全通用會計信息化軟件特點及功能分析

[摘 要] 基于“全通用”思想的會計信息化軟件擁有十大專門方法、十二大主控模塊、五大會計核算模式、核心的中央數據、雙軌核算制和三庫理論，具有強大的數據加工能力。全通用會計信息化軟件主要功能將通過全通用主控模塊得以體現，它是以會計數據處理總體流程“憑證→賬簿→報表”劃分為主，以按功能劃分為輔，揚長避短而形成的，相應的就是記賬憑證、零級核算、總賬核算、序時核算、明細核算、分組核算、實時核算、會計報表、輔助核算、初始維護、賬表打印、信息查詢等十二大功能。

[關鍵詞] 全通用；會計信息化；會計核算模式；標準化模塊

[中圖分類號] F232;TP311[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2006)08-0022-04

所謂“全通用”，是指適用于任何一個會計主體的會計信息化理論、方法與軟件。會計，尤其是會計核算，具有共同的理論基礎、規范的核算方法、整齊的數據流程(憑證數據→賬簿數據→報表數據)和通用的會計制度(《企業會計制度》)，這是全通用會計信息化軟件的堅實理論基礎。而日益先進的系統軟件和強大的系統硬件，則為全通用會計信息化“保駕護航”，提供理想的技術實現手段和堅實的物質保證。以此開發的適用于任何會計主體的軟件即為全通用的會計信息化軟件。

一、全通用會計信息化軟件的主要特點

全通用會計信息化軟件相對其他會計信息化軟件，因其所處環境的巨大差異而形成鮮明的特點，主要表現在十大專門方法、十二大主控模塊、五大會計核算模式、核心的中央數據、雙軌核算制和三庫理論等方面，具有強大的數據加工能力。

1. 十大專門方法

全通用會計信息化軟件運用十大專門方法，它們是：科目編碼，數據表庫，模塊劃分，初始化，系統維護，數據輸入，數據編輯，數據加工，數據核對和數據輸出。形成較完整的會計信息化的方法體系。

2. 十二大標準化主控模塊

全通用會計信息化軟件具有十二大主控模塊，它們是：記賬憑證，零級核算，總賬核算，序時核算，明細核算，分組核算，實時核算，會計報表，初始維護，輔助核算，賬表打印和數據查詢。構成全通用的標準化模塊結構體系，適用于任何一個會計主體的會計核算，其主控模塊結構如表1所示。

3.五大會計核算模式

“模式”一般是指某種事物或過程的標準形式。會計核算模式是指對現有科目編碼進行重新分類、分組或延伸所組織的會計核算，是對各種會計核算的總體特征所作的抽象化、典型化的綜合描述。一般認為，核算模式與科目編碼有十分密切的聯系，并在很大程度上取決于一級編碼的分類、各級明細編碼的組合或延伸方式，進而提供不同詳細程度的核算指標。

全通用會計信息化軟件具有五大會計核算模式，它們是：傳統的原理核算模式，綜合的零級核算模式，核心的實時核算模式，明細的分組核算模式和延伸的輔助核算模式。各種核算模式的核算內容、與科目編碼的關系及其核算分類如表2所示。

4.核心的中央數據

中央數據是指根據輸入機內的憑證數據，采用實時核算方法，按各級科目編碼匯總加工生成的一種再生數據，它是會計信息化的電子分類賬，含總分類賬和明細分類賬，有時也稱為中央分類賬，或余額表、余額月表。中央數據是連接憑證數據與報表數據的中介；是核對其他眾多再生數據的唯一標準；是編制會計報表的主要數據源；是實現各級賬戶余額分期結轉和發生額逐期匯總，從而準確進行會計分期的重要基礎；是實現雙軌核算制的基本前提；還是全通用會計信息化軟件賴以正常運行的支柱性數據之一。

加工中央數據，具有十分重要的意義。一方面，可以實現隨心所欲的數據加工，最大限度地滿足經濟管理的需要；另一方面，并行的隨機與實時核算，使數據加工的原則性和靈活性、數據的嚴謹性與開放性和諧共存，還為正確實現“反記賬”和有限度地“反結賬”奠定了重要基礎。

