論高?；疑墨I的深度開發(fā)和利用

1. 高校灰色文獻資源的內(nèi)容和管理現(xiàn)狀分析

文獻是“記錄有信息和知識的一切有形載體”。具體地講，是將知識、信息用文字、符號、圖像、音頻等記錄在一定的物質(zhì)載體的結(jié)合體[1]。目前，學術(shù)界把文獻大致分為三類：將公開發(fā)行的文獻確定為白色文獻，將不公開發(fā)行的保密文獻確定為黑色文獻，將介于白黑之間的既不公開發(fā)行也不是秘密文獻的稱為灰色文獻（Grey literature）[2]。

高等院校內(nèi)部擁有大量的灰色文獻。但是長期以來，灰色文獻資源所擁有的情報價值和對教學、科研的促進作用常被忽視，致使灰色文獻資源大量流失。根據(jù)《科學引文索引SCI》的論述顯示，灰色文獻的數(shù)量已占社會文獻總量的20%，在高校已經(jīng)成為繼期刊、圖書之后的第三種重要文獻情報資源，某些專業(yè)對它的需求程度甚至超過了前兩者，在教學、科研中正在發(fā)揮著越來越重要的作用。作為高校文獻信息中心的圖書館，理應也有能力對高校灰色文獻進行深度開發(fā)和利用。針對高校的特點應著重加強以下幾方面灰色文獻資源的建設(shè)：

① 內(nèi)部刊物高校出版的內(nèi)部雜志。其價值是讀者可以從中了解教學動態(tài)、研究方向、研究成果、課題進展等。

② 會議資料主要指各種研討會、報告會、學術(shù)講座等會前、會中、會后產(chǎn)生的一系列論文、報告、記錄等資料。會議文獻一般是作者根據(jù)自己教學科研成果的原創(chuàng)，能頗具時效性的反映學科專業(yè)的動態(tài)進展和發(fā)展態(tài)勢，是教學科研人員需要的重要參考資料。

③ 教學、科研資料教學資料包括教學資料和成果。如自編教材、講義、學科專業(yè)建設(shè)資料、精品課程資料、優(yōu)秀教案課件、教學教案、演講稿、教學大綱、教學日歷、教學方法研究、教學評估、考試試題及答案等；科研資料包括課題立項報告、結(jié)題報告、科研成果匯編、成果鑒定以及專利申請文件等。這些文獻雖然僅限于內(nèi)部流通，卻能最好地反映一個學校的歷史沿革的教學信息資源?？萍紙蟾媸茄芯空n題進展情況的實際記錄與研究成果的系統(tǒng)總結(jié)?？萍紙蟾娑鄬偌舛藢W科的重大課題，內(nèi)容專深具體，資料準確可靠，情報價值極高；有些科技報告還附有大量的數(shù)據(jù)、圖表和原始記錄等資料，是非常重要的情報資源。

④ 學位論文學位論文大部分都沒有公開發(fā)表，是高校最主要的灰色文獻之一。學位論文是學位申請者在導師指導下所作的科研總結(jié)，選題多為本學科本專業(yè)所需要解決的理論前沿問題和應用方面的課題，有著選題廣泛，內(nèi)容豐富，觀點獨特，思想新穎，見解獨到的特點，加之有著大量的圖表數(shù)據(jù)，而且經(jīng)專家評審后通過，因而頗具學術(shù)價值。

⑤ 學生參加的各種競賽方案、社會實踐活動及其相關(guān)資料等。

以上五種類型的文獻構(gòu)成了高?；疑墨I的主體，對其進行建設(shè)有利于加強學術(shù)信息交流，形成高校各自情報文獻特色。

但是，由于灰色文獻都由非正式出版單位印制，大都沒有統(tǒng)一固定的格式，不少文獻出版標識不全，無法反映文獻的整體特征，不便于書目控制，所以一般沒有編制目錄，不作書目報道。用戶很難對它進行檢索查閱，而且絕大多數(shù)灰色文獻采用印刷型文獻作為載體保存在各教學單位，基本采用人工管理和手工檢索的方式，利用十分困難。

