未雨綢繆的全額預(yù)算管理

物流企業(yè)車輛管理淺談（二）

全額預(yù)算管理就其編制方法來說可以歸結(jié)為兩種方式：一種為“累加”方式，即：假如企業(yè)由總部、A部門、B部門、C部門和D部門組成，那么，該企業(yè)的預(yù)算就等于A部門的預(yù)算+ B部門的預(yù)算+C部門的預(yù)算+D部門的預(yù)算+總部的預(yù)算。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是：計(jì)算較為簡單，預(yù)算可以較為寬松，但該方式只適用于競爭不太激烈，甚至是壟斷、半壟斷行業(yè)，因?yàn)椋侯A(yù)算的水平與產(chǎn)品的價(jià)格直接相關(guān)，如果企業(yè)處于完全競爭的行業(yè)，產(chǎn)品價(jià)格受制于市場平均價(jià)格，這樣編制出的預(yù)算水平是企業(yè)所無法承受的。

另一種可稱之為“分解”方式，即：企業(yè)根據(jù)目前的市場價(jià)格、預(yù)計(jì)年銷售量計(jì)算出年銷售額，減去利潤、稅金作為成本總額，按一定比例分?jǐn)偨o各預(yù)算主體，各預(yù)算主體根據(jù)分配到自己名下的額度編制自己的預(yù)算。這種方式的特點(diǎn)是：計(jì)算復(fù)雜，預(yù)算緊張，但這種方式能更好地適應(yīng)市場的要求，對(duì)提高企業(yè)的盈利能力有較大的好處。

物流運(yùn)輸市場是一個(gè)典型的完全競爭的市場，因此就決定了預(yù)算編制不可能采用“累加”的方法，而只能采用“分解”的方式。

從費(fèi)用著手編制預(yù)算

以下先從最基層的預(yù)算主體（車隊(duì)或運(yùn)輸部）的角度，討論一下預(yù)算的編制問題：

1．車輛固定費(fèi)用（稅金、折舊、規(guī)費(fèi)和保險(xiǎn)）

此類費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)及當(dāng)?shù)毓步煌ü芾聿块T和稅務(wù)部門的有關(guān)規(guī)定計(jì)算。固定費(fèi)用剛性較強(qiáng)，在計(jì)算上較為容易，編制工作重點(diǎn)是相關(guān)法律法規(guī)文本的搜集、整理，因?yàn)檫@些將作為說明文件，對(duì)固定費(fèi)用預(yù)算提供支撐，對(duì)于此項(xiàng)工作必須給予高度的重視，務(wù)必做到嚴(yán)謹(jǐn)、周密、詳細(xì)。

2．車輛變動(dòng)費(fèi)用（燃油費(fèi)、維修費(fèi)）

此類費(fèi)用的預(yù)算從嚴(yán)格意義上來說，并不是一個(gè)比較精確的絕對(duì)數(shù)，而是一個(gè)相應(yīng)于運(yùn)行公里數(shù)呈線性變化的數(shù)值，而相對(duì)精確的是每公里費(fèi)用/消耗，而不是總合計(jì)值。所以在預(yù)算編制過程中每公里費(fèi)用/消耗要盡可能精確，運(yùn)行公里數(shù)估算的誤差要盡可能小。

燃油費(fèi)與維修費(fèi)的彈性要小一些，燃油費(fèi)用在預(yù)算編制中的主要依據(jù)是歷史紀(jì)錄，但對(duì)于第一次實(shí)行嚴(yán)格的預(yù)算制度管理的企業(yè)來說，歷史記錄往往是不準(zhǔn)確的。就車輛的百公里油耗來說，一般虛高10%～15%，這一點(diǎn)在預(yù)算編制時(shí)需要特別注意。燃油費(fèi)用預(yù)算需提供的說明文件有：當(dāng)?shù)氐娜加蛢r(jià)格、所轄各車的百公里油耗值。而維修費(fèi)用就某一時(shí)段來看，會(huì)有些波動(dòng)，但是就整體而言，其與行駛公里數(shù)目之間仍是大致相符的線性關(guān)系，所以也可以以單位公里費(fèi)用來表述。維修費(fèi)用預(yù)算的編制依據(jù)有以下幾個(gè)方面：車輛維修保養(yǎng)規(guī)范；根據(jù)規(guī)范編制的車輛維修保養(yǎng)計(jì)劃；當(dāng)?shù)氐能囕v配件、工時(shí)費(fèi)價(jià)格；歷史記錄及當(dāng)?shù)氐臍夂驐l件等。另外，維修費(fèi)用歷史紀(jì)錄也存在與燃油費(fèi)用歷史紀(jì)錄同樣的問題，即：如果沒有嚴(yán)格按照保養(yǎng)規(guī)范進(jìn)行保養(yǎng)，歷史紀(jì)錄中的保養(yǎng)費(fèi)用可能偏低，而如果沒有嚴(yán)格控制維修費(fèi)用則維修費(fèi)可能偏高。因此，歷史紀(jì)錄只能作為參考數(shù)據(jù)，對(duì)其必須加以仔細(xì)的分析、核算，切不可盲目引用。維修費(fèi)用預(yù)算需提供的說明文件有：維修保養(yǎng)計(jì)劃、所轄各車的已行駛公里、預(yù)算期內(nèi)預(yù)計(jì)行駛公里、所轄各車型的常用或易損配件在當(dāng)?shù)氐膬r(jià)格，當(dāng)?shù)囟?jí)以上汽車維修企業(yè)的工時(shí)報(bào)價(jià)及所轄車輛的車況分析。

