強(qiáng)化應(yīng)收賬款內(nèi)部控制，不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)運行質(zhì)量

圖分類號：F2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：C 文章編號：1006-1533(2007)05-0213-03

應(yīng)收賬款是企業(yè)采用賒銷方式銷售商品或勞務(wù)而應(yīng)向顧客收取的款項。作為企業(yè)營運資金管理的一項重要內(nèi)容，應(yīng)收賬款管理直接影響企業(yè)營運資金的周轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。如何監(jiān)控應(yīng)收賬款發(fā)生以及如何處理企業(yè)的不良債權(quán)等問題，已經(jīng)成為企業(yè)管理中不容回避的一個重大課題。

多年來，應(yīng)收賬款問題一直是企業(yè)的投資者、管理者、債權(quán)人乃0至政府部門關(guān)注的焦點。隨著市場競爭的加劇和企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)把應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制作為公司治理的一個重要方面，完善的應(yīng)收賬款管理制度已經(jīng)成為保全法人資產(chǎn)的必要手段。

1 應(yīng)收賬款的起因及對企業(yè)的影響?yīng)?/p>

應(yīng)收賬款是企業(yè)營運資金管理的重要環(huán)節(jié)，在激烈競爭的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，正確運用賒銷，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理顯得非常重要。雖然大多數(shù)企業(yè)希望現(xiàn)銷而不愿賒銷，但是面對競爭，必須穩(wěn)定自己的銷售渠道、擴(kuò)大產(chǎn)品銷路、減少存貨、增加收入，面向客戶提供信用業(yè)務(wù)。商品與勞務(wù)的賒銷、賒購，已成為當(dāng)代經(jīng)濟(jì)活動的基本特征，由于市

場經(jīng)濟(jì)體系的發(fā)育不完善，賒銷活動又成為孕育應(yīng)收賬款發(fā)生、發(fā)展的溫床，同時也不可避免地增加了企業(yè)風(fēng)險。1.1 應(yīng)收賬款的起因

根據(jù)有關(guān)部門調(diào)查，我國企業(yè)應(yīng)收賬款占流動資金的比重為5 0％以上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于發(fā)達(dá)國家2 0％的水平。企業(yè)之間尤其是國有企業(yè)之間相互拖欠貨款，造成逾期應(yīng)收賬款居高不下，已成為經(jīng)濟(jì)運行中的一大頑癥。據(jù)專業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)計分析，在發(fā)達(dá)市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)逾期應(yīng)收賬款總額一般不高于1 0％，而在我國，這一比率高達(dá)6 0％以上。造成企

業(yè)應(yīng)收賬款居高不下的原因可以從兩個方面來歸納。

1.1.1 企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的影響?yīng)?/p>

一方面是擴(kuò)大市場份額的需要，在激烈競爭的市場經(jīng)濟(jì)中，賒銷成為企業(yè)擴(kuò)大銷售的主要競爭手段；另一方面是很多企業(yè)故意拖欠賬款，社會普遍缺乏誠信。

1.1.2 企業(yè)自身的問題

從主觀上來看，我國企業(yè)管理者普遍只重銷售而忽視包括應(yīng)收賬款管理在內(nèi)的內(nèi)部管理，而客觀上他們對于應(yīng)收賬款管理無論是經(jīng)驗還是理論都十分缺乏，造成這些問題的原因主要是： (1)內(nèi)部控制不嚴(yán)，對應(yīng)收賬款的事前、事中、事后的各個環(huán)節(jié)均沒有嚴(yán)格的控制措施。 (2)賬務(wù)處理不及時，客戶承諾不兌現(xiàn)。(3)資信審核不到位，掛靠經(jīng)營惹風(fēng)險。(4)財務(wù)業(yè)務(wù)有勾結(jié)，公司貨款被侵占。

1.2 應(yīng)收賬款對企業(yè)的影響?yīng)?/p>

應(yīng)收賬款對企業(yè)的影響有以下3個方面：

⑴高額的應(yīng)收款直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流入，直接引發(fā)財務(wù)危機(jī)：企業(yè)通過賒銷不斷擴(kuò)大銷售，而賒銷的背后就是不斷上升的應(yīng)收賬款，很多企業(yè)在具有良好的盈利狀況下，因應(yīng)收賬款管理不善而面臨財務(wù)危機(jī)。我國許多企業(yè)包括一些經(jīng)營狀況良好的上市公司經(jīng)常出現(xiàn)有利潤而無資金，賬面狀況不錯卻資金匱乏的狀況。