2. 高?；疑墨I數(shù)字化建設(shè)的步驟、方法和策略

根據(jù)高?；疑墨I的內(nèi)容、類型、特點和管理現(xiàn)狀，要實現(xiàn)灰色文獻的有效開發(fā)利用，首先必須全面實現(xiàn)灰色文獻的信息化。而實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵是對灰色文獻進行數(shù)字化建設(shè)，采取“統(tǒng)一檢索平臺，分級管理文獻”的模式。圖書館與院系資料室攜手共建灰色文獻信息數(shù)據(jù)庫，搭建統(tǒng)一檢索平臺；圖書館和院系資料室分別管理收藏不同類型的灰色文獻，建立多元檢索途徑，方便用戶通過多種檢索渠道獲得有關(guān)情報信息。

2.1 界定收藏入庫的標準灰色文獻的數(shù)字化建設(shè)必須講求效益，講究收藏價值和科技含量。一般來說，經(jīng)學校教務處、科研處立項或評定的灰色文獻都應當納入數(shù)字化建設(shè)的范圍。

整個基本流程如下：

2.2 制定灰色文獻資源建設(shè)規(guī)劃主要包括制定采集制度（如呈繳本制度，文摘報道制度等），規(guī)定整理加工報道的方法。規(guī)定灰色文獻的采集范圍、采集方式、保管方法及保管年限等；通過協(xié)調(diào)、征集、復制、登記等手段，把分散的灰色文獻集中起來進行科學管理，化無序為有序，提供給用戶利用。在管理過程中，首先要對灰色文獻進行篩選，把思想性好、科學價值大、實用性高的文獻保留下來，以提高灰色文獻的利用價值。

2.3 對灰色文獻資源進行數(shù)字化建設(shè)

2.3.1 紙質(zhì)灰色文獻利用圖書集成管理系統(tǒng)納入專設(shè)的書目數(shù)據(jù)庫對于紙質(zhì)形式灰色文獻，如論著、教材、論文匯編、會議資料匯編等，按照普通圖書處理。以匯文系統(tǒng)為例，完成采集后，在采訪驗收模塊中“贈送與交換庫”驗收，根據(jù)學科按照《中圖法》進行分類，標引主題詞，按《中國文獻編目規(guī)則》進行著錄和標引。以灰色文獻篇名、責任者、收藏單位或收藏個人為基礎(chǔ)著錄。同時，定期進行專題書目通報，吸引更多的讀者來利用灰色文獻；其次，深入加工、積極編制二、三次文獻。例如對灰色文獻的重點篇章進行索引、文摘、簡訊等加工，也可以加工成內(nèi)容提要、綜述等，讓灰色文獻中的新觀點、新方法、新技術(shù)和新經(jīng)驗能夠得到及時通報，以提高利用率。對各種內(nèi)部刊物也可以采取比照期刊的方法進行著錄；最后，進行典藏并儲存于圖書館或院系資料室流通利用。

2.3.2 利用“數(shù)字化學位論文集成管理系統(tǒng)”管理學位論文“數(shù)字化學位論文集成管理系統(tǒng)”內(nèi)置強大的中文搜索引擎，可高效的進行論文信息檢索（文獻內(nèi)、外部特征檢索或院系、指導教師方式檢索）和方便的論文全文瀏覽。支持DublinCore 字段檢索功能和跨庫檢索，可以十分方便的對學位論文全文數(shù)據(jù)庫和其它數(shù)據(jù)庫進行聯(lián)檢。從而實現(xiàn)本科生大規(guī)模網(wǎng)上提交論文、院系安排專人審閱和驗收、教務處建檔入庫備份并按密級發(fā)布、圖書館根據(jù)論文發(fā)布范圍開展網(wǎng)上檢索與利用、文獻傳遞等多方位交流與服務，形成了院系、教務處、圖書館三個層面管理和利用的科學運行模式，可實現(xiàn)對學位論文這種最豐富、可持續(xù)性強灰色文獻資源的便捷、高效管理和利用的目的[3]。