3．人工費(fèi)用

此類費(fèi)用預(yù)算可分為管理人員費(fèi)用和駕駛員費(fèi)用預(yù)算，其中修理工的工作性質(zhì)比較特殊，應(yīng)放在管理人員中考慮。管理人員費(fèi)用預(yù)算的編制依據(jù)主要是部門職責(zé)，其主要思路是：將本部門所負(fù)責(zé)的工作分成若干部分，每部分由一人負(fù)責(zé)。

要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行劃分的時(shí)候要對(duì)本部門的工作通盤考慮，如該項(xiàng)工作的實(shí)效性是否強(qiáng)、該項(xiàng)工作的工作量有多大、各項(xiàng)工作之間的交叉性和連續(xù)性等都是需要審慎考慮的問題，在工作安排上既要考慮工作量應(yīng)為員工所能承受，又要盡量減少人員，且學(xué)歷、技能的要求要就低不就高。在準(zhǔn)備這部分人員費(fèi)用預(yù)算的說明文件的時(shí)候，最好能將每個(gè)崗位的日常工作日程作詳細(xì)的描述，如×崗位每天×?xí)r至×?xí)r做×××項(xiàng)工作；下一個(gè)×?xí)r至×?xí)r做×××項(xiàng)工作……直至下班。這樣做的結(jié)果會(huì)使說明文件充實(shí)詳細(xì)，將給你的預(yù)算提供強(qiáng)有力的支撐。

修理工工作性質(zhì)的特殊性就在于他不可能與其他員工使用相同的作息時(shí)間表，因?yàn)槠涔ぷ鲿r(shí)間主要在車輛出車前或收車后，如果作息時(shí)間表相同，將會(huì)造成工作時(shí)間無事可做，有事可做的時(shí)間中大部分為加班時(shí)間的現(xiàn)象，對(duì)費(fèi)用控制極為不利。因此，修理工的工作時(shí)間應(yīng)分時(shí)段，靈活安排。同時(shí)由于其大部分工作的實(shí)效性不強(qiáng)，工作量的波動(dòng)性較大，故還可以安排一些管理方面的工作，如車輛手續(xù)的辦理等。

駕駛員的工資可分為底薪和效益工資兩部分，其中底薪部分固定，效益工資部分應(yīng)與工作量和績效考核掛鉤，工作量的計(jì)算方式可有公里數(shù)、取派點(diǎn)位數(shù)、日?qǐng)?zhí)行任務(wù)趟數(shù)等各種指標(biāo)，應(yīng)結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況選用或結(jié)合使用。而績效考核則對(duì)整個(gè)效益工資起作用。

預(yù)算編制的流程

預(yù)算的編制工作可以分成以下幾個(gè)步驟：

（1）根據(jù)歷史紀(jì)錄確定預(yù)算中各部分（管理人員人工費(fèi)用、駕駛員人工費(fèi)用、車輛固定費(fèi)用、車輛變動(dòng)費(fèi)用）所占的份額；

（2）根據(jù)預(yù)算期內(nèi)的預(yù)計(jì)工作量、組織架構(gòu)及各部分的份額確定管理人員數(shù)、車輛數(shù)及駕駛員數(shù)；

（3）根據(jù)部門職責(zé)和管理人員數(shù)核算出管理人員費(fèi)用預(yù)算；

（4）根據(jù)運(yùn)量、歷史紀(jì)錄計(jì)算預(yù)算期內(nèi)預(yù)計(jì)行駛公里；

（5）根據(jù)運(yùn)量、駕駛員數(shù)、駕駛員效益工資核算方式及駕駛員底薪計(jì)算駕駛員費(fèi)用預(yù)算；

（6）根據(jù)車輛數(shù)、車型及當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)計(jì)算車輛固定費(fèi)用預(yù)算；

