略論Ｅｘｃｅｌ在管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用

目前國(guó)內(nèi)管理信息系統(tǒng)(MIS)開(kāi)發(fā)研制一般采用人們熟悉的Visual Foxpro，這里將簡(jiǎn)要介紹如何用Excel開(kāi)發(fā)MIS。一般來(lái)說(shuō)，一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分，用Excel處理這些部分均顯得游刃有余。Excel是Windows環(huán)境下的一種電子表格軟件，可向用戶提供史無(wú)前例的超強(qiáng)功能和易用性。它同時(shí)具有電子數(shù)據(jù)表、圖表和數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，具有極強(qiáng)的分析性能、報(bào)表制作工具和豐富的統(tǒng)計(jì)圖表。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設(shè)計(jì)、代碼設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)保護(hù)等方面的問(wèn)題談?wù)勅绾问褂肊xcel。

一、信息輸入

最常用的信息輸入方法有四種：

一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數(shù)據(jù)(重復(fù)數(shù)據(jù)可由填充把柄拖拉而得)。

二是采用輸入框(InputBox)輸入少量數(shù)據(jù)，并可進(jìn)行函數(shù)的運(yùn)算。

三是自行設(shè)計(jì)對(duì)話窗體(Forms)，即在“視圖”菜單中調(diào)出“窗體”工具欄，根據(jù)需要，將標(biāo)簽框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動(dòng)條和命令按鈕等控件加入到表單中，然后設(shè)計(jì)其對(duì)象格式(如屬性、保護(hù)、控制項(xiàng)、對(duì)齊、字體和圖案等)，創(chuàng)建報(bào)表、對(duì)話框等。

四是根據(jù)Excel提供的強(qiáng)大的文件轉(zhuǎn)換功能，將Txt文件(*.txt)、dBase文件（*.dbf）、Access文件（*.mde或*.mdb）、網(wǎng)頁(yè)文件(*.htm或*.html)，Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉(zhuǎn)換為Excel工作簿文件，這就為數(shù)據(jù)的共享、快速錄入及轉(zhuǎn)換提供了極大的方便。即在“數(shù)據(jù)“菜單中選擇“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”命令，從而選擇要引入的外部數(shù)據(jù)文件。

當(dāng)然，使用“復(fù)制”與“粘貼”命令直接將外部數(shù)據(jù)拷貝過(guò)來(lái)，則是一種更為直接簡(jiǎn)便的方法。

二、信息處理

按行業(yè)的不同，信息處理的要求有較大的差別，常用的信息處理包括數(shù)據(jù)的修改、查詢、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)匯總。在dBase中，這些工作一般需要編程設(shè)計(jì)，而在Excel中，幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端數(shù)據(jù)菜單中的各項(xiàng)功能∶

1．記錄單選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫(kù)記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡(jiǎn)單方法。其方法是利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，非常容易實(shí)現(xiàn)。對(duì)于有大量數(shù)據(jù)的表單，只要輸入記錄名，便輕而易舉地查詢出該記錄的數(shù)據(jù)。

2．排序選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫(kù)記錄同時(shí)按三個(gè)字段的排序方法，可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來(lái)進(jìn)行排序，對(duì)于有多種排序要求的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，具有很大的實(shí)用性。

3．篩選選項(xiàng)提供了隱藏除符合指定條件外的所有數(shù)據(jù)的方法，為數(shù)據(jù)庫(kù)同類記錄的查詢和重點(diǎn)顯示提供了方便。

4．分類匯總選項(xiàng)提供了同類數(shù)據(jù)的匯總及統(tǒng)計(jì)方法。Microsoft Excel 可自動(dòng)計(jì)算列表中的分類匯總和總計(jì)值。當(dāng)插入自動(dòng)分類匯總時(shí)，Excel 將分級(jí)顯示列表，以便為每個(gè)分類匯總顯示和隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)行。還可以嵌套分類匯總，將更小的分組的分類匯總插入現(xiàn)有的分類匯總組中。在分類匯總中，Excel提供了多個(gè)函數(shù)，如求和函數(shù)Sum()，求平均值函數(shù)Average()，計(jì)數(shù)函數(shù)Count()，最大值最小值函數(shù)，乘積函數(shù)等（）。

5．?dāng)?shù)據(jù)透視表選項(xiàng)可以迅速使一個(gè)復(fù)雜的表格變得容易閱讀和理解，它可以方便地概括出感興趣的字段，從不同的角度透視出求和值、計(jì)數(shù)值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、變異值、總體變異值。數(shù)據(jù)透視表是交互式報(bào)表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。可旋轉(zhuǎn)其行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。如果要分析相關(guān)的匯總值，尤其是在要合計(jì)較大的列表并對(duì)每個(gè)數(shù)字進(jìn)行多種比較時(shí)，可以使用數(shù)據(jù)透視表。運(yùn)行“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А保涂?創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。還可使用“Office 數(shù)據(jù)連接”檢索報(bào)表的外部數(shù)據(jù)。此外，在每個(gè)工作表中可任意繪制直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭和各種窗體控件(Controls)，并且還可插入其他Windows應(yīng)用程序的圖片和對(duì)象，支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設(shè)計(jì)各種復(fù)雜的表格提供了極大的方便。

6.統(tǒng)計(jì)圖表是各類MIS的特色之一，能否設(shè)計(jì)出美觀易懂的圖表從一個(gè)方面反映了MIS生命力的強(qiáng)弱。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的方法包括從數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建、從草稿創(chuàng)建、自定義報(bào)表等。

