摘要:文章在概述分工理論及其存在問題的基礎上,通過對服務業流程的經濟學分析提出合工理論及其“知識型員工”假設,并對分工與合工的均衡進行研究。得出結論:合工可提高服務業的工作效率和服務質量,合工乃是服務業的發展趨勢。
關鍵詞:合工;分工;服務業
一#65380; 分工理論
1. 分工及存在的問題#65377;亞當#8226;斯密(Adam Smith)1776年在《國富論》中提出了旨在提高生產效率的分工理論(Theory of the Division of Labor)后,歷經二百多年,在微觀層面上一直主導著傳統企業的生產和管理方式#65377;按照這種思想,亨利#8226;福特首先放棄“一人一事”,將生產過程分成多個活動,每個員工負責其中一小部分,組成流水生產線#65377;阿爾弗雷德#8226;斯隆則將分工理論應用于管理工作中,將管理人員依專業組合在各個職能部門之內#65377;此外,為確保專業分工人員的工作成效,企業內需層層請示并層層監督,形成金字塔狀的層級結構和集權控制模式,成為日益龐大的企業基本組織形式#65377;分工的結果是極大地提高了生產效率,大大提高了產量,產生了規模經濟性,在產品供不應求的“賣方市場”時代收效甚大#65377;
進入20世紀80年代以后,隨著信息社會和全球化時代的到來,企業所處的環境發生了根本性的變化,市場由供不應求的“賣方市場”轉向供過于求的“買方市場”#65377;在當今十分注重顧客滿意度的時代,基于分工理論的管理模式,特別是過度分工給企業帶來種種弊端:(1)勞動分工提高了勞動生產率,卻使管理成本日益增高;(2)“金字塔”式的科層組織結構,使管理效率嚴重降低;(3)由于沒有任何人經歷并全程負責整個流程,各職能或生產部門的人員通常只對所在部門負責,從而使部門間沖突#65380;部門內員工沖突不可避免;(4)由于產品或服務涉及眾多活動和人員,出錯機率大;(5)這類傳統企業組織形態和管理模式體現出生產主導型而非客戶主導型的經營傾向,缺少創新意識#65377;
2. 分工理論的“勞動型員工”假設#65377;亞當#8226;斯密所提出的“分工理論”,強調分工能提高效率,這與18世紀當時的社會及技術環境有關:(1)產品較少#65377;市場需求的產品種類較少,廠商能提供的產品種類也較少;(2)產品功能單一#65377;廠商提供的產品功能較單一#65380;不復雜;(3)技術簡單#65377;廠商生產產品的技術較簡單,生產產品的流程所需活動(或環節)不多;(4)生產自動化程度甚低#65377;廠商生產產品的自動化程度很低,一個產品完整流程中的活動大多手工完成;(5)工人技能單一#65377;工人大多知識較少#65380;技能單一,多數不具有從事多種活動(或工作)的知識#65380;技能;(6)工人擁有的信息少#65377;工人所掌握的技術信息#65380;客戶信息往往比工廠主或工廠管理人員少#65377;
因此,本文將18世紀#65380;19世紀的生產者假設為“勞動型員工”——以出賣勞動力為主的員工#65377;
基于當時的“勞動型員工”的現實條件限制,采用“分工理論”來完成產品的生產時,分工產生的收益遠遠大于成本,因而能極大地提高生產效率#65377;由于當時工人多為“勞動型員工”,不具有從事多種活動(或工作)的技能,且當時自動化程度低#65377;因而,要大規模生產產品必須進行細致的分工#65377;
二#65380; 合工理論
1. 合工理論#65377;分工導致企業流程的產出#65377;企業流程是指企業一系列具有邏輯關系的活動,經過輸入變成輸出并實現價值直接或間接增值的過程#65377;企業流程由一序列活動組成,活動由一序列動作組成#65377;流程能創造價值,也需要流程成本#65377;
(1)流程經濟性#65377;本文將流程經濟性定義為:能產生正收益的流程#65377;通過簡化#65380;合并#65380;清除不創造價值的活動或降低流程成本,可增加流程的收益,使流程具有或增加經濟性#65377;