（7）制定維修保養(yǎng)計(jì)劃，并根據(jù)計(jì)劃、歷史紀(jì)錄、預(yù)計(jì)行駛公里、當(dāng)?shù)氐呐浼r(jià)格及維修工時(shí)費(fèi)價(jià)格確定維修保養(yǎng)預(yù)算；

（8）根據(jù)車輛百公里油耗、預(yù)計(jì)行駛公里計(jì)算出燃油預(yù)算；

（9）將各部分預(yù)算合計(jì)匯總，與下達(dá)的預(yù)算總額對(duì)比，在預(yù)算額度以內(nèi)則可進(jìn)入說明文件的準(zhǔn)備階段，如超過了預(yù)算額度則需要重新加以調(diào)整，以削減預(yù)算，使其最終控制在預(yù)算額度之內(nèi)。

三方面保證預(yù)算審核

預(yù)算的審核主要是從三個(gè)方面進(jìn)行，一是預(yù)算費(fèi)用是否在規(guī)定的額度之內(nèi)，這是預(yù)算是否被批準(zhǔn)的根本性指標(biāo)，即除非有極為充分的理由，否則超出預(yù)算額度的預(yù)算將一律不予批準(zhǔn)。二是各項(xiàng)預(yù)算費(fèi)用是否合理，三是說明文件是否充分、詳細(xì)，后兩項(xiàng)的審核思路是：即使整體的預(yù)算額已經(jīng)控制在了下達(dá)的額度之內(nèi)，也要對(duì)其預(yù)算費(fèi)用和說明文件進(jìn)行仔細(xì)審核，審核其有無削減的可能，原則是：在保證工作的正常進(jìn)行，各項(xiàng)任務(wù)能正常完成的前提下，費(fèi)用最低。

需要說明：不建議采用降低保險(xiǎn)費(fèi)、通過運(yùn)作少繳或不繳規(guī)費(fèi)等方式降低車輛固定費(fèi)用，因?yàn)槿菀自斐傻貌粌斒В徊唤ㄗh采用任何實(shí)際導(dǎo)致降薪的方式降低人工成本，因?yàn)槠淇赡車?yán)重打擊員工的士氣；不建議采用增大保養(yǎng)間隔、降低保養(yǎng)等級(jí)或削減保養(yǎng)項(xiàng)目的辦法降低維修保養(yǎng)成本，因?yàn)槠鋵O大地增加車輛的非正常磨損，反而增大維修成本。

總之，需要仔細(xì)、認(rèn)真的對(duì)預(yù)算的每一項(xiàng)費(fèi)用、每一份說明文件進(jìn)行研究、核算。就筆者的經(jīng)驗(yàn)，如果是首次實(shí)施預(yù)算管理，總體費(fèi)用應(yīng)比上一年下降20%左右。

預(yù)算的上下調(diào)整

一般而言，預(yù)算一旦確定后就不應(yīng)再作調(diào)整（經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)除外），否則預(yù)算將失去其權(quán)威性。但如果發(fā)生下列情況則必須加以調(diào)整，否則將導(dǎo)致預(yù)算無法完成或失去意義。

這些情況主要分為以下兩類：當(dāng)業(yè)務(wù)量有較大幅度的增長，現(xiàn)有人力、物力資源無法承受時(shí)，必須要加大投入，造成費(fèi)用增加，此時(shí)則必須追加預(yù)算；當(dāng)由于種種原因，造成業(yè)務(wù)量有較大下降時(shí)，為了保證企業(yè)的盈利及維持預(yù)算對(duì)支出的限制作用，則必須及時(shí)、足額的削減預(yù)算。

追加預(yù)算的流程與預(yù)算編制的流程基本相同，業(yè)務(wù)量的增大必然帶來銷售收入的增加，這部分增加的銷售收入減去預(yù)計(jì)利潤和稅金，就應(yīng)該是需追加的這部分預(yù)算。但也有這種可能，追加的這部分預(yù)算無論如何也無法承擔(dān)增大的這部分業(yè)務(wù)量，這種情況說明導(dǎo)致業(yè)務(wù)量增大的這個(gè)新增項(xiàng)目的定價(jià)出了問題，因此，對(duì)追加預(yù)算的編制也可作為對(duì)新增項(xiàng)目的盈利能力的審核的一個(gè)組成部分。

