銷售核算中合并統(tǒng)計功能拓展

［摘 要］對于企業(yè)財經(jīng)表格核算處理過程中常見的分類統(tǒng)計和合并計算問題，本文以MS Excel為工具，討論了“合并計算”功能的若干拓展使用方法和使用效果。

［關(guān)鍵詞］分類統(tǒng)計；合并計算；行列標(biāo)志；鏈接

[中圖分類號] F23２[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2006)08-0028-02

在工商企業(yè)銷售核算過程中，常常會以MS Excel為工具進(jìn)行各類銷售表格的統(tǒng)計處理，為企業(yè)營銷管理和決策提供數(shù)據(jù)上的參考依據(jù)。經(jīng)過探索和歸納總結(jié)，下面對Excel表格合并計算功能的若干拓展使用方法和用途，展開如下討論。

一、單張銷售表的分類匯總新方法

Excel銷售核算統(tǒng)計過程中，經(jīng)常需要按某個指標(biāo)進(jìn)行分類統(tǒng)計，例如分類匯總求和。解決此類問題人們習(xí)慣的做法是先對分類指標(biāo)排序，再用“數(shù)據(jù)”/“分類匯總”命令實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計。不過這種匯總統(tǒng)計方法在應(yīng)用上有很大的局限性：（1）當(dāng)某些表格的列標(biāo)題多次重復(fù)時，無法按列標(biāo)題進(jìn)行分類匯總。（2）該匯總結(jié)果表具有衡定的特征，最左列有分級顯示標(biāo)記，匯總結(jié)果數(shù)據(jù)是源表的一部分，常常會給應(yīng)用上帶來不便。（3）無法實(shí)現(xiàn)多張同類工作表的分類匯總合并統(tǒng)計。在Excel“數(shù)據(jù)”菜單下，有一個“合并計算”命令。一般文章書籍中介紹該命令，其功能通常是用于表示相同的多張工作表的合并（即同行同列對應(yīng)單元數(shù)據(jù)的疊加統(tǒng)計）。事實(shí)上該命令還具有強(qiáng)大的分類匯總統(tǒng)計功能，其性能遠(yuǎn)優(yōu)于“數(shù)據(jù)”/“分類匯總”命令。例如在銷售核算業(yè)務(wù)中，有總公司一月份銷售統(tǒng)計表如圖1，下面使用“合并計算”功能對銷售表按商品類別進(jìn)行分類求銷售額總和：選擇分類匯總目標(biāo)單元格K3，選擇“數(shù)據(jù)”/“合并計算”命令，在“合并計算”對話框的“統(tǒng)計函數(shù)”處選擇“求和”，“引用位置”選擇一月份表的C3:I34，點(diǎn)擊“添加”按鈕，分類統(tǒng)計的標(biāo)志選擇“首行”和“最左列”復(fù)選項(xiàng)，確定后，便會得到如圖1右側(cè)的統(tǒng)計結(jié)果。從該統(tǒng)計結(jié)果可以看到：“合并計算”命令不但在行方向按所選區(qū)域的最左列商品類別進(jìn)行了分類求和，而且在列方向按數(shù)量和金額進(jìn)行了合并統(tǒng)計。在企業(yè)的報表核算統(tǒng)計中，可以根據(jù)實(shí)際情況需要，靈活選擇行分類統(tǒng)計或列分類統(tǒng)計，以滿足管理上的要求。“合并計算”的這項(xiàng)統(tǒng)計功能用來代替常用的“分類匯總”命令，是有實(shí)際意義的。例如，對于常見的日銷售流水記錄表中的大量數(shù)據(jù)，按商品名作為行分類標(biāo)志進(jìn)行合并計算，可以方便迅速地得到當(dāng)日各種商品的分類匯總后的銷售統(tǒng)計表。

圖1 合并計算的分類匯總功能

二、多張表格的合并分類統(tǒng)計

“合并計算”命令，經(jīng)常用于三維立體表格的合并分類匯總統(tǒng)計。需要指出的是：事實(shí)上該功能實(shí)現(xiàn)的同類表格合并，并不要求表格的行列標(biāo)志完全一致，同類是指表格種類相同，允許被合并的表格彼此有不同行不同列，“合并計算”功能會作出恰當(dāng)?shù)睾喜⑻幚恚瑢⑾嗤辛袠?biāo)志的數(shù)據(jù)合并統(tǒng)計，不同行列標(biāo)志的數(shù)據(jù)自動添列在結(jié)果表中。例如：“第一賣場”工作表有1月至6月共六列銷售數(shù)據(jù)，第二賣場由于4、5月份正在裝修，工作表內(nèi)只有1、2月和5、6月共四列銷售數(shù)據(jù)，若以列為標(biāo)志對兩張工作表進(jìn)行合并計算，結(jié)果表中1、2、5、6月的數(shù)據(jù)會被準(zhǔn)確地合并統(tǒng)計出來，不要求被合并表列標(biāo)志的順序彼此對應(yīng)。其功能可以概括為：相同標(biāo)志列（行）進(jìn)行合并，不同標(biāo)志列（行）進(jìn)行拼接。

