英文商務(wù)信函寫作的原則分析

摘要： 本文通過對(duì)商務(wù)信函寫作的基本點(diǎn)、寫作原則及其以客戶為中心的服務(wù)原則，從信息接受者的角度給予了分析、評(píng)價(jià)，并討論了它的寫作理論，從而提出商務(wù)信函發(fā)展的趨勢(shì)，以求對(duì)英文商務(wù)信函寫作有所啟示。

關(guān)鍵詞： 基本特點(diǎn)；以客戶為中心；信息接受者

一、引言

改革開放以來，尤其是中國成功加入世界貿(mào)易組織之后，中國對(duì)高層次復(fù)合型國際商務(wù)英語人才的需求越來越大，越來越迫切。但目前具有廣博的國際商務(wù)知識(shí)，并熟練商務(wù)英語技能的高級(jí)復(fù)合型人才為數(shù)不多。大多數(shù)要么只有國際商務(wù)的專業(yè)知識(shí)而沒有良好的語言技能，要么只具有良好的語言技能而沒有國際商務(wù)方面的專業(yè)知識(shí)。在這種情況下，中國的企業(yè)很難在國際市場(chǎng)上進(jìn)行競(jìng)爭，很難具備真正的國際競(jìng)爭力。因此培養(yǎng)出一批具有扎實(shí)的語言技能又有國際商務(wù)技能的人才日益迫切，而在日常交往中，商務(wù)信函尤為頻繁，盡管電話、電傳和電報(bào)通訊方式已廣泛使用，商業(yè)書信仍然是重要的通訊方式。事實(shí)上絕大部分的重要電話、電傳和電報(bào)通訊，最后還要用書信來證實(shí)。它在商務(wù)交流中所起的作用日益增強(qiáng)。

二、英文商務(wù)信函寫作的重要性和必要性

1．什么是商務(wù)信函？商務(wù)信函是一種常用的商務(wù)交往的媒介，其內(nèi)容常常是一種業(yè)務(wù)安排，一個(gè)協(xié)議或一個(gè)合同的證件，它是一種通過人工、電腦或打字機(jī)“書寫”來完成的人際交往。實(shí)際上商務(wù)信函是一種“推銷”函，寫信人總是在推銷著什么，可能是一種產(chǎn)品、一項(xiàng)服務(wù)、一項(xiàng)專利、一個(gè)觀念，或樹立自己所在公司的形象等。商務(wù)信函是商務(wù)活動(dòng)中不可缺少的環(huán)節(jié)之一。

2．什么是英文商務(wù)信函？英文商務(wù)信函是商務(wù)信函在國際間進(jìn)行商務(wù)溝通的實(shí)際應(yīng)用，它與商務(wù)信函是具體與一般的關(guān)系。商務(wù)信函寫作為英文商務(wù)信函的寫作提供了理論基礎(chǔ)，同時(shí)還為其它類型的寫作提供了模板和方法，因此具有概括性、一般性的特點(diǎn)，而英文商務(wù)信函是商務(wù)信函的理論應(yīng)用于對(duì)外商務(wù)活動(dòng)的具體實(shí)踐，并豐富和發(fā)展了商務(wù)信函寫作的理論。二者相輔相存。

三、怎樣才能寫好英文商務(wù)信函呢

英文商務(wù)信函的寫作是商業(yè)活動(dòng)中的一項(xiàng)基本活動(dòng)，必須謹(jǐn)慎撰寫。首先必須記住，你是在同你的客戶進(jìn)行交流，這種交談成功與否，你的目的能否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵取決于信函中信息的表達(dá)方式和內(nèi)容。信函寫得好，就可能為你贏得新的業(yè)務(wù)，有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，也能夠消除彼此間的誤會(huì)，縮小分歧，撫慰受到傷害的心靈等。反之，就可能會(huì)招致新的矛盾、失去客戶，達(dá)不到信函的目的，同時(shí)也說明你不具備處理日常商務(wù)事務(wù)的能力，是一個(gè)失敗者。其次還應(yīng)具備較扎實(shí)的語言基礎(chǔ)，特別是英語，在語言的使用上應(yīng)記住一個(gè)原則，那就是能恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)思想的語言就是好的語言，也就是應(yīng)該用的語言。

不僅如此，要寫好一篇英文商務(wù)信函，我們還應(yīng)從其以客戶為中心的服務(wù)原則、書寫原則和基本特點(diǎn)等方面對(duì)其進(jìn)行分析：

