論貨幣資金內(nèi)部控制

[摘要] 貨幣資金是流動性很強(qiáng)的資產(chǎn)，貫穿經(jīng)濟(jì)活動的全過程，是企業(yè)經(jīng)營活動的“血液”，在流動和周轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)增值和效益。因此，建立健全貨幣資金內(nèi)部控制體系，合理和有效的使用資金，顯得非常重要。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度

貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是流動性很強(qiáng)的資產(chǎn)，貫穿于經(jīng)濟(jì)活動的全過程，是企業(yè)經(jīng)營活動的”血液”，包括現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。任何企業(yè)要進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動都必須擁有一定數(shù)量的貨幣資金，持有貨幣資金是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本條件，是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。就回?fù)艉怂愣裕泿刨Y金的核算并不復(fù)雜，但是，由于貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動性最強(qiáng)、最容易被貪污、偷盜或挪用的資產(chǎn)，是控制奉賢最高的一種資產(chǎn)，因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對貨幣資金的內(nèi)部控制。

一、建立貨幣資金內(nèi)部控制制度的意義

貨幣資金的內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證貨幣資金的安全、完整、保證貨幣資金收、付業(yè)務(wù)的合理、合法和有效，保證貨幣資金收、付、存信息的真實(shí)、合法和完整而建立的各種控制制度與程序的總稱。

貨幣資金業(yè)務(wù)是現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業(yè)務(wù)。貨幣作為流通手段，可以與任何財(cái)產(chǎn)物資、商品交換，尤其是現(xiàn)金，既便于攜帶又便于儲存，因此就成了營私舞弊和貪污盜竊的獵取目標(biāo)。哪里有貨幣資金收付業(yè)務(wù)，哪里就有可能發(fā)生舞弊，而貨幣資金業(yè)務(wù)數(shù)量大、范圍廣，企業(yè)在資金籌集、材料采購、費(fèi)用支付等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動中都會發(fā)生貨幣資金收付業(yè)務(wù)，有經(jīng)濟(jì)活動的地方，就有發(fā)生貨幣資金收付的可能。可見，貨幣資金管理是整個(gè)資金管理的重點(diǎn)，貨幣資金收付業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制是建立整個(gè)內(nèi)部控制制度的關(guān)鍵。加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制，對于保護(hù)貨幣資金的安全、完整、防止貪污、舞弊的發(fā)生，保證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的正確進(jìn)行，妥善處理各種財(cái)務(wù)關(guān)系，都有十分重要的意義。

二、貨幣資金控制的內(nèi)容

1.貨幣資金的職務(wù)分工控制

貨幣資金的職務(wù)分工控制是貨幣資金內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。根據(jù)職務(wù)分工控制的要求，參加企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的各級領(lǐng)導(dǎo)人員、出納員、會計(jì)員、內(nèi)部審計(jì)人員等，應(yīng)分別負(fù)責(zé)企業(yè)貨幣資金的授權(quán)審批、收支保管經(jīng)辦、會計(jì)記錄、稽核檢查等工作，彼此之間應(yīng)當(dāng)相互獨(dú)立和相互制蘅。它包括：（1）會計(jì)人員應(yīng)負(fù)責(zé)分類賬的登記、收支原始憑證的復(fù)核及收付記賬憑證的編制。（2）出納人員應(yīng)負(fù)責(zé)貨幣資金的收支和保管、收支原始憑證的保管和簽發(fā)、日記賬的登記。每月末都要向銀行所要各存款戶的對賬單，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。（3）內(nèi)審人員應(yīng)負(fù)責(zé)收支憑證和賬目的定期審計(jì)和現(xiàn)金的突擊盤點(diǎn)及銀行賬的定期核對。（4）信用人員負(fù)責(zé)調(diào)查和審批顧客信用、保管匯票、提示收付款等。（5）會計(jì)主管應(yīng)負(fù)責(zé)審核收支業(yè)務(wù)；保管和使用單位及單位負(fù)責(zé)人印章。（6）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)審批收支預(yù)算、決算及各項(xiàng)支出。其中重大支付應(yīng)集體審批。（7）電腦程序設(shè)計(jì)員應(yīng)負(fù)責(zé)程序設(shè)計(jì)和修改，不得負(fù)責(zé)程序操作，甚至不得出入財(cái)會部門。