“合并計算”功能還能實(shí)現(xiàn)位于不同工作簿內(nèi)的多張表格的合并計算。操作時可以依次打開被合并工作表所在的工作簿，在“合并計算”對話框中添加“引用位置”時，只要分別在不同的工作簿窗口待合并表格中用鼠標(biāo)采集欲合并數(shù)據(jù)區(qū)域即可。所出現(xiàn)的“引用位置”格式形如“[三分公司.xls]Sheet1!$A$2:$G$9”。

“合并計算”功能甚至能允許在不打開源工作簿的情況下實(shí)現(xiàn)多工作簿內(nèi)表格的合并計算。現(xiàn)以實(shí)例說明：有一分公司.XLS、二分公司.XLS、三分公司.XLS三個工作簿文件，內(nèi)有半年銷售統(tǒng)計表，現(xiàn)欲將它們合并為總公司的半年銷售統(tǒng)計表。首先在目標(biāo)工作表選擇單元格A2，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，在合并計算對話框中添加“引用位置”處，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，選擇一分公司.XLS工作簿文件，確定。然后點(diǎn)擊圖2圈注處按鈕，在一分公司.XLS文件路徑后面輸入被合并表格的數(shù)據(jù)區(qū)域（形如C:\\ZWM\\一分公司.XLS! $A$2:$G$18），再按“添加”按鈕加入引用。依次將3個工作簿的引用添加后，按“確定”按鈕，便可以合并統(tǒng)計結(jié)果（見圖2）。不過，需要注意的是在不打開源工作簿的情況下，“合并計算”功能默認(rèn)為只是對各工作簿第一張工作表指定的被合并數(shù)據(jù)區(qū)進(jìn)行合并計算。

圖2 不打開源數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)合并

另外，在“合并計算”對話框的下方，有一個“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”的復(fù)選項(xiàng)（見圖2）。如果選中了該復(fù)選項(xiàng)，則合并數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)建立了鏈接關(guān)系，當(dāng)源數(shù)據(jù)發(fā)生變動時，合并數(shù)據(jù)會自動更新。有鏈接關(guān)系的合并結(jié)果表最左列會呈現(xiàn)分級顯示按鈕，通過點(diǎn)擊“＋”“－”按鈕，可以顯示或隱藏合并數(shù)據(jù)的源頭數(shù)據(jù)（見圖3）。表中最左列的分級顯示按鈕可以通過選擇“數(shù)據(jù)”/“組及分級顯示”/“清除分級顯示”命令進(jìn)行清除。一旦分級顯示按鈕被清除后，合并結(jié)果表將呈現(xiàn)為所有明細(xì)數(shù)據(jù)展開的匯總統(tǒng)計狀態(tài)，其樣式類似于“數(shù)據(jù)”/

圖3 建立數(shù)據(jù)源鏈接

“分類匯總”命令所產(chǎn)生的表格，不過“分類匯總”命令無法在多張表中實(shí)現(xiàn)這種統(tǒng)計。在不打開源工作簿的前提下，迅速實(shí)現(xiàn)從源表提取數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總合并統(tǒng)計，生成明細(xì)統(tǒng)計表，并且統(tǒng)計結(jié)果隨源數(shù)據(jù)改動而自動更新，這些特性給財經(jīng)表格核算處理帶來了很大方便和應(yīng)用優(yōu)勢。由于每張工作表都可以設(shè)定和存儲一種合并計算方案，在一些基于Excel的小型業(yè)務(wù)核算處理系統(tǒng)中，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)核算情況對工作表進(jìn)行這種設(shè)定，將在應(yīng)用上產(chǎn)生很好的效果。

主要參考資料

[1]黃微平，黃正瑞．計算機(jī)理財學(xué)[M]．北京：清華大學(xué)出版社，2004．

[2]邵麗．Excel97應(yīng)用教程[M]．北京：航空工業(yè)出版社，1998．