試論檔案工作中的保密

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼]A

[文章編號]1009—2234(2007)04—0202—01

檔案保密工作不僅是檔案部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案保密工作的重要保證。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

(一)檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點，應按照國家有關規定單獨興建。目前有一些不具備條件的單位，一般將庫房附設在機關辦公樓內。按規定不是任何一間辦公室都可以用作庫房的。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層。檔案庫房應指定專人管理，制定嚴格的庫房管理制度。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

(二)絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治、軍事活動和經濟發展，關系到現代化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1.絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。

3.加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。

(三)檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

(四)檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化；三是保密時限的變化。

(五)做好檔案密級的調整工作

1.要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

2.要建立法制秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：1.建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2.建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知；3.建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

3.要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，要采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

(一)做好檔案利用中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

3.監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用 要及時提醒。

(二)正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍是不對的。但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重工作，也是開放檔案工作的一個重要環節。其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。(1)提高開放檔案案卷的內在質量。(2)建立健全檔號。(3)編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等。(4)準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。