1．以客戶為中心的服務(wù)原則：商務(wù)信函是否成功，是否寫得好，關(guān)鍵在于作者能通過所寫信函獲得自己希望的結(jié)果，這就要求在實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中反復(fù)實(shí)踐、不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)具體情況，進(jìn)行具體分析，采用不同的對(duì)策，靈活運(yùn)用相關(guān)規(guī)則。只有這樣才能充分發(fā)揮好信函的作用。在擬就一封英文商務(wù)信函時(shí)首先考慮的原則，主要有以下四大方面：“注意”、“興趣”、“意愿”、“行動(dòng)”。在商務(wù)活動(dòng)中，為了達(dá)到與對(duì)方交易的目的，首先必須引起對(duì)方“注意”，后挑起其“興趣”。一封英文商務(wù)信函，無論措辭多么優(yōu)美，內(nèi)容多么完備，如果不能吸引對(duì)方注意，則一切枉然；即使對(duì)方注意到了，但有關(guān)提議或交易意向缺乏興趣，亦是前功盡棄。因此，把“引起對(duì)方注意”，“挑起對(duì)方興趣”作為擬定信函的兩個(gè)點(diǎn)，應(yīng)認(rèn)真加以考慮，力求初獲成功。然后進(jìn)一步激發(fā)對(duì)方的“意愿”，使其愿對(duì)提議或交易產(chǎn)生意愿，為“深談” 實(shí)際交易做好準(zhǔn)備，最后則是采取令其滿意的“行動(dòng)”和靈活的優(yōu)惠活動(dòng)，給經(jīng)辦人傭金等，使其不僅能痛快地接受議案，采取具體的購買行動(dòng)，而且還為今后的進(jìn)一步交易打下了良好的基礎(chǔ)。

2．書寫原則：商務(wù)信函的目的就是希望引起讀信人的興趣，并且取得客戶合作，因此在書寫時(shí)可注意以下10個(gè)“C”，盡量使自己的信函達(dá)到更佳的效果。

1）明確（clarity）：明確是指作者用組織良好的語言，提供足夠的信息，使讀者能夠充分理解自己的意圖。通知性信函一般采用演繹或順序。首先提出中心思想，然后通過提供部分必要的信息來實(shí)現(xiàn)明確性。在信函的內(nèi)容中，從一點(diǎn)到另一點(diǎn)的推論要符合邏輯，所寫的句子和段落要前后一致，要過渡自然。

2）具體（concreteness）：信函要寫得生動(dòng)、具體和明確，特別是要求對(duì)方做出明確反應(yīng)的信，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求或問題的信函，或是報(bào)盤、承諾等，要用詞確切，恰到好處，各條款、觀點(diǎn)應(yīng)明確、不抽象、不籠統(tǒng)，與表達(dá)的意思相符。

3）完整（completeness）：從信函的內(nèi)容上講應(yīng)力求“完整”，即，包括寫信人希望收信人做出積極反應(yīng)的一切情況及問題，或是回答來信提出的全部問題或要求，要力求思路清晰、條理分明、內(nèi)容完整，要有始有終地提示中心思想，注意給出所有信息，一層層、一段段地把內(nèi)容表達(dá)完整。例如接受對(duì)方的報(bào)盤時(shí)，最好把條件全部述明，或具體說明所接受的報(bào)盤的根據(jù)是什么，因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交合同，此信發(fā)出后，對(duì)方一收到即對(duì)雙方都具有約束力。如果不完整，有可能引起不必要的糾紛。

4）得體（courtesy）：要設(shè)身處地從讀者的角度考慮問題，才會(huì)使你的表達(dá)更得體，在態(tài)度上和語氣上應(yīng)體現(xiàn)出誠意和禮貌，以示尊重對(duì)方。對(duì)待公司的不同客戶，語言上不應(yīng)有親疏之分，以體現(xiàn)出一種平等待人的處事態(tài)度。另外，拖延回信或不復(fù)函也是不禮貌的。同時(shí)對(duì)于可能造成負(fù)面影響的詞要格外小心：如：you forget、unfortunately、you neglected等等。通過從對(duì)方的立場(chǎng)陳述你的信息，可以產(chǎn)生正面的影響，要更多地使用you而不是I和we。使用交談式的口吻，會(huì)使對(duì)方感覺比較親切。

5）清楚（clearness）：信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，主題要突出，層次應(yīng)清楚，語言要淺顯易懂，使收信人看了信后不會(huì)誤解寫信人所要表達(dá)的意思，能一目了然。

