用友ＥＲＰ－Ｖ８．５０財務(wù)管理子系統(tǒng)在實驗教學(xué)中的難點解析

[摘 要] 本文針對以用友ERP－U8財務(wù)管理子系統(tǒng)為實例的實驗教學(xué)中存在的難點，經(jīng)過細致、深入的分析和研究，結(jié)合自己近幾年在實驗教學(xué)中的體會和經(jīng)驗，提出了相應(yīng)的分析和解決問題的思路和方法。

[關(guān)鍵詞] 用友ERP－U8 財務(wù)管理子系統(tǒng)；賬套；解析

[中圖分類號] F232；G642.41[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2006)08-0054-02

近年來，隨著我國計算機應(yīng)用水平和企業(yè)信息化管理水平的提高，隨著獨立財務(wù)管理軟件和ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用的成熟和普及，高校會計學(xué)、會計電算化專業(yè)也已把財務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)作為一門核心、主干課程。用友ERP管理系統(tǒng)以其在國內(nèi)企業(yè)的占有率和應(yīng)用的成熟度，以及力度更大、更為全面的校企合作而促成了以用友ERP－U8為藍本，以企業(yè)會計實務(wù)中的典型應(yīng)用為主線的相關(guān)教材的普及，并取得了良好的教學(xué)效果，為高校培養(yǎng)會計信息化人才而搭建了一個很好的平臺。

筆者在近幾年面向本專科學(xué)生的財務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)課程教學(xué)過程中，伴隨著用友ERP管理系統(tǒng)的升級換代，教學(xué)實踐中所講解的財務(wù)管理軟件的版本也從V8.11升至V8.50的新版本。在以用友ERP－V8.50為實例的實驗教學(xué)過程中，總結(jié)、歸納了教師在教學(xué)過程中存在的難點和學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的困惑，經(jīng)過深入、細致的分析和探索，提出了相應(yīng)的分析、解決思路。

一、 用友ERP－U8“企業(yè)門戶”、“控制臺”和“我的工作”的功能異同解析

初學(xué)用友財務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)的學(xué)生，在上機實驗的初期，對上述三者的功能及其相互關(guān)系不了解，實驗中所要進行的很多操作，不知從何處進入才能執(zhí)行，結(jié)果只能是無從下手或者亂點亂撞。這當然也是教學(xué)中的一個難點。

“企業(yè)門戶”集中了用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的所有功能，為各個子系統(tǒng)提供了一個公共的交流平臺。通過企業(yè)門戶，可以對各個功能模擬的界面風(fēng)格進行個性化定制，可以完成各模擬的基礎(chǔ)檔案管理、數(shù)據(jù)權(quán)限劃分等設(shè)置。

用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)包含很多子系統(tǒng)，它們之間存在很多共性，如都需要進行登錄、注冊，都需要設(shè)置系統(tǒng)基礎(chǔ)檔案信息等等。在用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)中設(shè)立的企業(yè)門戶功能，能夠成為連接企業(yè)員工、用戶和合作伙伴的公共平臺，使系統(tǒng)資源得到高效、合理的使用。進入用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)時，用戶既可以單獨注冊任何一個子系統(tǒng)，訪問其所需的個性化信息，定義自己的業(yè)務(wù)工作，并設(shè)計自己的工作流程，也可以通過注冊進入企業(yè)門戶，從而取得無需再次驗證而進入任何一個子系統(tǒng)的“通行證”，這樣既可以避免重復(fù)登錄，節(jié)省時間，又可以充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)集成的優(yōu)勢；而且，系統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案信息也是集中在企業(yè)門戶中進行維護，通過企業(yè)門戶還可實現(xiàn)個性化業(yè)務(wù)工作與日常辦公的協(xié)同進行。

企業(yè)門戶主要提供了以下兩個方面的功能。

1． “控制臺”

用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)分為基礎(chǔ)設(shè)置、財務(wù)會計、管理會計、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人力資源、集團應(yīng)用、Web應(yīng)用、商業(yè)智能和企業(yè)應(yīng)用集成十大產(chǎn)品組，每個產(chǎn)品組中又包含若干模塊。日常使用時，不同的操作人員通過注冊進行身份識別后進人企業(yè)門戶所看到的界面是相同的，但由于不同的操作人員具有不同的操作權(quán)限，因此，每個人能進入的模塊是不同的。需要進入某一模塊時，只需在控制臺左側(cè)中單擊選擇該模塊所屬的產(chǎn)品組，在右側(cè)雙擊對應(yīng)的功能圖標即可。

2． “我的工作”

日常工作中，每個人除了負責系統(tǒng)中特定的業(yè)務(wù)工作之外，還有一些繁雜的日常事務(wù)。“我的工作”是企業(yè)門戶以登錄注冊的操作員為中心，將用戶負責的業(yè)務(wù)工作連同日常辦公需要的功能有機集成的產(chǎn)物，充分體現(xiàn)了“以用戶為中心”的設(shè)計思想。

“我的工作”包括業(yè)務(wù)工作、工作日歷、信息中心、移動短消息、外部信息5部分。“業(yè)務(wù)工作”列表中集中顯示了用戶有權(quán)限操作的各個功能模塊，為快捷開始業(yè)務(wù)工作提供了方便，同時還可以定義自己的功能組及功能菜單。通過“工作日歷”，可以建立個人備忘錄，用以提醒某一天要完成的工作和其他重要的事件。通過“信息中心”功能，可以向系統(tǒng)中的其他操作員發(fā)送非業(yè)務(wù)信息。利用系統(tǒng)所提供的“移動短信息”功能，可以以短消息的形式通知工作伙伴最新的工作情況和任務(wù)。通過“外部信息”功能，可以及時獲取外部Internet信息，或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息。

