財務業務一體化會計信息系統中的記賬憑證自動生成

［摘 要］研究了財務業務一體化會計信息系統的特征及其得以實現的基礎動態會計平臺，利用REA會計模型和主動數據庫中的ECA規則來構造動態會計平臺，分析了如何利用這種動態會計平臺實現記賬憑證的自動生成。利用該方法不僅可以提供實時化的會計信息，而且充分發揮了會計的管理和監督職能。

［關鍵詞］財務業務一體化；動態會計平臺；自動生成；REA模型；ECA規則

[中圖分類號] F232；C931.6[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2006)08-0030-03

1引言

在會計信息系統與組織管理信息系統的融合越來越緊密的今天，特別是企業資源計劃（ERP）管理思想的提出，構建財務業務一體化的會計信息系統已經成為會計信息系統發展的一大趨勢。而建立這樣的會計信息系統的關鍵就在于如何實現由經濟業務信息向財務會計信息的自動轉化——即記賬憑證的自動生成。

2財務業務一體化的會計信息系統的優點

財務業務一體化的會計信息系統是將財務流程與經濟業務流程有機融合，將所有的財務數據與非財務數據有效集成的會計信息系統。當一項經濟業務發生時，業務部門的工作人員錄入業務信息，該業務信息進入系統后，通過動態會計平臺自動生成實時記賬憑證，經財務人員確認后再生成相關的賬簿和報表。

與傳統的會計信息系統相比，財務業務一體化的信息系統的優點在于：

（1）實現會計的動態核算和管理

在財務業務一體化條件下，會計信息的獲取與業務的發生同步，會計核算從事后的靜態處理發展為事中的動態處理，財務管理從靜態管理走向動態管理，財務監控也從間歇性的監控到實現持續性的監控。

（2）實現業務信息的實時和共享

在財務業務一體化的條件下，會計信息的記錄向前延伸至業務活動過程中，各信息系統之間的傳統分工界限被模糊化，不僅解決了信息孤島的問題，而且實現了企業信息集成的目標。

（3）有效發揮財務人員的監督和管理職能

在財務業務一體化的條件下，記賬憑證是由系統自動生成的，會計人員可以從日常繁雜的會計核算處理中擺脫出來，能夠更好地關注經濟業務的發生和發展過程，避免了會計流程與業務流程的分離，從而更有效地實現會計的監督、管理職責。

（4）為決策者提供更全面而有效的信息

在財務業務一體化條件下，所有的業務數據都“同出一門，集中存儲”，不僅可以消除數據和信息冗余，生成包括財務信息在內的多元化信息，支持跨組織的財務信息交流，還可以使企業決策者獲得更多的、質量更高的實時財務和業務信息，避免決策的片面性。

3財務業務一體化會計信息系統的實現基礎

財務業務一體化會計信息系統實現的前提是建立動態會計平臺。動態會計平臺是根據事先定義好的各類會計描述，對各業務系統錄入的原始單據和業務處理單據自動生成實時會計憑證。它是由事件接收器、各類會計憑證模板、憑證生成器和各類實時會計憑證組成，其結構如圖1所示。

事件接收器是動態會計平臺的開始部件，它嵌在各子系統的業務模塊中，用于接收事件信息。當一項經濟業務（事件：event）發生時，事件接收器負責對信息進行識別并驅動會計規則模型中的相應規則。它接受的事件信息主要包括：（1）what——發生了何事，涉及那些資源？（2）when——何時發生？（3）who——涉及何人，充當何種角色?（4）where——事情發生的地點?（5）why——在事件發生時為什么可能出錯（風險）?