6）簡潔（conciseness）：簡潔是指信件直截了當(dāng)?shù)仃愂鲂畔ⅲ?jié)省讀信人的閱讀時(shí)間，要使信函的語言精煉，要長話短說，避免啰嗦，避免不必要的重復(fù)，用盡可能少的文字“完整”、“清楚”而又有禮貌地表達(dá)需要的意思。要注意避免出現(xiàn)以下不當(dāng)之處：a.使用過時(shí)的詞匯（如attached please find和pursuit to your request）；b.使用冗長的引導(dǎo)語（如I am writing this letter to 或 That letter was to inform you）；c.使用意義含糊的詞（如very definitely、really等）；d.使用拖沓的短語（如in view of the fact that和in addition to）。

7）正確（correctness）：商業(yè)書信必須寫得正確，因?yàn)樗鼱可娴劫I賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系等，是各種商業(yè)單據(jù)的根據(jù)，正確不僅僅指單詞拼寫、句子結(jié)構(gòu)、英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和慣用法等正確。要注意提高英語的語言修養(yǎng)，經(jīng)常模仿、練習(xí)和實(shí)踐，達(dá)到運(yùn)用自如。正確還指不致引起誤會(huì)的書寫方式。搞外貿(mào)工作離不開數(shù)字，對(duì)商務(wù)書信中的數(shù)字的正確性要特別加以注意，有時(shí)“失之毫厘、差之千里”。$76000與$760000就相差甚遠(yuǎn)，所以在書寫商務(wù)信函當(dāng)中應(yīng)特別加以注意。

8）個(gè)性（character）：商務(wù)信函的書寫不應(yīng)完全按照遵循寫作常規(guī)，可根據(jù)實(shí)際適當(dāng)?shù)貏?chuàng)造獨(dú)特的語言及多角度、多方面的思維方式，通過用新穎的構(gòu)思、新鮮的立意的方式，給對(duì)方強(qiáng)烈的感覺與印象，從而獲得更好的效果，以促成交易成功。

9）誠意（conscientiousness）：商務(wù)信函書寫時(shí)要用誠意。著重“正面地、肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。要實(shí)事求是，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度坦誠對(duì)待，不能弄虛作假、搞欺詐活動(dòng)。那樣做不僅會(huì)傷害客戶的感情，而且還會(huì)影響公司形象，給公司業(yè)務(wù)帶來不可彌補(bǔ)的損失。

10）優(yōu)美（concinnity）：商務(wù)信函應(yīng)盡量考慮其優(yōu)美的視覺效果，恰當(dāng)貼切的用詞造句往往會(huì)使信函更生動(dòng)有吸引力，襯托出一種語言美。要根據(jù)內(nèi)容的多少以及信函的長短等，全面考慮書寫格式和結(jié)構(gòu)安排，講究比例、和諧、勻稱等，體現(xiàn)出一種形式美。

四、英文商務(wù)信函的基本特點(diǎn)

英文商務(wù)信函的基本特點(diǎn)與其它普通商務(wù)信函的特點(diǎn)基本相似。即：語言簡短、樸實(shí)、生動(dòng)、有趣、不花哨，內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、易讀易懂、有吸引力；書寫正確、具體、完整；語氣真誠、友好、客氣。在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間就是金錢，效率就是生命，簡潔的表達(dá)內(nèi)容與有效率的掌握分寸是最重要的。因此書寫的重點(diǎn)，應(yīng)始終放在“效率”二字上，一般不需要禮節(jié)性的寒暄，最好是開門見山，直入話題。同時(shí)信函中的冗言必須略去，盡可能將詳細(xì)交易事項(xiàng)整理好后，簡潔地向?qū)Ψ疥愂觥ＲM力避免毫無重點(diǎn)，而拉拉雜雜地寫上幾張紙的情形。但是在書寫商務(wù)信函時(shí)，開頭就唐突地說出交易要求，會(huì)顯得冒昧而令客戶不知所以。因此，開始時(shí)應(yīng)簡略地陳述本信的理由與內(nèi)容大意，使對(duì)方能理清頭緒，以便于對(duì)方能更快地、正確地進(jìn)入話題。

五、商務(wù)信函發(fā)展的趨勢(shì)

1）電子郵件：近年來我國外經(jīng)貿(mào)事業(yè)有了迅速發(fā)展。特別是隨著對(duì)外開放被確定為基本國策而日益擴(kuò)大和深化，以及“大經(jīng)貿(mào)”格局的逐步確立，使外貿(mào)與外經(jīng)、外資等結(jié)合更加緊密，許多對(duì)外貿(mào)易與經(jīng)濟(jì)合作等國際商務(wù)聯(lián)系還涉及國際金融、信貸等業(yè)務(wù)。同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，國際商務(wù)通訊聯(lián)系的方式和方法也在逐步改革和更新。如過去曾經(jīng)常用的手寫書信、電報(bào)、電傳逐步為電子郵件所取代，電子郵件日漸成為一種新型的商務(wù)溝通渠道，是商務(wù)信函的信息化、數(shù)字化。