(2)合工理論#65377;本文提出合工理論(Theory of the Combine of Labor),并定義為:在生產產品或提供服務的流程中,將流程中的活動適當合并到其他活動中,以降低流程成本,增加流程收益,使流程具有經濟性#65377;
(3)合工理論的實質#65377;合工理論的實質是:①創造更多的流程價值;②節省更多的流程成本;③產生更多的流程收益;④節省時間#65380;提高響應速度,從而縮短產品或服務周期;⑤提高服務質量和客戶滿意度#65377;
合工理論并不否定分工理論,即并不否定分工帶來的生產效率提升和規模經濟性#65377;合工理論指在員工具有綜合技能的條件下,合工(即不必分工太細)既能提高工作效率,也能提高服務質量#65377;
2. 合工理論的“知識型員工”假設#65377;與工業經濟時代相比,21世紀是信息經濟時代,企業所處的社會#65380;技術#65380;環境發生了巨大的變化,主要表現在:(1)市場由“賣方市場”徹底轉向“買方市場”;(2)大規模生產轉向個性化定制;(3)產品種類繁多;(4)產品功能復雜;(5)產品或服務的技術復雜;(6)自動化程度高#65377;
與此相應,企業的員工則需具備多種知識#65380;綜合技能#65377;
為此,本文將信息經濟時代的員工假設為知識型員工,并將其定義為:以智力勞動為主并以知識創造價值的員工#65377;
知識型員工是服務業特別是知識型服務企業價值的主要創造者#65377;知識型服務企業中的員工大多為知識型員工#65377;知識型員工具有四個主要特點:(1)具有較高的知識水平#65377;受到過良好的教育,具有較好的專業特長和較高的個人素質;(2)具有“一人多事”的知識和技能#65377;具有多種能力和技能,能從事多種工作或一種工作中的多種活動,即具備從事一種產品完整流程中多個活動(或環節)的能力,亦即具有“一人多事”的知識和技能,是綜合型的員工;(3)以知識創造價值,以智力勞動為主;(4)掌握或擁有豐富的可創造價值的技術信息#65380;客戶信息#65377;由于身處一線,所擁有的各類有價值的信息或真實信息比處于非一線的管理者多#65377;
三#65380; 合工理論的經濟學分析
1. 流程的價值#65380;成本#65377;將企業流程簡記為P#65377;同時,將流程中的活動總數稱為流程長度(即分工細度),記為L#65377;
本文將流程成本定義如下:①流程成本(PC)=流程固定成本(PFC)+流程變動成本(PVC);②流程固定成本(PFC)=流程中所需設備成本+流程中原材料成本;③流程變動成本(PVC)=人員成本+協調成本+時間成本+信息成本#65377;
一般來說,一段時間內,流程固定成本(PFC)是固定不變的#65377;
2. 服務業流程的價值曲線#65380;成本曲線特征#65377;
(1)流程價值曲線特征分析——下凹形狀為典型情況#65377;
①活動價值下降:服務業流程中活動創造的價值隨活動的先后順序而由大變小#65377;將該類型的流程價值曲線記為V1#65377;V1分為兩種情況:(A)下凹狀,記為V1-1:活動所創造價值的下降幅度越來越小,曲線的斜率由大變小,即曲線的二階導數為負,曲線呈下凹形狀;(B)下凸狀,記為V1-2:活動所創造價值的下降幅度越來越大,曲線的斜率由小變大,即曲線的二階導數為正,曲線呈下凸形狀#65377;
圖1合工理論(流程價值與流程成本)的經濟學分析
通常,服務業從基于提升服務質量的需要,盡可能讓流程前面的活動完成客戶所需的服務(即價值的創造),后面的活動只進行一些后續工作#65377;因此,服務業(如電信服務業#65380;互聯網服務業#65380;IT服務業)中流程價值曲線的形狀V1-1比V1-2多得多#65377;因此,V1-1是V1的典型情況#65377;
②活動價值上升:服務業流程中活動創造的價值隨活動的先后順序而由小變大#65377;將該類型的流程價值曲線記為V2#65377;V2分為兩種情況:(A)上凸狀,記為V2-1:活動所創造價值的上升幅度越來越小,曲線的斜率由大變小,即曲線的二階導數為負,曲線呈上凸形狀;(B)上凹狀,記為V2-2:活動所創造價值的上升幅度越來越大,曲線的斜率由小變大,即曲線的二階導數為正,曲線呈上凹形狀#65377;