2.貨幣資金收入控制

貨幣資金收入控制要確保企業(yè)貨幣資金能及時(shí)足額入賬。包括:(1)收據(jù)控制，要求每筆收款都要開票。(2)結(jié)算方式控制，要求盡可能使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算，現(xiàn)金結(jié)算的款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)送存銀行，以減少接觸企業(yè)現(xiàn)金的人員的時(shí)間。(3)入賬依據(jù)控制，要求每筆入賬的收款都要有能證明其入賬金額是及時(shí)、足額的原始憑證。證明收款入賬及時(shí)、足額的原始憑證主要有：銷售合同、發(fā)票、發(fā)貨證明或資產(chǎn)處置批準(zhǔn)文件和和定價(jià)依據(jù)、銀行收款通知單或收據(jù)等結(jié)算憑證等。企業(yè)應(yīng)定期檢查收款入賬的真實(shí)性、完備性、入賬及時(shí)性、及賬實(shí)相符性。(4)收款方式控制，要求盡可能采用集中收款方式，分散收款應(yīng)及時(shí)送交單位出納員。(5)坐支控制，即不得坐支銷貨款。坐支是指以現(xiàn)金收入直接支付現(xiàn)金支出，即不通過開戶銀行進(jìn)行結(jié)算。坐支極易產(chǎn)生收支混亂，給貪污、舞弊、偷漏稅款等提供機(jī)會，須嚴(yán)加控制。(6)出納員收妥每筆款項(xiàng)后，應(yīng)在收款憑證上加蓋“收訖”章。

3.貨幣資金支出控制

貨幣資金支出控制的目的是確保企業(yè)現(xiàn)金支出的真實(shí)、合理、合法和有效。其內(nèi)容包括:(1)支出的授權(quán)審批控制，要求企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的貨幣資金支出授權(quán)審批制度，明確審批人的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員辦理貨幣資金支出的職責(zé)范圍和工作要求，建立責(zé)任追究制度。正確處理一般授權(quán)和特殊授權(quán)、集體授權(quán)與個(gè)人授權(quán)、董事會授權(quán)和經(jīng)理授權(quán)、授權(quán)與擔(dān)責(zé)等的關(guān)系。(2)支出程序控制，包括每筆支出都應(yīng)有申請、單位負(fù)責(zé)人審批、會計(jì)主管審批、會計(jì)人員復(fù)核。(3)預(yù)算、定額控制，要求企業(yè)的貨幣資金開支應(yīng)當(dāng)與每年初制訂有全面預(yù)算，并報(bào)經(jīng)股東會批準(zhǔn)；經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算應(yīng)得到嚴(yán)格的執(zhí)行；年末應(yīng)認(rèn)真考核預(yù)算執(zhí)行情況，據(jù)以進(jìn)行獎懲。為保證預(yù)算得到貫徹執(zhí)行，各項(xiàng)支出必須事先制定開支定額，日常開支可實(shí)行定額備用金制度。重大開支應(yīng)實(shí)行招投標(biāo)確定支出額，日常物品的采購應(yīng)實(shí)行集中采購。(4)結(jié)算方式控制及支票控制，要嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金開支范圍的規(guī)定，開支盡可能使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算，嚴(yán)格限制現(xiàn)金結(jié)算；貨幣資金開支盡量實(shí)行集中辦理。支票保管使用與財(cái)務(wù)印章的保管使用需實(shí)行分工負(fù)責(zé)，空白支票不得事先簽名蓋章。應(yīng)參照外購收據(jù)的審查方法，定期對支票的保管、使用和入賬情況進(jìn)行審查。