2）電子商務(wù)：電子商務(wù)是在Internet開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基于瀏覽器、服務(wù)器應(yīng)用方式，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購物，商戶之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付的一種新型的商業(yè)運(yùn)營模式。在網(wǎng)絡(luò)越來越發(fā)達(dá)的今天，我們的生活跟隨這個(gè)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)脈搏作著巨大的改變。歷史的經(jīng)歷告訴我們，每一次的技術(shù)沖擊，必將伴隨著商業(yè)的利潤增長而更趨于完善。不管是在哪里，任何新科技、新思想在發(fā)展的同時(shí)，那些商業(yè)運(yùn)作家總要用靈敏的觸覺聞一下，在那里有沒有金錢的氣味。

電子商務(wù)是九十年代初在歐美興起的一種全新的商業(yè)交易模式，它實(shí)現(xiàn)了交易的無紙化、效率化、自動(dòng)化，表現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)最具魅力的地方。快速地交換信息，地理界限的模糊，這所有的一切也必將推動(dòng)傳統(tǒng)商業(yè)行為在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的變革。早在網(wǎng)絡(luò)盛行的時(shí)代，通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件、視頻交換、文件交換以及目前還很熱門的電子數(shù)據(jù)交換所進(jìn)行的商業(yè)行為，都可以說是現(xiàn)在電子商務(wù)的某種形式的表現(xiàn)，也可以說，電子商務(wù)是它們嶄新的應(yīng)用集合。

電子商務(wù)是internet爆炸式發(fā)展的直接產(chǎn)物，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的全新發(fā)展方向，其參與實(shí)體有四類：顧客、商戶、銀行及認(rèn)證中心。internet本身所具有的開放性、全球性、低成本、高頻率的特點(diǎn)，也成為電子商務(wù)的內(nèi)在特征。并使得電子商務(wù)大大超越了作為一種新的貿(mào)易形式所具的價(jià)值，它不僅會(huì)改革企業(yè)本身的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)，而且將影響到整個(gè)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行與結(jié)構(gòu)電子商務(wù)的特點(diǎn)：1）電子商務(wù)重新定義傳統(tǒng)的流通模式，減少了中間環(huán)節(jié)，使得生產(chǎn)者和消費(fèi)者的直接交易成為可能，從而在一定程度上改變了整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的方式。2）電子商務(wù)一方面消除了時(shí)空的壁壘，另一方面又提供了豐富的信息資源，為各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)要素的重新組合提供了更多的可能，這將影響到社會(huì)的經(jīng)濟(jì)布局和結(jié)構(gòu)。3）電子商務(wù)所具有的開放性和全球性的特點(diǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造了更多的貿(mào)易機(jī)會(huì)。4）電子商務(wù)將傳統(tǒng)的流程電子化、數(shù)字化，一方面以電子流取代了實(shí)物流，可以大量減少人力、物力，降低了成本；另一方面突破了時(shí)間和空間的限制，使得交易活動(dòng)可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行，從而大大提高了效率。5）電子商務(wù)使企業(yè)可以以相近的成本進(jìn)入全球電子化市場(chǎng)，使得中小企業(yè)有可能擁有和大企業(yè)一樣的信息資源，提高了中小企業(yè)的競(jìng)爭力。

五、結(jié)論

當(dāng)前，英文商務(wù)信函的寫作已不僅僅要求作者掌握較廣博的國際商務(wù)知識(shí)，還應(yīng)具備較強(qiáng)的英語寫作技能。應(yīng)把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)交易上來，要精通網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，從而達(dá)到全方位、多角度、多層次地拓展貿(mào)易。在英文商務(wù)信函的寫作實(shí)踐中有助于提高英語寫作技巧。商務(wù)信函畢竟是商務(wù)交往的確認(rèn)函，在商務(wù)活動(dòng)中的作用尤為重要。但在目前的英文商務(wù)信函的寫作中存在著一些尚待解決的問題，商務(wù)信函尤其是英文商務(wù)信函無論是從理論上還是實(shí)踐上都還處于發(fā)展階段，還需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷地探索和總結(jié)。它作為一種商務(wù)交往的媒介已日益受到越來越多的人的關(guān)注。今后我們應(yīng)更加靈活地運(yùn)用其寫作特點(diǎn)、原則，以及其以客戶為中心的服務(wù)原則，吸收電子郵件、電子商務(wù)發(fā)展的精髓，使之能更好地發(fā)揮其在商務(wù)溝通方面的作用，并作為提高英文商務(wù)信函寫作的一條有效途徑。

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