通常,基于服務質量的需要,服務業中流程價值曲線V2的情況較少采用#65377;
綜上所述,服務業(如電信服務業#65380;互聯網服務業#65380;IT服務業)中V1比V2情況多得多,而V1-1是V1的典型情況#65377;因此,下凹形狀的V1-1曲線是服務業流程價值曲線的典型情況,如圖1所示#65377;
(2)流程成本曲線特征分析——上凹形狀為典型情況#65377;
①活動成本上升:服務業流程中各活動所需成本隨活動的先后順序而由小變大#65377;將該類型的流程價值曲線記為C1#65377;C1分為兩種情況:(A)上凹狀,記為C1-1:各活動所需成本的上升幅度越來越大,曲線的斜率由小變大,即曲線的二階導數為正,曲線呈下凹形狀;(B)上凸狀,記為C1-2:各活動所需成本的上升幅度越來越小,曲線的斜率由大變小,即曲線的二階導數為負,曲線呈下凸形狀#65377;
通常,服務業流程中前面活動的協調成本遠遠低于后面活動#65377;因此,服務業(如電信服務業#65380;互聯網服務業#65380;IT服務業)流程成本曲線的形狀C1-1比C1-2多得多#65377;因此,C1-1是C1的典型情況#65377;
②活動成本下降:服務業流程中各活動所需成本隨活動的先后順序而由小變大的情況在現實中一般不會出現#65377;因為流程中越是后面的活動越需做更多的內部協調,使后面的活動產出更多的內部協調成本#65377;
綜上所述,服務業(如電信服務業#65380;互聯網服務業#65380;IT服務業)上凹形狀的C1-1曲線是服務業流程成本曲線的典型情況,如圖1所示#65377;
3. 合工理論的經濟學分析——以服務業為例#65377;服務業(如電信服務業#65380;互聯網服務業#65380;IT服務業)流程中活動的典型價值曲線#65380;成本曲線如圖1所示,即下凹狀的V1-1與上凹狀的C1-1典型情況#65377;本文以服務業典型情況,即下凹狀的流程價值曲線和上凹狀的流程成本曲線進行分析并不影響所得出的合工結論#65377;其他各種情況的經濟學分析與此類似#65377;
企業流程由一系列活動組成,即價值曲線由一系列斷點組成,流程創造的總價值等于流程中各活動創造的價值之和#65377;作為研究,可以將一系列斷點在數學上抽象為一條連續的曲線,則流程的總價值為價值曲線對流程長度的積分,即價值曲線與橫軸的流程長度所包絡的面積#65377;
同理,對于流程的成本曲線,流程的總成本為成本曲線對流程長度的積分,即成本曲線與橫軸的流程長度所包絡的面積#65377;
(1)流程長度等于市場上平均長度(即市場上同類企業的平均流程長度)#65377;
如圖1所示,流程P的價值曲線vi剛好為零時的流程長度記為LZ#65377;即市場上同類企業的平均情況為:vi與ci相交于M點,流程平均長度為LM#65377;
將流程P所生產的收益R記為:RM,則RM為價值曲線vi與成本曲線ci包絡的面積,即有:
RM=SSMLMOR-SOMLM=SSSMO(3)
對于非完全競爭的情況,一般有:RM=SSSMO>0
①流程經濟性#65377;垂直直線LMM的左邊,由于流程P中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線ci的上方,則垂直直線 L MM左邊的活動具有流程經濟性——產生收益大于零的正收益#65377;
②流程不經濟性#65377;垂直直線LMM的右邊,由于流程P中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線c i的下方,則垂直直線LMM右邊的活動具有流程不經濟性——產生收益小于零的負收益#65377;
(2)流程長度小于市場上平均長度#65377;如圖1所示,流程P1的價值曲線vi與成本曲線ci相交于M1點, M1點對應的流程程度為L1,且L1小于L M0L MM對應成本曲線c 1于A點#65377;
將流程P1所生產的收益R記為R1,則R 1為價值曲線 vi與成本曲線c1包絡的面積,即有:
(4)式的經濟學含義是:流程P1沒有將所有能創造價值的活動納入到流程中,造成了收益的損失#65377;
