怎樣管理ＳＯＨＯ

　　
　　隨著網絡技術的發展，工作以項目為核心的發展趨勢日益明顯，員工居住地越來越分散，SOHO正是順時而出現。它是Small office(小辦公室)／Home office(居家辦公室)的縮寫，是指個人以自己的居所為辦公室從事工作的小型事業體。這種相對自由的工作方式，現在只被少數單位所采用，更多的人正期待著這種工作方式。
　　
　　SOHO的發展現狀
　　
　　調查顯示，受過高等教育的人群，采取居家辦公的工作形式比較多。居家辦公成為未來發展的趨勢。一是科學技術的發展使居家辦公具備了條件；二是隨著城市化規模的擴展，員工的家居地與工作地的距離不斷增大。這兩個因素使得居家辦公必要且可能。員工喜歡居家辦公的最重要原因是感到舒適，但居家辦公缺乏與同事和客戶“面對面”的交流。
　　現在，從事信息密集型行業的人數，將逐漸超過從事傳統服務業和制造業的人數。現代化的通訊手段，電子郵件、網絡會議的使用，將成為人們工作聯系的主要方式。
　　據統計，在美國已有3000萬人在家中遠程辦公，占美國工作人口的16~19%。Olsten公司進行的一次年度調查顯示，56%的北美公司永久性或試驗性地允許其雇員居家辦公。其中82%的高科技公司、新聞媒體和出版業都推廣了居家辦公形式；保險公司緊隨其后，有67%；服務和批、零公司次之，為62%；公用事業和公交公司比例為71%。
　　在我國，特別是在大中城市，越來越多擁有良好知識背景和雄心壯志的中青年人，已經加入到自由的白領世界中。據統計，在上海的居家辦公人員就有70萬，在北京，這個數字已經超過100萬。居家辦公，正在成為現代勞動市場就業的重要發展趨勢。
　　
　　SOHO面臨的問題
　　
　　我們盡管看到了SOHO的未來發展前景，但是如果缺乏慎重考慮和設計，實施居家辦公可能適得其反，成本不降反升。這主要有技術設備的投資、員工士氣的降低、生產率的損失等而產生的成本，會給雇主帶來許多問題。
　　SOHO給現代企業界管理帶來很多新問題，這就是管理跨度、管理難度的增大。這對管理者素質和管理方式形成了一種挑戰：管理者需要眼觀六路、耳聽八方，需要做千手觀音，相應的管理方式也要從傳統的“剛性管理”向現代的“柔性管理”過渡。這種工作方式不僅涉及員工與主管之間的“SOHO”協議，而且還包括員工運用自己的判斷力完成工作。這就要求企業的政策、組織結構、管理風格以及工作設計等發生一系列的變革。
　　
　　SOHO的好處
　　
　　我們應該看到SOHO所帶來的好處。美國《空氣清潔法案》，要求許多城市減少員工在上下班路途上的往返交通。據估計，辦公方式由集中走向分散，將使城市交通流量減少30~40％，大大緩解能源交通緊張和車輛尾氣排放而引起的社會和環境問題，緩解了上、下班高峰時段的交通堵塞程度，有利于減少市區辦公和生活垃圾（辦公廢紙和午餐飯盒等），保護環境。減少員工的舟車勞頓之苦，有利于留住員工；增加人員招聘的靈活性；以獲得較高的生產率收益。
　　
　　怎樣管理SOHO
　　
　　SOHO建立網絡系統需要很多的投資。一些小企業發現，其公司的信息系統不能處理大量員工在同一時間從遠程地點注冊。對于小企業來說，居家辦公計劃的短期成本可能相當大。在制定正式的居家辦公計劃之前，企業必須進行技術可行性評價，以預測和調整由于技術方面的不適當而可能遇到的任何問題。