⑵應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險對企業(yè)盈利狀況的影響：逾期應(yīng)收賬款對企業(yè)的危害直接體現(xiàn)在壞賬風(fēng)險上。據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計，逾期應(yīng)收賬款在1年以上的，其追賬成功率在5 0％以下，而在我國逾期應(yīng)收賬款已達(dá)到60％以上。我國企業(yè)尤其是國有企業(yè)，實際已成壞帳但未作壞帳處理的情況普遍存在。

⑶對企業(yè)資信和誠信的影響：自古以來，欠賬還錢是天經(jīng)地義的道理。從理論上講，履約付款是客戶不容推辭的責(zé)任和義務(wù)，也是企業(yè)正當(dāng)、合法權(quán)益所在。但是如果企業(yè)對所有客戶拖欠或拒付賬款的行為都對簿公堂、付諸法律手段加以解決，往往不是最好的辦法。因為企業(yè)解決與客戶賬款糾紛的目的，主要不是爭論誰對誰錯的問題，而在于怎樣最有成效地將賬款收回。在實際經(jīng)濟(jì)活動中，各位客戶拖欠、拒付賬款的原因是多方面的，即使信用表現(xiàn)一貫良好的客戶也會因某些客觀原因而無法如期付款。特別是在宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境偏緊、國家實施經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)戰(zhàn)略性調(diào)整的時期，客戶受經(jīng)濟(jì)大氣候影響，資金短缺、拖欠債權(quán)企業(yè)賬款的現(xiàn)象時有發(fā)生。此時，如果企業(yè)直接向法院起訴追債，不僅需要花費大量的訴訟費，而且除非法院裁決被告破產(chǎn)，強(qiáng)制執(zhí)行，否則，效果并不理想。所以，通過法院收回賬款一般是企業(yè)不得已而為之的最后辦法。基于這種考慮，企業(yè)能夠同客戶商量一個雙方都能接受的折中方案，通過實施債務(wù)重組，也許就能夠?qū)⒋蟛糠仲~款收回。但是無論采取何種手段收回欠款，對企業(yè)雙方直接的影響是雙方共同的資信和誠信度被明顯削弱。

2 我公司應(yīng)收賬款管理的關(guān)鍵點及控制措施

我公司為了保證應(yīng)收賬款管理目標(biāo)的實現(xiàn)，對應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了要素分析：一是健全的機(jī)構(gòu)，這是內(nèi)部控制機(jī)制產(chǎn)生作用的硬件要素；二是各內(nèi)部機(jī)構(gòu)間、各經(jīng)辦人員間的科學(xué)分工與牽制，這是內(nèi)部控制機(jī)制產(chǎn)生的軟件要素［1］。同時設(shè)置了以下的關(guān)鍵控制點，把總目標(biāo)細(xì)化到各個關(guān)鍵點，并采取相應(yīng)的控制措施。

2.1 簽訂合同

控制目標(biāo)：保證公司賒銷業(yè)務(wù)安全可靠，避免發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。控制措施：隨著中國醫(yī)藥市場的逐步開放和規(guī)范運作，企業(yè)運作和管理也越來越向現(xiàn)代化和規(guī)范化方向發(fā)展，客戶管理水平和信譽(yù)度的提高對我公司的賒銷業(yè)務(wù)起了十分重要的基礎(chǔ)作用。我公司在與客戶進(jìn)行談判成功后，會在合同商務(wù)文本的后面附上合同涉及產(chǎn)品及服務(wù)的詳細(xì)清單和報價，并需我公司和客戶的法定代表人簽字蓋章。

2.2 客戶風(fēng)險管理

控制目標(biāo)：確保我公司選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)算方式，保證貨款的及時回收。

控制措施：建立了動態(tài)的客戶信息管理系統(tǒng)，客戶信息是進(jìn)行客戶信用分析，進(jìn)行部門間的有效溝通，保證公司客戶資源，防范交易風(fēng)險的基礎(chǔ)。在企業(yè)中，一般的政策、指令都是自上而下傳遞的，當(dāng)這些信息受到批評或質(zhì)疑時，就不易迅速反饋，高層管理者就不能及時獲知這些已經(jīng)存在并且可能對政策制定產(chǎn)生重大影響的信息［2］。因此在客戶信息管理過程中堅持以下幾個基本原則：真實性、完整性、時效性和標(biāo)準(zhǔn)性。內(nèi)容主要有：客戶的基本信息如名稱、地址、注冊日期、電話號碼、法人代表等基本信息；客戶的發(fā)展歷史，主要是客戶的歷史發(fā)展過程、重大變遷事項、企業(yè)近期大事記；客戶的組織機(jī)構(gòu)包括客戶的股東結(jié)構(gòu)、管理的組織機(jī)構(gòu)圖和職能介紹、主要管理人員的背景及聯(lián)系方式；客戶的經(jīng)營狀況包括主營及副營業(yè)務(wù)、主要產(chǎn)品和市場份額、開戶銀行、經(jīng)營場所、人員情況；客戶的財務(wù)情況包括客戶的主要報表和重要財務(wù)比率分析、客戶信用記錄，其內(nèi)容包括客戶在銀行、法院的公共記錄、與我公司歷史交易付款情況、新聞媒體對客戶的評價等。