二、 賬套數(shù)據(jù)的輸出、引入問題解析

賬套的輸出、引入，幾乎是學(xué)生每次上機實驗和練習(xí)過程中都要使用到的功能。因為財務(wù)軟件應(yīng)用課程的上機實驗，其賬套模擬數(shù)據(jù)的處理要求連續(xù)進行，就是學(xué)生每次上機所做的實驗新內(nèi)容，都要在前一次所做的實驗內(nèi)容基礎(chǔ)上進行。而校內(nèi)的計算機房，為使學(xué)生用機系統(tǒng)維護方便，大多安裝了硬盤保護卡，學(xué)生下機前所輸入的所有賬套模擬數(shù)據(jù)，在計算機重啟時都不被保存。

用友ERP-U8當然提供了賬套數(shù)據(jù)的輸出、引入功能。但是因為在實驗課程的開始階段，學(xué)生就要經(jīng)常重復(fù)使用該項功能，對于初始接觸財務(wù)管理軟件，而計算機操作使用能力又不強的學(xué)生來說，總是因為操作不當而浪費大量的上機時間，而且影響了實驗課程的教學(xué)進度。所以這是用友ERP-U8財務(wù)管理子系統(tǒng)實驗教學(xué)過程中的又一個難點。

解決這個問題的辦法是，要求學(xué)生在每次實驗結(jié)束下機前，將自己所錄入的賬套數(shù)據(jù)進行備份輸出，暫時保存在所用計算機硬盤的安全位置，然后再拷貝到自己所帶的移動存儲介質(zhì)上，或?qū)浞輹r生成的文件打包壓縮，發(fā)送到自己的郵箱或網(wǎng)絡(luò)U盤里，以便下次上機實驗時重新引入。

用友ERP-U8財務(wù)管理子系統(tǒng)在進行賬套數(shù)據(jù)備份時，會生成兩個文件：UFDATA.BA_和UfErpAct.Lst。賬套數(shù)據(jù)的引入一定要通過系統(tǒng)所提供的“賬套→引入”功能來完成，而以為用鼠標左鍵雙擊這兩個文件就可以完成賬套數(shù)據(jù)的引入，是完全錯誤的認識或操作。

三、 會計年度、啟用會計期、各子系統(tǒng)的啟用日期、操作日期的異同及其相互關(guān)系解析

會計業(yè)務(wù)處理和財務(wù)管理是有嚴格的時限的。各賬套、各子系統(tǒng)、各賬戶是什么時間啟用的，所處理的是哪一年的業(yè)務(wù)，都必須在系統(tǒng)的初始化階段明確地進行設(shè)置，而且與其后業(yè)務(wù)處理過程中的操作日期之間是有先后順序的。

在實驗課程的開始階段，學(xué)生必須明確它們的含義和相互之間的關(guān)系，才能在系統(tǒng)初始化過程中，以及其后的功能練習(xí)中進行正確的設(shè)置，實驗才能順利進行下去。

會計年度：指當前系統(tǒng)所處理業(yè)務(wù)的年份；

啟用會計期：指系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換日期，即新設(shè)置的賬套被啟用的時間。規(guī)定會計啟用日期，是為了確定使用系統(tǒng)的起始日期，以確保賬、證、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。啟用日期應(yīng)在第一次初始化系統(tǒng)時確定，可將系統(tǒng)默認的日期進行調(diào)整，但設(shè)定后將不能改變；

各子系統(tǒng)的啟用日期：即各個子系統(tǒng)開始使用的時間，各子系統(tǒng)的啟用日期必須大于等于賬套的啟用日期；

操作日期：每次進入系統(tǒng)進行操作時的當前日期。

用友ERP-U8管理系統(tǒng)中各子系統(tǒng)啟用時間之間的關(guān)系如圖1所示：

圖1各子系統(tǒng)啟用時間之間的關(guān)系

四、 固定資產(chǎn)折舊處理的疑難解析

自動計提折舊是用友ERP-U8固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的主要功能之一。其處理流程是根據(jù)錄入到系統(tǒng)中的資料，利用系統(tǒng)所提供的“折舊計提”功能，對各項資產(chǎn)每期計提一次折舊，并自動生成折舊分配表，然后制作記賬憑證，將本期的折舊費用自動登賬。

對于學(xué)生而言，運用固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)進行實際業(yè)務(wù)處理的詳細操作流程，畢竟與專業(yè)課程中所學(xué)到的理論知識是有差異的，在進行固定資產(chǎn)折舊處理的實驗操作過程中，應(yīng)該遵循以下原則：

1．在一個會計期內(nèi)，可以多次計提折舊，每次計提折舊后，只是將計提的折舊累加到月初的累計折舊上，不會重復(fù)累計；

2．若上次計提折舊已制單并傳遞到了總賬系統(tǒng)，則必須刪除該憑證才能重新計提折舊；

3．計提折舊后又對賬套進行了影響折舊計算或分配的操作，必須重新計提折舊，否則系統(tǒng)不允許結(jié)賬；

4．若自定義的折舊方法月折舊率或月折舊額出現(xiàn)負數(shù)，系統(tǒng)自動中止計提；

5．資產(chǎn)的使用部門和資產(chǎn)折舊要匯總的部門可能不同，為了加強資產(chǎn)管理，使用部門必須是明細部門，而折舊分配部門不一定分配到明細部門，不同的單位處理可能不同，因此要在計提折舊后，分配折舊費用時做出選擇。

五、 結(jié)語

用友ERP-U8是一套的比較復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，涉及很寬泛的知識面。而在其財務(wù)管理子系統(tǒng)的實驗教學(xué)過程中，就有許多大大小小的難點。限于篇幅，本文只對其中的4個難點進行了較為詳細的解析，僅供參考。