用清查盤點確保ＥＲＰ成功實施

一、清查，為企業的正常運行打下基礎

清查，一要對商場進行全面清理整頓，對清理出來的問題進行梳理歸類，分不同情況、不同類型的問題，以及輕重程度的不同，進行梳理，妥善解決，進行整理，為實施企業信息化掃清道路;二要重點清理供貨渠道，找出黑洞和采購進貨的暗箱操作、違規操作，革故鼎新，使渠道變粗、變短、變暢，為企業提供準確、穩定、及時的貨源，為企業的正常運行打下基礎。

具體清查內容包括：對供貨商的清查、對合同的清查、對倉庫庫存商品的清查、對柜組商品的清查，對財務賬務的清查、對資金的清查等。清查應采取剝洋蔥皮的方法，層層深入，一步一步地將清查的目標梳理清楚。

對供貨商的清查，要求通過清查發現進貨環節等方面存在的一些問題，從而解決、理順這些問題。要加深對供應商了解和認識，將供貨商按國內、國際，省外、省內，市外、市內；生產廠商、代理商，總代理、分代理；總經銷、分銷商；外部客戶、內部客戶、一般客戶、重點客戶、核心客戶，進行分別整理。弄清客戶組成結構，為下一步的客戶關系管理打下基礎。通過整理，優化供貨渠道，建立穩定可靠的供應商客戶群，為顧客提供優質的產品和服務，對市場負責，對顧客負責，也對供應商負責。在很多商業企業里，特別是大型老零售企業，或多或少存在著一些掛戶問題，也就是一些小商販和一些有名無實的“皮包公司”掛靠在其他代理公司名下，依其他公司的名義同商場進行業務往來。這些掛戶者是造成商場渠道混亂、供貨混亂、暗箱操作、違規操作、重復經營、內部互相競爭等的最主要因素。因此通過清查要查清、梳理這些問題，認識這些問題的嚴重性、危害性，痛下決心，解決這些問題，并做好有效控制，有效管理，這樣才能使企業信息化得以順利實施。

合同清查，主要檢查合同的簽訂內容，特別是商品質量、結算付款方式是否符合法律、法規、政策，是否體現依法經營，是不是有效合同，合同是否公平公正。另外，要查清合同中約定的進貨流程、促銷、折讓、扣率等是否符合計算機系統的要求，是什么經營方式。因為計算機是要求嚴格按標準化執行的，比如自主經營，要求的是按進價結算，賬期結算；代銷結算卻是按進價結算，實銷實結；而聯營的結算是按零售價倒扣或保底結算，實銷實結的。對前臺折扣承擔的做法根據軟件設計的不同，也有不同的處理方法，如代銷的優惠，一般是按優惠的金額由廠、商雙方各承擔一定的比例，而聯營的處理方法是商家給廠家降低一定的扣率。以前在商場的合同簽訂中，由于是手工管理，靈活性大，隨意性也大，不利于計算機統一管理。在重新清理時必須理順，分不同的經營方式，進行整理，并且通過整理，弄清經銷、代銷、聯營、租賃在商場經營中所占的比例以及客戶結構、商品結構、品種結構、經營方向、經營策略、經營利潤如何等，為決策者調整經營結構、商品結構、經營方式、經營策略、營銷策略提供依據。

倉庫庫存的清查，對于一個已運營了多年的老商業企業來說，倉庫里或多或少地存在著一些殘、次、破、損、變質、過時、過季、呆滯商品。有些商品的價值所剩無幾，有的二折三折也賣不掉，有的已經是垃圾，但在保管員的賬面上還作為正常商品登記著，這些商品占用著企業有限的庫存地點，消耗著企業的管理費用，耗費著企業人員的精力，影響著企業的資金周轉，而且比起正常銷售的商品，其管理費用常常是幾倍甚至幾十倍，這是倉庫清查的重點和難點所在。在實施企業信息化過程中，企業應該敢于面對過去，面對現實，放下面子，下猛藥瀉肚子，下大力氣清理整頓這些庫存商品。

分不同的類別進行整理時要理清，哪些是正常商品？哪些通過一定的降價還能收回一定的資金？哪些要經過修理后就能上柜銷售？哪些還有一些殘值？哪些要退回廠家？對那些已無價值，又不能退回廠家的也要公開清理掉，做到賬物相符。因此倉庫在清查后首先要優化倉庫、優化貨位，分不同的情況將商品按調整布局后合理擺放，專人負責，定位管理。以上問題要在系統運行前處理完畢，否則計算機難以結算貨款，不僅影響系統的正常運行，而且財務處理上如調整不完，新老問題混在一起將嚴重阻礙系統的運行，影響企業經營管理的正常秩序，將大大加大工作量。其結果是理還亂，大大降低計算機管理系統的運行效率，甚至會產生其他問題。對這一點，萬萬不可粗心大意，草率處之，或掛在那里棄之不理。