2.3 付款方式核準(zhǔn)

控制目標(biāo)：保證應(yīng)收賬款銷售業(yè)務(wù)合理可行。

控制措施：在每一次銷售合同簽署前，規(guī)定必須由分公司的銷售總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)對該合同確定究竟用哪一種方式共同核準(zhǔn)才能簽訂銷售合同(地區(qū)銷售經(jīng)理無權(quán)在這方面單獨做出決定)。對于我公司各地區(qū)辦事處接受客戶的票據(jù)，要經(jīng)過分公司會計主管人員的審批，需要貼現(xiàn)應(yīng)收票據(jù)時必須經(jīng)過分公司會計主管人員的審批。

2.4 應(yīng)收賬款的登記、核對

控制目標(biāo)：保證應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)有據(jù)可查，保證應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)賬簿之間相互制約，及時提供準(zhǔn)確的應(yīng)收賬款信息。

控制措施：應(yīng)收賬款以經(jīng)過銷售部門核準(zhǔn)的銷售發(fā)票和發(fā)運清單為依據(jù)進(jìn)行記錄；在分公司財務(wù)部中指定一名員工根據(jù)記賬憑證和各種原始憑證登記總賬，再指定另一名項目財務(wù)人員專門負(fù)責(zé)分公司所有合同應(yīng)收賬款的明細(xì)記錄，兩者定期核對余額。另外，公司總部的各客戶部以及公司的子公司每半月應(yīng)與分公司負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款明細(xì)記錄的項目財務(wù)人員核對應(yīng)收賬款的回收狀況并進(jìn)行賬齡分析。為此，該名項目財務(wù)人員也會定期同分公司下屬各地區(qū)辦事處的銷售經(jīng)理、項目經(jīng)理核對該地區(qū)應(yīng)收賬款的動態(tài)，并要求他們預(yù)測每筆款項的回收時間，每3個月還要與當(dāng)?shù)乜蛻舻呢攧?wù)人員核對。這樣就形成了多方核對的局面，保證了應(yīng)收賬款信息的準(zhǔn)確性和及時性。

2.5 應(yīng)收票據(jù)的記錄

控制目標(biāo)：保證應(yīng)收票據(jù)業(yè)務(wù)事項真實完整。

控制措施：各分公司設(shè)立應(yīng)收票據(jù)登記簿，詳細(xì)登記庫存應(yīng)收票據(jù)的種類、票號、出票人、出票日期、票面金額、到期日和利率等。應(yīng)收票據(jù)到期收到本息，應(yīng)收票據(jù)應(yīng)提前向銀行貼現(xiàn)或經(jīng)背書后轉(zhuǎn)讓等事項均在應(yīng)收票據(jù)登記簿上做出詳細(xì)的說明。

2.6 應(yīng)收賬款的清理

控制目標(biāo)：保證應(yīng)收賬款安全回收。

控制措施：分公司的項目財務(wù)人員通過定期與各地區(qū)銷售經(jīng)理、項目經(jīng)理核對應(yīng)收賬款，監(jiān)督每一筆應(yīng)收賬款的回收，同時將總部關(guān)于應(yīng)收賬款管理的信息傳達(dá)到各地區(qū)辦事處；對賬齡較長的應(yīng)收賬款查明原因，并及時向財務(wù)總監(jiān)和負(fù)責(zé)該客戶的銷售總監(jiān)匯報，協(xié)助當(dāng)?shù)氐匿N售部門采取有力的催收措施；每月編制應(yīng)收賬款和已收賬款的分析圖表，并向總部匯報目前狀況和趨勢分析；對由于客戶破產(chǎn)或其它原因確實無法收回的應(yīng)收賬款，在得到分公司銷售總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)的共同核準(zhǔn)后，向總部客戶部提出轉(zhuǎn)作壞賬的申請，批準(zhǔn)后作為壞賬處理。

