電算化會計中錯誤憑證的正確修改

與手工會計一樣，電算化會計系統中的錯誤也表現為憑證錯誤、賬目錯誤、報表錯誤三種類型，但是，由于電算化會計系統中記賬、結賬和編制報表均以憑證所錄入信息為信息源由計算機自動完成，所以，會計憑證的錯誤就成為電算化會計系統錯誤的根源，錯誤憑證的更正成為電算化會計錯賬更正的主要內容。

在電算化會計中輸入記賬憑證時，盡管賬務系統提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證的出現是難免的。因與手工會計處理環境不同，許多財務軟件都提供了“反審核、反記賬、反結賬”功能，這項功能的使用為錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。下面以上海財經大學科技發展公司的通用會計系統（網絡版V8.0）為例，利用該系統提供的功能，對不同情況下錯誤憑證的不同修改方法逐個進行分析，以期對會計電算化工作有所幫助。

一、利用電算化賬務系統，實現錯誤憑證的“無痕跡”修改

第一種是由“憑證處理”操作員輸入后還未經操作員本人復核或復核未通過的憑證，對于未經過“記賬憑證復核”功能操作的錯誤記賬憑證，可以由“憑證處理”操作員直接進行修改并保存。

第二種是已通過“憑證處理”操作員復核但未經“財務長”操作員復核記賬的憑證，如經“財務長”操作員審核后發現錯誤記賬憑證，可由“財務長”操作員在“財務長”模塊里，單擊“憑證處理”/“記賬憑證編輯”功能菜單，調出該張錯誤憑證進行修改，修改完成后保存并復核后記賬。

第三種是“財務長”操作員已記賬的憑證，對于此情況，欲實現“無痕跡”修改，可利用系統提供的“反記賬”功能，即取消“記賬”后直接修改。具體而言，首先登錄“反記賬財務長”模塊，單擊“反記賬處理”/“授權修改記賬憑證”/“查詢后授權”查到需要修改的錯誤憑證，按“F9”鍵，進入“授權憑證修改”功能，選擇需要授權修改憑證的操作員及修改的內容等信息，單擊“確定”后退出；單擊“反記賬處理”/“生成反記賬憑證”，生成反記賬憑證后退出；然后由已被授權修改憑證的操作員登錄“反記賬憑證處理”模塊，單擊“反記賬憑證處理”/“反記賬憑證編輯”菜單，顯示所要修改的錯誤憑證，雙擊該憑證即可修改被授權修改的內容，修改完成按“F9”保存后退出，單擊“反記賬憑證處理”/“記賬憑證復核”/“開始復核”，復核通過后單擊“確定”退出；最后再由“反記賬財務長”進行“復核反記賬憑證”和“反記賬數據記賬”功能操作完成修改。如果要修改的錯誤憑證是以前月份發生的，還要在“反記賬財務長”進行“月末處理”所要求的操作。

二、錯誤憑證“無痕跡”修改的弊端

以上三種情況下的錯誤記賬憑證，雖然按照財務軟件提供的功能，特別是“反記賬”功能，實現了對錯誤記賬憑證的“無痕跡”修改，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。隨著“反記賬”功能和其他公司財務軟件中“反審核、反記賬、反結賬”功能的廣泛使用，其弊端也日益顯現，歸納起來，主要有以下三個方面：

一是違背現行會計法規。

在記賬、結賬后，利用賬務軟件提供的“反記賬”功能，可以恢復到記賬前的狀態，從而實現錯誤憑證的“無痕跡”修改。這違背了《會計核算軟件基本功能規范》中第17至19條的規定：“會計核算軟件應當提供對已經輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內憑證的修改。”“發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示。”“在已經輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登賬后，原始憑證確需修改，會計核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機內原始憑證與相應記賬憑證是否相符進行校驗的功能。”

二是“反記賬”等功能為做假賬、提供虛假會計信息等經濟違法犯罪行為提供了技術支持。

由于“反記賬”功能的使用，尤其是跨年度“反記賬”功能的使用，使得會計人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉，為他們利用電算化會計信息系統作弊提供了極為方便的手段。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數財務軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補充了何種會計事項，其目的和來龍去脈則無從得知。單位可以在審計、稅務等檢查部門審查前將賬目調整的合理合法，但在審查后再將數據調回到原來的狀態，這樣就給審計監督工作和防范違法犯罪行為增加了技術難度。

三是“反記賬”等功能可能造成系統數據錯誤，導致賬務混亂。

財務軟件在設計“反記賬”等功能時，雖然考慮了各種因素，但要保證各項記錄線索的全面可逆，實際上財務軟件是不可能達到的，特別是大中型的財務軟件設計，由于涉及的功能較廣，特別是需要在其他輔助功能模塊中進一步核算處理的數據，如往來核算數據、存貨核算數據、銀行對賬數據等，更無法實現這些記錄線索的全面可逆。同時由于會計電算化人員業務水平及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目體系或財務軟件本身可能發生了變化，如果操作有誤，很可能產生系統數據錯誤、財務混亂，甚至導致整個賬務系統的癱瘓，造成嚴重的損失。又由于跨年度運用“反記賬”功能后生成新的核算結果和各類報表，直接影響了與已對外報出財務報表的一致性，極有可能給企業帶來不必要的麻煩，甚至帶來不可預料的經濟損失。

通過以上分析，結合網絡版賬務系統、工作崗位和各單位業務流程的實際情況，上述第一、二種情況對錯誤憑證進行的無痕跡修改是可行的，而第三種情況下的錯誤憑證不能利用賬務系統提供的“反記賬”功能，應采用“有痕跡”修改方法。

三、錯誤憑證正確修改的方法

在電算化會計系統中輸入記賬憑證時，經“財務長”復核通過并記賬后，如果發現記賬憑證錯誤，不能利用賬務系統提供的“反記賬”功能，而應采用“有痕跡”修改方法，即在賬務系統中留下曾經修改的線索和痕跡，賬務系統中往往是通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。

在“記賬”后發現記賬憑證中金額正確而會計科目或其他事項有誤時，應采用“紅字憑證沖銷法”更正。即先由“憑證處理”操作員填制一張與該張錯誤憑證除金額為紅字（負數）外，其他內容完全一致的紅字憑證，再填制一張正確的記賬憑證。然后由“財務長”操作員進行“憑證復核”和“記賬”操作，完成對該張錯誤憑證的沖銷和更正。

在“記賬”后發現記賬憑證中會計科目和其他事項無誤，只是所記金額大于應記金額時，可采用“負數沖正法”更正。即先由“憑證處理”操作員將多記金額填制一張與原憑證內容相同、金額為負數的憑證。然后由“財務長”操作員進行“憑證復核”和“記賬“操作，完成對該張錯誤憑證的更正。

在“記賬”后發現記賬憑證中會計科目和其他事項無誤，只是所記金額小于應記金額時，可采用“補充登記法”。即先由“憑證處理”操作員將少記金額填制一張與原憑證內容相同的憑證。然后由“財務長”操作員進行“憑證復核”和“記賬“操作，完成對該張錯誤憑證的更正。

（作者單位：景德鎮陶瓷

學院、江西省審計廳）