商務英語函電中的語用合作原則及其運用

[摘要] 商務英語函電產生和服務于各種各樣的國際商務活動， 涉及國際貿易實務的各個環節，是國際商務往來最為經常使用的聯系方式。成功的商務英語函電必須遵循語用合作原則的四準則，做到內容準確無誤、完整具體、清楚簡潔、緊扣主題。

[關鍵詞] 國際商務英語函電語用合作原則

商務英語函電是國際商務活動的重要載體，是國際商務往來最為常用的聯系方式，其雙向交流的目的是使貿易雙方有效地進行思想、信息的交流，獲得相互理解與尊重，最終完成貿易。因此，商務英語函電質量的高低是商務成功與否的一個重要因素。增強商務英語函電的語用合作色彩，有助于商務英語函電寫作質量的提高。

一、語用合作原則在成功交際中的作用

美國哲學家Grice認為，在日常交際中人們總是遵守著一套相互合作的基本原則，相互配合， 相互理解，即會話合作原則(Cooperative Principle，簡稱CP)。為了有效使用語言達到交際目的，該原則要求每個交談者在整個談話過程中所說的話都應符合這次交談的目標或方向。Grice把合作原則劃分為四項準則:

1.數量準則(Maxim of Quantity):即傳遞的信息量適中，既要充足，又不能過多。

2.質量準則(Maxim of Quality):不要提供自認為不真實或缺乏足夠證據的信息。

3.關聯準則(Maxim of Relation):所提供的信息要與正在談論的內容相關。

4.方式準則(Maxim of Manner):避免晦澀、歧義的詞語， 話語要簡要、有條理。

由此可見，合作原則要求所提供的信息數量適中、內容簡明、真實可靠，切和主題，倍受關注。遵守了這些準則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。

二、商務英語函電中的語用合作色彩

1.商務英語函電用語上的語用合作色彩。商務英語函電產生并服務于國際商務活動， 反映與商務有關的專業內容，其遣詞造句、表達風格、意義和內涵都具有商業韻味，表述簡練而準確， 表達有力而溫和， 語氣堅決而不強悍， 用語嚴謹而不失風趣。 其行文通常嚴格遵守“7C”的寫作原則， 即禮貌(Courtesy)、體諒( Consideration)、完整(Completeness)、清楚(Clarity)、簡潔(Conciseness)、具體(Concreteness)、正確(Correctness)。而這“7C”原則與語用合作原則幾乎完全吻合。

2.商務英語函電內容上的語用合作色彩。商務英語函電內容反映貿易雙方在互惠互利的基礎上進行平等合作的商務活動，必須具體、明確且有說服力，不能使用含糊、概括性或抽象的語言。 使用具體的事實、數字和時間有助于達到具體的目的。商務英語函電具有很強的實踐性，以交際為出發點，以達成合作為目的。因此，商務英語函電必須遵循交際策略，圍繞既定商務目的，針對特定的內容、項目、場合而擬定， 只與雙方當事人或相關人員有關，其內容應是貿易雙方所關心的，能反映一定合作意愿的。

3.商務英語函電語篇上的語用合作色彩。商務英語函電語篇包括信函的格式及正文的篇章結構。其語篇結構常由三部分組成:第一部分，常為套語，按慣例提及上次的通信， 并簡述其內容;第二部分具體答復上次通信中提出的問題，并闡述其理由，該部分根據不同業務情況可分成數段;第三部分寫信人提出問題或請求。三部分皆圍繞交流與合作展開，力求達成一致，成功合作。

三、語用合作原則在商務英語函電中的運用

每一封外貿信函本質上都是一個交際事件（程岸，1996）。同時，接受方對信息的理解是否和發出方的意圖保持一致以及發出方的意圖是否通過信息的傳遞得以實現通常是評判商業信息的傳遞是否成功或有效的標準。這就決定了商務函電的寫作必須遵循語用合作原則，體現合作色彩。

1.質量準則要求商務函電準確無誤(Correctness)。質量準則要求說話真實，有根有據。商務英語函電是有關國際商務活動的商業信件，涉及貿易雙方的權利與義務，要求使用的語言和提供的信息和數據精確無誤，以免造成不必要的糾紛。因此，質量準則將發揮不可替代的作用。要遵循質量準則，函電所傳遞的信息就必須準確無誤。這不僅指英語語法、單詞拼寫、標點符號及格式準確，還包括精確的信息、數據、恰如其分的表達和商務專用術語。如:The goods supplied are exactly equal to the samples.→The goods supplied are similar in quality to the sample。商業貿易離不開數字， 應特別注意數字表達的準確性， 避免“差之毫厘， 失之千里”。如:from5% to 10%(including5% and 10%)，7月10日或之前(on or before June 10)。

2.數量準則要求商務函電完整具體（Completeness and Concreteness)。數量準則要求所提供的信息恰到好處，只提供對方所需信息，不提冗余信息。按照數量準則的要求，商務函電所傳遞的信息必須完整(Completeness)具體(Concreteness)。這樣的函電既可以達到交流的目的，又能節約大量的商務時間，提高工作效率。例如，接受對方報盤時，最好把交易條件全部闡明，或具體說明接受報盤的根據是什么(如報價單等)，因為接受報盤的函件實際上已是成交合同，此類信函一旦發出，被對方收到，即對雙方都具有法律約束力，若內容不完整，就有可能引起不必要的糾紛。