中央數據表與其他數據和雙軌核算制的關系如圖1所示。

圖1雙軌核算制下中央數據表關系示意

5.雙軌核算制

雙軌核算制是指同時采用隨機核算和實時核算，用實時核算控制隨機核算，用隨機核算擴充實時核算。隨機核算是指在會計分期的前提下，按操作者主觀隨意性進行的會計核算，主要目的是盡量滿足隨機性管理的現場需求，實質是隨機過程在會計信息化中的具體運用。實時核算是指在會計核算期內，由軟件控制，及時響應或必須進行的會計核算，以即時提供最新會計信息，反映和監督企業的財務狀況，實質是生產自動控制、導彈制導等物理過程的實時操作在會計信息化中的具體運用。從憑證數據到零級核算、總賬核算、序時核算、明細核算、分組核算和輔助核算，屬于隨機核算的數據加工流程。從憑證數據到中央數據，再從中央數據到會計報表，屬于實時核算的數據加工流程。會計信息化實行雙軌核算制，同時采用兩種不同的并行數據加工流程，使數據加工的原則性和靈活性、數據的嚴謹性與隨機性和諧共存，隨心所欲的數據加工不再是夢想。

6. 三庫理論

在會計信息化環境下，三庫理論主要應用在報表編制環節（“三庫理論”原本是指國外會計核算信息系統向會計管理信息系統發展時提出來的一種系統設計思路?！叭龓炖碚摗彼傅摹叭龓臁笔侵笖祿?、方法庫和目的庫?！叭龓炖碚摗闭J為，數據是參數，隨會計期而變化，方法是手段，相對穩定，參數與手段均獨立于程序，運行程序使它們相結合，就可加工產生新的目的數據，從而大大提高系統的耦合度，增強會計信息系統的通用性）。對會計報表而言，隨機與實時核算已經產生了編制會計報表所需要的各種數據，這些數據被存儲在有關數據表中，主要存儲在中央數據表內，無須另外加工。至于編表方法，即編表指令，應單獨設計指令表存放。將不同會計期的數據表作為參數與指令表相結合，就可加工產生不同會計期的目的數據，即指標表的數據。所以，報表模塊的“三表”就是數據表、指令表和指標表，其中，指令表的設計是關鍵。據此，會計信息化下的報表編制，一般要使用3個工作區，一號工作區打開指令表，執行有關指令后在二號工作區打開數據源表，三號工作區打開指標表。任何報表編制，總是首先在一號工作區指令表中順次讀取指令；然后執行該指令，在二號工作區數據源表中采集數據；最后將采集到的數據填在三號工作區指標表的相應位置。至于指標表中那些以表填表的項目，則執行指令直接在三號工作區指標表中采集數據，并直接填在指標表的相應位置。這種電子化的填表過程，是會計報表編制的高度共性，是報表編制全通用的重要基礎。至于報表結構和編制方法的差異，則是報表的個性，這些個性充分體現在他們的編表指令上，決不會改變高度同一的電子化填表過程。

二、全通用會計信息化軟件的主要功能

全通用會計信息化軟件的主要功能將通過全通用主控模塊得以體現，它是以會計數據處理總體流程“憑證→賬簿→報表”劃分為主，以按功能劃分為輔，揚長避短而形成的。具有以下主要功能。

1. 記賬憑證

記賬憑證主控模塊負責處理記賬憑證數據，涉及記賬憑證數據的輸入、查詢、編輯、匯總、檢錯和分解等。其中，“匯總”是指向中央數據表的匯總，屬于實時核算；“檢錯”是指對輸入的憑證數據進行邏輯性檢錯；“分解”是指將復合法憑證數據分解為簡單法憑證數據，并進行憑證數據轉移。由于憑證數據量大，查詢和編輯比較繁瑣，所以本模塊同時提供專門對憑證數據的查詢和對當前會計期數據的編輯功能。

