民營小企業內部管理控制

小企業是最具有創新活力也是最具有變化特性的群體。無論在發達國家還是在發展中國家，小企業在國民經濟中都占據著重要的地位。民營小企業是中國未來經濟發展的亮點，民營小企業的管理應該得到理論界的重視。在20世紀50年代，美國的經濟學家開始關注內部管理控制的理論與案例研究，通過審視某些成功的和不成功的管理者的管理行為，指出在企業生存的過程中，內部管理控制的重要作用。在中國，內部管理控制的理論研究才開始起步，內部管理控制雖然不是造成小企業經營興衰的唯一原因，但是小企業的失敗總離不開內部管理控制的因

素，根據小企業自身的特點和經營管理的需要，建立健全內部管理控制，是十分必要的。

一、內部管理控制的涵義

所謂管理，就是在特定的環境下，對組織或自然人所擁有的資源進行有效的計劃、組織、領導、控制和創新等一系列活動，以便達成既定目標的過程。內部管理控制是指為執行組織（企業）戰略，管理者向組織（企業）內其他成員施加影響的過程。這一過程包括計劃組織應該做什么；如何協調組織中不同部門的行為；怎樣在企業中傳遞信息和評價信息；企業經營中如果出現偏差，管理層決定應該采取什么行動來影響員工最終改變他們的行為。但企業內部管理控制并不要求企業所有的行動都要遵循事先的計劃，比如預算。計劃是基于其形成時所確認的能夠存在的環境。如果執行這項行動時環境發生了變化，繼續執行這項行動事先制訂的計劃就不大恰當，這時需要修正計劃。因此，內部管理控制又是動態的過程，需要對未來的情況做出預測，才能確保能夠達到組織（企業）目標。因此，內部管理控制就是指管理者影響組織中其他成員以實現組織戰略的過程。

內部管理控制一般要經過五個程序：確立標準；衡量結果；分析差異；采取補救措施；綜合檢查與評價。

內部管理控制可以在業務開始之前，進行之中或結束之后進行。開始之前的控制稱為前饋控制；進行之中的控制稱為同期控制；結束之后的控制稱為反饋控制。

二、民營小企業管理控制的特點

民營小企業的管理控制不同于跨國公司、企業集團的管理控制，其管理控制具有的特點主要有：

１． 管理是獨立的。資本由一個或者少數幾個人提供，小企業也歸一個或者少數幾個人所有，因此，小企業主下達所有的指令，所有人直接向小企業主報告，這種管理傾向于過寬的控制寬度，沒有將足夠的權利委派出去，過分依賴于小企業主自己的力量，小企業主有事必躬親的“綜合癥”。堅持自己一人處理所有事情，小企業主由于能力有限，就會限制小企業的成長。同時小企業經營者對于內部的管理控制通常屬于直接控制。

２． 管理控制方法的靈活性。小企業由于自身的特點，加上資金、人員等方面的一些限制，因此，其所采用的管理控制方法差異性較大，往往一個企業一個樣。即使對于同一小企業，也可能由于經營者理念的改變和企業成長環境的階段性變化，在某一段時期采用一種管理控制方法，而在另一段時期采用另一種管理控制方法，呈現出靈活多變、柔性度強的特點。

３． 管理控制內容的簡單性。相對于跨國公司、企業集團或大型企業，小企業規模小、人員較少，組織結構較為簡單，管理控制跨度較小，并且往往也只生產一種產品，這樣管理控制的內容也相對呈現出簡單性，管理控制的難度也較低，而不象跨國公司、企業集團或大型企業那樣復雜。而且大多數的小企業業主都有事必躬親的習慣，沒有意識到授權的重要性。

４． 管理控制手段的單一性。小企業的經營者由于要統攬全局，事務繁忙，對組織內部崗位的設置、職責的劃分；對人員的管理、培訓；對資金的籌措、使用；對生產技術的管理、開發等都要考慮、安排。使得小企業的經營者精力有限，采用的管理控制手段單一，發布命令較多，溝通較少，員工按照自己的理解去執行命令，往往與小企業經營者的理解有偏差，造成員工辛苦，老板生氣的局面。

同時，由于人員少，希望員工兼干幾個崗位，但沒有考慮不相容職務分離、授權批準的問題，經常是出了問題還不知如何解決。

三、民營小企業內部管理控制體系的建立

內部管理控制環境是對內部管理控制的效果起到促進或削弱的作用，小企業在建立內部管理控制時首先要對內部條件和外部環境進行研究。考慮內部條件：了解小企業主對內部管理控制的認識態度，并根據民營小企業自身經營活動的情況制定具體的管理控制，并關注人員行為的約束，由于其經營方式大多采用集權管理方式，所以宜采用制度控制和監督；考慮的外部環境：市場、供應商、顧客、法律政策、技術進步、政府活動、社會和政治氣候等對小企業可能造成的影響和危害。筆者認為應從四個方面對小企業進行管理控制，建立小企業內部管理控制體系。

１． 組織管理控制。民營小企業的組織管理控制在于提供規劃，執行，控制和監督企業經營活動的結構框架。民營小企業組織結構建設的好壞直接影響到民營企業的經營活動的結構框架；直接影響到民營企業的經營成果及管理控制效果。構建組織結構的一個重要方面在于為民營小企業的經營活動和業務開展界定關鍵區域（部門）的權、責，并具有清晰的職位層次順序，流暢的意見溝通管道，有效的協調與合作體系。因此，應首先確定民營小企業的組織形式。

