強化內審檔案管理 擴大檔案利用范圍

[作者簡介]曹玲(1975—)，女，黑龍江齊齊哈爾人。助理會計師，主研方向：內部審計。

[摘 要]內審檔案是人民銀行內部審計工作的重要組成部分，它是內部審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究內部審計工作歷史的重要依據。當前，人民銀行在履行內部審計職能工作中，愈加意識到審計業務檔案管理工作的重要性。增強內審檔案管理與利用的思想意識，規范操作行為，強化檔案管理，充分利用內審檔案，對促進內部審計監督作用的有效發揮至關重要。

[關鍵詞]內部審計；檔案；管理與利用

[中圖分類號]F83／G271[文獻標識碼]A[文章編號]1009—2234(2007)01—0149—02

內部審計檔案是指內部審計機構在進行審計監督或審計調查活動中直接形成的，依據有關法律、法規和規章、制度應保存或者具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。內部審計檔案是各單位或部門檔案管理的重要組成部分，為加強內審項目檔案管理，有效保護和利用內審項目檔案，實現內審項目檔案管理科學化、規范化，本文就如何強化內審檔案管理，擴大內審檔案利用范圍談幾點淺見。

一、內審檔案在人民銀行內審工作的重要性

內審檔案是人民銀行內部審計工作的重要組成部分，它是內部審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究內部審計工作歷史的重要依據。從發展趨勢看，內部審計的范圍正不斷擴展，從事后監督審計向事前、事中和后續審計延伸。這一變化對內部審計檔案工作提出了更新、更高的要求，建立完整而系統的內審檔案具有重要的作用。

(一)為提高人民銀行內部審計工作質量積累資料

目前人民銀行內部審計工作的質量還沒有達到應有的水準，需要進一步提高和完善。通過建立人民銀行內部審計檔案，可以較為系統地總結人民銀行內部審計實踐中的經驗和教訓，不斷摸索人民銀行內部審計工作的規律，為人民銀行內審的規范管理創造條件。

(二)為人民銀行內部審計理論的研究提供素材

審計理論來源于審計實踐，而審計實踐的具體詳細記錄就體現在審計檔案中，因此人民銀行內審檔案所積累的各種案例資料，為人民銀行內部審計機構進行審計學術理論研究提供了豐富的素材。

(三)為人民銀行內部的連續審計提供資料

人民銀行內審檔案包括人民銀行內部審計工作中的所有重要資料，它系統而完整地反映了人民銀行內部審計過程的基本情況。它可以作為審計工作結束后復核和備查的依據，也可以為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。人民銀行基層行在開展審計監督工作中，有些審計項目連續性很強，為了縮短審計周期，審計人員可以充分利用以前年度的審計檔案進行審計，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。

二、強化人民銀行內審檔案管理應采取的措施

當前，人民銀行在履行內部審計職能工作中，越來越強烈地意識到審計業務檔案管理工作的重要性。雖然近幾年在審計業務檔案管理工作中也作了一些努力，但是，由于起步較晚，研究探索較少及重視程度不夠，從總體上說，人民銀行審計檔案的歸檔、管理工作還比較落后，處于不完善狀態，還有許多方面不適應現代化檔案管理的要求。因此，增強內審檔案管理的思想意識，規范操作行為，強化檔案管理，對促進內部審計監督作用的有效發揮至關重要。

(一)提高對內審檔案管理重要性的認識。

內審檔案是人民銀行檔案管理的重要組成部分，提高對內審檔案管理重要性的認識和重視程度，是做好人民銀行審計監督工作的前提。隨著人民銀行內部審計范圍的不斷擴大，內審業務量也在逐年增加，各級領導及內審部門應將內審檔案管理作為一項重要的工作來抓，安排既懂審計業務又懂檔案業務的專業人員從事此項工作。明確內審檔案管理人員的任務和職責，改變過去重審計項目的實施，輕審計項目歸檔管理的觀念，不斷加強與完善內部審計的檔案工作。

(二)提高人民銀行內審檔案管理人員的素質。

做好內審檔案管理工作，領導重視是前提，制度健全是保障，人員素質是關鍵。審計檔案是一項專業性較強，內容繁雜瑣碎的工作，需要一支業務熟練、工作細致、相對穩定的專(兼)職審計檔案員隊伍。同時，還要加強內審檔案人員的業務培訓，鼓勵其不斷學習先進的檔案管理規定和方式方法，對檔案人員進行專門的計算機技能培訓，以適應電子文件和電子檔案管理的需要，實現檔案信息管理的現代化。