會計憑證模板是嚴格按照各種報告規則要求而設立的各經濟業務所對應的憑證結構模板，可以依據使用者的不同要求而有多種設置方式。例如，可以是財務會計憑證模板，即按照財務會計借貸規則的要求來設立各經濟業務所對應的入賬科目及憑證分錄結構的模板；也可以是管理會計憑證模板，即按照內部管理要求、責任中心和績效評價的需求而設立的模板。這些模板的格式、內容都可以根據企業所采用的會計制度和管理的需要而自行設定。計算機將結果保存在動態會計平臺的會計憑證模板文件中，供生成實時會計憑證使用。憑證生成器是根據經濟業務事件的信息和會計憑證模板，自動生成實時憑證。所生成的實時憑證可以存放在臨時憑證文件中，以便于會計人員進行審核、記賬的處理。

圖１、動態會計平臺

實時憑證是登記賬簿和生成報表的依據，根據財務會計憑證模板生成的實時會計憑證是登記會計賬簿和報表的依據；根據管理會計憑證模板生成的實時管理會計憑證是登記企業內部管理需要的責任會計賬表的依據。它最突出的特點是實時性和強制性。即在一項經濟業務發生的當時（原始憑證的信息獲得的當時）就可產生正確的實時憑證；該實時憑證是由計算機自動生成的，整個過程中沒有任何人工干預。

動態會計平臺的運行過程如下：當采購、銷售、庫存等經濟業務（事件：event）發生時，通過事件接收器接收相應信息，即企業各項資源（resource）的變化情況，例如可從供應商（參與者：agent）提供的采購發票及提供給客戶（參與者：agent）的銷售發票中獲取；同時事件接收器根據事先定義的會計憑證模板驅動憑證生成器進而生成實時記賬憑證。會計憑證模板的定義可以多樣化，既可以根據財務會計準則定義，也可以根據管理會計準則定義，會計報告的多樣化的實現就是從這里開始的。

4動態會計平臺的構建

在動態會計平臺的構建中，最重要的部分是事件接受器和憑證生成器的設計。因為動態會計平臺應能夠準確而迅速地識別各類業務事件，并將其正確地轉換成會計信息，為了實現這一點，可以采用REA會計模型作為整個會計信息系統構建的基礎，同時引入主動數據庫的ECA規則來進行各類會計憑證生成規則描述。

作為A/BIS會計模型中最具代表性的一種，REA會計模型實現了組織內會計與信息系統集成。它包括3個實體，分別是資源(resource)、事項(event)和參與者(agent)；4個關系類型，分別是存量流量關系(stock- flow)，即流入和流出關系，它表明引起經濟資源增加或減少的經濟事項，如“銷售”與“現金收入”是關聯的。二元性關系(duality)，即涉及一個經濟交易的兩個方面，它表明經濟資源的“放棄”與“獲得”是相互聯系的。控制關系，即1個三元連結關系，表示1個內部參與者、1個外部參與者和1個經濟事項，如“采購(事項)”包括“買主(內部參與者)”和“零售商(外部參與者)。職責關系，指高層部門對下屬部門的控制和承擔的責任。其結構如圖2所示：

圖２、ＲＥＡ會計模型

基于REA會計模型的動態會計平臺是利用REA會計模型來分析企業經營活動中的各類經濟業務流程，總結和歸納各業務流程的業務事件的組成及其結構，每一事件所涉及的資源、參與者和地點，并以此為基礎構建出每一業務過程的REA邏輯模型和數據模型，與其他會計信息系統所不同的是該數據模型是以業務事件表為基礎的，也就形成了一個能夠全面反映業務事件的狀態及變化的事件數據庫，這就是動態會計平臺進行事件識別的基礎。例如，對于采購/付款業務過程來說，可以劃分為提出采購請求并獲得批準、采購存貨、驗收存貨、取得并確認購貨發票和付款5個業務事件，靜態地反映出業務事件的結構狀態；每一事件發生及變化時均會引起與其關聯的資源（存貨、現金）、參與者（內部人員、供應商）和地點（倉庫）等的狀態（數據）的變化，動態地反映出事件的狀態。事件識別器接受這些事件靜態與動態的狀況，并將這些信息傳遞至憑證生成器以便生成記賬憑證。

ECA規則最早被應用于專家系統和主動式數據庫的研究中。傳統的數據庫系統是“查詢驅動”（query-driven）型的，它們僅僅承擔信息存儲和提取的任務，被動地執行用戶或應用程序規定的事務操作。隨著應用程序需求的不斷提高，這種把數據庫視作單純的數據容器的觀念已經不能適應實際需要。從而，有人提出主動式數據庫系統（Active Database System）的概念。所謂的主動式數據庫系統，也就是在沒有用戶或應用程序干預的情況下，能夠“主動地”對特定情境作出反應的數據庫系統。