①流程經濟性#65377;垂直直線L1M1的左邊,由于流程P1中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線c1的上方,則垂直直線L1M1左邊的活動具有流程經濟性——產生收益大于零的正收益#65377;
其隱含的管理學含義是:垂直直線L1M1的左邊,將流程中的某些活動合并即減少流程的總長度L1,合并后活動的成本會降低(根據流程成本的公式,由于減少了流程變動成本,合并后活動的成本必然小于這些活動各自成本之和);但是流程中各活動的價值并沒有減少,即流程的總價值并不減少#65377;流程的成本曲線c1會向下移動但仍與價值曲線vi交于M1點#65377;這樣,通過合并流程中的活動,可提高流程的收益#65377;
②流程不經濟性#65377;垂直直線L1M1的右邊,由于流程P1中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線c1的下方,則垂直直線L1M1右邊的活動具有流程不經濟性——產生收益小于零的負收益#65377;
其隱含的管理學含義是:對該情形,不能簡單地將流程不經濟的活動納入到流程P1中(即簡單地將流程長度由L1移到LM),否則由于沒有納入流程P1的每項活動的成本均大于其所創造的價值,會使流程P1減少收益SOMM#65377;
因此,對于該情形應進行流程再造,減少流程中各活動的成本#65377;即將流程長度L1移到LM的同時需使成本曲線c1向下移動(如通過合并流程中的活動來減少流程變動成本等),才能將還可創造價值的活動納入到流程中,在增加流程總價值的同時使流程總成本減少或增加得慢些(相對于價值增加),從而提高流程總體收益#65377;
(3)流程長度大于市場平均長度#65377;如圖1所示,流程P2的長度為L2#65377;L2對應成本曲線c2于M2點,vi與c2相交于C點,C點對應的流程長度為LC#65377;LMM與成本曲線c2相交于B點#65377;價值曲線vi為零的流程長度記為LZ,LZ對應成本曲線c2于D點#65377;
將流程P2所生產的收益R記為R2,則R2為價值曲線 vi與成本曲線c2包絡的面積,即有:
R2=SSCO-SCMLL ,R2可能大于零,也可能等于零或小于零#65377;
(5)式的經濟學含義是:流程P2的總收益R2是否大于市場平均收益RM,取決于由于流程P2的成本曲線c2低于價值曲線vi所產生的正收益是否大于成本曲線c2高于價值曲線vi所產生的負收益#65377;
因此,對于該情形應進行流程再造,清除流程中成本大于價值的活動#65377;即清除流程P2中成本大于價值的L2到LC間的活動,使流程P2的流程長度縮短到LC;同時保持流程P2的成本曲線低于市場上平均成本曲線才能產生超常收益△R=R2-RM=SOMC
①流程經濟性#65377;垂直直線LCC的左邊,由于流程P2中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線c2的上方,則垂直直線LCC左邊的活動具有流程經濟性——產生收益大于零的正收益#65377;
其隱含的管理學含義是:垂直直線LCC的左邊,將流程中的某些活動合并即減少流程的總長度LC,合并后活動的成本會降低(根據流程成本的公式,由于減少了流程變動成本,合并后活動的成本必然小于這些活動各自成本之和),但是流程中各活動的價值并沒有減少,即流程的總價值并不減少#65377;流程的成本曲線c2會向下移動但仍與價值曲線vi交于C點#65377;這樣,通過合并流程中的活動,可提高流程的收益#65377;
②流程不經濟性#65377;垂直直線LCC的右邊,由于流程P2中所有活動的價值曲線vi均在成本曲線c2的下方,則垂直直線LCC右邊的活動具有流程不經濟性——產生收益小于零的負收益#65377;
另外,垂直直線LZD和L2M2之間任何活動的價值曲線vi已為零,但是流程P2中這部分活動的成本都不為零#65377;因此,在垂直直線LZD和L2M2之間的所有活動均具有流程不經濟性——產生收益小于零的負收益,這部分活動是流程再造必須清除的活動#65377;