評判商務函電的信息是否完整，首先要看它能否達成預期目的和及時獲得對方答復。因此，在擬寫商務函電時應注意：對方所需何信息，是否完整地陳述了一切相關事務和是否完整回答了所有問題，這可概括為“5Ws”(who， what，when，where，why)和“1h”(how)，即誰訂貨、訂什么貨、何時交貨、貨運至何處、如何付款，如有特殊要求還應解釋為什么。

具體(Concreteness)是指商務英語函電中的信息必須明確且有說服力，使用具體的事實、數據和時間以達到具體的目的。在撰寫商務函電時，作者首先要注意提供具體的數據和事實，如：

Our product has won several prizes.(Vague)

Our Hair Washing Machine has won first prizes in four national contests within the past three years.(Concrete)

上述兩例句，第二句提供了具體的產品名稱，具體的時間，具體的獎項和數量，給對方提供關于我方產品更準確詳盡的描述，從而傳遞更具體更有說服力的信息。

其次要多用主動語態和表示主動意義的詞，如：

The status of your account will be checked and confirmed (passive)

We will check and confirm the status of your account (active)

由上兩句可看出：使用被動語態，到底由誰負責核實對方帳戶的情況這一問題不清楚、不確定，而改為主動語態，對該問題的態度則顯得較為積極和肯定。

再次要避免使用表達時間的模糊詞，特別在規定裝船、發貨和開立信用證的時間時，絕不允許使用如“as soon as possible”，“at once”，“immediately”等模糊詞，應使用具體的日期或時間限制，否則會帶來無法估量的經濟損失和不必要的麻煩。

3.方式準則要求商務函電清楚簡潔（Clarity and Conciseness）。方式準則要求信息簡明扼要，避免歧義。根據這一準則，商務函電必須清楚簡潔。簡潔(Conciseness)是在遵循信息的完整性、正確性并不失禮儀的原則下，盡量使用少的文字來傳遞信息，以節省時間，突出重點。作者寫作時應盡量用簡短、易懂、直接、樸素的英語，避免不必要的重復、冗長的話語、過時的商業行話，直截了當地表述意圖。清楚要求避免有生澀難懂之處，文中不得有含糊不清的思想、不得有模棱兩可的措辭。一封含糊不清，詞不達意的書信會引起歧義、產生誤會，甚至會造成貿易損失。

要做到清楚簡潔，首先要多用簡短常用的詞匯和句子，盡量用單詞代替短語，如用enclosed代替enclosed here with，用短語代替句子，如用please write to us 代替please don’t hesitate to call upon us。其次要避免使用多義詞或詞義模糊的詞，商務函電的目的是傳遞信息，傳遞信息的目的是進行交流，而不是用一些生僻詞匯或復雜句型給對方的理解帶來額外負擔或炫耀自己的語言功底。如:As to the steamers sailing from Shanghai to Singapore， we have bimonthly direction services. 其中“bimonthly”既表示“每月兩次”又表示“兩月一次”，易引起歧義，應將該句改寫為:

(1)We have semimonthly direct sailings from Shanghai to Singapore.（我們每半個月有一班從上海到新加坡的直航)

(2)We have two direct sailings every month from Shanghai to Singapore.(我們每月有兩班從上海到新加坡的直航)

(3)We have one direct sailing every two months from Shanghai to Singapore.(我們每兩個月有一班從上海到新加坡的直航)

4.關聯準則要求商務函電緊扣主題。關聯準則要求函電內容緊扣雙方目前的交易，不提無關信息。商務運作講究快速、高效，時間就是金錢，商務英語函電一定要緊扣主題，就事論事，切忌談無關業務之事，因為這既浪費時間，又容易引起內容混亂，影響主題的表達。

緊扣主題首先是指直入主題。在信函開頭堆砌一些華麗的辭藻也許剛開始會吸引人的注意力，但若不能很快進入主題，讓對方知道能給他帶來什么好處，對方會很快失去興趣，甚至不會接著看下去。所以，在信函開始就直接點題，明確態度。尤其在回復來函時，最好在開始提及對方來函日期和核心內容，甚至是對方的信函編號，再回答對方的問題和提及自己的愿望及要求，其目的是使對方讀到你的復函時明白其意，從而斷定該信的重要性，以便迅速處理相關事宜。如：

Dear Sir:

Thank you for your quotation of August 19 and for the samples of shoes you send us.

We appreciate the good quality of your shoes， but unfortunately your prices appear to be on the high side， even for shoes of this quality. We regret that at these prices we cannot place an order. We， however， like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to introduce your goods to our customers?

Yours faithfully，

Joseph Black

其次要注意“先人后己”。擬寫函電時“你的觀點（you-attitude）”在先，“我的看法(we-attitude)”在后， 設身處地為對方著想，把他的要求、希望、興趣等考慮在內，盡量用肯定的語氣，避免否定的語氣，抓住對方關注的中心問題，掌握對方心理，且盡可能強調對方的重要性，說服對方，達到交流的目的。

總之，商務英語函電寫作目的性強且涉及到人際交流的方方面面，具有獨特的語言和文體風格。商務英語函電寫作不僅要格式美觀，拼寫正確，標點得當，更要注重內容準確無誤、完整具體而又清楚簡潔、緊扣主題。只要掌握了正確的商務英語函電寫作方法，遵循語用合作原則，撰寫出的商務函電就容易被對方理解和接受，能促進雙方貿易順利開展。