三、信息輸出

Excel具有所見(jiàn)即所得的功能，凡是在工作表上能顯示出來(lái)的內(nèi)容(文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖表)均可打印出來(lái)，超寬表格可以自動(dòng)分頁(yè)打印;其打印選項(xiàng)十分豐富，完全不需要自己編寫另外的打印驅(qū)動(dòng)代碼。

四、界面制作

為了使我們開(kāi)發(fā)出的信息管理系統(tǒng)像一個(gè)獨(dú)立的軟件，還必須設(shè)計(jì)軟件的系統(tǒng)界面，在Excel中，MIS的界面既可采用對(duì)話窗體進(jìn)行設(shè)計(jì)，也可在工作表上直接進(jìn)行設(shè)計(jì)，窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。Microsoft Excel 有兩種類型的控件。ActiveX 控件適用于大多數(shù)情況，與 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 宏和 Web 腳本一起工作。“窗體”工具欄上的控件與 Excel 5.0 以后的 Excel 早期版本都是兼容的，并且能在 XLM 宏工作表中使用。

在錄制或編寫了宏代碼后，還可根據(jù)自己的需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息，而隱藏Excel本身的菜單系統(tǒng)，使MIS仿佛脫離了Excel處于單獨(dú)運(yùn)行之中。

為了在進(jìn)入Windows的同時(shí)就進(jìn)入MIS界面，可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:＼Excel5＼Excel.EXE /E，在C:Excel5＼XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序，這樣將在啟動(dòng)Windows的同時(shí)直接進(jìn)入Excel環(huán)境并啟動(dòng)MIS的操作界面，而不顯示Excel的啟動(dòng)封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱，它可在打開(kāi)工作簿的同時(shí)運(yùn)行Auto-Open中的語(yǔ)句。

五、代碼設(shè)計(jì)

對(duì)于簡(jiǎn)單的MIS，一般不需要進(jìn)行代碼設(shè)計(jì)，用Excel本身提供的各項(xiàng)功能就可滿足要求。除具有通用的工作表函數(shù)外，Excel還提供了豐富的日期和時(shí)間函數(shù)、財(cái)務(wù)分析函數(shù)、統(tǒng)計(jì)分析函數(shù)和假設(shè)分析函數(shù)。例如在B1單元格輸入公式=AVERAGE(A1:A9)，就可直接求出從A1到A9中各單元數(shù)據(jù)的平均值。

然而對(duì)于比較復(fù)雜的MIS，則必須使用Excel的編程語(yǔ)言—Visual Basic for Application (VBA，也就是Excel的宏)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中，其語(yǔ)法規(guī)則非常類似于Visual Basic，比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函數(shù)、方法、對(duì)象、屬性和語(yǔ)句。理解并逐步掌握VBA中數(shù)量龐大的各類方法、對(duì)象和屬性是在Excel平臺(tái)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)。Excel的所有菜單操作均可通過(guò)VBA編程實(shí)現(xiàn)，此外VBA還可以實(shí)現(xiàn)Excel本身不具備的功能，如API函數(shù)的調(diào)用。利用Excel提供的錄制宏功能是初步學(xué)習(xí)VBA的簡(jiǎn)捷方法。熟悉VBA之后，就可自己修改宏并編寫新的宏。

“Visual Basic 編輯器”是一個(gè)為初學(xué)者設(shè)計(jì)的編寫和編輯宏代碼的程序，而且提供了很多聯(lián)機(jī)幫助。不必學(xué)習(xí)如何編程或如何用 Visual Basic 語(yǔ)言來(lái)對(duì)宏進(jìn)行簡(jiǎn)單的修改。利用“Visual Basic 編輯器”，您可以編輯宏、在模塊間復(fù)制宏、在不同工作簿之間復(fù)制宏、重命名存儲(chǔ)宏的模塊或重命名宏。

六、數(shù)據(jù)保護(hù)

MIS的數(shù)據(jù)保護(hù)能力是用戶和軟件開(kāi)發(fā)人員共同關(guān)心的問(wèn)題。用dBase開(kāi)發(fā)的MIS，往往需要為設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的保密功能而絞盡腦汁。然而在Excel中，您不必編寫任何程序代碼就可達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的目的。Excel為用戶提供了多級(jí)保護(hù)手段，可以自行選擇是否保護(hù)每個(gè)單元格或每個(gè)控件，是否保護(hù)某張工作表，是否保護(hù)每個(gè)工作簿，是否需要輸入打開(kāi)工作簿的口令。一般而言，打開(kāi)工作簿的口令由用戶設(shè)定，其他保護(hù)功能由程序設(shè)計(jì)人員設(shè)定，一經(jīng)設(shè)置了保護(hù)功能，任何人(包括程序設(shè)計(jì)者)在不知道口令的情況下均無(wú)法越權(quán)使用。

例如，您可在“工具”菜單中選擇“保護(hù)工作表”，進(jìn)而設(shè)置密碼，對(duì)使用該工作表的用戶進(jìn)行操作限制。比如，只允許用戶選定單元，而不準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯修改。

Excel內(nèi)置的強(qiáng)大功能以及提供的二次開(kāi)發(fā)平臺(tái)，為快速、簡(jiǎn)便地開(kāi)發(fā)出具有專業(yè)水平的MIS提供了高效的手段，其眾多功能無(wú)法逐一談及，尚需讀者在使用中摸索。