其隱含的管理學含義是:對于該情形,不能只是簡單地將流程P2中沒有價值的活動清除——即將L2與LZ間的活動清除(即簡單地將流程長度由L2移到LZ),因為LC到LZ間每項活動的成本c2均大于其所創造的價值vi,這樣會使流程P2產生減少收益SCDL#65377;
因此,對于該情形應進行流程再造,減少流程中各活動的成本#65377;即將流程長度由L2移到LZ的同時使成本曲線c2向下邊移動(如通過合并流程中的活動來減少流程變動成本),才可能在增加流程總價值的同時使流程總成本減少或增加得慢些(相對于價值增加),從而提高流程的總收益#65377;
(4)流程長度(即分工細度)的經濟學分析總結#65377;
①流程程度L表示流程的長度,即為分工細度,也表示流程所對應的價值鏈長度#65377;流程最后的活動所創造的價值可能不等于零,企業未必需將流程延續到價值等于零的活動——即將價值鏈全部歸于本企業的流程之下#65377;因為價值鏈中的某些活動對于A企業是有收益的,而對于B企業未必有收益#65377;即企業應從事自己的核心工作,而將非核心工作外包#65377;這也是提供一項完整產品或服務給客戶還需要企業間流程(即其他企業的合作)來支撐的原因#65377;
②對于某一企業,其流程長度即價值鏈長度在一段時間內不變化,但由于流程成本曲線ci是可隨時變化的#65380;動態的,則ci下降(如合工后,2個連續的活動變為1個活動,則合并后的1個活動成本必然低于2個活動的成本之和),可增加流程的收益;同時,ci下降則流程的經濟點右移,則還可將能產生正收益的活動納入到流程中,再增加一部分流程有益#65377;
因此,一段時間內企業流程的價值曲線是穩定#65380;不變的#65377;但是,流程的成本曲線是動態的#65380;可下降的,如:員工的知識#65380;技能水平成長后,工作效率提高了(即人員成本#65380;時間成本下降);流程的協調成本(包括監督成本)下降;信息傳遞正確(即信息成本下降)等等#65377;這樣,流程的總收益會增加#65377;亦即企業流程產生的收益是變化的#65380;動態的#65377;
總之,流程的成本曲線是動態的#65380;可變化的#65377;具有流程經濟性的流程長度(即分工細度)也是動態的#65380;可變的#65377;
因此,合工的最佳點也是動態的#65377;員工技能單一時,需減少合工;通過系統培訓#65380;組織學習,員工成為“知識型員工”后,可增加合工(包括實行一站式服務的完全合工)來提高工作效率,提升服務質量和客戶滿意度#65377;
四#65380; 服務業分工與合工的均衡
服務企業提供的是服務產品#65377;服務產品是指服務勞動者生產的一種非實物形態的勞動成果#65377;服務產品具有四個特點:(1)產品為無形;(2)生產與消費同時進行;(3)生產者與消費者的距離比第一#65380;二產業生產的產品近;(4)產品不可存儲#65377;
對于服務業,服務質量比工作效率更為重要,可用客戶滿意度來測量#65377;
1. 分工——工作效率#65377;分工是工業經濟時代企業運作的基礎,極大地提高了工作效率#65377;分工的表現形式為專業化#65377;分工促使了大規模生產的產生,形成了規模經濟性#65377;當某一行業存在規模經濟性時,意味著擴大規模能減少成本支出,提高利潤水平,從而提高市場競爭力#65377;
但是,分工過度(即流程長度過長)會產生四個主要問題:(1)工作效率下降;(2)人力資源的不足;(3)不能實現“一站式”服務(One Stop)——客戶只需面對一個服務人員即可完成所有的服務的,降低了服務質量和客戶滿意度;(4)員工技能單一,不利于員工的成長#65377;
因此,分工主要提高了企業的工作效率,是企業規模經濟性的來源#65377;
2. 合工——服務質量#65377;合工就是一個員工同時負責流程中的多項活動,或同時負責工作中的多項任務#65377;合工的表現形式為綜合化#65377;合工可以向客戶提供“一站式”服務#65377;合工可以降低客戶的消費成本,如時間成本#65380;精力成本和其他附加成本等#65377;因此,合工可提高服務質量和客戶滿意度#65377;