實現主動式數據庫系統的反應行為，必須要在傳統數據庫系統中引入ECA規則模型。ECA規則模型將規則劃分為事件（Event）、條件（Condition）和動作（Action）3個部分，其含義是：當事件發生時，如果滿足條件，則執行動作。可以用如下方式表述：

WHEN<事件表達式>

IF<條件1>THEN<動作1>；

…

IF<條件n>THEN<動作n>；

在該模型下，規則能夠很容易地被整合為數據庫系統的一部分，因此ECA規則是實現主動式數據庫系統的重要方法。主動式數據庫系統監視數據庫的狀態變化，狀態改變產生特定事件，從而觸發并執行相應的動作。從事件觸發到動作執行的整個過程，主動式數據庫系統能自動識別數據庫內部或外部的特定情形并作出反應，而不需要用戶或外部應用程序的驅動，從而實現了主動式的反應。

基于ECA規則的動態會計平臺是以ECA規則模型為基礎構建能夠對業務事件進行主動反應的數據庫。該數據庫可以監視或接受由事件數據庫傳遞來的業務信息，并由這些信息觸發、執行生成記賬憑證的動作。即對由企業經濟活動產生的原始憑證向記賬憑證轉換的業務過程進行邏輯分析，構建每一類經濟業務的會計處理邏輯表達式，從而實現記賬憑證的自動生成。

在動態會計平臺中，事件是與會計記錄相關的企業經濟事情的發生。客戶、供應商和企業內部相關部門（如倉庫、付款等部門）是主要的事件產生源。例如，由客戶產生的事件包括訂貨時支付預付款、企業銷售形成應收賬款等，由企業內部產生的事件包括采購物資的驗收入庫、產品出庫等，由供應商產生的事件包括采購物資后形成應付賬款、支付貨款等。這些事件來自于動態會計平臺與外部的接口（如人機交互接口）。除此之外，會計信息系統中其他模塊（如工資、固定資產模塊）也是一類重要的事件來源，當發生與會計記錄相關的數據時，它將以事件的形式通知動態會計平臺。所有進入動態會計平臺的事件都是由事件接收器進行接受、甄別的。

條件是定義在由原始憑證向記賬憑證轉換的會計處理規則的邏輯表達式，例如產品的銷售方式、結算方式或物資的采購方式、結算方式的邏輯表達式。它是對經濟事件屬性的判斷。

在動態會計平臺中，所謂的動作，是記賬憑證模板庫中調用相應憑證模板，對其添加數據，生成正確的記賬憑證的過程。它是動態會計平臺最終要完成的目標，完成任務的具體方法或算法以程序形式存儲于憑證生成器中。ECA規則可以為當今流行的大多數編程技術所實現，如Visual C++、Java、Web services、CORBA等。

其工作原理如圖3所示。

圖3 基于ECA規則的動態會計平臺工作原理

ECA規則模型的引入，使得會計處理邏輯與具體的經濟事務處理分開，由ECA規則模型集中控制會計信息系統中原始憑證處理的行為，提高了系統的適應性。由于會計信息系統中各部門的活動及相互協作是根據會計規則及企業業務規則來執行的，所以規則（R）也控制著各相關部門間的協作，改變規則（R）就改變了部門的協作行為，從而改變了整個軟件體系的執行結果。因此，當會計信息系統中的會計處理邏輯發生變化時，只要通過修改規則模型中的規則（R），即可使得原有系統能夠適應這種變化，從而獲得系統的可重用性。

5結語

在財務業務一體化的信息系統中，將基于REA模型和ECA規則構建的動態會計平臺嵌入到各業務信息系統中去，不僅可以提高系統實時處理會計信息的能力，而且把會計部門延伸到各個業務部門，使會計人員能夠更直接地關注實際業務過程，實現實時控制并處理業務，從而降低企業的經濟風險。

主要參考文獻

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