信息管理系統在工程項目中的運用

[摘要] “新經濟”時代的重要特征之一是“信息網絡化”，企業將加大應用信息技術的力度。在市場經濟高度發達的今天，價格因素越來越成為業主選擇承建商的最重要因素。本文就工程項目成本管理的難點進行分析，提出運用管理信息系統在項目成本管理中的重要性。

[關鍵詞] 新經濟 信息網絡化 管理信息系統成本管理

一、前言

我們正處在經濟形態急劇變化的“新經濟”時代，作為“新經濟”時代的重要特征之一是“信息網絡化”，企業將加大應用信息技術的力度，廣泛采用建立在現代信息技術基礎上的各種管理技術和決策手段。良好的企業社會信譽和施工質量無疑能為施工企業承接工程帶來優勢，但是，作為充分競爭的建筑行業，作為高度同質化的施工產品，價格因素越來越成為決定業主選擇承建商的最重要因素。因此，如何降低項目運營成本，加強項目成本管理是目前施工企業項目增強競爭力的重要課題之一。

二、項目的信息化管理概述

項目管理是近年來國際上興起的一門新興專業學科和技術。隨著項目，尤其是較大型的建設工程項目的啟動、規劃、實施等項目生命周期的展開，與項目有關的合同、圖紙、報告、文件、照片、音像、模型等各種各類紙介質和非紙介質信息會層出不窮地產生，對項目信息的管理變得越來越重要。項目信息管理的效率和成本將直接影響項目管理其他環節的工作效率、質量和成本。

很顯然信息處理始終貫穿著項目管理的全過程。如何高效、有序、規范地對項目全過程的紙介質信息資源進行管理，是現代項目管理的重要環節。隨著互聯網、多媒體數據庫及電子商務EC等以計算機和通信技術為核心的現代信息管理科技的迅猛發展，又為項目（特別是大型建設工程項目）信息管理系統的規劃、設計和實施提供了全新的信息管理理念、技術支撐平臺和全面解決方案。由此導入了項目信息化管理的全新觀念。

三、工程項目成本管理系統的應用及其控制流程和系統結構

信息網絡化的沖擊，不僅大大縮短了信息傳遞的過程，使上級有可能實時地獲取現場的信息和做出快速反應。并且由于網絡技術的發展和應用，大大提高了信息的透明度，削弱了信息不對稱性，從而對中間管理層次形成壓力。為更有效地控制項目實施成本，從而在激烈的市場競爭中保持企業競爭的價格優勢，在項目成本管理中引入管理信息系統是必要的和可行的。

在國內，已有很多企業在項目成本管理運用管理信息系統，目前，很多公司已在項目管理上全面推廣實施《工程項目成本管理系統》軟件。該軟件將工程施工管理中的進度計劃、合同、材料、機具、人工、分包、費用控制、財務監控等各項管理資源集成起來有機地整合在一個系統中， 充分利用各種信息資源，對施工項目的成本進行全過程的及時核算與控制，使施工項目成本始終處于受控狀態。通過運用該系統，施工管理人員可隨時掌握項目的成本信息，以達到降低成本、提高效率、增加效益的目的。

該系統在業務運作體系上分三個層次進行：工程項目部、分公司及總公司，工程項目部是原始數據采集來源，分公司數據庫服務器存儲所有工程的成本數據，而總公司主要執行一些查詢操作。包括項目中心、費用控制中心、合同管理中心、人工分包管理、采購中心和庫存管理、機具管理、系統管理、基礎數據管理等八個模塊。以下簡單介紹利用《工程項目成本管理系統》進行項目成本控制的模式。

1.工程項目成本管理流程。項目部借助成本管理系統軟件對施工過程的人工費、材料費、機械費、現場管理費和其它費用的產生過程進行計劃、控制、核算、查詢和分析。通過計算機網絡將各個獨立環節聯結起來，最終匯總到項目部。

2.工程項目成本管理系統結構。項目管理信息系統的基本結構包括系統的范圍、外部基本結構與處理流程及內部基本結構與處理流程三部分。項目管理信息系統的范圍與外部處理流程實質上是項目生命周期在信息管理過程中的邏輯展開，項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程是項目管理職能在信息處理過程中的客觀反映。項目管理信息系統的性能、效率和作用首先不取決于系統的內部結構與功能，而取決于系統的外部接口結構與環境，這是項目管理信息系統區別于企業管理信息系統的特點與規律。

四、工程項目成本管理系統實施的效果及其發展展望

經過多年的試運行、修改，工程項目成本管理系統軟件已基本成熟。應用工程項目成本管理系統軟件，在從以下方面提高施工項目的管理水平。

1.提高管理效率。成本資料信息資源共享，大大降低了現場管理人員的勞動強度，工作準確度提高，出錯率降低。現場管理人員可用更多時間與顧客溝通，做好服務，提高顧客滿意度。

2.竣工結算資料。能在項目施工的過程中，準確、及時地統計施工成本資料，在工程結尾時方便快捷地整理出整齊、統一的竣工結算資料，徹底改變以往工程完工后結算拖后現象。

3.工程經濟檔案。反映工程實施全過程成本資料的工程經濟檔案不僅有助于分析本工程實施情況，還可為今后的工程投標或實施提供有用的參考。

4.管理者決策。項目管理者能根據可靠的資料，迅速、準確地做出施工管理過程中的決策；而企業經營者可根據這些資料信息評估項目管理水平的高低。

5.企業管理資源。對已完工項目的成本資料進行分析整理，有利于進行成本分析以及對公司管理的不斷改進。

五、結語

總之，這個信息管理系統涵蓋了物料管理、生產計劃與控制、員工工資管理、應收賬款、應付賬款、合同管理等諸多功能，并涉及了企業流程再造，它通過利用信息技術，實現企業內部資源的共享和協同，克服企業中的官僚制約，使得各業務流程最大程度的無縫平滑的銜接，從而提高管理的效率和業務的精確度，獲得盈利能力的提高。它的順利實施無疑為企業降低項目成本，增強市場競爭力大有裨益。

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