加快高校檔案數(shù)學(xué)字化過(guò)程的思考

高校檔案不但是學(xué)校文獻(xiàn)信息中心，也是為教學(xué)和科研服務(wù)的教育學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，現(xiàn)代信息技術(shù)是影響檔案發(fā)展最深刻的環(huán)境因素。高密度的信息儲(chǔ)存技術(shù)，高速度的信息傳遞技術(shù)，高效率、高質(zhì)量的信息查詢(xún)技術(shù)。在變革了人們生產(chǎn)、收集、組織、傳遞和使用知識(shí)信息的方式的同時(shí)，也使信息服務(wù)的機(jī)制、結(jié)構(gòu)以及服務(wù)手段發(fā)生了巨大的變化。如何將一些先進(jìn)的信息技術(shù)結(jié)合運(yùn)用到圖書(shū)館的管理和服務(wù)中，用這些技術(shù)來(lái)促進(jìn)日常工作，改變檔案管理的傳統(tǒng)模式，致力于營(yíng)造以知識(shí)導(dǎo)航為服務(wù)觀念的發(fā)展環(huán)境，不再只局限于向使用者提供可使用檔案，還提供所有網(wǎng)絡(luò)上的可利用的檔案，協(xié)助教學(xué)和科研是目前我們高校檔案的工作重點(diǎn)。

一、高校數(shù)字化檔案的特征

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼存儲(chǔ)與傳輸技術(shù)等的全面普及，使得人們對(duì)檔案信息的加工、存儲(chǔ)、查詢(xún)、利用等方面有了新的要求。因此，數(shù)字檔案也就應(yīng)運(yùn)而生，它是一個(gè)新生事物，它的所有載體的信息均能以數(shù)字化的形式獲得，包括所有聯(lián)機(jī)采購(gòu)、編目、公共查詢(xún)；對(duì)各種信息資源的檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)組織讀者訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，如電子檔案、電子圖片、聲像資料、多媒體資料等；用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案的服務(wù)；數(shù)字檔案利用網(wǎng)絡(luò)連接到全球各個(gè)角落，讓人們很方便地共享資源。數(shù)字檔案有如下特征：

1．?dāng)?shù)字檔案是一個(gè)分布式的群體，通過(guò)寬帶高速互連的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，把大量分布在一個(gè)單位或一個(gè)地域的眾多檔案信息資源單位組成聯(lián)合體，把不同地理位置上及不同類(lèi)型的檔案信息按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)加以有效存儲(chǔ)、管理并通過(guò)易于使用的方式提供給使用者，超越空間和時(shí)間的約束，便于使用者在任何時(shí)候、任何地方都可以在網(wǎng)上遠(yuǎn)程跨庫(kù)獲取任何所需的信息資源，達(dá)到高度的資源共享。

2．?dāng)?shù)字檔案是面向服務(wù)對(duì)象的數(shù)字化多媒體信息庫(kù)。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)已不限于印刷體，它具有文本、聲、光、圖像、影視等多種媒體，其存儲(chǔ)的載體也相應(yīng)的有光盤(pán)、錄音帶以及各種類(lèi)型的數(shù)字化、電子化裝置，它通過(guò)多媒體、超文本、超媒體等技術(shù)，提供智能化：的信息檢索手段，向使用者展示各種生動(dòng)、具體、形象、逼真的信息。

3．?dāng)?shù)字檔案是與平臺(tái)無(wú)關(guān)的數(shù)字化資源集合。數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)異種數(shù)據(jù)庫(kù)之間、服務(wù)之間、工作站之間的可互操作性，并正在探索深層語(yǔ)義上的可互操作性。它采用一種聯(lián)合式或協(xié)調(diào)性軟件，從類(lèi)型相似的數(shù)據(jù)對(duì)象和服務(wù)中，取得一致性和連貫性檢索內(nèi)容。

4．?dāng)?shù)字檔案具有強(qiáng)大的信息傳播與發(fā)布功能。數(shù)字檔案的服務(wù)方式與傳統(tǒng)檔案的管理有著重大的差別，它變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)發(fā)布和傳播各種檔案資源的信息，對(duì)使用者進(jìn)行“引導(dǎo)”或“導(dǎo)航”，向使用者提供多種語(yǔ)言兼容的多媒體遠(yuǎn)程數(shù)字信息服務(wù)。

二、高校數(shù)字化檔案建設(shè)的技術(shù)保障

數(shù)字信息檔案是一個(gè)開(kāi)放式的硬件和軟件的集成平臺(tái)，通過(guò)對(duì)技術(shù)和產(chǎn)品的集成，把大量的各種信息載體數(shù)字化，將它們組織起來(lái)在網(wǎng)上服務(wù)。

1．各種載體的數(shù)字化。將檔案信息的各種文字、圖像等，利用計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備，將這些資料數(shù)字化。

2．?dāng)?shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理。數(shù)字檔案信息大多數(shù)采用客戶(hù)機(jī)／服務(wù)器的模式。客戶(hù)、檔案管理服務(wù)器和對(duì)象服務(wù)器構(gòu)成信息傳遞的核心結(jié)構(gòu)。檔案管理服務(wù)器主要管理數(shù)據(jù)的目錄、索引和查詢(xún)。而對(duì)象服務(wù)器則用于管理數(shù)字化的對(duì)象(即各種類(lèi)型載體的原檔案)，當(dāng)對(duì)象數(shù)據(jù)直接到達(dá)客戶(hù)的時(shí)候，就實(shí)現(xiàn)了檔案對(duì)象數(shù)據(jù)的傳送，它存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)量是巨大的。