4.貨幣資金保管控制

貨幣資金保管控制是為了保證貨幣資金的安全完整，防止侵占、挪用、貪污行為的發(fā)生。其內(nèi)容包括:(1)限制接觸控制。貨幣資金收付和保管只能由出納員負(fù)責(zé)，其他任何人員（包括單位負(fù)責(zé)人非經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)集體特別授權(quán)，不得接觸貨幣資金。）(2)庫存現(xiàn)金限額控制，要嚴(yán)格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額。(3)稽核檢查控制，出納員要自覺進(jìn)行經(jīng)常性的對賬工作，包括每日結(jié)出現(xiàn)金日記賬余額與自己所保管的現(xiàn)金核對相符，經(jīng)常與會計(jì)核對賬目等。(4)財(cái)務(wù)印章和會計(jì)檔案控制，要嚴(yán)格執(zhí)行定期現(xiàn)金突擊盤點(diǎn)，以及與銀行及時(shí)對賬制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。會計(jì)檔案應(yīng)由出納員以外的人員專門保管，重要檔案應(yīng)及時(shí)送交企業(yè)檔案部門保管，嚴(yán)格檔案保管、借閱和銷毀制度。（5）所有收付款原始憑證必須事先連續(xù)編號，并按順序使用，一次復(fù)寫，作廢的原始憑證應(yīng)加蓋作廢章后妥善保管。已開出的收付款原始憑證必須全部及時(shí)入賬。

三、貨幣資金內(nèi)部控制方法

貨幣資金內(nèi)部控制方法主要是不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、會計(jì)信息系統(tǒng)控制和內(nèi)部報(bào)告控制。

1.不相容職務(wù)相互分離控制

指將某些職務(wù)分別由兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或工作人員擔(dān)任，以避免或減少發(fā)生差錯(cuò)和弊端而進(jìn)行的控制。企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的組織分工和貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，即在組織機(jī)構(gòu)方案和向工作人員分配工作時(shí)，都應(yīng)考慮不相容職務(wù)的分離。這種控制方法要求單位按照不相容職務(wù)分離的原則，合理設(shè)計(jì)會計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。出納員不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。不得一人多崗，身兼數(shù)職，任何單位不得由一個(gè)人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。

2.授權(quán)批準(zhǔn)控制

這種控制方法要求單位明確規(guī)定，設(shè)計(jì)會計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。授權(quán)又分為一般授權(quán)和特殊授權(quán)，一般授權(quán)是指日常狀況下對正常業(yè)務(wù)事項(xiàng)的授權(quán)，具有一定的規(guī)律性和穩(wěn)定性。特殊授權(quán)是指特殊、緊急情況對正常或非常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的特別授權(quán)，常為應(yīng)急所用，這種授權(quán)方式具有一定的靈活性，但也常常蘊(yùn)涵較大的風(fēng)險(xiǎn)，一般都較謹(jǐn)慎。此外對重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批，并建立責(zé)任追究制度，有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。

3.程序、手續(xù)控制

任何貨幣資金的收付業(yè)務(wù)都應(yīng)按其業(yè)務(wù)規(guī)律建立管理手續(xù)制度。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制就是要使這一審批手續(xù)規(guī)范化、制度化，以減少某些不必要的開支，并揭示出與貨幣資金業(yè)務(wù)有關(guān)的其他業(yè)務(wù)在內(nèi)部控制方面的薄弱環(huán)節(jié)。貨幣資金的收付都必須填制或取得合法合理的原始憑證，并經(jīng)審批及復(fù)核后方可作為編制記賬憑證、登記賬簿的依據(jù)。

4.內(nèi)部報(bào)告控制

這種控制方法要求各單位要建立和完善內(nèi)部報(bào)告制度，全面反映單位的經(jīng)濟(jì)活動情況，及時(shí)提供業(yè)務(wù)活動中的重要信息，增強(qiáng)內(nèi)部管理的時(shí)效性和針對性，在貨幣資金控制環(huán)節(jié)，適時(shí)運(yùn)用內(nèi)部報(bào)告控制方法十分重要。其一，貨幣資金經(jīng)辦人對于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù)，有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告；其二，單位通過定期或不定期的進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)，可能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存不相符的情況；其三，通過報(bào)告單位貨幣資金收入、支出、結(jié)算情況并對下一階段貨幣資金流入、流出量進(jìn)行預(yù)計(jì)和推算，可以幫助單位負(fù)責(zé)人全面了解單位現(xiàn)金流量，為其做出正確投資、籌資決策提供基礎(chǔ)性資料。可見應(yīng)切實(shí)發(fā)揮好內(nèi)部報(bào)告控制方法的作用。

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