組織管理控制在于界定關鍵區域的權、責以及建立適當的溝通管道。良好的組織必須以執行工作計劃為使命，具有清晰的職位“層次順序”、流暢的“意見溝通”管道、有效的“協調”與“合作”體系。小企業組織設立的一項重要任務就是權責分派。權責分派包括指派進行營運活動的權與責以及建立溝通管道和設立授權方式等。這既關系到個人和團隊在遭遇和解決問題時的主動性，也關系到員工所享有權利的上限，小企業的某些政策和關鍵員工需要具備的知識及經驗，以及小企業應給員工的資源等。

組織管理控制的關鍵是對小企業內部部門或職員處理經濟業務的權限控制，即授權批準控制和信息的溝通。

２． 預算管理控制。小企業進行預算管理控制，就是如何確定小企業預算管理控制的廣度和深度，建立全面預算是小企業預算管理的重要組成部分，它是為達到小企業既定目標編制的經營、資本、財務等年度收支總體計劃。古語：預則立，不預則廢。預算管理一頭連著市場，一頭連著小企業內部，而不同的市場環境和不同的小企業規模與組織，其預算管理的模式又是不同的。處于初創期的小企業預算管理模式——以資本預算為起點的預算管理模式，處于成長期的小企業預算管理模式——以銷售為起點的預算管理模式，處于成熟期的預算管理模式——以成本控制為起點的預算管理模式，衰退期的預算管理——以現金流量為起點的預算管理模式。

建立全面預算控制應抓好以下環節：首先，預算體系的建立，包括預算項目、標準和程序。其次，預算的編制和審定。第三，預算指標的下達及相關責任人或部門的落實。第四，預算執行的授權。第五，預算執行過程的監控。第六，預算差異的分析與調整。第七，預算業績的考核。小企業全面預算是一項集體性工作，需要小企業內各部門人員的相互合作，為此，有條件的小企業應設立預算委員會，組織領導小企業全面預算工作。

３． 業務管理控制。業務管理控制——具體的業務流程控制，主要是采購、生產、營銷過程，通過授權批準控制和不相容職務相分離制度的建立來完成的。具體要求是：每類經濟業務在運行中必須經過不同的部門，并保證在有關部門進行相互檢查；在對每項經濟業務的檢查中，檢查者不應從屬于被檢查者，以保證被檢查出的問題得以迅速解決。對經濟活動的授權、簽發、核準、執行和記錄每一步均由相對獨立的人員或部門實施，從而保證企業各項資產的安全和完整，也從根本上杜絕最高層管理人員集決策權、執行權和監督權于一身，權力無約束現象的發生。

當然民營企業由于人員少且考慮成本和效益問題，兩個以上的部門完成任務可能會變成是兩個以上人員來完成，有的甚至會交叉進行。但一定要注意不相容職務的分離設計，可以將兩項業務的不同流程的不同控制環節進行疊加。業務流程管理控制先提出管理控制標準，寫出管理控制文本，交給員工，使其明確所要完成工作的業務流程及規范標準，管理者找出實際和標準的偏差，評價作業任務的完成情況，并和人事管理控制結合起來。

４． 人事管理控制。人事管理控制是小企業管理控制的主要方面。小企業組織管理控制的責權分派包括指派進行營運活動的權與責以及建立溝通管道和設立授權方式并評價其有效性。這些規定直接關系到員工在遭遇和解決問題時的主動性，也關系到員工所享有權利的上限。因此，民營小企業的某些人事政策和關鍵員工需要具備的知識及經驗，以及民營小企業應給予員工的資源等都關系到民營小企業的生存與成長，民營小企業的人事管理控制及人力資源政策直接影響到民營小企業中每一個人的業績和表現。

人事管理控制包括人員聘用、業績考核評價和獎懲。管理控制的成效關鍵在于職工素質的高低程度。職工素質管理控制的目的在于保證職工忠誠、正直、勤奮、有效的工作能力，從而保證其他內部管理控制有效實施。職工素質管理控制包括：首先，建立嚴格招聘程序，保證應聘人員符合招聘要求。其次，指定員工工作規范，用以引導考核員工行為。第三，定期對員工進行培訓，幫助其提高業務素質，更好完成規定的任務。第四，加強可獎懲力度，應定期對職工業績進行考核，獎懲分明。第五，對重要崗位員工（如銷售、采購、出納）應建立職業信用保險機制，如簽訂信用承諾書，保薦人推薦或辦理商業信用保險。第六，工作崗位輪換，可以定期或不定期進行工作崗位輪換，通過輪換及時發現存在的錯弊情況，甚至可抑制不法分子的不良動機。

業績考核評價是針對制定的標準，評估員工完成工作的表現，并且將評價的結果與員工進行溝通的過程。業績考核評價的目的是同時為經理和員工提供員工表現情況的反饋信息，這些評價有助于確定績效工資增長、普升、培訓、調任以及解雇等行為。小企業如何評價員工的表現，可以采取目標管理系統進行并以薪酬和福利以及解雇的形式給予獎懲。

這四個方面的管理控制，是相互聯系的，在每一方面的管理控制中都體現了管理控制的思想即管理控制標準的制定、實際執行的控制、業績報告分析、業績衡量等。通過相互配合來完成小企業有效的管理工作，形成小企業內部管理控制體系。小企業管理控制各環節如果都得到有效控制的話，那該小企業的風險也將被控制在管理范圍之內。

（作者單位：河南省洛陽市財經學校）