還要考慮將來有利配貨的問題，倉庫管理員應清楚自己所管理的商品，對商品的所有信息、存放地點、進貨批次等要了解得很清楚，真正做到清楚、明了。對有問題商品（如過季積壓、質次價高、殘損、過期變質、無法確定供貨商和進價的商品等）提出處理意見，并及時處理柜組商品的清查，除了要清查出正常商品和一些殘、損、過時、過季商品，將這些商品進行分別管理外，另一主要目的是為企業信息化提供準確的商品信息數據，將商品信息按照計算機管理要求生成相應的商品代碼。計算機管理是嚴格的代碼管理，整個企業信息化的流程管理就是抓住商品代碼進行商品的全過程管理，而對商品的管理就必須登記商品信息檔案，因此要求柜組人員必須認真對待，在清查時，做到不重復、不遺漏，不隱瞞，不虛報，嚴格程序，標準管理，盡量減少和杜絕商品無代碼，一品多碼，多品一碼的現象，減少因重碼、串碼、亂碼而造成經營管理上的混亂。

對于商品條碼，由于業務的不同，經營方式的不同，管理方式的不同，對條碼管理的要求以及管理的方法、運營的規則也不一樣，是采用一代碼對應一條碼，還是一代碼對應多條碼管理，不同的公司，有不同的經驗和管理方法。有的用一對多的方式比較有利于管理，有的用一對一的方式管理比較方便，這要根據不同的情況進行不同的管理。由于大賣場、連鎖超市，貨源相對穩定，并且有專門條碼管理機構，采用一代碼對應一條碼管理比較有利，但對于百貨商場中的小超市，商品變化較快，品種不穩定，沒有專門的條碼管理機構，采用一代碼對多條碼管理比較有效。

在資金賬戶的清查時要注意：企業的經營要以財務為中心，財務管理要以資金管理為中心，資金管理要以現金為中心。要組織財務、業務人員對財務資金賬目，特別是沉淀資金以及往來應收應付賬款進行清理。清理出來企業在資金、往來賬上存在著哪些問題，這些問題產生的原因，如何將這些問題進行整理，哪些已經處理，哪些還未處理，哪些有待進一步處理等，以及應如何理順，怎樣解決。

清查資金賬戶內容包括清查財務貨幣資金賬戶，如現金余額、銀行存款余額，其他貨幣資金余額，應收票據余額，應付票據余額等；清查商品余額，如各柜組的庫存商品，倉庫的庫存商品，以及分期收款發出商品余額；清查往來賬戶余額，如各應收賬款，應收往來單位余額，各應付賬款及往來單位余額，代銷商品款的往來余額。

接下來就是對這些問題進行處理。要理順哪些是呆賬，哪些是壞賬，哪些是遺留問題還沒有解決，分清情況進行處理，做到賬賬相符，賬物相符。通過清查，理清一些問題，查清一些問題，理順一些問題，最后使各個方面條條清、路路順、賬賬明。

二、盤點，保證數據準確真實無誤

系統切換時，新老系統交接，數據必須準確，才能保證系統運行后數據的正確運算。因此切換前的盤點工作非常重要。

在盤點時，要根據不同的情況制定不同的盤點辦法：首先要“準”，無論是何商品，怎樣的情況，數量必須準確。要求盤點時要分組，一組先數，另一組核對，兩組所盤的數據相同才可，如不同就要復盤，這在盤點中又叫“復式盤點法”。其次，要“全”，所有商品都要盤出來，不許有遺漏。第三，要“清”，要根據商品不同情況進行分類，將殘損、過時、過季、變質的商品單列出來；再將顧客款已付還未提的貨品單列出來，顧客款未付但已提貨的單列出來。因為在計算機管理之后，就要嚴格按進價核算，單品管理，對于以上的情況，在計算機中必須使用不同的解決辦法，否則就會造成數據的混淆，給后期的調整帶來一定的難度，影響數據的準確性。

盤點工作非常重要，因此要求柜組、倉庫在盤點時，要以高度的責任心對待盤點，要嚴格認真，一絲不茍，不出差錯，使數據準確無誤。盤點時結合清查時的情況，要實事求是，不擴大，不縮小，不重復，不隱瞞，不遺漏，不虛報。

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