3．組織有效的訪問(wèn)和查詢(xún)。文本類(lèi)型的文件檢索，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上的快速全文檢索軟件：如何為多媒體信息檔案建立索引，讓用戶(hù)進(jìn)行有效的查詢(xún)，也是當(dāng)前研究的熱點(diǎn)之一。

4．權(quán)限管理和版權(quán)保護(hù)。數(shù)字檔案信息的安全性顯得很重要，它要有一般計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理功能，要重視各種類(lèi)型用戶(hù)的權(quán)限管理；更重要的是，必須用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)確保資源不被濫用。

三、高校數(shù)字檔案建設(shè)應(yīng)解決的問(wèn)題

1．加強(qiáng)高校檔案信息數(shù)字化的人力資源建設(shè)。人力資源，即數(shù)字檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲(chǔ)備人才，是建設(shè)數(shù)字檔案的關(guān)鍵。建設(shè)數(shù)字檔案必須確立：“以人為本”。傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代的工作人員的工作基本模式是人與紙的結(jié)合，或者說(shuō)是以紙為媒介與用戶(hù)的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而數(shù)字檔案時(shí)代檔案員工作的基本模式是人與計(jì)算機(jī)的結(jié)合，也就是所謂的“人機(jī)結(jié)合”，工作人員得通過(guò)計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時(shí)代檔案員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案學(xué)的知識(shí)，又要兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)，即是通才、復(fù)合型的人才。數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展離不開(kāi)高素質(zhì)人才。數(shù)字檔案工作要求管理人員具有較高學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，需要掌握多方面知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才，只有擁有這樣一批既具有深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熟練的網(wǎng)絡(luò)技能，又具有良好的文化修養(yǎng)，同時(shí)還具備獲取、組織、傳播信息能力的新型檔案員，數(shù)字檔案事業(yè)才可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)對(duì)檔案管理、服務(wù)及其館員的影響是深遠(yuǎn)的，隨著數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理必然將朝著“數(shù)字化檔案”的方向發(fā)展。

2．提高數(shù)字化資源。數(shù)字化資源建設(shè)是發(fā)展數(shù)字檔案的前提條件，不然，檔案的數(shù)字化發(fā)展猶如無(wú)米之炊、無(wú)本之木。數(shù)字化資源建設(shè)要立足于做好以下兩個(gè)方面的工作：一是學(xué)校資源數(shù)字化；二是社會(huì)資源館藏化。學(xué)校資源數(shù)字化，就是根據(jù)各高校的學(xué)科特點(diǎn)、科研方向和日后的發(fā)展規(guī)模，建立個(gè)性化的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)目錄檢索、主題檢索和全文檢索；同時(shí)，還可根據(jù)教學(xué)和科研的需要，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)作數(shù)字化技術(shù)處理，在此基礎(chǔ)上建立全方位搜索引擎，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上輕松使用和下載。社會(huì)資源館藏化，指對(duì)社會(huì)上已數(shù)字化的信息資源進(jìn)行收集、整合和利用，大力拓展網(wǎng)上資源，通過(guò)對(duì)信息的搜索、跟蹤和過(guò)濾，將有關(guān)資源分門(mén)別類(lèi)地加以組織，供教師、學(xué)生使用以及社會(huì)上有關(guān)人員使用。

3．創(chuàng)新組織模式數(shù)字檔案是一種嶄新的檔案形態(tài)。建設(shè)數(shù)字檔案，必須要構(gòu)筑一個(gè)能與之相匹配的新的組織模式。對(duì)此，我們通常可以從三個(gè)層面去理解：一是從數(shù)字檔案構(gòu)成要素去理解，即數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布管理；二是從技術(shù)層面去理解，主要包括用戶(hù)接口、預(yù)處理系統(tǒng)、查詢(xún)系統(tǒng)和對(duì)象庫(kù)等基本構(gòu)件；三是從社會(huì)組織系統(tǒng)方面去理解，作為社會(huì)整個(gè)的數(shù)字檔案與行為個(gè)體的高校數(shù)字檔案之間各自的組織結(jié)構(gòu)及相互關(guān)系。按主題進(jìn)行部門(mén)設(shè)置、工作分工的數(shù)字檔案組織模式，是對(duì)傳統(tǒng)檔案組織模式的創(chuàng)新，大大精簡(jiǎn)了傳統(tǒng)檔案管理的龐大工作部門(mén)，便于按學(xué)科、按工作性質(zhì)加以劃分，著重、著力于對(duì)信息的采集、整合、傳播，突出信息咨詢(xún)服務(wù)，有利于優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)配置，降低管理成本，提升管理效能。

4．高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)量力而行、因“校”制宜．高校檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)信息化工程的有機(jī)組成部分，是一項(xiàng)子工程，不應(yīng)搞“小而全”、“大而全”，應(yīng)遵循整體性原則，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的原則取向是：因“校”制宜、科學(xué)規(guī)劃、準(zhǔn)確定位、特色鮮明、逐步推進(jìn)。互聯(lián)互動(dòng)，網(wǎng)絡(luò)資源共享，是社會(huì)信息化建設(shè)的基本原則，高校數(shù)字檔案的建設(shè)也要遵循。

(作者單位：廊坊師范學(xué)院教務(wù)處)