不僅僅是辦公桌怎么擺這么簡單

《加利福尼亞管理評論》(CaliforniaManagement Review)的2007年冬季號組織了一個專題“工作空間設計(Workplace Design)”，來自各方的專家學者從不同角度展開了討論。其中，加州大學戴維斯分校管理學研究生院的兩位教授，Kimbery D．Elsbach和BethA．Bechky，研究了辦公區域的設計問題(It’s More than a Desk：Working Smarter through Leveraged OfficeDesign)。

兩位教授首先研究了辦公區域的作用。1981年，著名的未來學者阿爾文·托夫勒曾預言說21世紀的公司不再需要辦公室了。這個預言部分成為了現實：今天很多公司員工開始在家辦公或者采用旅館式辦公。但是，正因為如此，傳統辦公室的作用顯得更為突出。據調查，很多員工認為，即使可以在家辦公，也要時不時出現在辦公室，這樣能讓別人覺得自己對工作認真負責。另外，當大家都出現在辦公室時，更容易出現即興的非正式的信息分享和上下級指導。在一些非常需要創意的公司里，員工們面對面的交流還有助于激發靈感。總而言之，由于員工在辦公室呆的時間減少了，辦公室的一些基本作用反而益發凸顯出來。而這些就是辦公區域設計要關注的重點。

作者接著討論了進行辦公區域設計時要考慮的一些因素。其中一個因素就是如何讓旅館式辦公不影響決策的質量。什么是旅館式辦公呢?就是當公司長期有一些經常在外奔波和較少使用辦公室的員工時，公司只保有較少的辦公室空間，然后按需動態分配員工的辦公室空間。這樣，既能夠大幅節省房地產和設施成本，理論上還能保證每個人隨時按需訪問辦公室的資源。員工仍然可以保留自己的分機和信箱。這本來是一種好的安排，但這樣的安排可能會造成員工把一些不常用的物理介質的資料，如圖紙、書籍、模具等，放在家里或者其他不方便的地方，這顯然會影響員工討論問題和做出判斷時的思考認真程度。美國的一家律師事務所在這方面做了這樣一個嘗試：不再給每位律師安排獨立的辦公室，而是設計了幾個“工作區”，每個“工作區”都有電腦設備、有參考書，有的“工作區”適合輸入案件的信息，有的工作區適合撰寫法律文件，有的“工作區”適合準備演講稿。這樣，每個人可以根據自己手頭要做的工作，決定要在哪個“工作區”做事情。

辦公區域設計還要有助于員工的交流，例如在公共區域放一塊記事白板，等等。有一家公司將研發中心設計成中間是一個供應咖啡和餐食的休息室，周圍是一個個實驗室，每個實驗室都有門通往休息室。這樣，可以鼓勵工程師們有更多的機會交流。一個更激進的例子是英國的一家創意公司，他們設計了一個大桌子，能容納全公司104名員工。所有員工每三周換一次座位，這樣，每名員工都有機會和不同部門的人坐在一起工作和交流。

除了功能性之外，辦公室對于不同級別、不同部門的員工來說，還有很大的象征意義。研究發現，如果允許員工在一定程度上自己裝飾自己的辦公區域來張揚個性，員工得到的被尊重的感覺竟然超過給他配置比別人更昂貴的辦公家具。有一家公司因此將每個人的辦公區域分為“前院”和“后院”。“前院”是用來接待外部訪客的，布局整齊劃一；“后院”是用來和內部員工交流的，每個人可以自行設計。

辦公區域的另外一個作用是審美意義上的。例如，黃顏色代表高興，藍顏色能讓人安靜。現代技術手段多種多樣，通過大量使用液晶顯示屏，幾分鐘之內就可以改變一個區域的審美風格。但使用這種手段也要慎重，例如，很多文字校對員表示他們喜歡在白色環境而不是紅色環境下工作，因為白色讓人安靜，紅色讓人緊張。但試驗結果卻顯示，在白色環境下工作的校對員犯的錯誤最多，而紅色環境下最少。也許，紅色環境正好能夠帶給人們校對工作本身所需要的緊張程度。

總之，在進行辦公區域設計時，要綜合考慮辦公區域這幾方面的作用，還要考慮公司已有的文化和做事風格等等，有時還要先進行小規模試點然后再推廣，才能使辦公區域設計對于生產力的提高有所助益。

編輯：汪洋guanlixuejia@126.com