合工由于需不斷切換到不同的工作,可能會降低工作效率,但其效率仍比分工過度時的高#65377;同時,合工對員工的知識#65380;技能#65380;服務態度等綜合素質要求較高#65377;
合工對工作效率的影響可通過IT系統解決#65377;合工的員工通過單一入口的IT系統,由IT系統自動連接不同的工作以減少工作切換時間所帶來工作效率的下降#65377;這樣,員工可抽象為從事面對單一IT系統的工作,實則為同時處理多項任務的綜合化員工#65377;這樣,既發揮了知識型員工具有的同時解決多項任務的能力,提高了服務質量和客戶滿意度;同時,也達到了分工提高工作效率的效果#65377;
因此,合工主要提高了企業特別是服務業的服務質量與客戶滿意度#65377;
3.分工與合工的均衡——工作效率與服務質量的均衡#65377;
圖2分工與合工的均衡
沒有分工或分工太粗時工作效率較低,分工過度時工作效率也會下降,即工作效率隨著分工細度(即流程長度)的增加先增加后下降#65377;沒有分工即完全合工時可為客戶提供一站式服務,客戶滿意度最高;當存在分工時客戶必然經過一個以上環節才能得到所需的服務,測量服務質量的客戶滿意度必然隨著分工細度的增加而下降#65377;
如圖2所示,工作效率隨著分工細度的增加而增加,如L2分工點工作效率為B點;當分工達到一最佳點Lm時分工作效率達到最大點M;然后隨著分工過細工作效率開始下降,如L1分工點,則工作效率下降到A點#65377;
對于服務業,服務質量可用客戶滿意度來測量#65377;客戶滿意度隨著分工細度增加而急劇下降#65377;完全沒有分工時,客戶在一點處即可完成其所需的所有服務,客戶滿意度最高;當分工太細(即流程長度太長或流程經過的環節太多時)如L3時,客戶滿意度已變為零,雖然此時工作效率不為零,但已沒有任何價值,因為客戶已無法忍受過長的流程而不再使用該服務#65377;
如圖2所示,分工細度L2
對于服務業,由于服務質量特別重要,因此需要在工作效率與客戶滿意度之間找到均衡:既要考慮工作效率,更要考慮服務質量,在二者矛盾時應優先考慮服務質量#65377;因此,如圖2所示,分工細度(即流程長度)的優先選擇的順序是:L2#65380;Lm#65380;L1#65377;
此外,使用IT系統時,工作效率曲線可以大幅向上平移,如圖2中虛線所示,分工細度不變時使用IT系統可以極大地提高工作效率#65377;這時,合工的L2點的工作效率可能比沒有使用IT系統的最佳分工點Lm對應的最大工作效率M點還要高,而此時客戶滿意度則明顯提高#65377;因此,IT系統能解決合工需同時提高服務質量與工作效率的矛盾#65377;
五#65380; 結論
分工可以提高服務業的工作效率,過度分工會降低工作效率,但是分工必然降低服務質量#65377;分工對員工的技能要求較低,“勞動型員工”即可滿足要求#65377;合工可提高服務質量,工作效率也比過度分工高#65377;合工要求員工是具有綜合技能#65380;素質較好的“知識型員工”#65377;
服務質量(合工)與工作效率(分工)相矛盾時,需考慮分工與合工的均衡,并優先考慮采用合工提高服務質量而不是分工提高工作效率#65377;IT系統能解決分工與合工的矛盾:既能提高工作效率,也能提高服務質量#65377;
分工#65380;合工的最佳點是動態的,選擇分工還是合工受員工技能#65380;流程成本等關鍵因素的影響#65377;分工與合工是一個需要動態調整的過程#65377;
合工是服務業的趨勢,也是服務業流程再造的理論基礎#65377;
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作者簡介:李非,中山大學管理學院教授#65380;博士生導師;李愛民,中山大學管理學院企業管理專業博士生#65377;
收稿日期:2006-12-23#65377;
(注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文)