2. 零級核算

零級核算是指比總分類核算更高級別的核算，即對現有一級科目進行的分類核算，屬隨機核算，其級別高于一級，故稱之為“零級”，它提供比總分類核算更綜合、更概括的核算指標?？蛇\用全部分類和部分分類兩種基本的分類方法。全部分類是指全部一級科目參加分類，可獲得全新的、各種不同口徑的分類核算指標，這些指標的綜合性和概括性是傳統的總分類核算所無法比擬的。部分分類是指部分一級科目參加分類，未參加分類的一級科目仍然實行總分類核算，這樣可將零級核算與總分類核算相結合，同時提供部分分類和部分總分類的核算指標。并實行常規分類和現場分類相結合，同時結合采用多種會計核算形式，可滿足經營者、所有者和債權人對企業會計信息的宏觀整體把握。

3. 總賬核算

總賬核算屬隨機核算，將提供6種會計核算形式的總分類核算指標，尤其是提供反映賬戶匯總對應關系的總分類核算指標。其子模塊的主要功能有：記賬憑證核算形式的總賬、科目匯總表核算形式的總賬、匯總記賬憑證核算形式的總賬、多欄式日記賬核算形式的總賬、憑單日記賬核算形式的總賬、棋盤式對照表的總賬。

4. 序時核算

序時核算屬隨機核算，是指登記和查詢各種日記賬，其子模塊的主要功能有：三欄式日記賬、匯總式日記賬、憑單式日記賬、多欄式日記賬、日記總賬和銀行對賬等。

5. 明細核算

明細核算屬隨機核算，將加工產生各種明細分類核算指標，其子模塊的主要功能有：三欄式明細賬、數量金額欄式明細賬、多欄式明細賬的記賬、查詢和核對。

6. 分組核算

分組核算屬隨機核算，是指在現有明細科目的基礎上隨機進行的分組核算。傳統的原理核算模式所依賴的各級科目編碼，其實是一種固化的編碼組合，靈活性不足。即不能打亂明細科目級別，重新組合進行明細核算。分組核算的重要意義就在于：可打破原有明細編碼的級別，進行重新組合，從而提供新的明細分組核算指標。

7. 實時核算

實時核算將加工產生中央數據，即中央分類賬，其子模塊的主要功能有：刷新中央數據、查詢中央數據、試算平衡、結賬和逆結賬。由于中央數據要受會計恒等制約，所以試算平衡和結賬劃歸本模塊。

8. 會計報表

會計報表模塊主要是加工產生報表指標數據，其子模塊的主要功能有：指標表的定義和編輯、編表指令的定義和編輯、編表指令的檢錯、編制會計報表、報表文件登錄。利用編碼技術，并結合報表模塊，就可實現全通用的制造成本核算。

9. 輔助核算

輔助核算屬于隨機核算，涉及編碼外核算的數據處理，其子模塊的主要功能有：定義和編輯輔助數據表結構、輸入編輯查詢輔助數據、輔助數據的縱橫向運算等。通過表格輸入法，可使記賬憑證和輔助核算模塊相連接，以此貫通編碼內、外核算。

10. 初始維護

初始維護模塊提供系統初始化和維護功能，其子模塊的主要功能有：科目編碼初始化、賬戶余額初始化、保密口令維護、各種磁盤文件維護和會計數據備份等。

11. 賬表打印

賬表打印模塊涉及會計數據的打印輸出，其子模塊主要功能有關系型賬表打印、結構型賬表打印、記錄標簽打印、刪除打印文件和打印文件登錄等。

12. 信息查詢

信息查詢模塊涉及會計信息系統的數據查詢，其子模塊的主要功能有：數據表查詢(含查詢表結構和記錄)、磁盤文件查詢、系統狀態查詢、內存變量查詢、命令文件與表單文件的編輯工具等。

從上文的分析可看出，全通用會計信息化軟件的主要功能是一個相互聯系、前后貫通的有機整體，它涵蓋了企業會計核算的主要內容；同時，這也是一個全通用標準化的主控模塊結構，適合于任何一個企業的會計核算，其強大的數據處理能力一覽無余。

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