淺談高校文檔一體化管理及利用

【摘要】文檔一體化管理是提高檔案綜合管理水平的重要途徑，是文書處理和檔案管理有機結合的整體，是新時期辦公自動化的發展趨勢。提高文檔一體化的認識，如何穩步、有序地推進高校文檔一體化管理進程，是一個值得關注、亟待探討的問題。

【關鍵詞】高等學校 文檔一體化 管理措施

隨著信息化建設的發展，我國高校已普遍建立了校園網，并以此為平臺，廣泛應用辦公自動化軟件及檔案管理系統，從而使高校檔案信息高速向數字化發展。

一、文檔一體化是高校信息化建設的內在要求

文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，他們同源一體。檔案產生于文書部門，是將具有保存價值的文件資料經過立卷歸檔轉化來的，檔案是文書的變體和歸宿，所以文件管理和檔案管理的物質對象是一致的，兩者具有內在的密切聯系，是文件與檔案實現一體化管理的理論基礎。電子文件和電子檔案的“文檔一體化”管理模式，是指通過“辦公自動化管理系統”(“OA”系統)或“文檔管理軟件”來協助完成電子文件生命周期全過程管理的工作模式。高校電子文件的管理目標，是實現對電子文件整個生命周期的有效管理和開發利用，保證電子文件的真實性、完整性和有效性，實現“文檔一體化”管理模式，確保電子檔案的長久保存和有效利用，使之更好地為高等教育改革發展和人才培養服務。

二、加強文檔一體化管理的有效措施

1.加強文件管理的標準化、規范化

文檔一體化管理，更加密切了文件管理與檔案管理之間的有機聯系，把二者放在一個綜合的管理系統中，作為兩個前后銜接、互相影響的子系統，統一地組織和控制整個文件生命過程。由于文件管理與檔案管理的這種前后相承的關系，文件管理勢必直接關系到檔案管理的存在和發展。因此，必須強化文件管理的標準化、規范化，嚴格規范揭示文件內部特征和外部特征信息的各項數據，為推行文檔一體化管理服務。

2.建立文檔一體化管理的組織機構

從文件運動周期的角度看，文件與檔案的關系決定了它們具備實行一體化管理的條件。一方面，現行文件與檔案是一個具有內在聯系的整體。它們的物質形態、內容主題以及社會本質都是相同的，均是附在有形物質上的信息，其區別僅在于是現行文件還是歷史文件，從現行文件到歷史文件，是一個完整的運動過程。另一方面，文書處理部門與檔案部門只是分別管理處于不同運動階段的文件。在文件的制作階段和現行使用階段，文件處于不停的運動中，適宜分散保存，以便隨時查用和迅速運轉。這項任務主要由文書處理部門承擔。把文書和檔案工作納入一個系統內進行統一管理，有利于文檔信息系統整體化優勢的發揮，有利于檔案現代化管理的快速發展。為此，高校要建立一個有力的組織機構，協調好文書處理部門與檔案部門的關系，推動文檔一體化的發展。

3.建立統一的文檔一體化管理業務規范

首先要統一用品。從文書處理用的擬稿紙、文件處理單、各種表格，到文書立卷用的卷皮、卷盒及各種裝具，一律采用國家統一規格產品。其次要統一編號。文書處理部門對文件進行分類編號時，首先應嚴格執行國務院辦公廳和中共中央辦公廳關于文件編號的有關規定，與此同時，也要考慮同檔案部門分類立卷歸檔的一致性。最后要統一抓崗位培訓。要通過崗位培訓使他們充分認識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。與此同時還要注重抓好領導者的培訓，能否真正全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領導的重視程度。

4.加強文檔一體化軟件的統籌規劃

目前，有的高校文書處理部門和檔案部門使用的軟件不能互用，輸入的文件、檔案不能互調，缺乏通用性，這嚴重制約了文檔一體化管理的進程。因此，對于文檔一體化軟件的應用，從開始就必須注意加強領導，統一規劃。其一，對辦公自動化系統與檔案管理軟件進行整合，做好數據交換接口，以確保文檔一體化軟件的通用性，避免日后進行二次輸入造成人力、財力、物力和時間上的巨大浪費。其二，依據各單位的職能，按照標準化、規范化的要求，調整、制定適應于文檔一體化管理的分類方案與保管期限，并使之代碼化。對各種表明檔案信息內容特征的著錄與標引加以統一。

5.加快辦公自動化進程

國家檔案局規定，各機關單位當年辦理完畢的具有保存查考、利用價值的各種載體的文件材料，必須在翌年的6月底前立卷歸檔完畢。由于檔案工作人員的頻繁流動，案卷質量總體水平難于提高，而且，有相當一部分部門由于人力不足，文秘人員業務不熟悉等原因，只有通過檔案業務指導部門的工作人員全盤“承包”來完成立卷歸檔工作。因此，要加快辦公自動化進程，辦公自動化是文檔一體化管理得以實現的物質基礎和手段，只有加快辦公自動化進程，才能有效推進文檔一體化管理進程。

三、文檔一體化在教育管理和人才培養工作中的作用

高校為社會承擔著人才培養和科學研究的重要任務，所形成的檔案信息，蘊含著高校管理、教學、科研人員在教學、科研管理等各項工作活動的知識結晶，以其內容豐富、信息量大、社會價值高而成為社會一筆巨大的財富，對社會經濟、科技、文化、教育等建設工作具有重要的參考利用價值。因此，高校的電子檔案信息對高等教育管理和人才培養工作具有特別重要的作用。具體體現在以下幾個方面:

1.管理好、利用好電子檔案信息是高校整體管理水平提高的重要標志。人們能夠在網絡環境中共享信息資源，快速便捷地檢索利用工作所需的電子文件信息，有助于工作效率和管理水平的提高。

2.高校豐富的檔案信息，印證了我國高等教育改革與發展的歷史過程，對高校教學管理決策、教學改革和教育管理研究都具有重要的參考利用價值，特別是對新辦高校的建設工作具有很好的借鑒作用。

3.高校教學實踐活動形成的檔案信息，對高校教師尤其是年輕教師具有重要的參考利用價值。可以利用“教學課件”等電子檔案信息進行現代技術教學和網絡教學。

4.高校招生錄取名冊、學生學籍材料、成績單、發放畢業證和學位證登記表等檔案信息印證了人才培養的工作成就，對走向社會的畢業生具有多重利用價值。

5.高校電子檔案信息提供利用服務，具有強大的文化教育功能。一是高校檔案工作人員可以通過“檔案管理系統”檢索，系統地利用學校歷史檔案信息，編制成圖文并茂的“校史資料”，以電子文件的形式在校園網中“展覽”，或者做成多媒體作品在校園網中播放利用。二是人們在利用電子檔案信息的過程中認知和理解電子文件信息的管理方式，能潛移默化地增強信息管理意識，特別是對在校學生具有很好的教育作用。學生在校期間接受了這種先進的信息管理理念，當他們走上社會后，就能用這種理念去推動一個單位或一個地區的信息化建設工作，從而更好地體現高校人才培養的成就。

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（作者單位：四川省內江師范學院辦公室）