3 不斷完善應(yīng)收賬款內(nèi)控制度

要對應(yīng)收賬款的運行狀況進(jìn)行經(jīng)常性分析、控制，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，提前采取對策，防止惡化。

3.1 實施應(yīng)收賬款的追蹤分析

應(yīng)收賬款一旦形成，企業(yè)就必須考慮如何按期足額收回的問題。這樣，賒銷企業(yè)就有必要在收款之前，對該項應(yīng)收賬款的運行過程進(jìn)行追蹤分析，重點要放在賒銷商品的變現(xiàn)方面。企業(yè)要對賒購者的信用品質(zhì)、償付能力進(jìn)行深入調(diào)查，分析客戶現(xiàn)金的持有量與調(diào)劑程度能否滿足兌現(xiàn)的需要。應(yīng)將那些掛賬金額大、信用品質(zhì)差的客戶的欠款作為考察的重點，以防患于未然。

3.2 認(rèn)真對待應(yīng)收賬款的賬齡

一般而言，客戶逾期拖欠賬款時間越長，賬款催收的難度則越大，成為呆、壞賬損失的可能性也就越大。企業(yè)必須做好應(yīng)收賬款的賬齡分析，密切注意應(yīng)收賬款的回收進(jìn)度和出現(xiàn)的變化。

在應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)分析中，企業(yè)財務(wù)管理人員要把過期債權(quán)款項納入工作重點，研究調(diào)整新的信用政策，努力提高應(yīng)收賬款的收現(xiàn)效率。對尚未到期的應(yīng)收賬款，也不能放松監(jiān)督，以防發(fā)生新的拖欠。

3.3 滿足應(yīng)收賬款收現(xiàn)保證率

企業(yè)為了當(dāng)期必要的現(xiàn)金支出，必須取得與之相匹配的現(xiàn)金流入總額。這需要按不同責(zé)任主體對現(xiàn)金的審批，支配權(quán)進(jìn)行劃分，需要通過內(nèi)部程序來控制現(xiàn)金的非正常流動，需要通過現(xiàn)金預(yù)算來規(guī)劃現(xiàn)金的流量、流速與方向［3］。企業(yè)在既定會計期間預(yù)期現(xiàn)金支付額扣出同期穩(wěn)定可靠的現(xiàn)金流入額(包括可隨時支取的銀行貸款、短期證券變現(xiàn)凈額等)后的差額，就非要通過應(yīng)收賬款的有效收現(xiàn)才能得以保證最低現(xiàn)金需求。

可以這樣說，應(yīng)收賬款未來的壞帳損失對企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營并非最為緊要，更關(guān)鍵的是現(xiàn)期實際現(xiàn)金到位的應(yīng)收款要能夠填補(bǔ)同期現(xiàn)金流量缺口，特別是要滿足具有剛性約束的納稅債務(wù)、工資支付及償付不得轉(zhuǎn)期調(diào)換的到期債務(wù)的需要。

3.4 建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度

不管企業(yè)采用怎樣嚴(yán)格的信用政策，只要存在著商業(yè)信用行為，壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。因此，企業(yè)要遵循穩(wěn)健性原則，對壞賬損失的可能性預(yù)先進(jìn)行估計，積極建立彌補(bǔ)壞賬損失的準(zhǔn)備制度。企業(yè)會計準(zhǔn)則規(guī)定：應(yīng)收賬款可以計提壞賬準(zhǔn)備金。企業(yè)要按照期末應(yīng)收賬款的一定比例提取用于補(bǔ)償因債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，逾期未履行償債義務(wù)，已無法收回的壞帳損失，以促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

4 結(jié)語

作為一家全國性的醫(yī)藥分銷企業(yè)，我公司的應(yīng)收賬款管理體系還是比較完善的，不論從控制環(huán)境、風(fēng)險控制、信息溝通還是內(nèi)部控制活動等方面都可以看出，我公司的投資者和管理層已經(jīng)把應(yīng)收賬款管理作為公司運營管理的重要部分，它對于監(jiān)督和控制貨幣資金各項業(yè)務(wù)，保證投資者的利益和公司的發(fā)展起著不可替代的作用。只要切實做到預(yù)防到位、制度到位、落實到位、管理到位、處置到位，一定能妥善控制貨幣資金這個企業(yè)流動性最強(qiáng)、控制風(fēng)險最高的資產(chǎn)，從而使企業(yè)在激烈動蕩的競爭環(huán)境中，最終走向成功。

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