削減預(yù)算，首先由企業(yè)車輛管理部門根據(jù)本企業(yè)車輛管理中業(yè)務(wù)量與成本的配比，計(jì)算出因業(yè)務(wù)量減少而應(yīng)削減的預(yù)算數(shù)額，下達(dá)給應(yīng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行削減的相關(guān)單位。這些單位根據(jù)數(shù)額對(duì)自己的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整（削減），然后逐級(jí)上報(bào)，申報(bào)批準(zhǔn)程序與預(yù)算編制流程相同。

預(yù)算的削減往往會(huì)遭到來自下面的強(qiáng)大阻力，這就要求企業(yè)的車輛管理部門對(duì)本企業(yè)車輛管理中業(yè)務(wù)量與成本的配比有非常清晰地把握，單位運(yùn)量的公里含量、公里維修費(fèi)、百公里油耗及車輛使用效率等數(shù)據(jù)清晰、準(zhǔn)確。唯有如此，才能準(zhǔn)確厘定應(yīng)削減的預(yù)算的數(shù)額，而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、合理的依據(jù)才是化解阻力的最好方法，且不會(huì)因削減預(yù)算對(duì)相關(guān)部門以后的工作造成不利的影響。

落實(shí)、監(jiān)督和考核

這是全額預(yù)算管理制度中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)里車輛管理部門無法獨(dú)立完成，必須要有財(cái)務(wù)部門的協(xié)助與支持。

預(yù)算管理主要是對(duì)費(fèi)用支出、核銷的監(jiān)督和管理，在這些方面財(cái)務(wù)部門掌握著最權(quán)威、最詳細(xì)的數(shù)據(jù)，而且財(cái)務(wù)部門站在第三方的角度可以對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況給予最客觀、公正的評(píng)估。具體做法是：首先由財(cái)務(wù)部門成立成本中心，由成本中心為企業(yè)每一個(gè)部門的每一項(xiàng)預(yù)算設(shè)置一個(gè)成本中心編碼（需要注意的是：成本中心費(fèi)用編碼與財(cái)務(wù)賬套中的科目編碼是完全不同的兩個(gè)概念，不可混淆），編碼分為兩部分：部門編碼、預(yù)算項(xiàng)目編碼，每一筆費(fèi)用支出時(shí)，支出單位在請(qǐng)款單上都必須填寫成本中心費(fèi)用編碼，這樣財(cái)務(wù)部門就可以非常方便地對(duì)各部門的每一筆支出進(jìn)行非常準(zhǔn)確的分類和歸集，且能夠?qū)︻A(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，即當(dāng)某單位的某筆支出超過了其預(yù)算額度時(shí)，財(cái)務(wù)部門可向該單位的負(fù)責(zé)人提出警告或拒絕支付。此外，每月由這個(gè)成本中心歸集、匯總各部門的費(fèi)用支出情況，編制一份成本中心費(fèi)用報(bào)告，發(fā)給各層級(jí)的管理人員，各層級(jí)管理人員據(jù)此了解所轄各部門、單位的預(yù)算執(zhí)行情況，并在績效考核中對(duì)所轄各部門、單位的負(fù)責(zé)人的工作績效進(jìn)行評(píng)估。預(yù)算的編制以一年為周期，而考核周期則應(yīng)視情況而定，一般不建議以月為周期進(jìn)行考核，因?yàn)榫途S修費(fèi)用而言，如果考核期過短會(huì)產(chǎn)生較大的波動(dòng)，不足以反映維修費(fèi)用的實(shí)際情況，所以，考核期以三個(gè)月為宜，但不宜超過六個(gè)月，考核期過長將使預(yù)算期內(nèi)的考核區(qū)段減少，降低其實(shí)際意義。對(duì)于預(yù)算的其他項(xiàng)目來說，考核期過長也會(huì)產(chǎn)生許多弊端。

此外，通過對(duì)預(yù)算的審核，還可以達(dá)到以下幾個(gè)目的：第一，可以較準(zhǔn)確地了解當(dāng)?shù)剀囕v規(guī)費(fèi)的征收規(guī)定、征收標(biāo)準(zhǔn)；第二，可以較準(zhǔn)確地掌握當(dāng)?shù)剀囕v配件、耗材的價(jià)格及工時(shí)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；第三，可以較準(zhǔn)確地了解當(dāng)?shù)氐娜加蛢r(jià)格；第四，可以較準(zhǔn)確地了解當(dāng)?shù)剀囕v管理人員的工作狀況；第五，可以較準(zhǔn)確地把握當(dāng)?shù)剀囕v管理負(fù)責(zé)人的工作能力、水平。這些信息對(duì)于一個(gè)全國性的大型物流企業(yè)的車輛管理部門來說是非常重要的，但搜集起來卻較為困難，而通過對(duì)預(yù)算的審核，卻可以較容易的達(dá)到目的。