　　SOHO的網絡系統建立起來后，不要忘了對員工的工作績效進行評價。公司對員工的遠程監督與現場監督基本相似。不論其下屬在哪里工作，主管人員都可以監督下屬的工作進展并提供反饋和建議。居家辦公沒有妨礙管理人員行使這些職能。公司要制定居家辦公員工的工作績效評價體系，對每一個居家辦公的員工都有一套明確的、可衡量的目標，并對這些目標進行評價。惠普公司發現，由于長期實行目標管理計劃，管理人員容易接受居家辦公的方式。思科系統公司是加州硅谷的一家網絡公司，也利用其精心建立的目標管理方式，對6600名員工中10％的人實行全面的居家辦公計劃，讓他們所有的工作都在家進行。但采用這種方法，須有完善的制度，評價員工的生產率和工作績效。
　　另外，SOHO所帶來的有關費用承擔，這是SOHO管理中，一個不容忽視的問題。是否給員工提供家庭辦公設備，取決于其在家與在辦公室工作的頻率，以及由于減少了辦公室空間需求而可能節省的成本。Autodesk公司是舊金山地區一家多媒體軟件開發公司，他們制定了三個層次的居家辦公計劃進行成本管理，為員工提供了不同的辦公室安排。第一層次由每星期至少居家辦公四天的員工組成，分配20名員工使用8個“旅店性質”的辦公桌，這類員工在確定到辦公室工作時，先要在接待員那里預定。第二層次由每星期至少居家辦公兩到三天的員工組成。公司為這類員工指定一個共享的辦公空間。第三層次由每星期在辦公室工作四到五天的員工組成。這類員工的辦公空間比其他類員工的辦公空間大。
　　SOHO的網絡系統建立了，員工的績效評價體系也制定了，這時就要選擇合格的員工了。首先要審查員工的本職工作是否適應居家辦公，這種方式能完成有關崗位的多少工作任務。讓員工參與這一過程很有意義，如果在遠離辦公室的地方無法創造最佳工作績效，他們會自行選擇退出居家辦公計劃。此外還必須注意到員工的個人特點。居家辦公通常要求員工比在單位工作的員工具有更強的內驅力，更好的組織性和時間觀念。要求員工完成自我評價問卷，讓他們檢查自己的工作職責、個性特點、工作風格，幫助他們認識居家辦公對他們個人而言的優缺點。
　　SOHO也會發生辦公室辦公所面臨的問題，譬如，SOHO時發生員工傷害。居家工作空間是公司工作空間的擴展，因此，在規定的工作時間內發生與工作有關的傷害和事故，還是由雇主負責。所以，雇主要在居家辦公協議中加上一個條款：允許雇主對家庭辦公區域進行現場檢查，以確保那里的工作條件安全。這種檢查，一般是在居家辦公員工認同的時間里進行的。
　　SOHO實施了，但許多管理人員對SOHO卻感到不適應，對于下屬離開辦公室工作感覺到不舒服，這主要是由于他們沒有經歷過居家辦公計劃。成功的居家辦公計劃，包括對管理人員及員工進行某種形式的培訓，以便取得高績效。培訓內容包括有效的時間管理、與同事及客戶溝通、家庭辦公室的建立、工作流程的變化、項目報告以及如何實施目標導向型工作績效計劃。
　　管理人員還必須接受有關信任與控制的培訓，學會建立信任，減少控制，打消不允許員工居家辦公的想法。主管人員要建立與居家辦公下屬進行溝通的系統，通過該系統使雙方都感到順暢。要經常安排反饋討論會，會議方式可以是與會人員親臨會場，也可以是遠程會議。Autodesk公司要求居家辦公者簽署一份“登記報到”的協議，頂頭上司、電信系統以及同事都要遵循協議規定的事項。簡言之，即使員工在家辦公，仍要對辦公室所發生的事情負責。思科公司的要求更嚴格，它鼓勵員工定期到團隊成員家工作，以保持直接聯系。
　　信息時代的SOHO正在改變企業的運作方式。在那些與技術有關的行業，如果組織在將來不能提供居家辦公方式的話，那么在留住和吸引員工時，組織就不具備優勢了。因此，從企業發展的戰略高度來看，SOHO將被更多的企業所采用。這樣，企業的工作方式更加靈活，員工的工作情緒更加輕松，企業的發展也更加順利。
　　（作者系廣東商學院管理學院講師）