2.3.3 教學資源的數(shù)字化建設(shè)對于精品教案、精品課件、光盤或其他流媒體文件等教學資源的數(shù)字化建設(shè)，主要以院系網(wǎng)站發(fā)布為主。圖書館協(xié)助院系將這些教學資源按照國家圖書館或CALIS 的電子資源的著錄方法編目，或在進行紙質(zhì)灰色文獻編目同時標引856 字段，建立多種檢索方式，拓寬檢索范圍，以方便讀者通過多種檢索渠道獲得有相關(guān)價值的情報信息。

2.3.4 及時納新剔舊，增強灰色文獻資源時效性最后，因為灰色文獻有其時效強，更新快的特殊性，要求圖書館工作者除了做好日常的分類、排架、目錄組織、數(shù)據(jù)庫維護等工作外，要注意及時納新剔舊，使館藏灰色文獻具有較高的質(zhì)量，更好地滿足讀者的要求。

3. 灰色文獻資源對教學管理和科研的評價與反饋功能

勿庸置疑，對高?；疑墨I資源進行數(shù)字化建設(shè)方便了讀者檢索利用，發(fā)揮了其科技情報價值。同時它也是一種教學與科研成果的展示，在教學、科研方面具有重要的評價與反饋功能。

3.1 評價作用因為高?；疑墨I具有時效性、獨有性的情報價值，學校管理層有關(guān)教學建設(shè)的決策，可在分析利用灰色文獻的基礎(chǔ)上做出客觀的評價。例如：科技報告，研究報告，會議材料，專題調(diào)查報告及本、碩學位論文等，都含有一定數(shù)量的評價性信息。通過這些評價性信息，決策者可開闊視野，了解事物的客觀真實情況，對制定決策和預測結(jié)果具有借鑒作用。

另外，對校園灰色資源進行數(shù)字化建設(shè)，可以有效地對教學工作進行評價。如利用“學士學位數(shù)字化論文數(shù)據(jù)庫”，可以很方便的分析研究歷年各院系學生提交的學位論文，利用分類號、關(guān)鍵詞進行歸納分析，可以看出各院系近年來教學內(nèi)容演進，學科發(fā)展變化；從對論文的選題偏好比率分析各院系的師資構(gòu)成，師資的學科均衡狀況。例如對某系學位論文動態(tài)分析，發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)類論文選題呈逐年急劇下降趨勢，即可提出要加大計算機信息技術(shù)專業(yè)教師的引進力度的建議；在分析外語系的學位論文中，發(fā)現(xiàn)中圖分類法I106.4 和H315.9所占的比例過大，建議注意專業(yè)教學多樣性、加強雙語教學、面向就業(yè)市場有針對性開展研究等等。

此外，學校管理層也可以通過查閱灰色文獻數(shù)據(jù)庫的相關(guān)文獻，從而了解各院系教學情況、科研的活躍度、師資結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)學生水平等。

3.2 反饋作用灰色文獻報道迅速，出版周期短，發(fā)行渠道簡單，它提供的信息常常走在其他形式文獻的前面，能及時反映當前最敏感領(lǐng)域里的最新動態(tài)。各種學術(shù)研究和預測資料，含有大量的有價值的情報，是學校搜集相關(guān)學科信息的主要來源之一。院系可以通過灰色文獻資源信息反饋，了解本院系的教學情況，往屆生在用人單位的反映，與行業(yè)、地區(qū)和兄弟院校各項工作進行縱向、橫向比較，及時調(diào)整以便工作中處于主動地位。

4. 結(jié) 語

對高?；疑墨I進行信息數(shù)字化建設(shè)，是提高灰色文獻利用率的最有效手段，有利于情報信息服務促進高校教學與科研的發(fā)展。

（作者單位：成都信息工程學院圖書館）

參考文獻：

[1]朱建亮.文獻信息學引論[M].書目文獻出版社.1992 年。

[2]花田岳美．日本ゆずけゐ《灰色文獻》の現(xiàn)況[J]．情報の科學と技術(shù)，1991，(2)。

[3]黃 波等.學士學位論文數(shù)字化集成管理研究與實踐[J].商場現(xiàn)代化，2005(21): 109-110。