辦學校等教育培訓機構的檔案管理登記與備案工作；與市衛生局聯系，聯合辦理新設立的醫療機構的檔案管理登記與備案工作；與市重點辦聯系，聯合辦理新開工的重點工程建設項目的檔案登記與備案工作；與市政府有關部門聯系，聯合辦理全市重大經貿文化活動檔案登記與備案工作。

三是與有關部門聯系，聯合辦理過去已成立單位的檔案管理登記與備案工作。分別與市工商局、市民政局、市教育局、市衛生局等部門聯合，利用這些部門辦理工商企業等年檢工作的機會，聯合辦理檔案管理登記與備案工作。

由于采取了以上措施，檔案管理登記與備案工作，取得了較好的效果，截止2005年底，共辦理各種登記備案手續3612件，其中單位成立或終止3364件，舉辦重大活動(重點工程)29件，檔案機構的設立、變更和撤銷219件。

2 問題

近年來我市的檔案登記與備案丁作取得了初步成效，但也存在一些問題。主要是：

2．1 對檔案登記備案工作的認識還不夠一致。一些同志認為，目前市、縣(區)檔案局業務指導人員數量少，素質不夠高，僅對市、縣(區)直機關企事業單位的管理指導都力不從心，再拓展監督指導范圍，力量達不到。僅市、縣(區)直機關，有些單位一兩年都指導不了一次，企事業單位去得更少。鋪太大的攤子根本管不過來，登記再多單位也沒有用。不少基層單位也認為我們多此一舉，是添麻煩。有些單位規模小，人員少，一說檔案工作，他們就不予考慮。

2．2 與各個部門聯合辦理，工作量大，沒有保證。近年來的登記備案實踐中，我們先后與工商局、民政局、教育局、衛生局等多個部門進行聯合，取得較好成效。但聯系協調爭取工作，工作量很大。需要與個別部門聯系爭取聯辦，需多次爭取溝通，還需要與該部門在行政服務大廳窗口人員爭取溝通，需要與該窗口對應的有關科室爭取溝通，需要與分管這些工作的主管領導爭取溝通，請人家給予幫助支持。一個部門跑三趟、五趟還不一定能“拿下”。再加上，窗口人員一年一換，部門有關科室人員的調整，主管領導的變動，又得重新做協調溝通、爭取。今年人家支持你同意幫助聯辦，明年人員一換就不一定給“面子”，沒有保證。需不斷做溝通爭取工作。

2．3 登記備案形式手段單一。目前我們登記備案工作，還是讓需登記備案的單位填應填寫的表格，還是手工操作，不能完全適應大量登記備案工作的需要。

2．4 登記備案面過寬。有些新設立的工商企業，規模較小，人員較少，資金量不大，且不穩定，今年開業，明年關閉，今年于這，明年干那。類似這些工商企業登記備案后，對下一步我們監督指導工作意義不人；

3 建議

3.1 要進一步統一對檔案登記備案工作的認識。要進一步做好檔案登記備案丁作，必須進一步統一對這項工作重要性的認識，我們應從以下幾點加深理解。

3.1．1 做好檔案登記備案工作，是履行好《檔案法》賦予檔案部門監督指導職能的重要前提。做好檔案登記備案工作，對于摸清監督范圍底數，明確監督指導對象，實施分類監督指導檢查，都有重要意義。不是可有可無，可于可不干的事情，它是履行好監督指導職能的前提條件，必須認真做好。

3．1．2 做好檔案登記備案工作，是檔案工作改革創新的重要舉措。過去相當長一個時期，檔案工作監督指導的范圍較小，主要是直屬機關和部分企事業單位，隨著改革開放的不斷深入，隨著社會的不斷發展，我們監督指導范圍應不斷拓展。要想科學地有效地開展新領域檔案工作的監督指導，首先要了解掌握社會發展出現的方方面面的新情況，檔案登記備案工作無疑是掌握這些新情況的有效途徑。檔案工作要適應新形勢、新任務的要求，進行不斷改革和創新，檔案登記備案工作是一項重要舉措。在新形勢下，檔案工作應重點抓好三個環節，就是“登記備案——監督指導——執法檢查”。登記備案明確工作對象，監督指導告訴他們如何作為，執法檢查糾正違法違規行為。可見登記備案工作是檔案工作改革創新從而實現科學化規范化發展的基礎性環節。

3．1．3 檔案登記備案工作是省檔案管理條例賦予我們的重要職責。經省人大通過的侗南省檔案管理條例》是河南省的“檔案法”，是全省人民都要遵守的。 滌例》賦予我們檔案登記備案的重要任務，作為檔案部門、檔案工作者，我們除認真貫徹執行、保證完成任務外，別無其他選擇。檔案登記備案工作，不是可干可不干，而是必須要干，必須要下好的一項工作，是我們的重要職責。不干，就是不作為，就是失職。

3．2 要制定、完善有關規章制度，用法規制度保證檔案登記備案工作的順利開展。要制定、完善本市保證登記備案下作開展的規章制度，以市政府規范性文件形式出臺，要求各單位做好檔案登記備案工作，要求有關部門配合做好檔案登記備案工作。要將有關部門配合做好檔案登記備案工作作為這些部門的職責任務，而不是我們求他們幫忙，他們看“面子”才去做的工作。

3．3 在行政服務中心辦事程序加上檔案登記備案工作，從技術上保證這項工作的開展。要與市行政服務中心聯系溝通，在市工商、民政等有關部門進廳辦理的有關事項的程序中加入檔案登記備案項目，并監督其認真辦理。

3．4 要創新檔案登記備案工作的方式。根據各單位不同情況可采取多種形式，到行政服務中心檔案局窗口辦理可以，讓有關部門協助辦理也行，通過計算機網絡將所要登記備案的信息傳遞給檔案局也可以，只要能掌握登記備案要掌握的信息，什么形式都可以。登記備案可以先限定對有一定規模的單位進行登記備案，規模小、人數少的單位先不進行登記備案。

3．5 進行檔案登記工作的專項執法檢查。對于不按舸南省檔案管理條例》規定辦理檔案登記備案手續的要組織專項檢查，依據《條例》第三十二條的規定責令整改和進行處分。維護法規的嚴肅性，依法保證檔案登記備案工作的開展。

3．6 加強登記備案后的監督、指導、檢查。登記備案的目的是為監督、指導、檢查打基礎，登記備案后監督、指導、檢查一定要跟上，否則登記備案就失去了意義。要根據登記備案的情況分類排隊，區分不同情況，適時給予培訓指導，讓監督、指導對象明白檔案工作該于什么，怎么干。對不接受指導，不按檔案法規建立檔案工作、開展檔案工作的要依法進行執法檢查，責令其改正，對拒不改正的，要依法進行處罰，維護法律法規的嚴肅性，使其依法開展檔案工作。

(作者單位：開封市檔案局)

策劃組稿：吳雁平