(三)增強人民銀行內審檔案的安全防范意識。

檔案安全保管是檔案工作的重中之重，檔案安全得不到保證，其他工作都無從談起。確保檔案安全，是檔案工作者必須應盡的責任，檔案安全出了問題無法補救。內審檔案工作人員，特別是領導干部，思想上要時刻繃緊檔案安全管理這根弦，要以高度負責的態度，堅持“安全第一，預防為主”的工作原則，牢固樹立“隱患險于明火，防范勝于救災，責任重于泰山”的安全責任意識，堅決防止和克服麻痹、松懈和僥幸心理，加強對檔案安全管理工作的領導，進一步采取有效措施，確保檔案安全。

(四)堅持以優秀審計項目檔案為標準，認真整理歸檔。

每項內審工作完成后，對審計資料要嚴格按照《中國人民銀行內審項目檔案管理辦法》、《中國人民銀行內審優秀項目評選辦法》等有關規定，實行誰審計誰立卷；邊審計邊收集整理；“審結卷成”的原則，認真做好審計資料整理歸檔工作。首先按結論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進行排序，去掉金屬物，對破損的材料及時進行修補，字跡模糊的進行復制，與原件一起存放；然后再進行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計案卷進行立卷歸檔，及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規則及時進行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級確定準確，實現內審項目檔案管理規范化，為進一步提高內審工作質量和工作效率打下良好基礎。

(五)妥善保管，有效保護和利用內審項目檔案。

按照上級行要求，應確定專門的檔案管理人員，負責內審項目檔案的保管、借閱工作，設置《內審項目檔案移交、借閱登記簿》。內審項目檔案由項目主審人負責整理裝訂后，及時將檔案移交給檔案管理人員。在辦理移交、借閱手續的同時，檔案管理員對其案卷的完整度進行審核，并詳細填寫《內審項目檔案移交、借閱登記簿》。同時按要求將檔案存放在專門的鐵柜中加鎖，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實現內審項目檔案管理的規范化、科學化。

(六)建立統一的內審項目檔案管理系統。

在以往的內審工作環境中，主管行領導若想了解現場審計的工作進程，則必須通過傳真、電話等方式進行了解。根據此問題及其現代人工管理方式，建議開發一套切合人民銀行內審工作需要的電子化內審文檔管理系統。利用內審的數據資源、電子信息與計算機技術，幫助內審建立卓有成效的內審信息檔案管理系統，它的建成將突破傳統的管理模式，對內審工作的開展將更加科學，格式更為規范統一，使檔案管理向“無紙化”方向邁進，并加強內審部門與行領導、上下級、其他部門之間的業務聯系，在可共有信息資源下實行共享，促進相互協作和支持。

三、擴大人民銀行內審檔案的利用范圍

內審檔案作為人民銀行審計成果的反映，其利用和使用范圍很廣。通過對內審檔案的整理利用，即可以作為開展各項審計工作的備查和重要參考依據，也可以為有關部門和人員了解相關審計情況提供證明材料。

(一)定期對內審檔案進行整理，歸納優秀的審計成果，編撰各種參考資料。進一步擴大審計成果的使用范圍和深度，促進被審計單位加強管理，使各單位制定相應的制度和措施，防患于未然。內審檔案也可以作為內審人員教育與培訓的教材，是審計知識在具體實踐中應用的典范。內審檔案還能將不同時期的法律規章制度對同一審計事項規定的演變過程顯示出來。

(二)擴大內審檔案的借閱范圍，實現審計成果共享。因為內審檔案屬于秘密文件，所以一般而言，借閱內審檔案，應當限定在審計部門內部。凡需將內審檔案借出內審部門的，應經部門領導審批。擴大內審檔案的使用范圍，能滿足紀檢部門、財務部門、組織(人事)等部門查閱的需要。審計檔案的適度公開，也可以促進審計質量的提高，使內審工作置于廣泛的監督之下，便于各部門對審計部門提出質量要求，提高審計服務于管理的目標。

(三)可作為對同一單位實施下一輪審計的重要參考依據。每項內審工作結束后所形成內審檔案，是審計部門對同一單位進行下一輪審計的重要參考依據，以進一步了解該單位對上一輪審計發現問題的整改情況及演變過程；對某一項目進行后續審計時，對相關單位、相關項目上一輪審計檔案的利用尤為重要，也是唯一審計參考依據。領導干部任期履職審計相關檔案資料甚至可以歸入個人干部管理檔案，以作為人事部門考核、任用領導干部的重要參考依據。通過查閱以往的審計檔案，加上審前調查，可以評估審計風險，制定審計工作方案，確定審計手段和方法。

[責任編輯：楊永波]